Một số kinh nghiệm sau đợt thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Đà NẵngTrong thực tế cuộc sống, giao dịch dân sự, kinh tế, hành chính, lao động, hôn nhân gia đình là phổ biến nhưng rất đa dạng phong phú, phức tạp và liên quan đến rất nhiều các văn bản pháp luật khác nhau, điều chỉnh các hành vi và các mối quan hệ khác nhau...Do đó, công chứng viên phải là “Thẩm phán phòng ngừa”, phải là chiếc “phễu lọc” làm giảm thiểu các tranh chấp, các giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.Thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực này lại càng khó khăn phức tạp hơn, nó đòi hỏi các cán bộ làm công tác thanh tra phải nghiên cứu rất sâu và rộng các quy định của pháp luật về các giao dịch nêu trên. Không thể hy vọng trong một bài viết, một cuộc thanh tra sẽ phản ánh đầy đủ “nội hàm” đó. Tác giả hy vọng bạn đọc đặc biệt là cán bộ làm công tác thanh tra tư pháp, các công chứng viên sẽ rút ra được một số kinh nghiệm nhỏ bé về nghiệp vụ công chứng từ bài viết này.Thực hiện Quyết định số 16/QĐ-TTR ngày 29/6/2010 của Chánh Thanh tra Bộ Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Đà Nẵng và Kế hoạch thanh tra đã được phê duyệt, từ ngày 12/7/2010 đến 08/8/2010, Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra tại thành phố Đà Nẵng.Quá trình thanh tra, Đoàn thanh tra đã tiến hành làm việc với Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng, 05 tổ chức hành nghề công chứng hoạt động trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (bao gồm Phòng công chứng số 1, Phòng công chứng số 2, Phòng công chứng số 3, Văn phòng công chứng Trọng Tâm và Văn phòng công chứng Phước Nhân), đồng thời tiến hành kiểm tra, xác minh trực tiếp các nội dung thanh tra. I. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG TẠI ĐÀ NẴNGTheo báo cáo của Sở Tư pháp và báo cáo của các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng, tính đến thời điểm thanh tra trên địa bàn Thành phố có 07 tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm 03 Phòng Công chứng và 04 Văn phòng công chứng) được thành lập và cấp phép hoạt động. Khái quát tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng như sau: 1. Về thành lập:+ Đối với các Phòng công chứng: Từ năm 1993 đến nay, trên địa bàn thành phố Đà Nẵng có 03 Phòng công chứng được thành lập và hoạt động tại 03 quận:  Hải Châu, Thanh Khê và Sơn Trà.+ Đối với các Văn phòng công chứng: Triển khai, thực hiện Luật Công chứng năm 2006, cho đến nay Đà Nẵng đã thành lập và cấp phép hoạt động cho 04 Văn phòng công chứng tại 04 quận: Hải Châu, Thanh Khê, Liên Chiểu và Cẩm Lệ. Các Văn phòng được thành lập và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân.2. Về tổ chức:Tính đến thời điểm 30/6/2010, các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng có 15 Công chứng viên và 59 nhân viên đang làm việc, trong đó, các Phòng công chứng có 11 Công chứng viên và 30 nhân viên; các Văn phòng công chứng có 04 Công chứng viên (bao gồm: 01 công chứng viên là thẩm phán nghỉ hưu; 01 công chứng viên là kiểm sát viên về hưu và 02 công chứng viên chuyển từ công chứng viên các Phòng công chứng sang) và 29 nhân viên. (Chi tiết xem phụ lục số 1).3. Về hoạt động: Từ năm 2007 đến 30/6/2010, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố đã công chứng được 140.254 việc. Trong đó, các Phòng công chứng thực hiện được 119.796 việc và các Văn phòng công chứng thực hiện được 20.458 việc. Số liệu cụ thể được thể hiện chi tiết theo bảng dưới đây:STTTÊN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNGSỐ VIỆC CÔNG CHỨNG ĐÃ THỰC HIỆNGHI CHÚ200720082009QI, II/2010Tổng cộngPhòng công chứng số 116.57613.41314.3856.19341.941Phòng công chứng số 212.27815.56014.4076.34948.594Phòng công chứng số 35.3328.15710.4415.33129.261VPCC Trọng Tâm5.8374.0319.868Hoạt động từ 18/12/2008VPCC Phước Nhân7852.5493.334Hoạt động từ 04/9/2009VPCC Bảo Nguyệt9805.6823.47910.141Hoạt động từ 09/9/2008VPCC Ngọc Yến2.8753.2406.115Hoạt động từ 03/4/2009Tổng140.2544. Về cơ sở vật chất: Kể từ khi được thành lập đến nay, các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố đã không ngừng được hoàn thiện về cơ sở vật chất. Đa số các Tổ chức có trụ sở khang trang, với trang thiết bị hiện đại, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng. II. KẾT QUẢ THANH TRA1. Về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng tại Đà NẵngThực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, trong những năm qua, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã chủ động, tích cực, phát huy vai trò của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả của quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Cụ thể, Sở Tư pháp Đà Nẵng đã thực hiện tốt các công việc sau:1.1. Việc tiếp nhận, thẩm định, cấp giấy đăng ký hoạt động cho các Văn phòng công chứngNgay sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp đã tiến hành thẩm định hồ sơ; tham mưu cho Chủ tịch UBND Thành phố ký Quyết định cho phép thành lập 04 Văn phòng công chứng tại quận Hải Châu, Thanh Khê, Liên Chiểu và Cẩm Lệ; Cấp Giấy đăng ký hoạt động cho 04 Văn phòng công chứng và Cấp thay đổi Giấy đăng ký hoạt động cho 01 Văn phòng công chứng. Nhìn chung, các hồ sơ được cấp phép và cấp thay đổi đăng ký hoạt động đều đáp ứng yêu cầu, phù hợp với quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng cũng như quy hoạch của thành phố.1.2. Việc tham mưu, đề xuất cho UBND Thành phố các biện pháp hỗ trợ phát triển các tổ chức hành nghề công chứnga. Công tác tham mưu và xây dựng văn bảnTừ năm 2007, đến nay, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã tham mưu cho UBND Thành phố ban hành các văn bản sau: Chỉ thị số 14/2007/CT-UBND ngày 04/7/2007 về việc triển khai thực hiện Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.- Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2008-2010 ban hành kèm theo Quyết định số 7186/QĐ-UBND ngày 03/9/2008 của UBND thành phố Đà Nẵng.          - Quyết định số 10/2009/QĐ-UBND ngày 27/02/2009 về Chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản tại UBND các phường, quận cho các tổ chức hành nghề công chứng và giao thêm việc chứng thực bản sao cho Phòng Tư phápquận, huyện.