Chủ trương này đã tạo điều kiện cho việc phát triển tổ chức và hoạt động công chứng của Việt Nam theo hướng chuyên nghiệp hóa và trở thành một trong những dịch vụ công có vai trò tăng cường sự bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, góp phần quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, thu hút đầu tư nước ngoài, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ của hoạt động công chứng trong khu vực và thế giới. Đội ngũ công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta đã và đang phát triển nhanh về số lượng, tính chuyên nghiệp trong hoạt động hành nghề cũng từng bước được nâng cao. Sau khi Luật công chứng được ban hành, số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta đã tăng nhanh. Mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng gắn với địa bàn dân cư đang được hình thành và phân bố rộng khắp trong phạm vi cả nước, đáp ứng tốt được phần lớn các yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức. Theo thống kê chưa đầy đủ, tính đến thời điểm hiện nay, trên cả nước đã có 606 TCHNCC, trong đó có 138 Phòng công chứng và 468 Văn phòng công chứng với 1.200 CCV, 59/63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trên cả nước đã có Văn phòng công chứng.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được nêu trên, trong quá trình triển khai thi hành Luật công chứng cũng còn một số khó khăn, hạn chế, bất cập. Do vậy, trong quá trình nghiên cứu sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật công chứng thì việc tham khảo có chọn lọc kinh nghiệm của nước ngoài về hoạt động công chứng là cần thiết. Sau đây là một số vấn đề về công tác quản lý Đăng ký và Công chứng của Tây Ban Nha mà Việt Nam có thể tham khảo trong quá trình sửa đổi Luật công chứng năm 2006.
1. Văn bản quy phạm pháp luật về công chứng
Các quy định của pháp luật về công chứng ở Tây Ban Nha gồm có:
- Luật Công chứng ban hành ngày 25/5/1864 (được sửa đổi, bổ sung vào năm 2001);
- Điều lệ công chứng toàn quốc ban hành ngày 02/06/1944 (được sửa đổi, bổ sung vào năm 2007)…
2. Về cơ cấu, tổ chức của Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng, Bộ Tư pháp Tây Ban Nha
Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, có tổng số 250 cán bộ, công chức làm việc tại Tổng cục. Tổng cục có chức năng quản lý hai mảng lớn, đó là quản lý đăng ký và quản lý công chứng. Đứng đầu là Tổng cục trưởng, mỗi mảng do 01 Phó Tổng cục trưởng phụ trách. Hai mảng này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là một trong những Tổng cục được thành lập sớm nhất trong Bộ Tư pháp. Kể từ khi Luật Công chứng được ban hành năm 1864 cho đến nay, chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục hầu như không có sự thay đổi lớn.
a) Chức năng tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp
- Nghiên cứu, hướng dẫn, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực quản lý đăng ký và tổ chức, hoạt động công chứng. Căn cứ vào luật do Nghị viện/cơ quan lập pháp ban hành, Tổng cục tham mưu cho Bộ Tư pháp ban hành các văn bản hướng dẫn và điều chỉnh các hoạt động quản lý về đăng ký và công chứng; ban hành, hướng dẫn áp dụng Điều lệ về công chứng và Điều lệ về đăng ký;
- Nghiên cứu, ban hành các văn bản liên quan đến giải quyết các tranh chấp, xung đột trong khi thi hành công vụ, hoạt động nghề nghiệp của cấp dưới.
- Tham mưu cho Bộ Tư pháp ban hành các công văn hướng dẫn nghiệp vụ của từng lĩnh vực; quy tắc nội bộ.
- Là đầu mối liên kết các cơ quan quản lý của nhà nước với các cơ quan tự quản ở Trung ương và các vùng.
b) Chức năng quản lý về hộ tịch, quốc tịch
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu để cập nhật, tra cứu liên quan đến tư cách công dân, hộ tịch, quốc tịch: mọi công dân sinh sống trên lãnh thổ Tây Ban Nha có thể truy cập và đề nghị Tổng cục cung cấp thông tin liên quan đến quốc tịch và hộ tịch của họ. Tính trung bình mỗi năm có khoảng trên 150.000 lượt người yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến hộ tịch và quốc tịch (các thông tin về ngày sinh, kết hôn, quốc tịch của công dân…). Việc cung cấp các thông tin về hộ tịch và quốc tịch của công dân sẽ hỗ trợ tốt cho việc đăng ký hoạt động kinh doanh thương mại và hoạt động công chứng (nhân thân của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch).
