Qua gần 10 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), công tác chứng thực ngày càng đi vào nề nếp và thu được nhiều kết quả tích cực. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, khi chủ thể tham gia chứng thực hợp đồng, giao dịch là người không đọc được, không viết được, không ký, không điểm chỉ được thì chưa có hướng dẫn rõ ràng, do đó đã gây không ít khó khăn trong việc áp dụng pháp luật. Cụ thể:
Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau: “
Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.”
Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) như sau: “
Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.”
Như vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: trước khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra người yêu cầu chứng thực có năng lực hành vi dân sự, yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản chứng thực và sử dụng mẫu lời chứng phù hợp. Đối với việc nộp hồ sơ qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Đồng thời, khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:
Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai”.
Trường hợp đặc biệt, khi chủ thể tham gia chứng thực hợp đồng, giao dịch là người không đọc được, không viết được, không ký, không điểm chỉ được thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định phải có người làm chứng. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 36 quy định:
“Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.”
Từ quy định trên, người làm chứng có thể được hiểu là một bên tham gia hợp đồng, giao dịch, tạm gọi là “
bên thứ ba”. Do vậy, người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân, phải ký vào hợp đồng, giao dịch và được người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch chứng thực. Tuy nhiên, việc chứng thực xác định sự tham gia của “
bên thứ ba” như thế nào thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP chưa quy định.
Khoản 2 Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định: “
Người làm chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng. Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch”.
Điểm a khoản 4 phần I của Phụ lục mẫu lời chứng, sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch và khoản 1 phần III của Phụ lục mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định lời chứng chứng thực hợp đồng chỉ quy định chứng thực 02 bên tham gia hợp đồng (bên A và bên B) với các thông tin về giấy tờ tùy thân của từng người của mỗi bên, cùng các thông tin cam kết về việc tham gia hợp đồng, giao dịch là hoàn toàn minh mẫn, tự nguyện và ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ. Nội dung mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP nói trên hoàn toàn không đề cập đến việc chứng thực sự tham gia của “
bên thứ ba”, mặc dù nội dung các văn bản nói trên có hướng dẫn, quy định cụ thể về điều kiện, tiêu chuẩn của họ. Vậy phải thực hiện chứng thực trong trường hợp đặc biệt này như thế nào là đúng; đảm bảo người thực hiện chứng thực đã chấp hành nghiêm quy định “
Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực”?
Thực tiễn áp dụng quy định về người làm chứng phát sinh khó khăn, vướng mắc đòi hỏi cần sớm có hướng dẫn, tháo gỡ để tạo thuận lợi cho việc đưa pháp luật vào cuộc sống. Đó là cần có hướng dẫn về việc ghi họ và tên của 02 người làm chứng ở vị trí nào, trong hợp đồng, giao dịch hay trong lời chứng hoặc cả hai? Có bắt buộc phải lưu trữ giấy tờ tùy thân của người làm chứng hay chỉ cần xuất trình để kiểm tra, nếu lưu giữ giấy tờ tùy thân thì thực hiện như thế nào để không bị cho là tùy tiện yêu cầu thêm thành phần hồ sơ mà thủ tục hành chính không quy định; đồng thời, việc lưu trữ hồ sơ vừa chặt chẽ, nhưng vẫn đảm bảo quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, và đúng với thực tế? Ngoài ra, căn cứ vào đâu để có thể khẳng định hợp đồng, giao dịch này có 02 người làm chứng theo đúng quy định khi mẫu lời chứng không quy định ghi họ và tên, giấy tờ tùy thân của người làm chứng..?
Do chưa có quy định cụ thể nên cán bộ, công chức được phân công thực hiện công tác chứng thực gặp lúng túng khi giải quyết trường hợp này; nếu không được hướng dẫn kịp thời rất có thể nảy sinh việc “vận dụng linh hoạt” quy định pháp luật do nhận thức pháp luật của người thực hiện chứng thực không giống nhau, từ đó có thể làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch; đặc biệt, có hướng dẫn cụ thể sẽ hạn chế tối đa việc vô ý vi phạm quy định pháp luật.
Từ thực tiễn của địa phương có phát sinh trường hợp này, một số cán bộ, công chức làm công tác chứng thực đã đề xuất cách làm tương đối phù hợp với quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP, vừa đảm bảo hồ sơ chặt chẽ, phù hợp thực tiễn để đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân ở cơ sở, nhất là ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, vùng có nhiều khó khăn. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, trong nội dung hợp đồng, giao dịch (ngay dưới phần ghi họ và tên 02 bên tham gia hợp đồng, giao dịch ở trang đầu tiên và trang cuối của hợp đồng, giao dịch) phải ghi rõ họ và tên, giấy tờ tùy thân của từng người của “
bên thứ ba –
bên C”.
Thứ hai, mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch cần được điều chỉnh, bổ sung thêm “
bên C” để đảm bảo chặt chẽ, đúng với quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và khoản 2 Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Có nghĩa là, bên cạnh bên A và bên B như mẫu hiện nay, cần bổ sung thêm
bên C: Người làm chứng cùng các thông tin về giấy tờ tùy thân, tương tự như các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Thứ ba, đối với thành phần hồ sơ lưu trữ, bổ sung quy định người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch (hoặc người tiếp nhận hồ sơ đối với việc tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận mộ cửa) phải sao chụp/photo 01 bản giấy tờ tùy thân của “
bên C” để lưu hồ sơ.
Trên đây là đề xuất của những người làm công tác chứng thực đối với trường hợp đặc biệt, khi một bên tham gia hợp đồng, giao dịch là người không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được; tác giả rất mong sự tham gia góp ý của bạn đọc đối với ý kiến trên.
Đề xuất trên không phải là quy định pháp luật, và không phải người làm công tác chứng thực nào cũng chấp nhận, hưởng ứng và đồng thuận. Do vậy, để đảm bảo việc áp dụng pháp luật thống nhất, mang tính ràng buộc với các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cơ quan có thẩm quyền cần sớm có quy định, hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp này để đảm bảo các quy định pháp luật được ban hành sẽ nhanh chóng đi vào thực tiễn cuộc sống và tôn trọng nguyên tắc: quy định pháp luật chỉ có một cách hiểu, được áp dụng thống nhất trong toàn quốc, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào các giao dịch dân sự nói chung, quan hệ chứng thực nói riêng; hạn chế tối đa những vi phạm pháp luật mà nguyên nhân là do quy định chưa rõ ràng, còn nhiều cách hiểu khác nhau.
H.Dương