- Quyết định số 14/2010/QĐ-UBND ngày 10/5/2010 về chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản  tại UBND các quận, phường cho các tổ chức hành nghề công chứng và giao thêm việc chứng thực bản sao cho Phòng Tư pháp quận, huyện (thay thế Quyết định số 10/2009/QĐ-UBND ngày 27/02/2009)- Triển khai Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển các tổ chức hành nghề công chứng ở Việt nam đến năm 2020” của Thủ tướng Chính phủ, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 3427/QĐ-UBND ngày 06/5/2010 Ban hành Kế hoạch thực hiện Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển các tổ chức hành nghề công chứng ở Việt nam đến năm 2020” của Thủ tướng Chính phủ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Theo đó, Sở Tư pháp sẽ tổ chức điều tra, khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng; rà soát, đánh giá, sơ kết việc thực hiện Đề án “Phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” (ban hành theo Quyết định số 7186/QĐ-UBND ngày 03/9/2008 của UBND thành phố). Sau đó, trên cơ sở Hệ tiêu chí quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, Sở Tư pháp xây dựng và tham mưu cho UBND thành phố Đề án “Phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố giai đoạn 2010 -2020” phù hợp với sự phát triến của thành phố Đà Nẵng. - Sở Tư pháp trực tiếp ban hành:+ Đề án Cải cách thủ tục hành chính tại các Phòng Công chứng thuộc Sở Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 823/QĐ-STP ngày 21/5/2008 của Giám đốc Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng). + Quyết định số 1385/QĐ-STP ngày 23/9/2008 của về quy trình hướng dẫn, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp.Hiện nay, Sở Tư pháp đã xây dựngdự thảo Quy chế về tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ công chứng và đang tổ chức lấy ý kiến của các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi hoàn chỉnh dự thảo Quy chế, Sở Tư pháp có văn bản xin ý kiến chỉ đạo của UBND thành phố về việc thành lập Câu lạc bộ công chứng thành phố Đà Nẵng. b. Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luậtSau khi Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp đã chủ động phối hợp với các sở, ban ngành, đoàn thể và UBND các quận, huyện đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến nội dung Luật Công chứng, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký dưới nhiều hình thức khác nhau để mọi công dân, tổ chức hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định phân cấp mới về thẩm quyền thực hiện công chứng, đồng thời tổ chức biên soạn, in ấn và phát hành được 7.000 tờ rơi, tờ gấp, 2.000 cuốn tài liệu hỏi - đáp pháp luật trong lĩnh vực công chứng để cung cấp cho người dân, cán bộ cơ sở tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công chứng. Ngoài ra, Sở Tư pháp đã tổ chức tập huấn chuyên sâu nội dung Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho 04 lớp tập huấn với 600 lượt cán bộ, công chức ngành Tư pháp thành phố, trong đó chú trọng tập huấn nghiệp vụ cho công chứng viên và cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện công tác công chứng. c. Việc hướng dẫn nghiệp vụ công chứngHằng quý, Sở Tư pháp tổ chức sinh hoạt định kỳ với các tổ chức hành nghề công chứng để kịp thời nắm bắt tình hình tổ chức, hoạt động, chấn chỉnh, phòng ngừa các sai phạm cũng như các vấn đề vướng mắc về chuyên môn nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng. Sau mỗi đợt sinh hoạt, Giám đốc Sở đều có văn bản thông báo nội dung cũng như giải đáp các vấn đề vướng mắc của các tổ chức hành nghề công chứng. Qua đó, đảm bảo cho hoạt động nghiệp vụ công chứng được thực hiện thống nhất trên toàn Thành phố.1.3. Công tác kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứnga. Về kiểm tra, thanh traXác định thanh tra, kiểm tra là hoạt động thường xuyên, liên tục của công tác quản lý nhà nước, hằng năm Sở Tư pháp Đà Nẵng thường xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng. Cụ thể:- Về công tác kiểm tra: Ngay từ đầu năm, Sở Tư pháp đã tiến hành xây dựng kế hoạch kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng và nghiêm túc triển khai kế hoạch. Năm 2009, Sở Tư pháp đã tiến hành 02 đợt kiểm tra tại Văn phòng công chứng Bảo Nguyệt (tháng 3/2009) và Văn phòng công chứng Trọng Tâm (tháng 10/2009); năm 2010 tổ chức được 01 đợt kiểm tra tại Văn phòng công chứng Ngọc Yến (tháng 6/2010). Các đợt kiểm tra đều có sự phối hợp tham gia của Phòng Bổ trợ Tư pháp, Thanh tra Sở, Văn phòng Sở và đại diện Chi cục thuế các địa phương nơi Văn phòng công chứng có trụ sở.Theo Kế hoạch, năm 2010, Sở Tư pháp sẽ tiến hành kiểm tra 03 Văn phòng công chứng. - Về công tác thanh tra:Từ năm 2007 đến nay, Sở Tư pháp (Phòng Bổ trợ tư pháp phối hợp với Thanh tra Sở) thực hiện thanh tra 03 đợt đối với 03 tổ chức hành nghề công chứng, cụ thể: năm 2007, thanh tra Phòng công chứng số 2 và Phòng Công chứng số 3; năm 2009, thanh tra Phòng công chứng số 1.Theo Kế hoạch, năm 2010, Sở Tư pháp sẽ tiến hành thanh tra 01 Văn phòng công chứng và 02 Phòng công chứng. Việc thanh tra, kiểm tra được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục luật định. b. Về giải quyết khiếu nại, tố cáoTừ năm 2007 đến nay, Sở Tư pháp đã tiếp nhận tổng cộng 13 đơn thư các loại (01 đơn tố cáo, 12 đơn khiếu nại, kiến nghị, thỉnh cầu) do công dân, tổ chức gửi đến. Trong số 13 đơn do công dân gửi đến có 07 đơn khiếu nại, kiến nghị, thỉnh cầu thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở, có 06 đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của Trưởng các Phòng công chứng. Thanh tra Sở đã xử lý đơn theo đúng quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và chỉ đạo của Giám đốc Sở. Nhìn chung, với các hoạt động trên, Sở Tư pháp Đà Nẵng đã góp phần tích cực trong việc đưa hoạt động công chứng tại thành phố Đà Nẵng đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính, đồng thời bảo đảm việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với nhu cầu thực tế của địa phương.2. Kết quả thanh tra 05 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đã