Theo quy định tại Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 8/5/2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập; Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị trí việc làm và cơ cấu công chức, các đơn vị có trách nhiệm xây dựng Đề án vị trí việc làm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định. Việc xây dựng Đề án vị trí việc làm đã tạo bước đột phá mạnh mẽ trong việc xác định vị trí việc làm và số lượng người làm việc tương ứng với vị trí việc làm đó. Tuy nhiên, Đề án vị trí việc làm mới chỉ xác định số lượng vị trí việc làm, số lượng người làm việc trong đơn vị, chưa xác định được việc phân bổ các vị trí việc làm đó vào các đơn vị trực thuộc và phân tích chi tiết từng bước để giải quyết công việc của một vị trí việc làm. Vì vậy, căn cứ vào vị trí việc làm trong Đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, việc đơn vị xây dựng bản phân tích các công việc của vị trí việc làm là hết sức cần thiết, bảo đảm cho việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý công chức, viên chức, người lao động được nề nếp, hiệu quả hơn.
Khái niệm và ý nghĩa của phân tích công việc
Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống, nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc phạm vi công việc và những yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cùng các điều kiện để thực hiện có hiệu quả các công việc trong một tổ chức.
Phân tích công việc cần có sự quan sát và nghiên cứu để xác định bản chất của một công việc cụ thể. Bản phân tích công việc cần trình bày những nhiệm vụ cấu thành nên công việc cùng với những kỹ năng đặc thù và trách nhiệm cần thiết để hoàn thành tốt công việc.
Quá trình phân tích công việc cần làm rõ ở từng công việc cụ thể các vấn đề như: Người lao động có những nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể gì; Thực hiện các nhiệm vụ như thế nào; Quá trình thực hiện nhiệm vụ đó được sử dụng những phương tiện gì; Những mối quan hệ công việc nào được thực hiện; Các điều kiện làm việc cụ thể như thế nào; Các yêu cầu cần có đối với người lao động về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm…để thực hiện công việc đó.
Có 4 nhiệm vụ thiết yếu trong việc phân tích cho bất kỳ một công việc nào:
Thứ nhất, định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác.
Thứ hai, mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn hoàn thành công việc.
Thứ ba, mô tả đầy đủ các điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực hiện công việc đó của đơn vị, đồng thời xác định các điều kiện cần thiết để hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất.
Thứ tư, xác định các yêu cầu của công việc mà mỗi người ở vị trí công việc đó phải đáp ứng để thực hiện công việc một cách thành công.
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức. Thông qua phân tích công việc, các nhà quản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đề quản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công tác tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điều chuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơn vị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh công việc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…
Các yếu tố cần thiết của bản phân tích công việc
* Thông tin chung về vị trí việc làm
Bản phân tích công việc phải bao gồm thông tin chung về vị trí việc làm như tên vị trí việc làm, Phòng, ban, người quản lý trực tiếp vị trí việc làm, nơi làm việc.
Ví dụ: vị trí việc làm Kế toán viên
Chức danh chuyên môn: Kế toán viên.
Nơi làm việc: Phòng ..............................
Thời gian làm việc: Theo giờ hành chính.
Cấp trên trực tiếp quản lý: Lãnh đạo Phòng .............................
* Mục tiêu của vị trí việc làm
Là những thông tin chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của vị trí việc làm, quan hệ công tác, phối hợp với các vị trí việc làm khác trong cùng đơn vị hoặc các đơn vị khác.
Ví dụ: vị trí việc làm Kế toán viên
Kế toán viên là vị trí việc làm thực hiện các công việc của một hoặc nhiều phần hành hoặc tổ chức thực hiện công tác kế toán ở đơn vị.