- Quản lý người nước ngoài có thời gian sinh sống trên 10 năm tại Tây Ban Nha và quản lý công dân Tây Ban Nha sống ở nước ngoài.
- Cung cấp các thông tin liên quan đến các quyền của công dân có yếu tố nước ngoài và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quyền công dân trong và ngoài nước.
c) Chức năng quản lý công chứng
Một trong những chức năng quan trọng nhất là kiểm tra, thanh tra các hoạt động công chứng, đây là chức năng tốn kém, mất nhiều thời gian và có nhiều nhân sự tham gia nhất vì nó làm cho hoạt động công chứng tốt hơn (chức năng này chỉ do Tổng cục thực hiện). Mục đích của hoạt động kiểm tra, thanh tra là nhằm đảm bảo giữ vững niềm tin của người dân đối với hoạt động nghề nghiệp công chứng. Khi thực hiện chức năng kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng có sự phối hợp giữa cơ quan tự quản (Hội đồng công chứng vùng) với cơ quan quản lý nhà nước. Công tác kiểm tra, thanh tra được tiến hành theo định kỳ hoặc khi có khiếu nại, tố cáo do công dân phản ánh. Ngoài công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng còn có công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động đăng ký của Bộ Tư pháp và cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp.
Quá trình kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng: nhằm bảo đảm kiểm tra tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, của hoạt động kinh doanh và đầu tư, đảm bảo tính chính xác, an toàn về tình trạng pháp lý của tài sản cũng như tư cách (nhân thân) của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Theo thống kê, quá trình kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng hàng năm phát hiện tỷ lệ sai sót rất nhỏ. Hình thức kỷ luật khi phát hiện có sai sót mang tính hành chính, đó là tạm đình chỉ hành nghề công chứng trong một thời gian nhất định hoặc buộc thôi hành nghề công chứng. Khi phát hiện sai sót mang tính hình sự, Tổng cục đề xuất lên Tòa án để áp dụng hình phạt hình sự tương ứng.
Vai trò của Tổng cục trong việc bổ nhiệm công chứng viên: Hàng năm, Bộ Tư pháp tổ chức kỳ thi tuyển để trở thành công chứng viên, sau khi có kết quả thi tuyển, theo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Tổng cục trưởng là người có thẩm quyền ký quyết định bổ nhiệm/công nhận công chứng viên. Theo Luật Công chứng, thẩm quyền bổ nhiệm/công nhận công chứng viên thuộc của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, nhưng Bộ Tư pháp có văn bản hướng dẫn ủy quyền cho Tổng cục trưởng tổ chức thi tuyển và ký quyết định bổ nhiệm/công nhận là công chứng viên. Độ tuổi trung bình thấp nhất để được bổ nhiệm công chứng viên từ 27 đến 28 tuổi, thông thường đến 70 tuổi là công chứng viên nghỉ hưu. Hàng năm, số lượng người tham gia thi tuyển để trở thành công chứng viên từ trên 500 người tham gia, nhưng chỉ có khoảng 60 đến 70 người đỗ thành công chứng viên.
Vấn đề phân bổ các Văn phòng công chứng: Hiện nay, mạng lưới các Văn phòng công chứng ở Tây Ban Nha đã phát triển ổn định. Hàng năm, căn cứ vào nhu cầu công chứng, Tổng cục có văn bản công bố công khai, trong đó liệt kê về các địa điểm thành lập văn phòng công chứng còn trống (những địa điểm được dự kiến phát triển thêm) để các công chứng viên xem xét khả năng để đăng ký.
Vấn đề chuyển nhượng văn phòng công chứng (ở Pháp cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng): Ở Tây Ban Nha không có sự chuyển nhượng đương nhiên, kể cả giữa người cha và người con, cháu, chỉ sau khi thi đỗ làm công chứng viên thì người con hoặc người cháu mới được ưu tiên nhận chuyển nhượng văn phòng công chứng của người cha. Trường hợp công chứng viên đang hành nghề mà vì lý do nào đó không hành nghề nữa thì không được bán văn phòng công chứng cho công chứng viên khác (Văn phòng công chứng trống này sẽ được liệt kê và công bố công khai), trong trường hợp này, các ứng cử viên khác sẽ được lựa chọn để thay thế vào văn phòng công chứng đó, tên của công chứng viên cũ bị hủy bỏ (có nghĩa là không thể chuyển tên cho người khác). Các hồ sơ, tài liệu của công chứng viên cũ sẽ được giao cho công chứng viên được chỉ định tiếp tục xử lý hoặc quản lý. Hội đồng công chứng khu vực có thẩm quyền chỉ định người tiếp tục quản lý với sự đồng ý của khách hàng. Sau thời gian năm năm, toàn bộ hồ sơ công chứng đã được xử lý xong được chuyển về Hội đồng công chứng khu vực và được coi là tài sản quốc gia.