Nẵng          2.1. Về tổ chức hành nghề công chứng- Ưu điểm: Thực hiện các quy định của Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 02/NĐ-CP ngày 04/01/2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật Công chứng. Các Tổ chức hành nghề công chứng đã chấp hành tương đối đầy đủ nghĩa vụ của Tổ chức hành nghề công chứng. Cụ thể:Sau khi có Quyết định cho phép thành lập và được cấp giấy phép hoạt động, các Văn phòng công chứng được thanh tra đã tiến hành đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng theo đúng quy định tại Điều 30 Luật Công chứng.Các Tổ chức hành nghề công chứng đều niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng; Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; Chấp hành các quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê; Chấp hành các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra; lưu trữ hồ sơ công chứng... - Tồn tại, thiếu sót:Bên cạnh những ưu điểm như đã đề cập ở trên, các Văn phòng công chứng được thanh tra chưa chấp hành nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các Công ty bảo hiểm không muốn bán bảo hiểm cho công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Điều này, đã gây khó khăn cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghĩa vụ của mình. 2.2. Về nghiệp vụ công chứngDo thời gian thanh tra có hạn và số lượng các vụ việc công chứng khá nhiều, Đoàn thanh tra đã áp dụng phương pháp thanh tra theo xác suất hồ sơ công chứng của các Tổ chức hành nghề công chứng, mỗi tháng 01 tập hồ sơ (từ 40-50 hồ sơ) và chủ yếu tập trung vào hồ sơ công chứng từ năm 2009 đến 30/6/2010. Kết quả cụ thể như sau:2.2.1.  Về lời chứng của công chứng viênTại Điều 5 Luật Công chứng quy định: Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên vàđóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều thực hiện chưa đúng quy định của điều luật này, cụ thể:- Ngoài Phòng công chứng số 3, hầu hết lời chứng của công chứng viên Phòng công chứng số 1, số 2 không ghi tên của công chứng viên và một số hồ sơ của Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân cũng thiếu tên của công chứng viên trong lời chứng.- Nhiều hồ sơ của các tổ chức hành nghề công chứng vẫn sử dụng cụm từ “phù hợp với pháp luật, đạo đức xã hội”; “không trái pháp luật, đạo đức xã hội” và không xác nhận đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật.- Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 2; Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân, lời chứng không ghi tên các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.- Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 2 để trống tên của tổ chức hành nghề công chứng, thậm chí hồ sơ số 13850/2009 còn không có dấu của tổ chức hành nghề công chứng.- Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 2, số 3; Văn phòng công chứng Trọng Tâm lời chứng để trống số tờ, số trang, số bản của hợp đồng.- Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 3 thiếu ngày, tháng.- Một số hồ sơ của Văn phòng công chứng Trọng Tâm và Phước Nhân lời chứng vẫn còn lỗi kỹ thuật như ghi nhầm “Văn phòng công chứng” thành “Phòng công chứng”.- Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1 và Văn phòng công chứng Phước Nhân còn sai sót trong việc đính chính phần lời chứng hoặc sửa lỗi kỹ thuật tại phần lời chứng.Với các sai phạm trên, Đoàn Thanh tra cho rằng nguyên nhân chính là do kỹ năng hành nghề của công chứng viên chưa cao nên còn để nhiều sai sót về mặt kỹ thuật trong phần lời chứng. Đoàn Thanh tra đã yêu cầu các Tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm và kịp thời chấn chỉnh, khắc phục.2.2.2.  Về lưu trữ và quản lý hồ sơ công chứng- Ưu điểm: Nhìn chung, công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng được các tổ chức hành nghề công chứng khá chú trọng và được thực hiện gần như thống nhất. Cụ thể: Hồ sơ công chứng được quản lý theo phần mềm Master. Hầu hết hồ sơ đều lưu tương đối đầy đủ các văn bản và giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, hồ sơ của Văn phòng công chứng Trọng Tâm được lưu khá cẩn thận, mỗi hồ sơ đều được bọc bìa cứng ở góc hồ sơ trước khi ghim.Các hồ sơ được lưu theo đúng thứ tự ghi trong sổ công chứng và được bảo quản trong cặp ba dây hoặc hộp nhựa. Mỗi cặp lưu khoảng 40-50 hồ sơ và đều có mục lục hồ sơ công chứng kèm theo trong đó ghi đầy đủ thông tin về hồ sơ lưu (in từ sổ công chứng theo phần mềm Master). Với cách theo dõi và quản lý hồ sơ như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và tra cứu hồ sơ khi cần thiết.- Hạn chế, thiếu sót:Mặc dù các hồ sơ đều có mục lục văn kiện ghi các giấy tờ có trong hồ sơ, nhưng tất cả hồ sơ đều không được đánh số trang và đánh số bút lục trước khi đưa vào lưu trữ. 2.2.3.  Về sổ công chứngViệc theo dõi hồ sơ công chứng được thực hiện theo phần mềm Master. Hàng tháng, các tổ chức hành nghề công chứng in ra thành văn bản sau đó đóng thành tập riêng. Mỗi tập đều được đóng dấu và có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị.2.2.4.  Về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch2.2.4.1. Kết quả thanh tra thủ tục công chứngTại Đà Nẵng thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện một cách gần như thống nhất trên cơ sở quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng, các văn bản pháp luật có liên quan và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp. Đồng thời, thủ tục công chứng từng loại hợp đồng, giao dịch được các tổ chức hành nghề công chứng niêm yết công khai tại trụ sở làm việc. Sau khi xem xét các thủ tục này, Đoàn thanh tra thấy có một số thủ tục công chứng, đặc biệt là thủ tục công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu được xây dựng và thực hiện có những điểm khác biệt so với một số địa phương khác. Cụ thể:* Đối với hợp đồng, giao dịch mà đối tượng của hợp đồng, giao dịch là quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà:Căn cứ Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03/10/2001 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Hôn nhân và gia đình năm 2001; Luật Đất đai năm 2003 và Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Đất đai, các