Đây là một trong những nội dung đáng chú ý tại cuộc họp Ban soạn thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp (LLTP) diễn ra chiều 2/12 do Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Khánh Ngọc chủ trì.
Tại cuộc họp, đại diện Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia đã nêu lên nội dung cơ bản được sửa đổi, bổ sung, còn ý kiến khác nhau để Ban soạn thảo cùng trao đổi, góp ý. Một trong những nội dung đáng chú ý đó là Phiếu LLTP điện tử.
Hiện nay, việc cấp Phiếu LLTP theo nhiều phương thức nhưng chưa có quy định về Phiếu LLTP điện tử. Vì vậy, để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức, dự thảo Nghị định đã bổ sung quy định về Phiếu LLTP điện tử. Theo đó, Phiếu LLTP điện tử là kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan cấp Phiếu LLTP. Phiếu LLTP điện tử chỉ là một trong những hình thức trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, còn trình tự, thủ tục vẫn áp dụng chung như trình tự, thủ tục cấp Phiếu LLTP bằng giấy.
Về việc quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ cấp Phiếu LLTP, dự thảo Nghị định đang có 2 phương án. Phương án 1 có thời gian lưu trữ là 5 năm, phương án 2 thời gian lưu trữ là 1 năm.
Góp ý về nội dung này, đại diện Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cho biết nhu cầu cấp Phiếu LLTP của cá nhân, tổ chức ngày càng lớn, do đó cấp Phiếu LLTP điện tử sẽ tạo thuận lợi cho cả Sở Tư pháp và công dân. Về thời hạn lưu trữ hồ sơ cấp Phiếu LLTP thì đại diện Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cho rằng 1 năm là quá ngắn, nếu phát hiện sai sót thì khó đối chiếu hồ sơ điện tử với hồ sơ giấy. Tuy nhiên thời hạn 5 năm lại quá dài, gây quá tải cho việc lưu trữ. Do vậy, đề xuất thời gian lưu trữ là 3 năm.
Còn đại diện Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhấn mạnh rằng việc sửa đổi, bổ sung các quy định của Nghị định này cần tạo thuận lợi cho người dân nhưng vẫn cần đồng bộ với các quy định pháp luật khác. Nếu đã nộp hồ sơ điện tử thì việc cấp Phiếu LLTP điện tử mới đảm bảo được tính đồng bộ, thuận tiện cho các cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, Ban soạn thảo cần làm rõ cơ sở pháp lý để có đủ căn cứ quy định Phiếu LLTP điện tử có giá trị tương đương với Phiếu LLTP giấy. Về thời hạn, cần tuân theo pháp luật về lưu trữ, trong đó có loại hồ sơ, giấy tờ cần lưu trữ trên 2 năm song cũng có loại cần lưu trữ vĩnh viễn. Do đó, Bộ Tư pháp cần nghiên cứu kỹ vấn đề này.
Bày tỏ đồng tình, đại diện Bộ Công an cũng cho rằng cần cân nhắc thời gian lưu trữ hồ sơ vì trong một số trường hợp, hồ sơ điện tử vẫn có sai sót nên cần hồ sơ giấy để đối chiếu, chỉnh sửa.
Đối với vấn đề xác nhận tình trạng án tích trong trường hợp quá thời hạn tra cứu, xác minh thông tin LLTP, hiện vẫn còn các quan điểm khác nhau. Theo đó, trường hợp đã quá thời hạn tra cứu, xác minh thông tin tại cơ quan có liên quan theo quy định của Luật LLTP và Nghị định nhưng không có đủ thông tin thì Sở Tư pháp vẫn cấp Phiếu LLTP, Sở Tư pháp căn cứ thông tin tại Cơ sở dữ liệu LLTP, các thông tin có liên quan theo quy định của pháp luật và nội dung cam kết của người được cấp Phiếu LLTP tại Tờ khai theo yêu cầu cấp Phiếu LLTP để xác nhận tình trạng án tích cho người được cấp phiếu.
Ngoài ra, còn có quan điểm do Phiếu LLTP có nội dung liên quan đến bí mật đời tư của người yêu cầu cấp Phiếu; là căn cứ chứng minh cá nhân có hay không có án tích khi tham gia các quan hệ dân sự. Việc cấp Phiếu LLTP cần chính xác để đảm bảo quyền lợi cho người dân. Do đó, trường hợp quá thời hạn nhưng không có thông tin, cơ quan quản lý LLTP không có căn cứ để cấp Phiếu LLTP. Vì vậy, đối với trường hợp này, Sở Tư pháp không thực hiện cấp Phiếu LLTP cho công dân.
Sau khi nghe ý kiến của thành viên Ban soạn thảo, Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc yêu cầu Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cần nghiên cứu, tiếp thu có chọn lọc các nội dung đã được góp ý. Đối với việc cấp Phiếu LLTP điện tử, cần quy định rõ quy trình để người dân hiểu đúng hướng. Về thời hạn, phải tuân theo pháp luật về lưu trữ.
Còn về vấn đề xác nhận tình trạng án tích trong trường hợp quá thời hạn tra cứu, xác minh thông tin LLTP, Thứ trưởng yêu cầu cần bổ sung thêm phần cam kết của đương sự để họ có trách nhiệm với phần khai báo của mình.
Bảo Ngọc