d) Chức năng quản lý đăng ký
Tổng cục có một bộ phận chuyên trách về đăng ký kinh doanh/doanh nghiệp, kể cả đăng ký thành lập, thay đổi, phá sản và giải thể doanh nghiệp. Công dân trực tiếp nộp hồ sơ tại các Văn phòng đăng ký tại địa phương, sau đó Văn phòng đăng ký chuyển hồ sơ tới Tổng cục để xem xét. Tổng cục đóng vai trò hậu kiểm. Đối với hoạt động đăng ký, có hai loại bắt buộc và tùy nghi, đó là: đối với loại hình công ty phải đăng ký bắt buộc, còn đối với loại hình buôn bán nhỏ (cá nhân nhỏ lẻ) thì không đăng ký bắt buộc. Mỗi đối tượng đăng ký được cấp 01 thẻ/giấy đăng ký.
Ngoài bộ phận đăng ký kinh doanh, còn bộ phận đăng ký sở hữu (chủ yếu là bất động sản và động sản có giá trị lớn). Đăng ký sở hữu bất động sản là đăng ký bắt buộc kể cả bất động sản đó có giá trị lớn hoặc nhỏ, còn đối với động sản thì tùy nghi đăng ký trừ các động sản có giá trị lớn do quy định của pháp luật vẫn phải đăng ký.
Như vậy, Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng là đầu mối của Bộ Tư pháp để đăng ký, theo dõi, cập nhật về tình trạng pháp lý của các tài sản, thành lập doanh nghiệp, tư cách (nhân thân) của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch… Do đó, công chứng viên còn có chức năng tư vấn cho người dân về đăng ký, thành lập công ty, doanh nghiệp.
3. Về tổ chức và hoạt động công chứng
Hiện nay, Tây Ban Nha là đất nước có nghề công chứng phát triển lâu đời (từ thế kỷ thứ XV, XVI), với số lượng hơn 3.000 công chứng viên trên dân số gần 45 triệu người, mỗi công chứng viên thành lập một Văn phòng công chứng hoạt động với tư cách cá nhân (tên Văn phòng công chứng chính là tên của công chứng viên, Văn phòng công chứng không phải là một công ty, doanh nghiệp). Công chứng viên đặt dưới sự quản lý chặt chẽ của Bộ Tư pháp và được coi như công chức dù không hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Công chứng viên được bổ nhiệm và phân bố đều, rộng khắp ở các khu vực. Tổ chức và hoạt động công chứng chịu sự điều chỉnh của Luật Công chứng ban hành ngày 25/5/1865 (được sửa đổi, bổ sung vào năm 2001); Điều lệ công chứng toàn quốc ban hành ngày 02/06/1944 (được sửa đổi, bổ sung vào năm 2007)…
a) Về công chứng viên: để trở thành công chứng viên: tiêu chuẩn tương tự như ở các nước khác (phải có bằng luật, trải qua thi tuyển và được bổ nhiệm/công nhận là công chứng viên). Nghề công chứng là một nghề rất khó, công chứng viên đều là những nhà luật học giỏi. Nội dung thi tuyển để trở thành công chứng viên: Người tham dự phải tốt nghiệp cao học luật, đó là những chuyên gia pháp luật, có kiến thức pháp lý sâu rộng và biết cách áp dụng pháp luật nhuần nhuyễn, linh hoạt.
Ở Tây Ban Nha, không có trường hợp được miễn thi tuyển để trở thành công chứng viên như ở Việt Nam người đã là Thẩm phán, Kiểm sát viên, Điều tra viên.. thì được miễn đào tạo và miễn tập sự hành nghề công chứng. Nội dung thi tuyển gồm hai phần:
Phần thi lý thuyết (thi vấn đáp): kiến thức pháp lý (Hiểu biết về Hiến pháp; luật chuyên ngành như dân sự, tư pháp quốc tế, thương mại, thuế, đầu tư kinh doanh, đất đai…; luật công như luật đô thị, luật về cộng đồng châu Âu).
