Thứ nhất, cần nghiên cứu bổ sung một số loại giấy tờ cho một số trường hợp đăng ký hành nghề; quy định rõ hơn hình thức một số loại giấy tờ; rút ngắn thời gian đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên
Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 06/2015/TT-BTP có quy định các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên, tuy nhiên khi thực hiện các quy định này đã phát sinh một số bất cấp, hạn chế. Cụ thể như sau:
+ Điểm b khoản 1 Điều 4 quy định giấy tờ phải nộp là quyết định bổ nhiệm công chứng viên, quy định này chưa đủ trong trường hợp người được miễn nhiệm công chứng viên, người bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 16 Luật Công chứng được bổ nhiệm lại. Do đó, đề nghị bổ sung quyết định bổ nhiệm lại bên cạnh quyết định bổ nhiệm trong hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên.
+ Điểm d khoản 1 Điều 4 quy định giấy tờ phải nộp là Thẻ Hội viên hoặc giấy tờ khác chứng minh công chứng viên đã là Hội viên của Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập Hội công chứng viên). Quy định này đã “bỏ ngỏ” trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên. Theo đó, đề nghị bổ sung quy định “Trong trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên thì nộp giấy tờ chứng minh đã là hội viên Hiệp hội công chứng viên Việt Nam”.
+ Ngoài ra, để đảm bảo việc đăng ký hành nghề và xóa đăng ký hành nghề được thực hiện nghiêm túc, tránh tình trạng đăng ký hành nghề ở địa phương khác nhưng chưa xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó thì cần thiết quy định bổ sung giấy tờ chứng minh đã xóa đăng ký hành nghề ở tổ chức hành nghề công chứng trước đó hoặc cam kết đăng ký hành nghề công chứng kể từ khi được bổ nhiệm công chứng viên trong hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên.
+ Mặt khác cần thiết quy định rõ hình thức của các giấy tờ quy định tại điểm d, đ, e khoản 1 Điều 4 (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) để thống nhất, thuận tiện trong quá trình thực hiện.
Để đảm bảo tinh thần cải cách TTHC cũng như căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện TTHC tại Sở Tư pháp, cũng cần xem xét giảm thời gian thực hiện thủ tục đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên từ 10 ngày làm việc xuống 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và giảm thời gian đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp từ 05 ngày làm việc xuống 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên.
Thứ hai, cần quy định việc xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên phải được thực hiện đồng thời, bổ sung một số trường hợp xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng để phù hợp với quy định của Luật Công chứng
Điều 5 Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định khi công chứng viên bị miễn nhiệm hoặc không còn hành nghề thì Sở Tư pháp ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên, đồng thời tiến hành xóa đăng ký hành nghề của công chứng viên đó nhưng không quy định xóa đăng ký bằng cách thức nào. Do đó, đề nghị xem xét sửa đổi khoản 1 Điều 5 theo hướng khi xóa đăng ký hành nghề thì quyết định của Sở Tư pháp sẽ có hai nội dung là xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên thay vì chỉ quy định nội dung thu hồi thẻ như hiện nay.
Luật Công chứng và Thông tư số 06/2015/TT-BTP chưa quy định về việc khi tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động thì Sở Tư pháp có xóa đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức đó hay không. Mặt khác, trong trường hợp công chứng viên bị khai trừ khỏi Hội thì cũng không còn đủ điều kiện hành nghề công chứng. Do đó, đề nghị xem xét bổ sung quy định Sở Tư pháp xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ công chứng viên trong 03 trường hợp: (1) Phòng công chứng chuyển đổi, giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a, c khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng; (2) Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Công chứng; (3) theo thông báo hoặc quyết định về việc công chứng viên bị khai trừ khỏi Hội công chứng viên hoặc Hiệp hội công chứng viên Việt Nam (trường hợp địa phương chưa có Hội công chứng viên).
Thứ ba, cần thay đổi đối tượng đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên để thống nhất một đầu mối thực hiện thủ tục
Điều 6 Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định công chứng viên là người đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên, trong khi đối tượng thực hiện thủ tục cấp thẻ công chứng viện lần đầu là tổ chức hành nghề công chứng. Và khi thực hiện cấp lại thẻ thì công chứng viên phải xin xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng (tại mẫu đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên). Do đó, nên thay đổi đối tượng đề nghị cấp lại thẻ từ công chứng viên thành tổ chứng hành nghề công chứng để thống nhất với thủ tục cấp thẻ công chứng viên lần đầu, thống nhất một đầu mối thực hiện, thuận tiện trong quản lý. Theo đó, đề nghị sửa lại mẫu số TP-CC-07 để phù hợp với chủ thể thực hiện thủ tục.
