Được sự quan tâm chỉ đạo của UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) trong tỉnh Hòa Bình đã từng bước đầu tư cơ sở vật chất và tổ chức thực hiện công tác chứng thực theo tinh thần cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi có yêu cầu chứng thực tại cơ sở. Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra, nắm tình hình thực tế hoạt động chứng thực tại một số UBND cấp xã trong tỉnh cho thấy hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã đã bộc lộ những sai sót, hạn chế, cần phải chấn chỉnh, khắc phục. Cụ thể:
1. Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã chưa được giao đúng, giao đủ các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công tác tư pháp của UBND cấp xã (trong đó có nhiệm vụ chứng thực)
Đa số UBND cấp xã chỉ giao cho công chức tư pháp - hộ tịch thụ lý, tham mưu cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực bản sao giấy tờ, tài liệu, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. (Một số xã còn giao cho công chức Văn phòng thực hiện nhiệm vụ này); giao cho công chức địa chính - xây dựng được tiếp nhận, thụ lý các hồ sơ, giấy tờ thực hiện hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, tham mưu cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực.
Do giao nhiệm vụ chưa đúng người, đúng việc, nên nhiều hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch không được thực hiện đúng trình tự, thủ tục. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực nhưng không có lời chứng, chỉ ký, đóng dấu hoặc có lời chứng nhưng là xác nhận hộ khẩu của một bên giao kết hợp đồng, giao dịch; Nhiều hồ sơ chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký được thực hiện, nhưng đóng dấu chứng thực, dấu “bản sao”, dấu giáp lai (đối với văn bản nhiều trang) không đúng vị trí quy định; Vào sổ chứng thực không đầy đủ, không đúng quy định. Sử dụng một số chứng thực cho nhiều loại giấy tờ, tài liệu được chứng thực; Lưu trữ bản sao giấy tờ được chứng thực chưa đầy đủ, không khoa học. Lưu trữ hồ sơ hợp đồng, giao dịch chưa đủ thành phần giấy tờ, hoặc có chứng thực hợp đồng, giao dịch nhưng không lưu trữ hồ sơ theo quy định.
2. Việc thu lệ phí, quản lý số thu lệ phí chứng thực chưa triệt để
Vẫn còn nhiều đơn vị thu lệ phí chưa đủ theo quy định, có đơn vị, số lệ phí thu được (theo báo cáo) thấp hơn so với số việc chứng thực đã thực hiện. Cá biệt có đơn vị chưa báo cáo được số thu và việc quản lý số thu lệ phí chứng thực.
Để công tác chứng thực ở cơ sở được thực hiện đúng các quy định của pháp luật, phòng ngừa tiêu cực, vi phạm, Sở Tư pháp tỉnh Hòa Bình vừa có văn bản đề nghị UBND các huyện, thành phố chỉ đạo Chủ tịch UBND cấp xã thuộc địa phương mình nghiêm túc thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực, về công tác tư pháp của UBND cấp xã và nhiệm vụ của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã:
Giao cho công chức tư pháp - hộ tịch thụ lý tất cả các hồ sơ yêu cầu chứng thực (bao gồm cả các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân theo thẩm quyền), tham mưu cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện chứng thực đúng quy định. Niêm yết công khai tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” các quy định của pháp luật về hồ sơ chứng thực, trình tự, thủ tục, thời gian thực hiện chứng thực; lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký; lệ phí chứng thực các hợp đồng, giao dịch để nhân dân biết, thực hiện và giám sát việc thực hiện ở cơ sở. Thu, nộp, quản lý, sử dụng tiền lệ phí chứng thực thu được theo đúng quy định của pháp luật.
Giao cho Phòng Tư pháp cấp huyện tiếp tục hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực cho công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã. Định kỳ tiến hành kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định của pháp luật về chứng thực của Tư pháp cấp xã trên địa bàn, báo cáo UBND huyện và Sở Tư pháp theo quy định.
Việc kịp thời chấn chỉnh những sai sót, hạn chế này, sẽ đưa hoạt động chứng thực ở cơ sở phát triển đúng hướng, đáp ứng yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn./.
Minh Ngọc