tổ chức hành nghề công chứng xác định: Vợ, chồng có quyền sở hữu chung hoặc sở hữu riêng đối với nhà, đất hình thành trong thời kỳ hôn nhân và kể từ ngày 16/11/2004, nếu quyền sở hữu nhà, sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng thì giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, sử dụng đất (giấy chứng nhận) phải ghi cả họ tên vợ, họ tên chồng. Do đó, tài sản được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu sau ngày 16/11/2004, giấy chứng nhận mang tên ai thì người đó là chủ sở hữu đối với tài sản; Tài sản được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu trước ngày 16/11/2004, nếu hình thành trong thời kỳ hôn nhân được xác định là thuộc sở hữu chung của vợ, chồng, trừ trường hợp giấy chứng nhận ghi tên một người và người đó chứng minh được tài sản thuộc sở hữu riêng của mình.Trên cơ sở xác định quyền sở hữu đối với tài sản như trên, thủ tục công chứng được chia làm hai loại:- Thứ nhất, Đối với hợp đồng, giao dịch mà đối tượng của hợp đồng là tài sản được cấp giấy chứng nhận trước ngày 16/11/2004Bên chuyển dịch tài sản (chuyển nhượng, bán, tặng cho, lập di chúc) thông thường là cả hai vợ, chồng (trừ trường hợp tài sản thuộc sở hữu riêng). Do đó, hợp đồng, giao dịch phải thể hiện ý chí của cả hai vợ, chồng (trừ trường hợp tài sản thuộc sở hữu riêng) và trong hồ sơ ngoài phiếu yêu cầu công chứng, giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu tài sản, thì bên chuyển dịch tài sản (chuyển nhượng, bán, tặng cho, lập di chúc) phải có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy chứng tử); giấy tờ tùy thân của người đứng tên trong hợp đồng và giấy tờ chứng minh tài sản thuộc sở hữu riêng của mình (nếu có). Bên nhận chuyển dịch tài sản (bên nhận chuyển nhượng, mua), có thể là cá nhân hoặc hai vợ chồng hoặc một bên vợ hoặc chồng. Do đó, hợp đồng có thể mang tên cả hai vợ chồng hoặc chỉ mang tên một bên vợ hoặc chồng (nếu tài sản được hình thành trong thời kỳ hôn nhân). Tuy nhiên, nếu hợp đồng mang tên một bên vợ hoặc chồng thì người đó phải có giấy tờ chứng minh tài sản dự định nhận chuyển dịch từ nguồn tài chính của riêng cá nhân mình. Do vậy, hồ sơ của bên nhận chuyển dịch tài sản ngoài giấy tờ tùy thân của bên nhận chuyển dịch tài sản, phải có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân (sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc giấy chứng tử), giấy tờ chứng minh tài sản thuộc sở hữu riêng của mình (nếu có).- Đối với hợp đồng, giao dịch mà đối tượng của hợp đồng là tài sản được cấp giấy chứng nhận sau ngày 16/11/2004Bên chuyển dịch tài sản là người đứng tên trong giấy chứng nhận. Do đó, hợp đồng, giao dịch chỉ cần thể hiện ý chí của họ và trong hồ sơ ngoài phiếu yêu cầu công chứng, giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu tài sản, thì bên chuyển dịch chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân của mình. Đối với bên nhận chuyển dịch, hợp đồng và các giấy tờ có trong hồ sơ được thực hiện như trường hợp thứ nhất.Theo quan điểm của Đoàn thanh tra, thủ tục công chứng các loại hợp đồng giao dịch trên là phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành, tạo điều kiện thông thoáng cho người dân, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Đồng thời, đây cũng là một cách áp dụng pháp luật mới, có nhiều ưu điểm so với các địa phương khác, cần được tiêu chuẩn hóa, hướng dẫn đồng bộ trên phạm vi toàn quốc.  Do vậy, việc nhận xét của Đoàn liên quan đến các loại hợp đồng, giao dịch này được xác định trên cơ sở thừa nhận các hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ nêu trên là đúng.* Đối với việc công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế. Qua thanh tra cho thấy: Khi công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế, công chứng viên các tổ chức hành nghề công chứng thường yêu cầu công dân chứng nhận tờ khai di sản tại UBND xã, phường. Sau đó, trên cơ sở tờ khai và yêu cầu của người được hưởng di sản, công chứng viên thực hiện việc công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế.Ngoài ra, rất nhiều trường hợp di sản là quyền sử dụng lô đất được phân lô. Khi công chứng, công chứng viên đã không thực hiện đúng thủ tục được quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 49 và Điều 50 Luật Công chứng. Cụ thể: giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất của người để lại di sản chỉ là phiếu phân lô (không có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và thường là của chung hai vợ, chồng người để lại di sản). Theo quy định của pháp luật hiện hành đây là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu và theo quy định tại Điều 106 Luật Đất Đai việc thừa kế chỉ được thực hiện khi tài sản đó thỏa mãn 04 điều kiện (có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đất không có tranh chấp, quyền sử dụng đất không bị kê biên để bảo đảm thi hành án và trong thời hạn sử dụng đất). Do vậy, Đoàn thanh tra thấy rằng thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế nêu trên là chưa đúng quy định của pháp luật. Đề nghị các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng nghiêm túc thực hiện.* Đối với hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà đất có nguồn gốc từ thừa kế.Khi tham gia các hợp đồng, giao dịch (mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, ủy quyền), để chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu, sử dụng của mình, người được hưởng di sản chỉ cần xuất trình giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà hoặc phiếu phân lô của người để lại di sản và văn bản thỏa thuận phân chia di sản (do UBND cấp xã xác nhận) hoặc văn bản khai nhận di sản (đã được công chứng) mà không nhất thiết phải xuất trình giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà mang tên mình, vẫn được công chứng viên thực hiện việc công chứng. Theo quan điểm của Đoàn thanh tra, việc thực hiện như trên là chưa đúng với quy định của pháp luật. Vì văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng và văn bản khai nhận di sản chỉ là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, sở hữu nhà. Chỉ khi di sản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký chuyển quyền sử dụng, sở hữu từ người để lại di sản cho người được hưởng di sản, thì người được hưởng di sản mới được thực hiện các giao dịch khác.2.4.2.2. Kết quả thanh tra hồ sơ công chứngQua thanh tra cho thấy: Về cơ bản, các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng. Hầu hết hồ sơ được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền công chứng và được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng. Hồ sơ được lưu trữ khá đầy đủ các giấy tờ có liên quan làm căn cứ xác định tính xác thực của các hợp đồng, giao dịch được công chứng.Bên cạnh các ưu điểm trên, việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng vẫn còn tồn tại những thiếu sót, vi phạm. Cụ thể như sau:a. Một số sai sót thường gặp trong các hồ sơ công chứng* Về hồ sơ công chứngTheo quy định tại khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng, khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng phải nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu; Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao giấy tờ tuỳ thân; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Tuy nhiên, qua thanh tra cho thấy nhiều hồ sơ công chứng không có đầy đủ các loại giấy tờ nêu trên. Cụ thể: - Về phiếu yêu cầu công chứng: Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 3, Văn phòng công chứng Trọng Nhân phiếu yêu cầu công chứng không ghi ngày, tháng, năm yêu cầu và không có chữ ký của người nhận phiếu; Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 3 thiếu chữ ký của người nhận phiếu.- Về bản sao giấy tờ tùy thânQua thanh tra cho thấy các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng đều vi phạm quy định này. Cụ thể: Nhiều hồ sơ của các tổ chức hành nghề công chứng có chứng minh thư nhân dân của các bên tham gia giao dịch quá hạn.Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2 thiếu chứng minh thư nhân dân của cán bộ ngân hàng được ủy quyền theo vụ việc.Cá biệt, một số hồ sơ của Phòng công chứng số 3 thiếu chứng minh thư nhân dân của các bên tham gia giao dịch.Theo giải trình của các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng, mặc dù khi kiểm tra hồ sơ, giao dịch, công chứng viên có phát hiện ra các sai phạm trên. Tuy nhiên, về vấn đề chứng minh thư nhân dân của các bên tham gia giao dịch quá hạn, một số tổ chức hành nghề công chứng cho rằng, cho đến nay chưa có văn bản nào quy định giấy tờ tùy thân nhất thiết phải là chứng minh thư nhân dân và do hiện nay, trên địa bàn thành phố Đà Nẵng rất nhiều người có chứng minh thư nhân dân quá hạn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi tham gia giao dịch, các tổ chức hành nghề công chứng đã chấp thuận cho công dân tham gia giao dịch khi chứng minh thư nhân dân quá hạn sử dụng.Về vấn đề này, Đoàn thanh tra thấy rằng việc các tổ chức hành nghề công chứng tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi đến tham gia giao dịch là cần thiết. Tuy nhiên, khi thực hiện nhiệm vụ của mình công chứng viên phải tuân thủ pháp luật để tránh rủi ro xảy ra. Do vậy, Đoàn thanh tra đã yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng có vi phạm chấm dứt ngay hành vi vi phạm và kịp thời khắc phục nhằm tránh những hậu quả đáng tiếc xảy ra.- Về bản sao các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch Theo quy định tại điểm d, đ khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng, khi yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng phải nộp bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó và bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Tuy nhiên, qua thanh tra cho thấy một số hồ sơ công chứng được công chứng viên công chứng khi thiếu bản sao một số giấy tờ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Cụ thể:Theo quy định tại điểm b và d khoản 2 điều 47 Luật Doanh nghiệp năm 2005, thì Hội đồng thành viên có quyền: “Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn”; “…thông qua hợp đồng cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty”.Tuy nhiên, công chứng viên của Phòng công chứng số 1, số 2; Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân đã công chứng một số hợp đồng thế chấp tài sản mà người ký hợp đồng là đại diện cho công ty có từ hai thành viên trở lên không lưu biên bản họp hội đồng thành viên, báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc Điều lệ của Công ty. Do vậy, các hồ sơ trên được công chứng chưa chặt chẽ, chưa đầy đủ các giấy tờ cần thiết mà pháp luật quy định phải có và tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro.+ Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2; Văn phòng công chứng Trọng Tâm thiếu giấy ủy quyền của ngân hàng cho Phó Giám đốc hoặc cán bộ giao dịch ký hợp đồng.+ Một số hồ sơ công chứng của Phòng công chứng số 1; Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân, thiếu bản sao giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân quá hạn+ Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 2; Văn phòng công chứng Phước Nhân thiếu bản sao biên bản định giá tài sản trong trường hợp biên bản định giá tài sản là một phần không thể tách rời của hợp đồng.+ Cá biệt, hồ sơ số 5711/2009 của Văn phòng công chứng Trọng Tâm không lưu biên bản họp hội đồng quản trị hoặc Điều lệ Công ty của một bên liên danh để xác định quyền hạn của một bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Hồ sơ số 10863/2009 của Phòng công chứng số 1, thiếu bản sao giấy chứng tử để xác định tài sản thuộc sở hữu riêng.