Thứ tư, đề xuất rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài
Khoản 3 Điều 8 Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định: “
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do”. Việc quy định thời gian nêu trên là khá dài bởi vì hồ sơ của thủ tục này chỉ bao gồm giấy đề nghị công nhận và bản dịch đã được công chứng hoặc chứng thực văn bằng đào tạo nghề công chứng (đã được cơ quan công chứng, chứng thực xác thực về mặt pháp lý). Do đó, đề nghị xem xét rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục từ 30 ngày xuống còn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thứ năm, cần quy định rõ các loại giấy tờ trong từng trường hợp yêu cầu thay đổi nội dung đăng ký hoạt động cũng như hình thức của các loại giấy tờ trong hồ sơ của thủ tục Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
Khoản 1 Điều 18 Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng (bản chính) và một hoặc một số giấy tờ sau đây tùy thuộc vào nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi. Tuy nhiên, quy định về các loại giấy tờ chưa có sự tách bạch, rõ ràng cho từ trường hợp thay đổi, dẫn đến khó khăn cho việc áp dụng các quy định. Theo đó, đề nghị sửa đổi khoản 1 Điều 18 Thông tư số 06/2015/TT-BTP theo hướng quy định rõ các loại giấy tờ cần phải nộp cho từng trường hợp thay đổi, cụ thể là:
+ Trường hợp bổ sung công chứng viên: Văn bản thỏa thuận về việc bổ sung công chứng viên hợp danh hoặc hợp đồng lao động với công chứng viên và hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên được bổ sung cho Văn phòng công chứng.
+ Trường hợp công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động: Văn bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc chấm dứt thành viên hợp danh của công chứng viên hoặc văn bản thanh lý hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động.
+ Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trường Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng và giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
+ Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi địa chỉ trụ sở: Giấy tờ chứng minh về trụ sở.
+ Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi tê gọi: Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng có chữ ký của các công chứng viên hợp danh của Văn phòng.
Đồng thời, đề nghị xem xét quy định rõ hình thức của các loại giấy tờ quy định tại điểm a, b, c, d khoản 1 Điều này (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu) để thống nhất, thuận tiện cho việc thực hiện.
Thứ sáu, cần nghiên cứu, bãi bỏ thủ tục Chuyển đổi Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập, thủ tục Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được chuyển đổi từ Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập
Theo báo cáo của Cục Bổ trợ tư pháp thì hiện nay tất cả các Văn phòng công chứng đều đã hoàn thành việc chuyển đổi từ Văn phòng công chứng một thành viên thành lập thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Do đó, đề nghị nghiên cứu, bãi bỏ hai thủ tục này.
Thứ bảy, đề xuất sửa một số loại biểu mẫu chưa phù hợp
Tại mẫu giấy đề nghị công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (mẫu số TP-CC-01), việc quy định dán ảnh 3x4 vào giấy đề nghị là không cần thiết, gây tốn kém cho cá nhân bởi vì đây thủ tục xác nhận, công nhận giấy tờ không phải là thủ tục xác nhận nhân thân của người thực hiện thủ tục. Do đó, đề nghị xem xét bỏ quy định dán ảnh 3x4 vào mẫu giấy đề nghị công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.
Tại mẫu đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (mẫu số TT-CC-04), việc quy định phải có xác nhận của Văn phòng Công chứng (đối với công chứng viên của Phòng công chứng không phải có xác nhận này) dẫn đến sự bất tiện, gây khó khăn, thêm thủ tục cho công chứng viên, nội dung xác nhận (hoàn thành hay không hoàn thành nghĩa vụ của công chứng viên với Văn phòng công chứng) không phù hợp trong trường hợp này(được điều chỉnh bởi các quy định về pháp luật hợp đồng lao động, trong khi đề nghị miễn nhiệm là nguyện vọng cá nhân). Do đó, đề nghị xem xét bỏ xác nhận của Văn phòng công chứng tại mẫu số TT-CC-04.
Trên đây là một số bất cập, hạn chế về TTHC trong lĩnh vực công chứng quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP, mong rằng trong thời gian tới, Bộ Tư pháp sẽ nghiên cứu, xem xét ban hành Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư số 06/2015/TT-BTP để đảm bảo các TTHC quy định trong Thông tư này thật sự cần thiết, hợp pháp, hợp lý và chi phí tuân thủ thấp nhất, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện TTHC.