1. Về tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Điều 15, Điều 17:
Điều 15, Điều 17 Luật Công chứng quy định các trường hợp được miễn đào tạo và miễn tập sự nghề công chứng bao gồm những người: “Đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên; luật sư đã hành nghề từ ba năm trở lên, là giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sỹ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật”. Có thể nói, những đối tượng được miễn đào tạo và tập sự nghề công chứng theo quy định trên là những người có chức danh chuyên ngành, có học hàm, học vị, họ là những người có trình độ pháp luật tương đối cao. Tuy nhiên, nghề công chứng là một nghề đặc thù, đòi hỏi ngoài những kiến thức về pháp luật và kiến thức về xã hội còn đặc biệt cần kỹ năng chuyên biệt riêng về công chứng. Thực tế đã chứng minh những trường hợp bổ nhiệm công chứng viên được miễn đào tạo và tập sự nghề chưa từng làm trong lĩnh vực công chứng trong thời gian qua khi hành nghề gặp rất nhiều lúng túng, điều này sẽ dẫn đến chất lượng đội ngũ công chứng viên không cao, và hệ quả kéo theo là các sản phẩm văn bản công chứng chất lượng thấp, đã có phát sinh những tranh chấp dân sự trong một số vụ việc từ hoạt động công chứng trong thời gian qua, hệ quả này sẽ còn kéo dài bởi phát sinh tranh chấp từ các văn bản công chứng không chỉ xảy ra trong một vài năm mà còn phát sinh nhiều năm sau đó.
Luật Công chứng không quy định việc hạn chế độ tuổi hành nghề công chứng, điều này còn chưa phù hợp bởi hoạt động công chứng ngoài đòi hỏi kỹ năng về nghiệp vụ, công chứng viên còn cần có tư duy về nghiệp vụ sắc bén, đòi hỏi cần có sự tinh thông và “nhạy cảm” trong nghề nghiệp. Nếu công chứng viên hành nghề cao tuổi sẽ bị hạn chế về sức khoẻ, không đáp ứng được các yêu cầu trên.
2. Về trình tự, thủ tục chung công chứng Hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 35, Điều 36:
Quy định tại khoản 1 Điều 35, Điều 36 về các giấy tờ cần nộp trong hồ sơ yêu cầu công chứng khá chi tiết, tuy nhiên quy định một số điểm còn chung chung, dẫn đến khi áp dụng trong thực tiễn còn nhiều cách hiểu khác nhau, không thống nhất giữa các tổ chức hành nghề công chứng như quy định về: “Bản sao giấy tờ tùy thân” và “Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có”. Đây là những quy định mở, nhằm trao quyền chủ động cho công chứng viên trong việc đưa ra các yêu cầu làm căn cứ cho việc chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của các Hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, đây cũng là nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng pháp luật tuỳ tiện để lôi kéo khách hàng hoặc sách nhiễu khách hàng. Luật Công chứng không thể quy định chi tiết các giấy tờ cụ thể trong từng trường hợp, nhưng nên quy định trong cùng một trường hợp thì những loại giấy tờ nào có thể chấp nhận được để có sự “chuẩn hóa” việc áp dụng pháp luật trong hoạt động công chứng.
Về trình tự các bước công chứng còn chưa phù hợp với thực tế như khoản 2 Điều 35 quy định: “…Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu”, việc xuất trình bản chính để đối chiếu ngay sau bước nộp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa phù hợp. Trên thực tế việc đối chiếu các giấy tờ bản chính với các giấy tờ nộp trong hồ sơ yêu cầu công chứng chỉ được thực hiện trước thời điểm công chứng viên cho người yêu cầu công chứng ký vào hợp đồng, giao dịch, việc này tránh cho người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính hai lần, dễ gây tình trạng phiền toái, nhầm lẫn, mất giấy tờ gốc. Mặt khác nếu khách hàng xuất trình bản chính để kiểm tra đối chiếu tại thời điểm nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, thì thời điểm ký công chứng, công chứng viên vẫn phải yêu cầu khách hàng xuất trình bản chính một lần nữa để công chứng viên nhận dạng người, đối chiếu giấy tờ tùy thân và tránh trường hợp giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản đã được chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản đưa vào một giao dịch khác.
Khoản 3 Điều 35 quy định việc thụ lý “ghi vào sổ công chứng” ngay sau bước tiếp nhận hồ sơ cũng chưa phù hợp. Thực tế việc ghi vào sổ công chứng chỉ được thực hiện sau bước đóng dấu công chứng (hoàn thành việc công chứng), vì rất nhiều trường hợp khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, hẹn ngày đến ký nhưng lại thay đổi ý định giao kết, do vậy để tránh việc tẩy xóa sổ công chứng, việc ghi vào sổ công chứng thực tế chỉ được thực hiện sau khi đã hoàn tất việc công chứng.