- Về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng và kiểm tra hồ sơ công chứngĐối với hợp đồng giao dịch đã được soạn thảo sẵn: Theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Luật Công chứng, công chứng viên có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ công chứng. Khi thấy hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Đối với hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Theo quy định tại khoản 2 Điều 36, ngoài việc thực hiện các quy định trên, công chứng viên còn có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, giao dịch, trong trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.Tuy nhiên, hiện nay hầu hết việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, ghi sổ công chứng đều do chuyên viên hoặc cán bộ pháp lý thực hiện. Việc làm này tuy không phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Nhưng thực tế cho thấy với số lượng các hợp đồng, giao dịch và số lượng công chứng viên như hiện nay để đáp ứng được yêu cầu của cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng thì việc để chuyên viên hoặc cán bộ pháp lý thực hiện việc ghi sổ và soạn thảo hợp đồng giao dịch theo yêu cầu của công chứng viên là hợp lý. Hơn nữa, việc làm này không làm ảnh hưởng đến tính an toàn pháp lý của hợp đồng, giao dịch. Do vậy, trong thời gian tới quy định này cần phải được sửa đổi cho phù hợp.- Về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng Theo quy định tại khoản 6 Điều 35 Luật Công chứng và Điều 41 Luật Công chứng thì các bên tham gia giao dịch và công chứng viên phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và các bên tham gia giao dịch phải ký trước mặt công chứng viên. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng khi người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp công chứng di chúc, theo đề nghị của người yêu cầu công chứng và khi công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.Qua thanh tra cho thấy, đa số hồ sơ công chứng được thực hiện theo đúng quy định trên. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp tài sản của các tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định này. Cụ thể:+ Nhiều hồ sơ của Phòng công chứng số 1, số 2; Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân thiếu chữ ký của đại diện ngân hàng vào từng trang của hợp đồng. + Nhiều hồ sơ của Phòng công chứng số 2, số 3; Văn phòng công chứng Trọng Tâm, Phước Nhân thiếu chữ ký của các bên tham gia giao dịch và công chứng viên vào một số trang chẵn của hợp đồng.+ Cá biệt có hồ sơ số 01/2010 của Phòng công chứng số 1 và hồ sơ số 2954T và hồ sơ số 939U/2010 của Phòng công chứng số 3 các bên tham gia giao dịch không ký trước mặt công chứng viên.- Về chữ viết trong văn bản công chứng TạiĐiều 40 Luật Công chứng đã quy định khá cụ thể, rõ ràng về chữ viết trong văn bản công chứng. Tuy nhiên, quá trình tổ chức thực hiện nhiều tổ chức hành nghề công chứng vẫn vi phạm. Cụ thể: + Một số hợp đồng giao dịch, đặc biệt là hợp đồng thế chấp tài sản của các tổ chức hành nghề công chứng còn để trống ngày, tháng hoặc trống trong nội dung.+ Nhiều hồ sơ của Phòng công chứng số 1 vẫn còn lỗi kỹ thuật như nhầm tên, sai tên, viết chèn, viết đè, gạch xóa...- Về sửa lỗi kỹ thuậtViệc sửa lỗi kỹ thuật được các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tương đối chuẩn xác. Duy chỉ có hợp đồng số 11650/2009 của Phòng công chứng số 1, công chứng viên đã sửa lỗi kỹ thuật liên quan đến nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch vi phạm Điều 43 Luật Công chứng.Ngoài ra, qua thanh tra, Đoàn cũng phát hiện thấy tại Phòng công chứng số 1, có 08 hồ sơ công chứng hợp đồng bán đấu giá tài sản, thời gian thể hiện trong lời chứng sớm hơn so với thời gian phiên bán đấu giá kết thúc. Tuy nhiên, qua xác minh, Đoàn thanh tra thấy rằng các phiên bán đấu giá này công chứng viên đều chứng kiến từ đầu đến cuối phiên. Sở dĩ, thời gian ghi trong lời chứng không khớp là do lời chứng của công chứng viên do Trung tâm bán đấu giá soạn thảo sẵn nên công chứng viên đã chủ quan không kiểm tra kỹ. Do vậy, Đoàn thanh tra đã yêu cầu các công chứng viên ký các hợp đồng trên làm bản cam kết có xác nhận của Trưởng phòng công chứng và đồng ý để cho công chứng viên sửa lỗi kỹ thuật. Đồng thời, yêu cầu công chứng viên phải kiểm tra cẩn thận hồ sơ trước khi ký tránh để xảy ra hậu quả xấu.b. Một số sai phạm cá biệtNgoài những sai sót, hạn chế trên, Đoàn thanh tra đã phát hiện thấy một số hợp đồng, giao dịch có nội dung vi phạm pháp luật nhưng vẫn được công chứng. Cụ thể:- Hồ sơ công chứng số 10906/2009 của Phòng công chứng số 1, công chứng viên đã công chứng việc hủy hợp đồng tặng cho khi một đồng sở hữu tài sản của bên tặng cho đã chết.  - Một số hồ sơ công chứng vi phạm điểm a, khoản 1, điều 106 Luật Đất đai. Cụ thể:+ Hồ sơ số 10875/2009 của Phòng công chứng số 1, công chứng viên công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất khi mảnh đất được chuyển nhượng chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (chỉ có giấy nộp tiền của bên chuyển nhượng vào ngân sách nhà nước).+ Hồ sơ số 99TK, 91TK, 87TK/2010 phân chia di sản thừa kế hoặc xác lập di chúc khi đối tượng của hợp đồng, giao dịch là lô đất tái định cư chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (chỉ có phiếu phân lô).- Hồ sơ số 461T/2010 của Phòng công chứng số 3, công chứng viên công chứng phụ lục hợp đồng thế chấp tài sản khi tài sản được đề cập trong phụ lục hợp đồng là ngôi nhà chưa được cơ quan có thẩm quyền công nhận quyền sở hữu (chỉ có giấy phép xây dựng) vi phạm  khoản   điều Luật Nhà ở- Một số hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền lô đất tái định cư cấp cho hộ gia đình hoặc cấp cho từ 02 người trở lên, hợp đồng ủy quyền được lập thiếu người đồng sở hữu hoặc thành viên hộ gia đình nhưng công chứng viên vẫn thực hiện việc công chứng. Cụ thể:+ Hồ sơ số 1895, 1992, 1890, 1879/2009; 793U/2010 của Phòng công chứng số 3 bên ủy quyền thiếu thành viên của hộ gia đình từ đủ 16 tuổi trở lên.Với các sai phạm trên, Đoàn thanh tra yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng có sai phạm phải chấm dứt ngay hành vi sai phạm. Đồng thời, phải tìm mọi biện pháp khắc phục.   2.3. Về việc thu - chi phí công chứng, thù lao công chứngTheo báo cáo của các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra, từ năm 2007 đến 30/6/2010, các tổ chức hành nghề công chứng đã thu được 37.902.764.917 đồng phí công chứng, thù lao công chứng và đã nộp ngân sách nhà nước 20.115.148.675 đồng. Số liệu cụ thể được thể hiện chi tiết theo bảng dưới đây:BẢNG TỔNG HỢPTÌNH HÌNH THU, NỘP PHÍ CÔNG CHỨNG, THÙ LAO CÔNG CHỨNGSTTTÊN TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNGTỔNG THUTỔNG NỘP1.Phòng công chứng số 115.422.849.5179.147.508.4102.Phòng công chứng số 