Sau 06 tháng áp dụng thí điểm hoạt động nêu trên, nhằm tổng kết về những lợi ích thu được, đánh giá khả năng đáp ứng được sự kỳ vọng của người dân và doanh nghiệp về một phương thức đăng ký giao dịch bảo đảm hiện đại, thân thiện, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm đã tổ chức đánh giá, rút kinh nghiệm đối với việc thí điểm tiếp nhận, giải quyết đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được gửi đến các Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản qua thư điện tử.
Theo số liệu thống kê của các Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản thuộc Cục, từ ngày 21/4/2010 đến ngày 30/10/2010, tổng số lượng đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm gửi tới thư điện tử của các Trung tâm là 24.814 đơn. Trong đó Trung tâm đăng ký tại TP Hồ Chí Minh là 1919 (chiếm 4,52% trên tổng số phương thức nhận đơn của Trung tâm này); Trung tâm đăng ký tại Hà Nội là 3638 đơn (chiếm 12% lượng đơn của Trung tâm 1); đặc biệt, Trung tâm Đăng ký tại TP Đà Nẵng đã tiếp nhận và xử lý 19.257 đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin (chiếm 52,06% tổng lượng đơn đăng ký của Trung tâm này), theo tính toán ban đầu đã “tiết kiệm 2.888 giờ và 207.975.600 đồng cho khách hàng”.
Thông qua số liệu đăng ký nêu trên và so sánh với các phương thức đăng ký truyền thống cho thấy, kể từ khi áp dụng phương thức tiếp nhận, giải quyết đơn qua thư điện tử thì việc tiếp nhận và xử lý đơn tại các Trung tâm có bước chuyển biến đáng kể, đem lại kết quả tích cực. Cơ quan đăng ký đã giảm được một phần chi phí hành chính, chất lượng đơn được nâng lên rõ rệt, không gặp phải tình trạng đơn fax mờ, nghẽn đường truyền đơn fax… Mặt khác, thao tác xử lý đơn, cập nhật thông tin trên đơn vào cơ sở dữ liệu, việc trả lời khách hàng qua email đều được thực hiện nhanh chóng, giảm bớt thời gian đồng thời tăng cường hiệu quả tác nghiệp cho cơ quan đăng ký.
Đối với khách hàng, phương thức đăng ký qua thư điện tử thực sự nhanh chóng, đã tạo thuận lợi cho khách hàng hơn các phương thức đăng ký khác. Khách hàng tiết kiệm được thời gian, đặc biệt là các khách hàng ở xa không cần đến trụ sở cơ quan đăng ký để nộp đơn, không mất thời gian chờ đơn gửi qua bưu điện, khắc phục đơn lỗi trong trường hợp gửi qua fax…; việc cùng lúc gửi nhiều đơn không bị hạn chế bởi tốc độ đường truyền, thời gian nhận kết quả đăng ký nhanh chóng góp phần hoàn thiện hồ sơ tín dụng, tăng hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên, sau 6 tháng triển khai thí điểm cũng phát sinh một số khó khăn, hạn chế sau đây:
Thứ nhất: mặc dù đã được nâng cấp, nhưng dung lượng hộp thư điện tử của Bộ Tư pháp (moj.gov.vn) hiện nay chưa thể đáp ứng được hoạt động tác nghiệp thường xuyên của các Trung tâm Đăng ký, dẫn đến tình trạng quá tải hộp thư điện tử. Mặt khác, hoạt động của hộp thư điện tử của Bộ Tư pháp chưa thực sự ổn định, thường xuyên báo lỗi, tốc độ truy xuất giảm đáng kể khi cùng lúc có nhiều email gửi đơn đăng ký của khách hàng. Điều này đã thực sự ảnh hưởng đến hiệu quả công tác đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm được gửi qua thư điện tử tại các Trung tâm đăng ký.
Thứ hai: Hiện nay, theo hướng dẫn của Cục Đăng ký, các file gửi qua hộp thư điện tử của cơ quan đăng ký mới chỉ dừng lại ở bản scan dạng file PDF, trong khi đó các dạng file ảnh không sửa chữa được như file TIF, JPEG… lại chưa có hướng dẫn cụ thể. Vì vậy, việc chỉ cho phép gửi đơn dưới dạng file PDF đã hạn chế khả năng lựa chọn của khách hàng, chưa thực sự tạo thuận lợi cho người gửi đơn yêu cầu đăng ký qua thư điện tử.
Thứ ba: Tại Công văn số 1095/BTP-ĐKGDBĐ, Cục Đăng ký khuyến cáo khách hàng không nên sử dụng hộp thư điện tử miễn phí (yahoo, gmail…) để gửi đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp quy định các Trung tâm đăng ký được quyền từ chối nên trên thực tế các Trung tâm đăng ký vẫn tiếp nhận và xử lý đơn yêu cầu đăng ký, cung cấp thông tin khi được gửi từ hộp thư điện tử miễn phí. Điều này gây khó khăn cho cơ quan đăng ký khi thực hiện thu lệ phí đăng ký và trong các trường hợp phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý của đơn yêu cầu đăng ký.
Thứ tư: Một số ngân hàng gặp khó khăn trong việc quét đơn yêu cầu đăng ký (scanner) nên hiện nay vẫn chưa triển khai áp dụng theo phương thức gửi đơn qua thư điện tử mà vẫn duy trì các phương thức gửi đơn truyền thống.
Trên cơ sở những thuận tiện, lợi ích và những hạn chế, khó khăn trong quá trình áp dụng thí điểm tiếp, Cục Đăng ký cùng các Trung tâm đăng ký giao dịch, tài sản rút ra những bài học kinh nghiệm và tiếp tục nghiên cứu, đề xuất, kiến nghị nhằm khắc phục vướng mắc mà các Trung tâm đăng ký cũng các tổ chức tín dụng đang gặp phải, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp nhằm tăng cường hiệu quả của phương thức này trong thực tiễn, đặc biệt khi vận hành và áp dụng hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm trực tuyến trong thời gian tới.
Thu Thủy – Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm