Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo vệ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình. Đồng thời, góp phần xây dựng chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh và quốc phòng, dân số và kế hoạch hoá gia đình. Mọi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký kịp thời chính xác, mỗi một sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký ở một nơi theo đúng thẩm quyền quy định. Cơ quan quản lý hộ tịch cấp trên phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn, chỉ đạo đối với cơ quan quản lý hộ tịch cấp dưới, trường hợp phát hiện thấy sai phạm phải chấn chỉnh và xử lý kịp thời. Xác định được vai trò quan trọng của việc đăng ký, quản lý hộ tịch nên ngay từ tháng 01 năm 1961, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 04/CP ngày 16/01/1961 về ban hành điều lệ đăng ký hộ tịch. Từ đó đến nay, các chính sách về hộ tịch thường xuyên được điều chỉnh, bổ sung và thay thế cho phù hợp với tình hình phát triển của đất nước.
Ngày 27/12/ 2005, Chính phủ đã ban hành Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký quản lý hộ tịch; Thông tư số 01/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định số 158/NĐ_CP; Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư 8a./2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch. Đây là những văn bản thể hiện sự đổi mới mạnh mẽ trong công tác đăng ký quản lý hộ tịch, phân cấp mạnh mẽ cho cơ sở. Sở Tư pháp thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh chỉ thực hiện đăng ký một số sự kiện hộ tịch liên quan đến người nước ngoài; Uỷ ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về đăng ký quản lý hộ tịch trên địa bàn, có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, xử lý các sai phạm trong đăng ký quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xã và thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên. Việc đăng ký các sự kiện hộ tịch chủ yếu được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực hiện việc đăng ký các sự kiện hộ tịch của cá nhân được nhanh chóng, thuận lợi và với các thủ tục đơn giản.
Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác Hộ tịch, Thanh tra Bộ đang xây dựng kế hoạch thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch trong nước, để từ đó có những kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh; sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thồng pháp luật, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật.
I. Quản lý nhà nước về hộ tịch
1. Thẩm quyền của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về công tác hộ tịch
- Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước về hộ tịch trong phạm vi cả nước, soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch; Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch; Ban hành, hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; Kiểm tra, thanh tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch; Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo Chính phủ theo định kỳ hàng năm; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về hộ tịch theo thẩm quyền; Nghiên cứu việc áp dụng công nghệ tin học trong đăng ký, quản lý hộ tịch; Hợp tác quốc tế về hộ tịch.
2. Thẩm quyền của UBND cấp tỉnh trong quản lý nhà nước về công tác hộ tịch
- Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình. Hướng dẫn, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã; Xây dựng hệ thống tổ chức đăng ký và quản lý hộ tịch, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hộ tịch; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; Kiểm tra, thanh tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch trong phạm vi địa phương; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền; Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; Hàng năm bố trí kinh phí cho việc mua và in các sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, đáp ứng yêu cầu đăng ký hộ tịch ở địa phương; trang bị cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch; Quyết định việc thu hồi và hủy bỏ những giấy tờ hộ tịch do Giám đốc Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện cấp trái với quy định.
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch như: Hướng dẫn, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã; Xây dựng hệ thống tổ chức đăng ký và quản lý hộ tịch, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hộ tịch; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; Kiểm tra, thanh tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch trong phạm vi địa phương; Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; giải quyết tố cáo các vi phạm về hộ tịch khi được giao; thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức thuộc Sở Tư pháp trong đăng ký và quản lý hộ tịch, thì Giám đốc Sở Tư pháp phải chịu trách nhiệm.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở tại địa phương mình, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải chịu trách nhiệm.
3. Thẩm quyền của UBND cấp huyện trong quản lý nhà nước về công tác hộ tịch
- Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý Nhà nước về hộ tịch trong địa phương mình; Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức, thực hiện công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; Thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch cho cán bộ Tư pháp hộ tịch; Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền; Quyết định việc thu hồi, hủy bỏ những giấy tờ hộ tịch do Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trái với quy định (trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm về điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình)
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch theo quy định; giải quyết tố cáo các vi phạm về hộ tịch khi được giao.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phải chịu trách nhiệm.
4. Thẩm quyền của UBND cấp xã trong quản lý nhà nước về công tác hộ tịch
- Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, Ủy ban nhân dân cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn: Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định; Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ tịch; Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền.
Cán bộ Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo quy định.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm.
II. Lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch trong nước
Đăng ký và quản lý hộ tịch trong nước theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của chính phủ gồm các lĩnh vực sau:
- Đăng ký khai sinh
- Đăng ký kết hôn
- Đăng ký khai tử
- Đăng ký việc nuôi con nuôi
- Đăng ký việc giám hộ
- Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
- Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc,xác định lại giới tính, bổ sung lại hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
- Ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác.
- Đăng ký quá hạn, đăng ký lại
- Cấp lại bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; Lưu trữ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch, chế độ báo các thống kê hộ tịch.
III. Những quy định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch trong nước
1. Về đăng ký khai sinh
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân, mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó.
Theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) nơi cư trú của người mẹ thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em. Nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì UBND cấp xã nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh, trường hợp người mẹ không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú. Trường hợp người mẹ có nơi đăng ký thường trú, nhưng thực tế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em. Trong trường hợp này, UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh có trách nhiệm thông báo cho UBND cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú để biết. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha thì UBND cấp xã nơi trẻ đang sinh sống trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh.
Về thời hạn đăng ký khai sinh, Nghị định 158 không phân biệt ở đồng bằng hay miền núi, thời hạn thống nhất để đi đăng ký khai sinh cho trẻ trên toàn quốc là 60 ngày kể từ ngày đứa trẻ được sinh ra. Nếu quá thời hạn trên mới đi đăng ký khai sinh thì phải làm thủ tục đăng ký quá hạn và bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50.000 đồng đến 100.000 đồng (Nghị định số 60/2009/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp).
Về thủ tục đăng ký khai sinh được Nghị định 158 quy định rất đơn giản, tạo điều kiện tối đa cho người đi đăng ký khai sinh và đề cao trách nhiệm, tính chủ động của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch. Nếu trước đây người đi đăng ký khai sinh phải bắt buộc có và xuất trình thì tại Nghị định này người đi đăng ký khai sinh không phải bắt buộc phải xuất trình Sổ hộ khẩu và Chứng minh nhân dân nếu cán bộ Tư pháp- Hộ tịch biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của người đi đăng ký khai sinh. Cũng theo quy định của Nghị định 158 thì giấy tờ phải có khi đi đăng ký khai sinh cho trẻ gồm hai loại: Phải nộp Giấy chứng sinh và xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ đẻ (nếu cha mẹ đẻ có đăng ký kết hôn), nếu cán bộ Tư pháp- Hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ thì không bắt buộc phải xuất trình giấy chứng nhận kết hôn. Giấy chứng sinh có thể do cơ sở y tế nơi trẻ em được sinh ra cấp, nếu trẻ em sinh ngoài cơ sở y tế thì Giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trong trường hợp không có người làm chứng thì người đi khai sinh làm cam đoan về việc sinh là có thực cũng đủ điều kiện để đăng ký khai sinh cho trẻ. Người đi đăng ký khai sinh không nhất thiết phải đăng ký đúng tên của trẻ trong Giấy chứng sinh. Tên của trẻ trong Giấy chứng sinh mới chỉ thể hiện dự định đặt tên cho con của cha mẹ trẻ, do đó trong Giấy chứng sinh có ghi rõ “dự định đặt tên cho trẻ”. Khi đăng ký khai sinh cha mẹ có thể thay đổi tên đệm cũng như tên của con.
Việc đăng ký khai sinh được thực hiện ngay sau khi cán bộ Tư pháp- Hộ tịch kiểm tra các giấy tờ hợp lệ của người đi đăng ký khai sinh. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký khai sinh một bản chính Giấy khai sinh, còn bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi đăng ký khai sinh.