* Nhiệm vụ
- Tính toán, tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho các phần hành, phần việc phụ trách;
- Tổ chức mở sổ, ghi và khóa sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin thuộc phần hành, phần việc được phân công hoặc phụ trách;
- Lập, duyệt báo cáo nghiệp vụ hàng ngày hoặc định kỳ thuộc phần việc kế toán mình thực hiện và lập báo cáo kế toán định kỳ được kế toán trưởng phân công. Chịu trách nhiệm trước phụ trách phần hành và kế toán trưởng về sự chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo và chuyên môn nghiệp vụ của mình;
- Cung cấp thông tin, tài liệu, số liệu kế toán thuộc phần việc, phần hành của mình cho bộ phận liên quan;
- Chuẩn bị các số liệu phục vụ kiểm kê, tham gia kiểm kê tài sản, hướng dẫn việc ghi chép các biểu mẫu kiểm kê và tính toán xác định kết quả kiểm kê tài sản thuộc phạm vi phụ trách;
- Triển khai thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính kế toán theo quy định;
- Chủ trì lập các dự toán và tham gia xây dựng các định mức kinh tế. Kiểm tra việc thực hiện dự toán, định mức chi tiêu, sử dụng tài sản, kinh phí;
- Tổ chức phân tích, đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản, kinh phí thuộc phần hành, phần việc phụ trách và đề xuất biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn vốn hoặc kinh phí;
- Hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ kế toán đối với các kế toán viên thuộc phần hành và các bộ phận liên quan. Chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của kế toán viên cấp trên;
- Nghiên cứu, khảo sát và xây dựng các chế độ tài chính, thống kê, kế toán và quy chế, quy trình chuyên môn nghiệp vụ, các chuẩn mực kế toán;
- Tham gia, nghiên cứu xây dựng các văn bản Quy phạm pháp luật về kế toán; các văn bản pháp luật hướng dẫn về chế độ nghiệp vụ kế toán;
- Đề xuất ý kiến với lãnh đạo, đơn vị kế toán cấp trên giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực hiện quy chế quản lý, quy trình nghiệp vụ kế toán ().
* Bản danh mục công việc của vị trí việc làm
Đây là phần cơ bản, trọng tâm nhất của phân tích công việc. Bản danh mục các công việc bao gồm các nhiệm vụ cụ thể phải triển khai của vị trí việc làm.Bản danh mục này phải liệt kê chi tiết từng bước công việc của vị trí việc làm từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc và sản phẩm của từng bước công việc.
Ví dụ: công việc tuyển dụng viên chức thuộc vị trí việc làm tổ chức cán bộ gồm các bước công việc sau:
- Xây dựng Kế hoạch tuyển dụng viên chức, trình Lãnh đạo đơn vị xem xét, phê duyệt trước khi báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương tuyển dụng.
- Trên cơ sở Kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt, viên chức đảm nhiệm vị trí việc làm này phải xây dựng Thông báo tuyển dụng theo quy định tại Luật Viên chức năm 2010, Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức.
- Nhận hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ của thí sinh đăng ký dự tuyển với thông báo tuyển dụng, lên danh sách sơ tuyển (nếu có), lập dự toán kinh phí tuyển dụng.
- Báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng, và các Ban giúp việc Hội đồng; đề nghị cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp cử cán bộ giám sát kỳ tuyển dụng.
- Tổ chức họp Hội đồng để thông qua danh sách thí sinh đủ điều kiện dự thi, gợi ý tài liệu tham khảo (nếu có), Quy chế thi tuyển, xét tuyển của kỳ tuyển dụng.
- Chuẩn bị các tài liệu có liên quan phục vụ công tác thi tuyển, xét tuyển, ghi biên bản các buổi họp của Hội đồng tuyển dụng.
- Tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển, bố trí, sắp xếp phòng thi hoặc địa điểm tổ chức xét tuyển, hướng dẫn thí sinh các thủ tục cần thiết trong quá trình tham gia thi tuyển hoặc xét tuyển.
- Báo cáo Chủ tịch Hội đồng thành lập Ban phách, tổ chức rọc phách, chấm thi, ghép phách, lên điểm thi (đối với thi tuyển), lên điểm phỏng vấn (đối với xét tuyển), báo cáo Hội đồng xem xét, quyết định.
- Thông báo kết quả điểm thi tuyển, xét tuyển, thời hạn nhận đơn đề nghị phúc khảo kết quả thi, xét tuyển; báo cáo Chủ tịch Hội đồng thành lập Ban phúc khảo, tổ chức chấm phúc khảo (nếu có).
- Dự thảo Tờ trình kèm theo các tài liệu có liên quan, đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển, hoàn tất các thủ tục tuyển dụng viên chức theo quy định.
- Lưu giữ toàn bộ hồ sơ thi tuyển hoặc xét tuyển theo quy định hiện hành.