211.179.688.0006.694.463.0003.Phòng công chứng số 36.566.738.5003.745.858.0944.Văn phòng công chứng Trọng Tâm3.962.193.400496.009.2285.Văn phòng công chứng Phước Nhân771.295.50031.309.943Do thời điểm hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng không thống nhất (một số tổ chức hoạt động từ trước năm 2007, một số tổ chức hoạt động từ năm 2009) và hầu hết báo cáo quyết toán của năm 2007 và năm 2008 đã được Sở Tài chính phê duyệt, nên Đoàn thanh tra chủ yếu tập trung xem xét hoạt động thu, chi phí và thù lao công chứng của năm 2009. Qua thanh tra cho thấy: Năm 2009, các tổ chức hành nghề công chứng chỉ thực hiện việc thu phí công chứng. Riêng khoản thù lao công chứng, mặc dù, theo quy định của Luật Công chứng việc thu thù lao công chứng là sự thỏa thuận giữa tổ chức hành nghề công chứng với người yêu cầu công chứng và không quy định mức thu thù lao. Nhưng, để tránh hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng, trong khi chưa thống nhất được mức thu, tạm thời các tổ chức hành nghề công chứng chưa thu thù lao công chứng.- Ưu điểm: Về cơ bản, các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều chấp hành tương đối tốt quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, về thuế, về thu, chi phí công chứng, thù lao công chứng, về quản lý, sử dụng các khoản thu này như: Thực hiện việc mở sổ sách kế toán đầy đủ theo chế độ quy định. Hầu hết các khoản thu, chi từ nguồn thu phí công chứng đều được lập hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ và đều được hạch toán trên sổ kế toán. Các báo cáo thuế, báo cáo tài chính tháng, quý, năm được lập kịp thời, đúng quy định. Việc thu phí công chứng được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư liên tịch số 91/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính Hướng dẫn về mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng. Qua thanh tra, chưa phát hiện thấy các đơn vị được thanh tra có biểu hiện tham ô, tham nhũng, biển thủ công quỹ hoặc trốn thuế từ nguồn thu phí công chứng.- Hạn chế, thiếu sót: Cách ghi biên lai (hóa đơn) và việc lưu trữ biên lai của nhiều tổ chức hành nghề công chứng chưa thực sự khoa học đã ít nhiều gây khó khăn cho việc đối chiếu, thanh tra, kiểm tra khi cần thiết. Cụ thể:Về cách ghi hóa đơn: Mặc dù, biên lai thu phí của các Phòng công chứng và hóa đơn giá trị gia tăng của các Văn phòng công chứng đều ghi tương đối đầy đủ các nội dung cần thiết, nhưng cách thể hiện trên nhiều biên lai (hóa đơn) làm cho người kiểm tra khó xác định đấy là biên lai (hóa đơn) của hồ sơ công chứng nào. Về cách lưu biên lai: Do số lượng các vụ việc công chứng khá nhiều, nên, các Phòng công chứng đã thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng số tiền thu phí của một ngày (có danh mục kèm theo). Tuy nhiên, toàn bộ biên lai vẫn được lưu theo quyển biên lai.2.4. Về việc giải quyết khiếu nại, tố cáoQua thanh tra cho thấy, kể từ khi thực hiện Luật Công chứng cho đến nay số lượng các vụ việc khiếu nại, tố cáo về công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng không nhiều và hầu hết đều được các tổ chức hành nghề công chứng giải quyết triệt để.III.NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN1.Nhận xét1.1. Về công tác quản lý nhà nước về công chứng - Ưu điểm: Từ sau khi Luật Công chứng năm 2007 có hiệu lực đến nay, Sở Tư pháp Đà Nẵng đã thực hiện tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong việc giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công chứng. Cụ thể: Đã tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm triển khai thực hiện các văn bản pháp luật về công chứng và chứng thực và tổ chức triển khai thực hiện các văn bản đó. Đặc biệt, Sở Tư pháp đã chủ động, tích cực trong việc phổ biến, tuyên truyền pháp luật về công chứng và chứng thực; tích cực trong việc thanh tra, kiểm tra công tác công chứng. Kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, bất cập về nghiệp vụ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng. Thực sự là cầu nối nhằm gắn kết hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố. Hoạt động của Sở Tư pháp Đà Nẵng đã góp phần tích cực trong việc đưa hoạt động công chứng tại thành phố Đà Nẵng đi vào nề nếp, đáp ứng yêu cầu đổi mới của công tác cải cách hành chính. Đồng thời, bảo đảm việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng phù hợp với nhu cầu thực tế của địa phương.- Tồn tại, thiếu sót:Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, hoạt động quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp Đà Nẵng vẫn còn tồn tại thiếu sót. Cụ thể: Công tác kiểm tra sau thanh tra chưa được quan tâm đúng mức. Do đó, nhiều thiếu sót, sai phạm của các tổ  chức hành nghề công chứng đã được Sở Tư pháp kết luận tại các kết luận thanh tra, kiểm tra trước đây, nhưng cho đến nay các tổ chức hành nghề công chứng vẫn vi phạm.1.2. Về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra- Ưu điểm: Cùng với các Phòng công chứng, các Văn phòng công chứng trong thời gian qua đã không ngừng được hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, bộ máy, cũng như cơ sở vật chất và đã giải quyết được một lượng lớn các vụ việc công chứng. Trong quá trình hoạt động nhiều tổ chức hành nghề công chứng đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Về cơ bản, các hợp đồng, giao dịch được công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng công chứng đúng thẩm quyền, nội dung của các hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Rất ít hợp đồng, giao dịch có nội dung vi phạm pháp luật đến mức phải đề nghị hủy. Việc công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứng được cơ bản yêu cầu của người yêu cầu công chứng và phù hợp với quy định của pháp luật. Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng đã được các tổ chức hành nghề công chứng chú trọng. Đa số các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra chấp hành tốt quy định của pháp luật về thu - chi phí công chứng, thù lao công chứng. Hầu hết các hồ sơ khiếu nại được giải quyết kịp thời.