3. Quy định về địa điểm công chứng tại Điều 39:
Theo quy định việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Vậy “Lý do chính đáng khác” là gì?, việc quy định chung chung dẫn đến các tổ chức hành nghề công chứng lợi dụng các lý do để thực hiện công chứng ngoài trụ sở, làm cho vấn đề công chứng ngoài trụ sở thành vấn đề “nóng”, rất khó quản lý trong thời gian qua.
4. Về quy định công chứng Hợp đồng thế chấp bất động sản tại Điều 47:
Khoản 3, Điều 47 quy định về việc công chứng một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng trừ trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc không còn hành nghề công chứng. Tuy nhiên trên thực tế có trường hợp công chứng viên công chứng lần đầu không rơi vào hai trường hợp trên, mà chỉ đang nghỉ phép hoặc đi vắng một thời gian, nếu áp dụng quy định trên thì phải chờ công chứng viên đó trở lại làm việc, như vậy tổ chức hoặc cá nhân có nghĩa vụ được bảo đảm có thể bị bỏ lỡ mất cơ hội kinh doanh vì phải mất thời gian chờ đợi công chứng viên về ký.
5. Quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng Điều 54:
Khoản 2, Điều 54 quy định: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là năm năm”. Quy định trên còn chưa phù hợp vì hồ sơ lưu trữ có một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ điều tra, xác minh nếu việc công chứng xảy ra tranh chấp, kiện cáo, mà các giấy tờ có liên quan trong hồ sơ yêu cầu công chứng là những căn cứ rất quan trọng để chứng minh tính xác thực, tính hợp pháp của văn bản công chứng, hơn nữa hồ sơ công chứng còn thể hiện quá trình tác nghiệp của công chứng viên trong giải quyết việc yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ công chưng lưu trữ thời hạn 5 năm đã tiến hành tiêu huỷ các giấy tờ khác trong hồ sơ chỉ còn văn bản công chứng, thì khi phát sinh tranh chấp sẽ không còn chứng cứ để phục vụ công tác điều tra, xác minh. Do vậy nên quy định thời hạn lưu trữ các giấy tờ khác trong hồ sơ yêu cầu công chứng và văn bản công chứng phải cùng thời hạn như nhau vì phát sinh tranh chấp trong hoạt động công chứng không xảy ra trong một vài năm mà có thể kéo dài nhiều năm sau đó.
6. Về quy định thu thù lao công chứng và các chi phí khác tại Điều 57:
Quy định việc thu thù lao công chứng khác do tổ chức hành nghề công chứng xác định, và chi phí khác do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng tự thoả thuận. Quy định trên còn chưa được phù hợp bởi dù mức thù lao và chi phí khác do tổ chức hành nghề công chứng xác định hay thoả thuận với khách hàng thì người chịu thiệt thòi cuối cùng vẫn là người yêu cầu công chứng, hơn nữa đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn tới việc cạnh tranh không lành mạnh của các tổ chức hành nghề công chứng trong thời gian qua. Do vậy nên quy định một mức giá chung mức thù lao công chứng và chi phí khác cho tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước hoặc ít nhất cũng trong một địa phương nhất định, tránh việc nơi thì người yêu cầu công chứng được lợi vì trả chi phí thấp, nơi thì lại phải trả chi phí cao, tạo nên sự bất công bằng trong việc hưởng dịch vụ công chứng của người dân.
7. Về quy định việc khiếu nại trong hoạt động công chứng tại Điều 63:
Điều 63 chỉ quy định duy nhất một trường hợp giải quyết khiếu nại về hành vi từ chối công chứng của công chứng viên, trong khi đó hoạt động công chứng có rất nhiều các trường hợp khiếu nại như: Hành vi công chứng trái pháp luật của công chứng viên; hành vi thu phí công chứng sai quy định của tổ chức hành nghề công chứng…. Nếu rơi vào những trường hợp trên, áp dụng Luật Công chứng sẽ có các cách hiểu khác nhau:
Thứ nhất: Giải quyết theo Luật Khiếu nại tố cáo;
Thứ hai: Khởi kiện ra Toà theo Điều 45 Luật Công chứng;
Thứ ba: Giải quyết tương tự theo Điều 63 Luật công chứng.
Do quy định chưa rõ ràng nên các cơ quan quản lý nhà nước về công chứng thường gặp khó khăn khi áp dụng việc giải quyết khiếu nại những trường hợp trên, và vẫn còn những quan điểm khác nhau tồn tại.
Từ những bất cập trong áp dụng thực tiễn hoạt động như trên, Luật Công chứng năm 2006 cần sớm được nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung, khắc phục những hạn chế chưa phù hợp, nhằm tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho tiến trình thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng mà đảng và Nhà nước ta đã lựa chọn, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và hội nhập với nền kinh tế thế giới.
Phương Linh - Sở Tư pháp tỉnh Bắc Giang