Một số sai phạm cần chú ý khi thanh tra Đối với hồ sơ khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi: Phần khai về người cha trong giấy khai sinh bị gạch; Khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi, nhưng lại áp dụng thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn; Trong Giấy khai sinh không ghi đầy đủ các thông số như đã thể hiện trong giấy chứng sinh, biên bản trẻ bị bỏ rơi, tài liệu trẻ bị bỏ rơi; Khai sinh cho trẻ em không đúng với ngày thực tế trẻ em được sinh ra; Đã xác minh được địa chỉ người mẹ, nhưng giấy khai sinh trẻ em vẫn ghi là trẻ bị bỏ rơi.
Người có hành vi cố tình làm chứng sai sự thật trong đăng ký khai sinh; người đi khai sinh cam đoan không đúng sự thật về việc sinh; Tự ý sửa chữa, tẩy xóa hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ để làm thủ tục đăng ký khai sinh thì có thể bị phạt tiền từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng. Đối với hành vi làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo để làm thủ tục đăng ký khai sinh; Thực hiện hành vi gian dối khác để được đăng ký khai sinh nhằm mục đích trục lợi; Làm giả hoặc mượn giấy khai sinh của người khác để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật thì có thể bị phạt tiền từ 200.000 đồng đến 500.000 đồng.
Đối với các trường hợp qui định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP thì thẩm quyền đăng ký khai sinh được xác định là nơi người cha hoặc người mẹ cư trú ở Việt Nam. Cụ thể, việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi người mẹ hoặc người cha cư trú trong thời gian ở Việt Nam; việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha được xác định như đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam; việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, được thực hiện tại UBND cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam.
Đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà người đó đã có quốc tịch nước ngoài; hoặc có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì căn cứ vào Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đương sự xuất trình Hộ chiếu Việt Nam, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại UBND cấp xã theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; nếu xuất trình Hộ chiếu nước ngoài, thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố) theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Đối với trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha và mẹ là công dân Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú, cũng được áp dụng quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn trên để đăng ký khai sinh.
Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, được mẹ là công dân Việt Nam đưa về Việt Nam sinh sống, cũng được áp dụng quy định về đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn trên để đăng ký khai sinh khi: Trẻ em chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài; Mẹ của trẻ em không đăng ký kết hôn. Trong trường hợp người mẹ khai về người cha, thì người cha phải làm thủ tục nhận con theo quy định của pháp luật.
Một số thuận lợi, khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực tế và đề nghị của cơ sở được phát hiện qua thanh tra:
- Từ khi Nghị định 158 có hiệu lực đã tạo thuận lợi nhiều cho người dân như: thay thế giấy chứng sinh bằng cam kết của người mẹ (tuy nhiên có mặt trái là có thể có trương hợp lợi dụng chế định mở này để hợp thức hóa trẻ), được phép ghi tên cha mẹ nuôi vào giấy khai sinh, tăng thẩm quyền cho cấp xã làm thuận lợi cho dân.
- Tuy nhiên có một số khó khăn, vướng mắc, bất cập như: Mẫu Giấy khai sinh theo Thông tư 01 lại lược bỏ một số thông tin quan trọng như: quê quán, nơi thường trú của cha mẹ. Theo Thông tư 08A lại bỏ phần quê quán của trẻ nên có liên quan đến sổ hộ khẩu, chứng minh thư của cơ quan Công an
- Đối với vùng sâu vùng xa (miền núi, miền biển, sông nước, hải đảo) thực tế rất ít trẻ được khai sinh vì trẻ em ít được đến trường đi học nên đến khi nào cần thì bố mẹ mới đi làm khai sinh cho con và việc xác định ngày tháng năm sinh cho trẻ là rất khó khăn.
- Trong giấy khai sinh không trùng khớp với sổ hộ khẩu vì cách ghi theo địa danh cũ và địa danh mới (Thông tư 01 đã giải quyết được nhưng phải cải chính cái tồn tại trước đó).
- Một số địa phương đề nghị mẫu giấy khai sinh cần đầy đủ chi tiết hơn và trang trọng hơn, đẹp hơn, độ bền hơn như Nghị định 83 trước đây.
- Đăng ký lại việc sinh chỉ nên cần hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân vì đương sự phải đi xin xác nhận của nơi ở cũ là rất khó khăn, phiền phức (sửa đổi lại Điều 48 của Nghị định 158)
- Cần sửa đổi lại Điều 52 của Nghị định 158 vì sau khi cải chính đương sự không muốn ghi vào mặt sau của bản chính giấy khai sinh mà muốn cấp lại bản chính giấy khai sinh mới (thực tế nhiều địa phương đã áp dụng).
- Các biểu mẫu thay đổi nhiều nên việc áp dụng phần mềm có khó khăn.
- Cần xây dựng phần mềm quản lý hộ tịch thống nhất trong cả nước.
- Phần ghi chú trong giấy khai sinh thì không nên ghi là đăng ký quá hạn hoặc đăng ký lại vì ảnh hưởng tới các cháu nhỏ sau này. Vì vậy chỉ nên ghi vào Sổ đăng ký khai sinh ở phần ghi chú là đủ thông tin quản lý.
2. Về đăng ký kết hôn
Trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn của công dân hiện nay được thực hiện theo Nghị định 158 về đăng ký và quản lý hộ tịch. Theo đó, UBND cấp xã là cơ quan duy nhất có thẩm quyền giải quyết việc đăng ký kết hôn cho công dân trong nước. Tuy nhiên, kiểm tra việc đăng ký và quản lý hộ tịch cho thấy, vẫn còn nhiều sai sót trong quá trình giải quyết đăng ký kết hôn cho người dân, dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý phát sinh sau này.
Điều 18 Nghị định 158 quy định, khi đến đăng ký kết hôn tại UBND cấp xã nơi cư trú của bên nam hoặc bên nữ thì hai bên nam, nữ phải nộp tờ khai theo mẫu quy định và xuất trình chứng minh nhân dân. Trong trường hợp, một người cư trú tại xã, phường, thị trấn này nhưng đăng ký kết hôn tại xã, phường, thị trấn khác thì phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi cư trú về tình trạng hôn nhân của người đó. Quy định như vậy, nhưng trên thực tế qua kiểm tra, có nhiều hồ sơ một trong các bên nam, nữ không tiến hành xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định, hoặc có xác nhận tình trạng hôn nhân nhưng đã quá hạn 6 tháng mà UBND cấp xã vẫn giải quyết cho đăng ký kết hôn. Lẽ ra, trong trường hợp này phải yêu cầu xác nhận lại tình trạng hôn nhân, nhưng cán bộ hộ tịch cơ sở vẫn giải quyết cho đương sự đăng ký kết hôn là không đúng luật. Ngược lại, chỉ yêu cầu các bên nam, nữ xuất trình chứng minh nhân dân để đối chiếu với tờ khai đăng ký kết hôn theo thủ tục, nhưng nhiều cán bộ hộ tịch vẫn yêu cầu người dân phải photo nộp cả chứng minh nhân dân, gây phiền phức cho người dân.
Thời hạn giải quyết việc đăng ký kết hôn, nhiều UBND cấp xã giải quyết chưa đúng quy định. Theo luật định, để UBND cấp xã giải quyết yêu cầu đăng ký kết hôn cho người dân là 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ các giấy tờ, thủ tục hợp lệ; nếu xác minh các vấn đề nào khác thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 5 ngày. Nhưng thực tế vẫn có nhiều hồ sơ gần 1 tháng vẫn chưa giải quyết, gây nhiều phiền hà cho người dân.