* Yêu cầu về năng lực, trình độ chuyên môn
Yêu cầu về năng lực, trình độ chuyên môn là bản liệt kê khung năng lực cần thiết để đảm nhiệm và triển khai công việc của vị trí việc làm; trình độ chuyên môn tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của vị trí việc làm.
Ví dụ: vị trí việc làm Kế toán viên
Năng lực
- Nắm được chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, nắm chắc quản lý hành chính, cải cách hành chính và phương hướng chủ trương, chính sách của ngành, của đơn vị về lĩnh vực nghiệp vụ kế toán; công tác tổ chức bộ máy của đơn vị và các quy định của pháp luật về kế toán; có khả năng quản lý và tổ chức điều hành công tác kế toán ở đơn vị;
- Hiểu rõ và tuân thủ Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, các quy định của pháp luật khác về kế toán, nguyên lý kế toán, các chế độ tài chính, thống kê, và thông tin kinh tế có liên quan;
- Nắm được các quy định cụ thể về hình thức và phương pháp kế toán; các chế độ kế toán áp dụng trong ngành, lĩnh vực kế toán nhà nước;
- Biết xây dựng phương án kế hoạch các thể loại quyết định cụ thể và thông hiểu thủ tục hành chính nghiệp vụ của ngành quản lý, có kỹ năng soạn thảo văn bản;
- Am hiểu các thủ tục hành chính, chương trình cải cách hành chính của ngành, của Chính phủ; am hiểu thực tiễn sản xuất, kinh doanh, tình hình kinh tế xã hội xung quanh hoạt động nghiệp vụ của ngành, quốc gia;
- Biết phương pháp nghiên cứu, đề xuất triển khai hoặc bổ sung, sửa đổi quy chế quản lý, quy trình nghiệp vụ, tổng kết cải tiến nghiệp vụ quản lý nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ trong nước và quốc tế;
- Biết tổ chức triển khai các hoạt động về quy chế quản lý, quy trình nghiệp vụ, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp quản lý và điều hành đối với nhiệm vụ kế toán trong đơn vị;
- Có khả năng tiếp thu, nắm bắt và tổ chức điều hành các kỹ năng sử dụng công cụ hỗ trợ, phương tiện kỹ thuật hiện đại để trao đổi và sử dụng các tài liệu kế toán, thông tin kế toán, phần mềm kế toán, chứng từ điện tử và giao dịch điện tử;
- Có trình độ độc lập tổ chức làm việc, am hiểu tình hình kinh tế - xã hội trong nước và quốc tế.
Trình độ:
- Có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành tài chính kế toán trở lên;
- Có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ ngạch kế toán viên;
- Có ngoại ngữ trình độ B trở lên (một trong năm thứ tiếng: Anh, Pháp, Nga, Trung, Đức) hoặc một ngoại ngữ khác theo yêu cầu của vị trí làm việc;
- Có trình độ tin học văn phòng (các kỹ năng của Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet) và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán phục vụ công tác chuyên môn.
* Điều kiện đảm bảo để thực hiện công việc
Bao gồm các điều kiện như trang thiết bị phục vụ công việc như máy tính, máy in, bàn, ghế, đèn, văn phòng phẩm, phần mềm quản lý chuyên ngành (nếu có)….
Kiến nghị, đề xuất
Trong bối cảnh các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước đang khẩn trương xây dựng và triển khai Đề án vị trí việc làm, việc đơn vị nghiên cứu, xây dựng bản phân tích chi tiết công việc trong đơn vị theo vị trí việc làm trong Đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt sẽ giúp Thủ trưởng đơn vị tiếp tục định hướng, hoàn thiện quy trình, kế hoạch tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức, người lao động theo hướng chuyên nghiệp, khoa học, tiết kiệm và nâng cao trách nhiệm, hiệu quả làm việc của đội ngũ công chức, viên chức, người lao động của đơn vị./.
Thạc sỹ Nguyễn Việt Anh, Nhà xuất bản Tư pháp
Tài liệu tham khảo
1. TS. Lê Thanh Hà, Giáo trình Quản trị nhân sự Tập 1- Trường Đại học lao động xã hội - Nhà xuất bản Lao động – Xã hội (năm 2012);
2. Thông tư số 09/2010/TT-BNV ngày 11/9/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức chuyên ngành kế toán, thuế, hải quan, dự trữ;
3. Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
4. Thông tư số 15/2012/TT-BNV ngày 25/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về tuyển dụng, ký kết hợp đồng làm việc và đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức.