Nhiệm vụ kiểm tra hoạt động tiếp nhận, giải quyết TTHC được xem là khâu trọng tâm và hiệu quả nhất trong 08 nhiệm vụ chính về kiểm soát TTHC theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP, Thông tư số 25/2014/TT-BTP ngày 31/12/2014 của Bộ Tư pháp hướng dẫn hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính. Tuy nhiên qua kiểm tra thực tế, nhiều cơ quan, đơn vị đều có sai phạm mang tính hệ thống trong quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC với nhiều lý do khác nhau và nguyên nhân chính dẫn đến các sai phạm, tồn tại kéo dài nhưng chậm được phát hiện, xử lý là hiện nay chưa có quy định cụ thể về hoạt động tự kiểm tra nội bộ (tương tự như công tác tự kiểm tra văn bản do cơ quan, đơn vị đó ban hành). Theo đó, để phòng ngừa, hạn chế tối đa các sai phạm ngay từ ban đầu, tại Quyết định số 401/QĐ-UBND, UBND tỉnh đã giao trách nhiệm cho Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn định kỳ hàng năm phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra nội bộ việc tiếp nhận, giải quyết TTHC thuộc thẩm quyền đối với cơ quan, địa phương thuộc quyền quản lý.
Kiểm tra công tác kiểm soát TTHC tại Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm - Sở Y tế tỉnh Quảng Ngãi. Ảnh: Tin Lê
Nội dung Quyết định số 401/QĐ-UBND quy định hoạt động kiểm tra việc tiếp nhận, giải quyết TTHC được thực hiện bằng hình thức kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất và giao Giám đốc Sở Tư pháp trước ngày 15/02 hàng năm tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch kiểm tra định kỳ hàng năm để kiểm tra các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh. Nội dung kiểm tra đối với các hoạt động như: Công khai, minh bạch TTHC; thẩm quyền được giao về tiếp nhận, giải quyết TTHC; cách thức, địa điểm, thời gian tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC; cách hướng dẫn, yêu cầu bổ sung hồ sơ và từ chối tiếp nhận, trả hồ sơ TTHC chưa đủ điều kiện giải quyết; số lượng giấy tờ, hình thức bản sao, số lượng bộ hồ sơ phải nộp và yêu cầu điều kiện trong tiếp nhận, giải quyết TTHC; thời hạn giải quyết và việc xử lý hồ sơ quá hạn, thực hiện xin lỗi công dân, tổ chức đối với trường hợp để hồ sơ quá hạn; việc thu lệ phí, phí và thái độ giao tiếp ứng xử với người dân, tổ chức trong giải thích, hướng dẫn thực hiện TTHC.
Đặc biệt, để khắc phục hiện tượng đối phó trong kiểm tra đột xuất theo quy định tại Thông tư số 25/2014/TT-BTP, Sở Tư pháp phải thực hiện thông báo bằng văn bản ít nhất trước 03 ngày cho cơ quan kiểm tra biết, UBND tỉnh giao cho Giám đốc Sở Tư pháp trước ngày 15/3 hàng năm phải ban hành kế hoạch chung về kiểm tra đột xuất, dự kiến phạm vi, lĩnh vực, đối tượng tiến hành kiểm tra và gửi đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan. Theo đó, Giám đốc Sở Tư pháp ban hành quyết định thành lập đoàn kiểm tra đột xuất và Đoàn kiểm tra được quyền không công bố quyết định thành lập đoàn trước khi tiến hành kiểm tra đột xuất nhưng phải xuất trình quyết định thành lập đoàn với đại diện cơ quan, đơn vị, cá nhân được kiểm tra trong quá trình kiểm tra để yêu cầu đối tượng được kiểm tra chấp hành việc kiểm tra theo tinh thần của Thông tư số 25/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.
Ngoài ra, Quyết định số 401/QĐ-UBND đã nêu rõ: tổ chức, cá nhân vi phạm quy định pháp luật về tiếp nhận, giải quyết TTHC thì bị xử lý theo các quy định pháp luật hiện hành và thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi xảy ra vi phạm sẽ bị xem xét xử lý trách nhiệm với tư cách là người đứng đầu cơ quan, đơn vị theo Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 10/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ. Trong đó, cơ quan, đơn vị và cá nhân có kết luận liên quan đến việc vi phạm quy định về tiếp nhận, giải quyết TTHC thì không được xét thi đua, khen thưởng của năm đó.