Sai sót nhiều nhất trong thủ tục giải quyết đăng ký kết hôn cho công dân là việc ký tên trong chứng nhận kết hôn, sổ đăng ký kết hôn và tờ khai đăng ký kết hôn. Một trong những quy định bắt buộc trong thủ tục giải quyết đăng ký kết hôn là các bên nam, nữ đều phải ký tên vào sổ đăng ký kết hôn để chứng tỏ quan hệ hôn nhân do các bên xác lập là quan hệ hôn nhân hoàn toàn tự nguyện và chịu trách nhiệm về quan hệ hôn nhân do mình xác lập. Khoản 3, Điều 18, Nghị định 158 quy định: khi đăng ký kết hôn hai bên nam, nữ phải có mặt. Đại diện UBND cấp xã yêu cầu hai bên cho biết ý muốn tự nguyện đăng ký kết hôn, nếu hai bên đồng ý kết hôn thì cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn. Sau đó, hai bên nam, nữ ký vào Sổ và Giấy chứng nhận kết hôn; chủ tịch UBND cấp xã sẽ ký, cấp cho mỗi bên nam, nữ một bản chính giấy chứng nhận kết hôn, giải thích cho hai bên về quyền và nghĩa vụ của vợ, chồng theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình. Đây còn gọi là nghi thức đăng ký kết hôn (hay lễ đăng ký kết hôn), tuy nhiên hầu hết các UBND cấp xã không hề thực hiện nghi thức này. Nhiều trường hợp cho thấy, chỉ có một bên nam hay nữ đơn phương đến UBND cấp xã nhận Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; chỉ cần có chữ ký của một trong các bên, bên còn lại không ký vào chứng nhận kết hôn cũng được UBND cấp xã cho nhận Giấy chứng nhận kết hôn. UBND xã cho rằng, không có thời gian để tiến hành lễ đăng ký kết hôn cho người dân, chỉ cần cán bộ Tư pháp- hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, tham mưu UBND xã ký chứng nhận kết hôn là đủ. Giải quyết kiểu “đốt cháy giai đoạn” như vậy sẽ phát sinh nhiều hệ quả pháp lý sau này, nếu một trong các bên đăng ký kết hôn không thừa nhận quan hệ hôn nhân của mình trước Tòa án- khi ly hôn, do giấy tờ đăng ký kết hôn không hợp lệ và phát sinh tranh chấp tài sản thì UBND cấp xã sẽ là cơ quan chịu trách nhiệm về việc giải quyết đăng ký kết hôn không đúng luật.
Một số thuận lợi, khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực tế và đề nghị của cơ sở được phát hiện qua thanh tra:
- Trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn cho người cao tuổi rất khó khăn vì rất khó xác định các thời điểm khác nhau, nơi cư trú khác nhau, không có căn cứ, tài liệu về sự kiện hộ tịch nên phần lớn phải cho làm giấy cam đoan nhân.
- Trường hợp cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sau 06 tháng chưa nhận được thông tin đã kết hôn hay chưa nhưng đương sự vẫn quay lại xin giấy xác nhận tình trạng hôn.
- Xác nhận tình trạng hôn nhân có một số địa phương lại không xác nhận theo mẫu của Bộ, có địa phương lại áp dụng theo mẫu xác nhận tình trạng hôn nhân có yếu tố nước ngoài.
3. Về việc đăng ký khai tử
Việc đăng ký khai tử được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người chết đăng ký tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký khai tử.
Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử trong 03 trường hợp sau đây:
- Người chết không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú và càng không có nơi đăng ký tạm trú có thời hạn.
- Không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết.
- Người chết không rõ tung tích.
Việc đăng ký khai tử cho quân nhân đang làm nghĩa vụ quân sự được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú trước khi đi nghĩa vụ quân sự.
Việc đăng ký khai tử cho người chết ở nơi tạm giam, tạm giữ, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú trước khi bị tạm giam, tạm giữ.
Việc đăng ký khai tử cho người chết trong khi thi hành án phạt tù, chết do bị thi hành án tử hình hoặc chết tại cơ sở giáo dục, trường giáo dưỡng được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi giam giữ người đó. Thủ tục Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử; trừ trường hợp chết tại nhà, ở nơi cư trú. và xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Sổ hộ khẩu gia đình (hoặc giấy đăng ký tạm trú có thời hạn hoặc Giấy xác nhận cư trú của cơ quan Công an) của người chết;
- Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế của người đi khai tử.
Thời hạn đi đăng ký khai tử: Đối với khu vực thành phố, thị xã, thị trấn, thì thời hạn đăng ký khai tử là 48 giờ, kể từ khi người đó chết. Đối với khu vực nông thôn, miền núi, vùng sâu, vùng xa, thì thời hạn trên không quá 15 ngày.
Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử là một trong các giấy tờ sau:
Đối với người chết tại bệnh viện hoặc tại cơ sở y tế, thì Giám đốc bệnh viện hoặc người phụ trách cơ sở y tế đó cấp Giấy báo tử;
Đối với người cư trú ở một nơi, nhưng chết ở một nơi khác, ngoài cơ sở y tế, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết cấp Giấy báo tử;
Đối với người chết là quân nhân tại ngũ, công chức quốc phòng, quân nhân dự bị trong thời gian tập trung huấn luyện hoặc kiểm tra tình trạng sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu và những người được tập trung làm nhiệm vụ quân sự do các đơn vị quân đội trực tiếp quản lý, thì thủ trưởng đơn vị đó cấp Giấy báo tử;
Đối với người chết trong trại giam, trại tạm giam, nhà tạm giam hoặc tại nơi tạm giữ, thì Thủ trưởng cơ quan nơi giam, giữ người đó cấp Giấy báo tử;
Đối với người chết tại trường giáo dưỡng, cơ sở giáo dục do ngành Công an quản lý, thì Thủ trưởng các cơ quan đó cấp Giấy báo tử;
Đối với người chết do thi hành án tử hình, thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp Giấy báo tử;
Trường hợp một người bị Toà án tuyên bố là đã chết, thì quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật thay cho Giấy báo tử;
Trường hợp người chết có nghi vấn, thì văn bản xác định nguyên nhân chết của cơ quan công an hoặc của cơ quan y tế cấp huyện trở lên thay cho Giấy báo tử;
Đối với người chết trên phương tiện giao thông, thì người chỉ huy hoặc điều khiển phương tiện giao thông phải lập biên bản xác nhận việc chết, có chữ ký của ít nhất hai người cùng đi trên phương tiện giao thông đó. Biên bản xác nhận việc chết thay cho Giấy báo tử;
Đối với người chết tại nhà ở nơi cư trú, thì văn bản xác nhận việc chết của người làm chứng thay cho Giấy báo tử.
Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử.
Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã ghi vào Sổ đăng ký khai tử và Giấy chứng tử, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi khai tử một bản chính Giấy chứng tử. Bản sao Giấy chứng tử được cấp theo yêu cầu của người đi khai tử.