- Một số tồn tại, thiếu sót:Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, sai phạm cả về lời chứng của công chứng viên lẫn thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, lưu trữ hồ sơ công chứng, cá biệt có một số hồ sơ công chứng có nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật. 2. Kết luận2.1. Về công tác quản lý nhà nước về công chứngSở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã thực hiện tương đối tốt nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong việc giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công chứng. Hoạt động của Sở Tư pháp đã góp phần tích cực cho việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại Đà Nẵng và đưa hoạt động của các tổ chức này dần đi vào nề nếp. Lãnh đạo Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã làm được rất nhiều việc quan trọng và cần thiết về quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng đặc biệt là hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về công chứng tập trung, thống nhất trên toàn thành phố, đưa hoạt động công chứng vào nền nếp, tuân thủ các quy định của pháp luật, giảm thiểu tranh chấp các hợp đồng giao dịch và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình, Sở Tư pháp vẫn chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm tra, thanh tra thường xuyên.2.2. Về việc chấp hành pháp luật của các tổ chức hành nghề công chứng Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng được thanh tra đã có ý thức tuân thủ các quy định của pháp luật về công chứng và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng. Hầu hết, các hợp đồng, giao dịch được công chứng có nội dung không trái pháp luật, không trái đạo đức xã hội và được thực hiện theo đúng thủ tục Luật định. Việc thu, chi phí công chứng được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, cả 05 tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều có những hạn chế, thiếu sót trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch và thu, chi phí công chứng. Cá biệt, có một số hồ sơ có nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật. Cụ thể:* Về nghiệp vụ công chứng- Hồ sơ lưu của các tổ chức hành nghề công chứng  chưa được thực hiện đúng quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ (chi tiết xem mục II phụ lục số 2).          - Nhiều hồ sơ công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng có lời chứng của công chứng viên chưa đúng với quy định tại Điều 5 Luật Công chứng (chi tiết xem mục I phụ lục số 2).          - Các tổ chức hành nghề công chứng đều có những thiếu sót, sai phạm nhất định về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch. Cụ thể:+ Một số hồ sơ của Phòng công chứng số 3 và Văn phòng công chứng Trọng Tâm phiếu yêu cầu công chứng thiếu chữ ký của người nhận hoặc không ghi ngày, tháng, năm yêu cầu công chứng.          + Một số hồ sơ của 05 tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định tại điều 35 Luật Công chứng về bản sao giấy tờ tùy thân và bản sao các giấy tờ có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.+ Một số hồ sơ của các tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định tại khoản 6 điều 35 và điều 41 Luật Công chứng về ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng. Cá biệt có một số hồ sơ của Phòng công chứng số 1 và Phòng công chứng số 3 các bên tham gia giao dịch không ký trước mặt công chứng viên.+ Một số hồ sơ của 05 tổ chức hành nghề công chứng vi phạm điều 40 Luật Công chứng về chữ viết trong văn bản công chứng.+ Hồ sơ số 11650/2009 của Phòng công chứng số 1 vi phạm điều 43 Luật Công chứng về sửa lỗi kỹ thuật.(chi tiết xem mục III phụ lục số 2)+ 08 hồ sơ bán đấu giá tài sản của Phòng công chứng số 1 thời gian ghi trong lời chứng không khớp với thời gian trong biên bản bán đấu giá tài sản.- Ngoài các thiếu sót sai phạm trên, một số hồ sơ công chứng có nội dung hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật (chi tiết xem mục V phụ lục số 2). * Về thu, chi phí công chứng, thù lao công chứng: Cách ghi biên lai (hóa đơn) và việc lưu trữ biên lai (hóa đơn) của hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng chưa khoa học, đã phần nào gây khó khăn cho công tác quản lý cũng như thanh tra, kiểm tra. IV. KIẾN NGHỊTrên cơ sở kết quả thanh tra nêu trên, Đoàn Thanh tra kiến nghị: 2.1. Đối với Lãnh đạo Bộ Tư pháp - Chỉ đạo Vụ Bổ trợ Tư pháp tiến hành rà soát toàn bộ các quy định của pháp luật về công chứng, đất đai, dân sự, giao dịch bảo đảm, nhà ở...liên quan đến nghiệp vụ công chứng nhằm phát hiện ra những vấn đề còn chồng chéo, kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi cho phù hợp.- Sớm ban hành Thông tư hướng dẫn về nghiệp vụ công chứng.- Sớm cấp thẻ công chứng viên để tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên khi hành nghề.2.2. Đối với Vụ Bổ trợ tư phápTăng cường hơn nữa công tác hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo việc giải quyết kịp thời đối với các khó khăn, vướng mắc của địa phương trong quá trình quản lý tổ chức và hoạt động công chứng.2.3. Đối với Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng- Tiếp tục phát huy tốt hơn nữa vai trò của mình trong việc tham mưu, giúp UBND thành phố Đà Nẵng quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn thành phố.- Tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm và chấn chỉnh hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng có sai phạm. - Sớm đưa hoạt động của câu lạc bộ công chứng vào hoạt động.2.4. Đối với các tổ chức hành nghề công chứng Các tổ chức hành nghề công chứng phải nghiêm túc kiểm điểm, rà soát, tự chấn chỉnh, rút kinh nghiệm, chấm dứt ngay các hành vi sai phạm và tiến hành ngay các biện pháp cần thiết để khắc phục những thiếu sót, vi phạm mà Đoàn thanh tra đã chỉ ra. Trên đây là một vài kinh nghiệm được rút ra qua đợt thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng tại thành phố Đà Nẵng, tác giả xin nêu ra để quý đọc giả cùng tham khảo, rất mong tiếp nhận những ý kiến phản hồi, trao đổi của đồng chí, đồng nghiệp để cùng nhau xây dựng nghiệp vụ cho Ngành ngày càng hoàn thiện hơn. Mọi chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo xin liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn./.