Để thực hiện việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp (sau đây gọi chung là cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp) có nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật và xử lý một cách đầy đủ và chính xác các thông tin về án tích, tình trạng thi hành bản án của người bị kết án và thông tin về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã. Đây là nhiệm vụ hoàn toàn mới, phức tạp và khó khăn, đòi hỏi phải hoàn thiện bộ máy công tác lý lịch tư pháp, cơ sở vật chất kỹ thuật, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cùng với sự phối hợp giữa cơ quan Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, Bộ Quốc phòng, Thi hành án dân sự và các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp với cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay yếu tố về con người không đủ đảm bảo cho việc thực hiện chức năng quản lý lịch tư pháp, theo Quyết định số 2369/QĐ-TTg ngày 28/12/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “xây dựng Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và kiện toàn tổ chức thuộc Sở Tư pháp để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp” quy định các Sở Tư pháp sử dụng tổ chức hiện có của Sở là Phòng Hành chính tư pháp, đồng thời, bổ sung ít nhất 03 biên chế làm công tác lý lịch tư pháp tại Phòng Hành chính tư pháp.
Cùng với yếu tố con người, cơ sở vật chất cũng góp phần quan trọng tạo nên hiệu quả của lý lịch tư pháp. Nhưng hiện nay cơ sở vật chất để phục vụ cho nhiệm vụ lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp vẫn chưa thực hiện đúng với tinh thần Quyết định số 2369/QĐ-TTg.
Bên cạnh sự khó khăn về con người và cơ sở vật chất thì vấn đề quan trọng nhất trong quản lý lý lịch tư pháp là xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp cũng rất phức tạp. Các thông tin về lý lịch tư pháp hiện đang được lưu trữ phân tán tại nhiều cơ quan, tổ chức như Tòa án, kiểm sát, công an,…. Việc chưa có cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thống nhất đang là cản trở lớn đối với công tác quản lý lý lịch tư pháp và ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, hiệu quả của quản lý nhà nước.
Theo quy định tại Điều 11 Luật Lý lịch tư pháp: Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp là tập hợp các thông tin về án tích, tình trạng thi hành án; về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản được cập nhật và xử lý theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp. Tại Điều 15 và Điều 36 của Luật Lý lịch tư pháp thì nguồn thông tin lý lịch tư pháp mà cơ quan quản lý lý lịch tư pháp phải tiếp nhận, cập nhật, xử lý là 19 loại thông tin lý lịch tư pháp, bao gồm bản án, quyết định và các loại văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến quá trình thi hành bản án. Bên cạnh số lượng thông tin về án tích, số lượng thông tin về việc thi hành phần dân sự trong bản án hình sự cũng chiếm một khối lượng rất lớn. Tuy nhiên, do công tác quản lý lịch tư pháp ở nước ta chưa ổn định qua các thời kỳ nên đến nay chưa có cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp thống nhất, đầy đủ trong cả nước theo hướng chuyên nghiệp về quản lý lịch tư pháp.
Quản lý lý lịch tư pháp là một lĩnh vực rất phức tạp và khó khăn, đặc biệt là việc xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp để phục vụ cho nhu cầu của người dân và cơ quan nhà nước trong công tác quản lý nhân sự, hoạt động tố tụng. Để việc xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có hiệu quả, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Nhưng đến nay, sự phối hợp giữa các cơ quan vẫn chưa được nhịp nhàng, đồng bộ theo đúng quy định của luật. Bên cạnh đó, đến thời điểm hiện nay vẫn chưa có cơ sở pháp lý quy định chế tài đối với các cơ quan khi không thực hiện đúng quy định của Luật Lý lịch tư pháp về cung cấp thông tin lý lịch tư pháp.
Lý lịch tư pháp là lĩnh vực thiết yếu và quan trọng nó không chỉ phục vụ cho quan hệ dân sự mà còn phục vụ cho hoạt động tố tụng, quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã khi mà đất nước trong thời kỳ hội nhập và phát triển. Chính vì vậy, đòi hỏi tính chịu trách nhiệm cao của mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện việc cập nhật, xử lý, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phải bảo đảm tôn trọng bí mật đời tư cá nhân và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ theo đúng trình tự, thủ tục của Luật Lý lịch tư pháp. Từ những khó khăn trên, để đảm bảo sự ổn định và nâng cao chất lượng công tác lý lịch tư pháp, thiết nghĩ các cơ quan có thẩm quyền nên quy định chức danh Lý lịch viên tư pháp. Nhằm tạo sự chuyên nghiệp cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công việc này để phục vụ ngày càng tốt hơn trong tương lai.
Phạm Thu Hồng - Sở Tư pháp Cà Mau