Một số thuận lợi, khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực tế và đề nghị của cơ sở được phát hiện qua thanh tra:
Quy định của pháp luật khai tử là thủ tục phải được giải quyết ngay, nhưng trên thực tế ai đó mắc vào ngày nghỉ thứ bảy và chủ nhật thì rắc rối to. Tuy gia chủ muốn được mai táng đúng ngày giờ nhưng chính quyền phường không làm việc; có người chết có giấy báo tử của cơ quan công an hoặc bệnh viện nhưng chưa làm thủ tục đăng ký khai tử tại UBND phường thì Nhà tang lễ không đồng ý nhận làm thủ tục mai táng. Theo phong tục của người Việt Nam, việc chôn cất một người còn phải theo giờ “tốt”, giờ “hợp tuổi” của người chết nên việc “chờ” khai tử là khó khăn cho người dân. Tuy nhiên, cũng không thể “trách” UBND phường vì không thể yêu cầu cán bộ tư pháp và lãnh đạo phường làm việc cả ngày nghỉ thường xuyên để... trực khai tử được. Bên cạnh đó, nhiều phường còn qui định việc tang phải tiến hành mai táng trước 36 giờ kể từ khi chết mà chẳng may lại rơi vào ngày thứ bảy, chủ nhật. Thế nên mới có nơi giấy chứng tử được... “làm sẵn”, phòng khi vào ngày nghỉ có người qua đời, cứ đến nhà cán bộ tư pháp xin “điền” tên vào là được. Trong thực tế, có trường hợp đã có người lợi dụng tình huống này để “tranh thủ” cán bộ tư pháp xã cấp khống cho giấy báo tử đối với người còn sống để thực hiện một “âm mưu” khác như lấy vợ (hoặc chồng) ở nước ngoài, “loại” khỏi danh sách người được hưởng di sản (vì chết trước người để lại di sản)…
4. Về thủ tục đăng ký nuôi con nuôi
Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch điều chỉnh việc đăng ký nuôi con nuôi. Tuy nhiên, thực tiễn giải quyết các thủ tục nuôi con nuôi theo các quy định của Nghị định 158 đã phát sinh nhiều vướng mắc, bất cập cần có sự bổ sung, sửa đổi
Trước đây, Nghị định 83 về đăng ký hộ tịch quy định hồ sơ, thủ tục nuôi con nuôi bao gồm đơn xin nhận nuôi con nuôi, giấy thỏa thuận về việc cho và nhận con nuôi, giấy khai sinh của người nhận nuôi con nuôi, chứng minh nhân dân của người nhận nuôi con nuôi, sổ hộ khẩu gia đình… Nghị định 158 đã đơn giản hóa các thủ tục của Nghị định 83 hồ sơ đăng ký nuôi con nuôi chỉ còn các giấy tờ như giấy thỏa thuận, bản sao khai sinh của người được nhận làm con nuôi, biên bản xác nhận tình trạng trẻ bị bỏ rơi (trường hợp người con nuôi là trẻ bỏ rơi). Liên quan đến thủ tục nhận nuôi con nuôi đối với trẻ bị bỏ rơi đã phát sinh nhiều vướng mắc khó khăn cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết và người nhận nuôi con nuôi. Khi trẻ em bị bỏ rơi để được nhận làm con nuôi thì UBND cấp xã nơi trẻ em bị bỏ rơi lập biên bản xác nhận tình trạng trẻ bị bỏ rơi và tìm người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó. Sau đó UBND cấp xã có trách nhiệm thông báo trên Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình địa phương ba lần trong ba ngày liên tiếp thông tin của đứa trẻ để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo cuối cùng nếu không tìm được cha, mẹ đẻ thì người, tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh và làm thủ tục nuôi con nuôi nếu muốn nhận trẻ làm con nuôi.
Thực tiễn cho thấy hầu hết các UBND cấp xã tiến hành thông báo trên trạm truyền thanh, đài truyền thanh địa phương (cấp xã, huyện) mà không tiến hành thông báo đúng quy định thông báo trên Đài phát thanh, Đài truyền hình (cấp tỉnh) dẫn đến thực hiện thủ tục thông báo tình trạng trẻ em bị bỏ rơi sai quy định.
Đối với thủ tục xác định lại dân tộc cho người con nuôi vẫn tồn tại bất cập, theo quy định tại Ví dụ: người con nuôi mang dân tộc của cha, mẹ nuôi là dân tộc Kinh; cha, mẹ đẻ lại có dân tộc Chăm thì cha, mẹ đẻ có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác định lại dân tộc cho người con nuôi là dân tộc Chăm. Như vậy, pháp luật dân sự chỉ công nhận việc xác định dân tộc cho người con nuôi theo một chiều từ cha, mẹ nuôi sang cha, mẹ đẻ mà không có sự xác định dân tộc ngược lại từ cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi.
Điểm b, Khoản 2 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định người đã thành niên, cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ của người chưa thành niên có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác định lại dân tộc của cha, mẹ đẻ trong trường hợp người con nuôi được xác định theo dân tộc khác do được xác định theo dân tộc của cha, mẹ nuôi và không biết cha, mẹ đẻ là ai.
Trong khi đó Khoản 2, Điều 28 Nghị định 158 lại cho phép giữa cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi được quyền thỏa thuận thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi. Do đó, dù thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi nhưng vấn đề dân tộc của người con nuôi vẫn phải giữ nguyên (dân tộc của cha, mẹ đẻ) theo quy định của Bộ luật Dân sự mà không thể theo dân tộc của cha, mẹ nuôi dẫn đến làm ảnh hưởng tâm lý mặc cảm của người con nuôi sau này. còn bất cập theo
Nghị định 158 Quy định về thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang cha, mẹ nuôi phải có sự thỏa thuận giữa hai bên cha, mẹ đẻ và cha, mẹ nuôi nhưng nếu một trong các bên cụ thể là cha, mẹ đẻ không đồng ý thay đổi thì giấy khai sinh lẫn sổ đăng ký khai sinh của người con nuôi vẫn mang tên cha, mẹ đẻ. Tuy nhiên, trên thực tế mà không có một thông tin gì cho mối quan hệ giữa người con nuôi và cha, mẹ nuôi làm ảnh hưởng đến tình cảm cũng như tâm lý của cha, mẹ nuôi. Hy vọng trong thời gian tới quy định này cần được cơ quan có thẩm quyền sửa đổi cho phù hợp.
Tóm lại, quy định nuôi con nuôi là một trong những quy định mang tính nhân đạo của nhà nước ta được quy định cụ thể, chặt chẽ trong hệ thống pháp luật. Tuy nhiên trong thực tiễn áp dụng và giải quyết vẫn còn một số vướng mắc và bất cập trong các thủ tục lẫn quy định về thủ tục nuôi con nuôi. Mong rằng cơ quan có thẩm quyền sớm ban hành các quy định chặt chẽ cụ thể hơn nữa để địa phương áp dụng một cách thống nhất hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu đăng ký nuôi con nuôi của công dân.
5. Về đăng ký giám hộ
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người giám hộ hoặc nơi có trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận giám hộ thực hiện đăng ký việc giám hộ.
Thủ tục đăng ký, chấm dứt việc giám hộ được quy định tại Điều 30 và Điều 31 Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, nội dung cụ thể như sau: Người được cử làm giám hộ phải nộp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của mình giấy cử giám hộ do người cử giám hộ lập. Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc giám hộ đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ cư trú đăng ký việc giám hộ. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày. Khi đăng ký việc giám hộ, người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ phải có mặt tại nơi đăng ký. Quyết định công nhận việc giám hộ sẽ được cấp cho người giám hộ và người cử giám hộ mỗi bên một bản chính. Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, thì người cử giám hộ phải lập danh mục tài sản và ghi rõ tình trạng của tài sản đó, có chữ ký của người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ. Danh mục tài sản được lập thành 3 bản, một bản lưu tại UBND cấp xã, nơi đăng ký việc giám hộ, một bản giao cho người giám hộ, một bản giao cho người cử giám hộ.
Để chấm dứt việc giám hộ, người yêu cầu chấm dứt việc giám hộ phải nộp tờ khai, quyết định công nhận việc giám hộ đã được cấp trước đây và xuất trình các giấy tờ cần thiết để chứng minh đủ điều kiện chấm dứt việc giám hộ theo quy định của Bộ Luật dân sự. Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ các giấy tờ hợp lệ, nếu yêu cầu chấm dứt việc giám hộ là phù hợp với quy định của pháp luật và không có tranh chấp thì Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ cấp cho người yêu cầu chấm dứt giám hộ một bản chính quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ. Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, đã được lập thành danh mục khi đăng ký giám hộ, thì người yêu cầu chấm dứt việc giám hộ phải nộp danh mục tài sản đó và danh mục tài sản hiện tại của người được giám hộ.
6. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
Mục 6 Chương II, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con như sau:
Việc nhận cha, mẹ, con theo quy định tại mục này được thực hiện, nếu bên nhận, bên được nhận là cha, mẹ, con còn sống vào thời điểm đăng ký nhận cha, mẹ, con và việc nhận cha, mẹ, con là tự nguyện và không có tranh chấp.
Người con đã thành niên hoặc người giám hộ của người chưa thành niên hoặc đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự cũng được làm thủ tục nhận cha, mẹ theo quy định tại Mục này, trong trường hợp cha, mẹ đã chết; nếu việc nhận cha, mẹ là tự nguyện và không có tranh chấp.
Điều 33 quy định thẩm quyền đăng ký việc nhận cha, mẹ, con: Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện việc đăng ký việc cha, mẹ, con.
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện việc đăng ký việc cha, mẹ, con.
Việc nhận cha, mẹ, con theo quy định tại Mục này được thực hiện, nếu bên nhận, bên được nhận là cha, mẹ, con còn sống vào thời điểm đăng ký nhận cha, mẹ, con và việc nhận cha, mẹ, con là tự nguyện và không có tranh chấp.
Người con đã thành niên hoặc người giám hộ của người con chưa thành niên hoặc đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự cũng được làm thủ tục nhận cha, mẹ theo quy định tại Mục này, trong trường hợp cha, mẹ đã chết; nếu việc nhận cha, mẹ là tự nguyện và không có tranh chấp.
Thủ tục đăng ký việc nhận cha, mẹ, con: Người nhận cha, mẹ, con phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định). Trong trường hợp cha hoặc mẹ nhận con chưa thành niên, thì phải có sự đồng ý của người hiện đang là mẹ hoặc cha, trừ trường hợp người đó đã chết, mất tích, mất năng lực hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Kèm theo Tờ khai phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
Giấy khai sinh (bản chính hoặc bản sao) của người con;
Các giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con (nếu có)
- Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng sự thật và không có tranh chấp, thì Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con.
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.
- Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, các bên cha, mẹ, con phải có mặt, trừ trường hợp người được nhận là cha hoặc mẹ đã chết. Cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con và Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho mỗi bên một bản chính Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của các bên.
d. Bổ sung, cải chính Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con:
- Căn cứ vào Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con ghi bổ sung phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh của người con, nếu phần khai về cha, mẹ trước đây để trống.
Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 1 quyển tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), thì Ủy ban nhân dân cấp xã thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp huyện để ghi tiếpviệc bổ sung.
- Trong trường hợp phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh của người con đã ghi tên người khác, không phải là cha, mẹ đẻ, thì đương sự phải làm thủ tục cải chính theo quy định tại Mục 7 Chương II Nghị định 158/2005/NĐ-CP.
6.2. Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền và thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con như sau:
a) Trong trường hợp cha, mẹ của trẻ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn, người mẹ để con lại cho người cha và bỏ đi không xác định được địa chỉ, thì khi người cha làm thủ tục nhận con, không cần phải có ý kiến của người mẹ. Khi đăng ký khai sinh, phần ghi về người mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo Giấy chứng sinh. Trường hợp không có Giấy chứng sinh, thì ghi theo lời khai của người cha; nếu người cha không khai về người mẹ, thì để trống.
b) Trường hợp con sinh ra trước ngày cha, mẹ đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận, thì tên của người cha sẽ được ghi ngay trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con mà người cha không phải làm thủ tục nhận con.
7. Thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
7.1. Mục 7 Chương II, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và thủ tục thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch như sau:
a. Thẩm quyền thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch:
- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi;
Trong thực tế : theo Điều 37 của Nghị định 158 không cho UBND cấp xã thay đổi quê quán nhưng UBND cấp xã vẫn giải quyết cho thay đổi quê quán.
- Ủy ban nhân dân cấp huyện, mà trong địa hạt của huyện đó đương sự đã đăng ký khai sinh trước đây, có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi.
b. Phạm vi thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch bao gồm:
- Thay đổi họ, tên, chữ đệm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng cá nhân có yêu cầu thay đổi khi có lý do chính đáng theo quy định của Bộ luật Dân sự.
- Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng có sai sót trong khi đăng ký.
- Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ luật Dân sự.
- Xác định lại giới tính của một người trong trường hợp giới tính của người đó bị khuyết tật bẩm sinh hoặc chưa định hình chính xác mà cần có sự can thiệp của y học nhằm xác định rõ về giới tính.
- Bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.
- Điều chỉnh những nội dung trong sổ đăng ký hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.
c. Thủ tục đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch:
- Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), xuất trình bản chính Giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.
Đối với trường hợp xác định lại giới tính, thì văn bản kết luận của tổ chức y tế đã tiến hành can thiệp để xác định lại giới tính là căn cứ cho việc xác định lại giới tính.
Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ.
Đối với việc thay đổi họ, tên cho người từ đủ 9 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc cho người chưa thành niên từ đủ 15 tuổi trở lên, thì phải có sự đồng ý của người đó.
- Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch hoặc cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch và Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của đương sự.
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.
Nội dung và căn cứ thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính phải được ghi chú vào cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.
- Việc bổ sung hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Nội dung bổ sung được ghi trực tiếp vào những cột, mục tương ứng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần ghi bổ sung. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh phải ghi rõ nội dung bổ sung; căn cứ ghi bổ sung; họ, tên, chữ ký của người ghi bổ sung; ngày, tháng, năm bổ sung. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần đã ghi bổ sung.
Trong trường hợp nội dung Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh trước đây không có cột mục cần ghi bổ sung, thì nội dung bổ sung được ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh.
Trong trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, nhưng sổ hộ tịch chỉ còn lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc bổ sung.
- Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch đã được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, thì bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sẽ ghi theo nội dung đã thay đổi, cải chính hoặc bổ sung.
- Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp; nếu Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh.
d. Điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác
- Khi cá nhân có yêu cầu điều chỉnh nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh để điều chỉnh những nội dung đó cho phù hợp với nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh.
Nếu việc điều chỉnh nội dung của sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác không liên quan đến nội dung khai sinh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào những giấy tờ có liên quan do đương sự xuất trình để điều chỉnh.
Trong trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, nhưng sổ hộ tịch chỉ còn lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh.
- Việc điều chỉnh hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ nội dung điều chỉnh; căn cứ điều chỉnh; họ, tên, chữ ký của người ghi điều chỉnh; ngày, tháng, năm điều chỉnh. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần đã điều chỉnh.
- Sau khi việc điều chỉnh hộ tịch đã được ghi vào sổ hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sẽ ghi theo nội dung đã điều chỉnh.
e. Thông báo và ghi vào sổ hộ tịch các việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch
- Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch mà sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp huyện về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về những nội dung thay đổi để ghi tiếp vào sổ hộ tịch lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
7.2. Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền và thủ tục thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch như sau:
a) Đối với những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc đã đăng ký hộ tịch từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn, hiện chỉ có 01 sổ đăng ký hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi đang lưu sổ hộ tịch cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.
b) Đối với những trường hợp đã đăng ký khai sinh tại Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì Sở Tư pháp, nơi đã đăng ký khai sinh cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.
c) Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính.
d) Trong trường hợp đương sự xuất trình Giấy khai sinh được cấp từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, thì phải làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mới (nếu Sổ đăng ký khai sinh trước đây còn lưu trữ) hoặc làm thủ tục đăng ký lại việc sinh (nếu Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ). Bản chính Giấy khai sinh mới được dùng để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch. Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu trữ.
đ) Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.
Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch.
e) Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.
Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được xác định như sau:
- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người dưới 14 tuổi), bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú.
- Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người từ đủ 14 tuổi trở lên), xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), nơi đương sự cư trú.
Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này.
g) Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết.
h) Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh được ghi theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:
- Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam đoan của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi); hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng (đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên).
- Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.
- Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01.
i) Trong trường hợp sổ đăng ký hộ tịch còn lưu được ở cả Uỷ ban nhân dân cấp xã và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì đương sự có quyền lựa chọn thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.
Việc thông báo và ghi vào sổ hộ tịch sau khi thực hiện việc bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.
k) Mọi ghi chú về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đều phải được đóng dấu của cơ quan thực hiện việc ghi chú vào phần nội dung ghi chú trong sổ hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì do Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc ghi chú và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
8. Ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác
Mục 8 Chương II, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác như sau:
a. Ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi khác.
- Các thay đổi hộ tịch khác bao gồm: xác định cha, mẹ, con (do Toà án xác định); thay đổi quốc tịch; ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật; chấm dứt nuôi con nuôi phải được ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại Mục 8, Nghi Định 158/NĐ-CP.
Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi ra Quyết định liên quan đến các thay đổi hộ tịch khác nói tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 158/NĐ-CP, đồng thời gửi một bản sao quyết định cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nơi trước đây đã đăng ký sự kiện hộ tịch có liên quan đến việc thay đổi để ghi vào sổ hộ tịch.
b. Cách ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác
- Việc ghi vào sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác được thực hiện như sau:
Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh trước đây của người con;
Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh trước đây;
Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn trước đây;
Việc chấm dứt nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây.
- Khi ghi vào Sổ hộ tịch các thay đổi hộ tịch khác phải ghi rõ các nội dung thay đổi; số, ngày, tháng, năm Quyết định; cơ quan ra Quyết định và người ký Quyết định.
- Trong trường hợp Sổ hộ tịch đã chuyển lưu một quyển tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì sau khi thực hiện việc ghi vào Sổ các thay đổi hộ tịch khác, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm gửi thông báo những nội dung thay đổi cho Ủy ban nhân dân cấp huyện để ghi tiếp vào Sổ hộ tịch lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Trong trường hợp Sổ hộ tịch chỉ còn lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc ghi vào Sổ các thay đổi hộ tịch khác.
9. Đăng ký lại, đăng ký quá hạn
9.1. Mục 9 Chương II, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về thẩm quyền và thủ tục đăng ký lại, đăng ký quá hạn như sau:
a. Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn:
Việc sinh, tử chưa đăng ký trong thời hạn quy định tại Điều 14 và Điều 20 của Nghị định 158/NĐ-CP, thì phải đăng ký theo thủ tục đăng ký quá hạn.
b. Thẩm quyền đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn:
- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 13 của Nghị định này thực hiện việc đăng ký khai sinh quá hạn.
Trong trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có thể đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 13 của Nghị định 158/NĐ-CP hoặc tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó cư trú.
- Ủy han nhân dân cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai tử theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 158/NĐ-CP thực hiện việc đăng ký khai tử quá hạn.
c. Thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn:
- Người đi đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn phải nộp các giấy tờ theo quy định tại khoản 1, Điều 15 (nếu là khai sinh) hoặc khoản 1 Điều 21 (nếu là khai tử) của Nghị định 158/NĐ-CP.
- Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng tử. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng tử. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh hoặc Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ "Đăng ký quá hạn".
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không quá 5 ngày.
- Khi đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ, giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch, quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện lại.
Phần khai về cha mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký khai sinh quá hạn. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.
d. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi:
Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại.
e. Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi:
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi trước đây thực hiện việc đăng ký lại.
f. Thủ lục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi:
- Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định).
Trong trường hợp đăng ký lại tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký hộ tịch trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây.
- Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn hoặc Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trong cột ghi chú của sổ hộ tịch và dưới tiêu đề của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ “Đăng ký lại".
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.
- Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi được ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó.
Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.
Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.
- Khi đăng ký lại việc kết hôn, nhận nuôi con nuôi, các bên đương sự phải có mặt. Quan hệ hôn nhân, quan hệ giữa cha mẹ nuôi với con nuôi được công nhận kể từ ngày đã đăng ký kết hôn hoặc đăng ký việc nuôi con nuôi trước đây.
9.2. Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền và thủ tục đăng ký lại, đăng ký quá hạn như sau:
a) Trong trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết, thì căn cứ vào những giấy tờ cá nhân có ghi về quan hệ cha, mẹ, con do đương sự xuất trình để ghi; trường hợp không có giấy tờ ghi về quan hệ cha, mẹ, con, thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải xác minh, làm rõ trước khi đăng ký.
Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết.
b) Khi đăng ký khai sinh quá hạn cho cán bộ, công chức, hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì người đó phải nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên. Trường hợp vì lý do bí mật mà cơ quan, đơn vị của người đó không cho sao chụp bản lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, thì phải có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh của người đó (như: Họ tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha con, mẹ con) đã ghi trong hồ sơ cá nhân do cơ quan, đơn vị quản lý.
Hướng dẫn này cũng được áp dụng trong trường hợp giải quyết đăng ký lại việc sinh cho cán bộ, công chức hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang mà không có bản sao Giấy khai sinh được cấp hợp lệ trước đây.
c) Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được thực hiện theo quy định tại các Điều 43, 44 và Điều 45 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.
9.3. Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền và thủ tục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi như sau:
a) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký hộ tịch, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã chỉ xác nhận về việc sổ đăng ký hộ tịch của năm đó không còn lưu trữ; trong trường hợp việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ hộ tịch không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký hộ tịch.
Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Khoản 1 Điều 59 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, mà việc hộ tịch trước đây đã được đăng ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Trong trường hợp người đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây, thì không cần phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch.
c) Trong trường hợp đương sự có bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh trước đây không còn lưu trữ hoặc việc đăng ký khai sinh trước đây không ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, mà đương sự có yêu cầu đăng ký lại, thì cũng được giải quyết tương tự như đối với trường hợp đăng ký lại, mà đương sự có bản sao Giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây.
Nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của Bản chính Giấy khai sinh mà đương sự xuất trình. Sau khi đăng ký lại và cấp bản chính Giấy khai sinh mới, bản chính Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu vào hồ sơ.
10. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, Cấp lại bản chính giấy khai sinh
Chương IV Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, Cấp lại bản chính giấy khai sinh như sau:
a. Bản sao và thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
- Bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch là bản sao do cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Sở Tư pháp, căn cứ vào sổ hộ tịch hiện đang lưu trữ, để cấp cho người có yêu cầu.
- Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Sở Tư pháp, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
- Người yêu cầu cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch có thể gửi đề nghị qua đường bưu điện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định như Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Sở Tư pháp, nơi lưu trữ sổ hộ tịch thực hiện cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch.
b. Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch:
- Nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch phải ghi theo đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch.
- Trong trường hợp sổ hộ tịch đã ghi chú việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch được ghi theo nội dung đã được ghi chú.
c. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh và thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh:
- Trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà Sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được, thì được cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
- Ủy ban nhân dân cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
- Sở Tư pháp tỉnh (thành phố), nơi trước đây đương sự đã đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh.
d. Thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh:
- Người yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và bản chính Giấy khai sinh cũ (nếu có).
- Sau khi nhận Tờ khai, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh đang lưu trữ để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh và ghi rõ "Cấp lại" dưới tiêu đề của bản chính Giấy khai sinh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự một bản chính Giấy khai sinh mới, thu hồi lại Giấy khai sinh cũ (nếu có). Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "Đã cấp lại bản chính Giấy khai sinh ngày... tháng... năm...".
- Nguyên tắc ghi nội dung bản chính giấy khai sinh khi cấp lại được áp dụng tương tự quy định tại Điều 61 của Nghị định 158/NĐ-CP.
- Sau khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp xã; nơi đã đăng ký, khai sinh để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
e. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch và cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài:
- Các quy định về cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, cấp lại bản chính Giấy khai sinh tại Chương này, cũng được áp dụng cho người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài trước đây đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.
- Thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch và cấp lại bản chính Giấy khai sinh trong trường hợp này là Sở Tư pháp nơi lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch.
11. Về xác nhận tình trạng hôn nhân
Chương V, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân như sau:
. Sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Chương này được sử dụng vào việc đăng ký kết hôn hoặc vào các mục đích khác.
b. Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó.
Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở trong nước, thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú trước khi xuất cảnh, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian ở nước ngoài, thì cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam ở nước mà người đó cư trú, thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
c. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định).
Trong trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ, có chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải xuất trình trích lục bản án/Quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn hoặc bản sao giấy chứng tử. Quy định này cũng được áp dụng đối với việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định 158/2005/NĐ-CP.
Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc viên chức Lãnh sự ký và cấp cho đương sự Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định).
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh là 5 ngày.
Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Chương này phải được ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để theo dõi.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.
12. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch: lưu trữ sổ hộ tịch; Chế độ báo cáo thống kê hộ tịch.
Chương VI, Nghị định 158/2005/NĐ-CP quy định về trình tự thủ ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch: lưu trữ sổ hộ tịch; Ché độ báo cáo thống kê hộ tịch như sau:
12.1. Ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch
a. Nguyên tắc ghi chép sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch:
- Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa.
- Sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ.
- Sổ đăng ký trong sổ hộ tịch được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm. Đối với sổ hộ tịch được sử dụng tiếp cho năm sau, thì số thứ tự của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không lấy số thứ tự tiếp theo của năm trước.
- Số ghi trong biểu mẫu hộ tịch là số tương ứng với số thứ tự ghi trong sổ hộ tịch.
b. Sửa chữa sai sót do ghi chép:
- Trong khi đăng ký, nếu có sai sót do ghi chép trong sổ hộ tịch, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải trực tiếp gạch bỏ phần sai sót, viết lại xuống dòng phía dưới, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa để viết lại, cột ghi chú của sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa; họ, tên, chữ ký của người đã sửa và ngày, tháng, năm sửa chữa. Cán bộ Tư pháp hộ tịch cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp đóng dấu vào phần đã sửa chữa. Nếu có sai sót trong các giấy tờ hộ tịch, thì hủy giấy tờ hộ tịch đó và viết lại giấy tờ hộ tịch khác.
- Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch.
12.2. Lưu trữ sổ hộ tịch; Chế độ báo cáo thống kê hộ tịch
a. Lưu trữ sổ hộ tịch:
- Sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài; phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước.
- Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào 2 quyển sổ (đăng ký kép), 1 quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; 1 quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì chỉ đăng ký vào 1 quyển và lưu tại Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập 1 quyển và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
b. Khóa sổ hộ tịch và lưu sổ hộ tịch:
- Khi sử dụng hết sổ hộ tịch, thì thực hiện việc khóa sổ. Khi khóa sổ hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải ghi rõ vào trang cuối tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Giám đốc Sở Tư pháp ký xác nhận và đóng dấu.
Đối với những sổ hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã, thì sau khi xác nhận và đóng dấu, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chuyển quyển sổ thứ hai cho Ủy ban nhân dân cấp huyện để thực hiện việc lưu trữ.
- Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản sổ hộ tịch; phải thực hiện các biện pháp an toàn: phòng chống bão lụt, cháy, ẩm ướt, mối mọt.
c. Lưu trữ giấy tờ hộ tịch:
Các giấy tờ đương sự đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong thời hạn 5 năm. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
d. Số liệu thống kê hộ tịch:
- Số liệu thống kê hộ tịch phải được lập (theo mẫu quy định) theo định kỳ 6 tháng và 1 năm. Số liệu thống kê hộ tịch phải bảo đảm chính xác và phải gửi báo cáo theo đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 73 Nghị định 158/NĐ-CP.
Số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm được tính từ ngày 01 tháng 01 hàng năm đến hết ngày 30 tháng 6 của năm đó; số liệu thống kê hộ tịch 1 năm được tính từ ngày 01 tháng 01 hàng năm đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó.
- Thời hạn gửi báo cáo số liệu thống kê hộ tịch được thực hiện như sau:
Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi cho Phòng Tư pháp trước ngày 10 tháng 7 hàng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 15 tháng 01 của năm sau;
Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi cho Sở Tư pháp trước ngày 31 tháng 7 hàng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 31 tháng 01 của năm sau;
Đối với Sở Tư pháp, báo cáo số liệu thống kê hộ tịch 6 tháng đầu năm phải gửi cho Bộ Tư pháp trước ngày 31 tháng 8 hàng năm; báo cáo 1 năm phải gửi trước ngày 01 tháng 3 của năm sau.
e. Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; báo cáo số liệu thống kê hộ tịch tại cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam.
Các quy định về lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; báo cáo số liệu thống kê hộ tịch tại Mục này cũng được áp dụng đối với các Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam.
IV. Những sai sót thường gặp trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và những kiến nghị đề xuất
Trong thời gian vừa qua công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã đạt được những thành tích, góp phần rất lớn vào quá trình quản lý xã hội. Tuy nhiên, một số địa phương vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định, yếu kém mà nguyên nhân là do địa hình đi lại khó khăn, cán bộ tư pháp hộ tịch còn thiếu và thường xuyên bị luân chuyển công tác, trình độ nhận thức của người dân còn hạn chế.
1. Các sai phạm thường gặp
Qua thực tế công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại UBND các xã, phường, thị trấn, các quận, huyện, thị xã, thành phố còn một số sai sót thường gặp như sau:
- Thứ nhất là về ghi chép: Ghi không đủ nội dung, dữ kiện trong mẫu giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch có sẵn như: nơi sinh trong giấy khai sinh chỉ ghi địa danh xã, còn viết tắt; trong sổ hộ tịch thì không ghi tên, chức vụ của người ký cấp giấy tờ hộ tịch, họ tên, chữ ký của cán bộ tư pháp hộ tịch và không có chữ ký của người đi khai sinh; cột ghi chú thì không ghi đăng ký quá hạn, đăng ký lại, ghi chưa chính xác về quan hệ giữa người đi khai với người được đăng ký sự kiện hộ tịch; sử dụng nhiều màu mực cho một sự kiện đăng ký hộ tịch, khi tẩy xóa, sửa chữa không thực hiện việc ghi chú và đóng dấu. . .); giữa giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch không trùng khớp về nội dung đăng ký hộ tịch.
Nhiều địa phương không đồng thời ghi kép các loại sổ qui định ghi kép mà để cuối năm mới sao từ cuốn này sang cuốn kia, không thực hiện khóa sổ và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Sổ hộ tịch sau khi khóa hết năm vẫn còn nhiều trang nhưng không tiếp tục sử dụng mà sử dụng cuốn mới.
Khi xác nhận nội dung trong giấy tờ hộ tịch như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tờ khai đăng ký kết hôn . . . không ghi rõ chức danh của người ký cấp giấy xác nhận mà chỉ có chữ ký và đóng dấu.
- Thứ hai là về lưu trữ: Việc lưu trữ chưa khoa học, còn cẩu thả, không lưu riêng biệt từng trường hợp đăng ký hộ tịch, loại việc đăng ký hộ tịch; một số trường hợp chỉ lưu bản phô tô Quyết định cho phép thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch...việc này cần lưu giấy tờ, hồ sơ riêng biệt từng trường hợp đăng ký và đánh số đúng theo số đăng ký trong sổ đăng ký hộ tịch để tiện lợi cho việc quản lý.
- Thứ ba là về thủ tục đăng ký: Đăng ký sự kiện hộ tịch chỉ dựa vào lời khai của người đi khai mà không yêu cầu cung cấp đủ giấy tờ theo qui định để chứng minh sự kiện hộ tịch là có thật. Có những trường hợp phức tạp, do quen biết, nể nang, sợ dân phản ánh nên không đi thực tế xác minh làm rõ mà vẫn ký cấp, suy cho cùng đã làm hợp thức hóa cái sai của họ thành cái đúng; khi giải quyết hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch cán bộ Tư pháp chưa kiểm tra, xem xét kỹ các hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch đã trình Chủ tịch ký Quyết định cho phép thay đổi, nhất là những trường hợp cãi chính năm sinh dẫn đến công dân lợi dụng việc cải chính để hợp thức hóa giấy tờ cá nhân vì mục đích khác.