Phần thi thực hành (thi viết): Hội đồng thi đưa ra các tình huống để thí sinh giải quyết.
Hội đồng chấm thi gồm các thành viên: là đại diện Bộ Tư pháp, Hội đồng công chứng tối cao, Hội đồng công chứng vùng, các thẩm phán, giáo sư đại học.
Hiện nay, tỷ lệ công chứng viên là nữ ở Tây Ban Nha chiếm khoảng 30% (khoảng 1.000 người), có khu vực công chứng viên là nữ chiếm tỷ lệ lên tới 50%.
Công chứng viên là một công chức đặc biệt vì công chứng viên do nhà nước bổ nhiệm, hành nghề với tư cách tự do (tự hành nghề, tự đầu tư cơ sở vật chất, tự nuôi bộ máy giúp việc, thu nhập từ nguồn khách hàng…) nhưng phải tuân theo quy định của Nhà nước, đặt dưới sự kiểm soát chặt chẽ của nhà nước. Ngoài việc đem lại an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, còn đem lại niềm tin của các bên và của bên thứ ba đối với các hợp đồng, giao dịch được công chứng. Để có được niềm tin, công chứng viên phải vô tư, khách quan trong hợp đồng, giao dịch, bảo đảm sự công bằng không thiên vị đối với bất kỳ bên nào. Ở Tây Ban Nha, công chứng viên luôn bảo vệ cho bên yếu thế trong các hợp đồng, giao dịch, tạo sự cân bằng giữa các bên trong quá trình giao kết hợp đồng (bảo vệ tối đa quyền lợi cho khách hành là người dân trước các đối tác là Ngân hàng hay các Tập đoàn). Do đó, an toàn pháp lý cho các giao dịch là điểm cốt lõi cho sự thành công của công chứng, điều đó gián tiếp tạo cho nền kinh tế đất nước phát triển bền vững. Trong quá trình hành nghề, công chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, giữa các công chứng viên có thể thỏa thuận về việc tổ chức một Văn phòng công chứng chung, trung bình mỗi năm mỗi công chứng viên thực hiện được 2.000 việc (trong đó có 30 đến 35% giao dịch liên quan đến chuyển dịch bất động sản, 45% giao dịch liên quan đến luật thương mại, còn từ 20 đến 25% giao dịch liên quan đến hôn nhân, thừa kế). Khi công chứng viên bị ốm thì Hội đồng công chứng khu vực có trách nhiệm chỉ định một công chứng viên khác thay thế, tuy nhiên công chứng viên mới được chỉ định thay thế chỉ được thu nhập ½ còn ½ trả cho công chứng viên bị ốm.
b) Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản: bước thứ nhất, công chứng viên đề nghị Cơ quan đăng ký cung cấp thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản giao dịch; sau khi có thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản giao dịch, công chứng viên chỉnh lý, hoàn thiện hợp đồng, giao dịch, mời các bên tham gia giao dịch đến để ký kết; sau khi ký kết hợp đồng, công chứng viên chuyển văn bản công chứng đến Cơ quan đăng ký để đăng ký.
c) Ưu điểm và giá trị pháp lý của văn bản công chứng:
Ưu điểm của văn bản công chứng: so với các văn bản chỉ được các bên ký với nhau mà không được công chứng, vì đây là chứng cứ được công nhận. Các hợp đồng, giao dịch không được công chứng cũng được coi là bằng chứng nhưng cần phải xác minh trong khi các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được coi là bằng chứng hiển nhiên, điều này tạo ra an toàn rất cao cho các bên khi tham gia các hợp đồng, giao dịch. Văn bản công chứng được khẳng định là loại văn bản đáng tin cậy nhất mà công chứng Tây Ban Nha đã đem lại cho các công dân và doanh nghiệp.
Về giá trị pháp lý của văn bản công chứng: về bản chất, văn bản công chứng do viên chức thực hiện, văn bản công chứng được thể hiện qua các hợp đồng, khế ước, trong luật cũng quy định giá trị pháp lý của các văn bản này (hợp đồng mua bán hoặc di chúc). Mỗi loại văn bản công chứng có một thể thức riêng biệt. Khi một văn bản công chứng được ký, sẽ được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra về giá trị và hậu quả pháp lý của nó. Văn bản công chứng có giá trị chứng (vật chất): vì là chứng cứ vật chất nên văn bản công chứng được Tòa án coi là “chứng cứ hiển nhiên”, khi văn bản công chứng được trình lên Thẩm phán thì không cần phải qua giám định hoặc phải xác minh, điều tra.
Là chứng cứ hiển nhiên nên các bên khi đã ký vào văn bản thì không có quyền khiếu nại về nội dung của văn bản đã được công chứng và văn bản công chứng có “giá trị thi hành ngay”, có giá trị như một phán quyết của Tòa án. Nếu một hợp đồng, giao dịch công chứng mà có tranh chấp thì chỉ cần chuyển một bản sao (phó bản) của văn bản công chứng đến là Tòa án có thể cho thi hành ngay mà không cần xem lại hợp đồng, giao dịch gốc.
d) Về hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng: Pháp luật Tây Ban Nha quy định một số hợp đồng, giao dịch nhất định phải bắt buộc qua công chứng, nếu không qua công chứng thì không có hiệu lực thi hành như hợp đồng hôn nhân, các hợp đồng liên quan đến phải đăng ký quyền sở hữu, tặng cho tài sản… được quy định rõ trong Bộ Luật dân sự để bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch. Tuy nhiên, ngoài các hợp đồng bắt buộc phải công chứng thì một số hợp đồng, giao dịch khác do sự tự nguyện của người dân (hợp đồng tùy nghi) sẽ không được Tòa án coi là một chứng cứ hiển nhiên mà chỉ coi đó là một sự kiện pháp lý.
Ngay trong hợp đồng mua bán đối với tài sản (nhất là bất động sản), công chứng viên phải xác định rõ thời điểm giao tiền và giao tài sản. Hợp đồng mua bán có công chứng được coi là giấy tờ sở hữu. Văn bản công chứng được coi là văn bản được cơ quan công quyền xác thực. Sau một thời hạn nhất định, công chứng viên phải cấp cho các bên bản sao văn bản công chứng (phó bản), giấy tờ này được coi là giấy tờ sở hữu chính thức. Giai đoạn công chứng và đăng ký là hai giai đoạn gắn liền với nhau, sau khi công chứng phải đăng ký thì giấy tờ sở hữu đó mới có giá trị, chịu sự kiểm soát song trùng. Quá trình đăng ký hợp đồng công chứng sẽ do Cơ quan đăng ký (Cơ quan quản thủ) có quy trình để kiểm soát tính hợp pháp của văn bản công chứng như kiểm tra các thông tin trong hợp đồng, giao dịch, Cơ quan đăng ký sẽ đối chiếu và cập nhật thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản và chủ sở hữu trong hệ thống dữ liệu của mình, kiểm tra tính toán của công chứng viên liên quan đến thuế... Mối quan hệ giữa hoạt động công chứng và đăng ký ở Tây Ban Nha là rất khăng khít. Tại Tây Ban Nha, tùy từng trường hợp, công chứng viên có thể thay nhà nước thu thuế. Công chứng ở Tây Ban Nha và Pháp đều có chức năng thu thuế thay cho nhà nước từ khách hàng. Khách hàng chỉ cần đến một đầu mối (cơ quan công chứng/cơ quan đăng ký), theo đó, cơ quan công chứng/cơ quan đăng ký thu thuế, sau đó sẽ trả cho nhà nước.
Trong trường hợp Cơ quan đăng ký phát hiện hợp đồng công chứng không đúng, Cơ quan đăng ký có thể cho vô hiệu văn bản công chứng đó một cách gián tiếp bằng cách không cho đăng ký.
đ) Về cơ cấu, tổ chức của cơ quan tự quản (tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng ở Trung ương và khu vực): ở cấp Trung ương có Hội đồng công chứng tối cao; ở cấp khu vực có 17 Hội đồng công chứng khu vực. Các Chủ tịch Hội đồng công chứng khu vực đương nhiên là thành viên của Hội đồng công chứng tối cao. Trong các Hội đồng công chứng khu vực, Hội đồng công chứng Barcelona là lớn nhất Tây Ban Nha với số lượng hơn 500 công chứng viên.