- Thứ tư là về thẩm quyền đăng ký: Chưa nắm rõ qui định về phân cấp thẩm quyền (đối tượng được đăng ký sự kiện hộ tịch có đúng thẩm quyền giải quyết của cấp mình hay không), do đó thường xảy ra trường hợp cấp giấy tờ hộ tịch sai thẩm quyền, thuộc thẩm quyền của xã này nhưng xã kia lại cấp hoặc có trường hợp thuộc thẩm quyền cấp huyện nhưng cấp xã vẫn cấp và ngược lại.
- Thứ năm là về nhiệm vụ: Một số địa phương chưa niêm yết công khai thủ tục, trình tự đăng ký sự kiện hộ tịch tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, sách báo tuyên truyền pháp luật do cấp trên phát không để nơi người dân dễ đọc và tìm hiểu mà để trong tủ khóa lại. Chưa quan tâm đến việc tổng hợp tình hình và thống kê chính xác số liệu hộ tịch để Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo định kỳ 06 tháng và hàng năm, nên khi đến hạn báo cáo vẫn chưa có số liệu để báo cáo.
2. Kiến nghị, đề xuất:
2.1 Đối với vụ Hành chính tư pháp - Bộ Tư pháp
- Chủ động nghiên cứu các vấn đề còn vướng mắc do các địa phương phản ánh đã được nêu trong Báo cáo để tham mưu Lãnh đạo Bộ làm việc với các cơ quan liên quan kịp thời giải quyết các vướng mắc, thống nhất trong việc áp dụng các quy định của pháp luật nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân đồng thời nâng cao hiệu quả công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trong nước của UBND các cấp.
- Tăng cường công tác kiểm tra, tổ chức tập huấn; kịp thời hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ đối với các Sở Tư pháp địa phương.
- Nghiên cứu trình cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch đối với những bất cập, vướng mắc mà Báo cáo kết quả thanh tra đã nêu.
2.2. Đối với các Sở Tư pháp
- Chủ động phối hợp với các ngành liên quan ở địa phương để thống nhất giải quyết các vướng mắc của các giấy tờ cá nhân trên cơ sở tuân thủ quy định của pháp luật.
- Tăng cường chỉ đạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hộ tịch, kịp thời giải quyết những vướng mắc về đăng ký và quản lý hộ tịch ở cơ sở.
- Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm túc những trường hợp vi phạm thuộc thẩm quyền hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý kịp thời, nghiêm minh những trường hợp vi phạm.
- Kịp thời phản ánh những mâu thuẫn, bất cập của pháp luật về các vấn đề còn có liên quan về Bộ Tư pháp để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý nhà nước về công tác quản lý và đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật.
- Triển khai đề án “Triển khai hệ thống phần mềm quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh” đã được phê duyệt.
2.3. Đối với Phòng Tư pháp và UBND cấp xã
- Phòng Tư pháp tham mưu cho UBND cùng cấp đầu tư cơ sở vật chất và kiện toàn Phòng Tư pháp và bố trí đủ cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã có trình độ, năng lực để đáp ứng được nhiệm vụ quản lý nhà nước về hộ tịch.
- Tiếp tục phản ánh những mâu thuẫn, bất cập của pháp luật về các vấn đề còn có liên quan về Sở Tư pháp, kịp thời xin chỉ đạo, hướng dẫn đối với những vấn đề còn vướng mắc khi áp dụng phá luật trong thực tiễn, tránh hiểu nhầm, hiểu không đúng dẫn đến áp dụng sai các quy định pháp luật.
- Muốn làm tốt công tác này thì trước hết Ủy ban nhân dân cấp xã, cán bộ tư pháp hộ tịch cần phải nắm vững, hiểu rõ hơn về nhiệm vụ cũng như quyền hạn của mình trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch (Điều 79, 81, 83 Nghị định 158/2005/NĐ-CP). Cụ thể như sau:
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện cần quan tâm sâu sát đến công tác này, nhất là chủ động trong việc ổn định nhân sự. Trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác (do các nguồn kinh phí tại địa phương hoặc xin kinh phí cấp trên), nghiên cứu kỹ các qui định của pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch, xin ý kiến cấp trên khi có vướng mắc về nghiệp vụ.
- Thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ tư pháp hộ tịch nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót, sai phạm để khắc phục cũng như biểu dương, khen thưởng.
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ tịch.
- Cán bộ tư pháp hộ tịch cần làm việc với tinh thần tận tâm, trách nhiệm tránh vụ lợi, nắm vững những quy định của Nghị định 158/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký quản lý hộ tịch; Thông tư số 01/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 158/NĐ-CP; Bộ luật dân sự, Luật hôn nhân gia đình, Luật con nuôi và Thông tư 8a./2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 của Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch và các quy định khác của pháp luật về hộ tịch để giải quyết các yêu cầu của công dân được nhanh chóng, chính xác đúng uy định của pháp luật.
- Khi giải quyết hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch cán bộ Tư pháp cần phải kiểm tra, xem xét xác định đúng đối tượng thay đổi, cải chính hộ tịch, tránh tình trạng thay đổi, cải chính hộ tịch không đúng thẩm quyền. Trước khi trình Chủ tịch ký Quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân, nhất là các trường hợp cải chính năm sinh tránh tình trạng dân lợi dụng việc cải chính hộ tịch để hợp thực hóa giấy tờ cá nhân hoặc vì mục đích khách. Đồng thời tất cả các giấy tờ liên quan để làm cơ sở cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch của công dân, cán bộ Tư pháp phải lưu đầy đủ trong hồ sơ; Giữ gìn, bảo quản, lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôi giữ nhiệm vụ phải bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm.
- Trước khi trao giấy tờ hộ tịch cho người dân cần kiểm tra lần cuối tất cả các nội dung trong các giấy tờ đó đối chiếu với sổ sách hộ tịch; giải thích rõ giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch mà họ vừa đăng ký; giúp họ phân biệt bản chính, bản sao hộ tịch, cách bảo quản, sử dụng các loại giấy tờ hộ tịch; đối với người không biết đọc thì trước khi trao giấy tờ cho họ cần đọc lại cho họ nghe để xem những nội dung trong giấy tờ vừa đọc có đúng với nội dung đăng ký của họ không.
- Không cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi ccđăng ký hộ tịch; nhận hối lộ; thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức quy định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ tịch; tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ trái với quy định của pháp luật khi đăng ký hộ tịch; làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác.
Thực hiện tốt các nội dung trên thì công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương thời gian tới tin rằng sẽ đạt được những thành tích đáng khích lệ, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của toàn ngành.
Để tránh trùng lặp với các bài viết khác, tác giả chỉ nêu ra một số vấn đề cơ bản khi tiến hành thanh tra về nghiệp vụ hộ tịch trong nước. Nếu có nhu cầu nghiên cứu về một quy trình thanh tra đầy đủ, đề nghị đọc giả nghiên cứu bài viết “Thanh tra Tư pháp và quy trình một cuộc thanh tra” trên trang Web của Bộ Tư pháp theo địa chỉ: http://nghiepvu.moj.gov.vn. Cuối cùng, rất mong tiếp nhận những ý kiến phản hồi, trao đổi, chia xẻ kiến thức của các đồng chí, đồng nghiệp để cùng nhau xây dựng nghiệp vụ cho Ngành ngày càng hoàn thiện hơn. Thông tin phản hồi xin liên hệ theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 62739572 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn./.