Ở cấp Trung ương, Hội đồng công chứng tối cao có điều lệ hoạt động và mỗi khu vực có điều lệ hoạt động của Hội đồng công chứng khu vực. Trụ sở của Hội đồng công chứng tối cao được đặt tại Thủ đô Madrid. Hội đồng công chứng tối cao bao gồm 17 Chủ tịch Hội đồng công chứng khu vực. Trong số 17 người này, bầu ra 1 Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch và các ủy viên phụ trách các Ban khác nhau như Ban hợp tác quốc tế, Ban ngân quỹ, Ban kỷ luật... Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các Ban trong Hội đông công chứng tối cao, vai trò của Hội đồng công chứng tối cao đối với bảo đảm trách nhiệm nghề nghiệp. Hội đồng công chứng hoạt động như một doanh nghiệp.
Ngay từ khi thành lập, Hội đồng công chứng tối cao đã thành lập Quỹ Bảo hiểm công chứng (chỉ ở một cấp Trung ương chung cho cả nước). Hàng năm, các công chứng viên phải đóng góp vào Quỹ này, Hội đồng dùng tiền từ Quỹ này để mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên, hướng dẫn tỷ lệ mức đóng góp phụ thuộc vào doanh thu của từng công chứng viên. Ngoài đóng góp vào Quỹ là bắt buộc, công chứng viên có thể tự mua thêm bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm khác. Theo thống kê, trong năm 2010 chỉ có 10 trường hợp phải bồi thường.
Chức năng của Hội đồng công chứng tối cao: Báo cáo với Bộ Tư pháp (Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng); ban hành các văn bản hướng dẫn liên quan đến tổ chức nội bộ của ngành công chứng, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; là cơ quan đại diện duy nhất của ngành công chứng Tây Ban Nha bên cạnh các cơ quan có thẩm quyền khác…;
Chức năng quan trọng nhất của Hội đồng công chứng khu vực là đại diện cho các công chứng viên trong khu vực, thực hiện các chức năng hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và kỷ luật, hợp tác và giải quyết các tranh chấp của các Hội đồng công chứng khu vực và giữa các công chứng viên ở các khu vực khác nhau; tổ chức, quản lý hoạt động nghề nghiệp trên phạm vi địa hạt khu vực... Mỗi Hội đồng công chứng khu vực có một Ban lãnh đạo đứng đầu là Chủ tịch, các thành viên khác được bầu. Số lượng thành viên Hội đồng phụ thuộc vào số lượng công chứng viên trong khu vực, thông thường mỗi một Hội đồng công chứng khu vực có từ 4 đến 5 thành viên, khu vực nào có số lượng công chứng viên nhiều thì số lượng thành viên của Hội đồng có thể lên tới 10 người. Việc đảm nhiệm các chức danh trong Hội đồng chỉ là kiêm nhiệm. Hội đồng có lịch họp, chương trình hoạt động định kỳ, công việc chủ yếu của các thành viên Hội đồng vẫn là hoạt động nghề nghiệp công chứng, có những công chứng viên hoạt động đơn lẻ không có người giúp việc nhưng cũng có những công chứng viên có vài người giúp việc. Mỗi năm Hội đồng họp ít nhất 1 lần/1 năm. Nhiệm kỳ hoạt động của Hội đồng là 04 năm. Kết quả bầu Ban lãnh đạo của Hội đồng công chứng khu vực được thông báo (không phải báo cáo) tới Hội đồng công chứng tối cao. Mỗi một công chứng viên phải là thành viên bắt buộc của Hội đồng công chứng khu vực.
Ngoài các chức năng chính như trên, Hội đồng công chứng khu vực có các hoạt động bổ trợ như tập huấn, phát hành tạp chí, tham gia chương trình phát thanh, trả lời phỏng vấn của báo chí...). Hội đồng công chứng khu vực còn tham gia góp ý văn bản do chính quyền địa phương ban hành hoặc do các nghị sĩ đề nghị. Hội đồng công chứng khu vực còn thực hiện quan hệ trao đổi hợp tác với các Hiệp hội nghề nghiệp khác như thừa phát lại, luật sư.
- Kinh phí hoạt động cho các tổ chức tự quản: từ nguồn đóng góp của các công chứng viên.
- Vấn đề đào tạo công chứng viên: Ở Tây Ban Nha không có trường đào tạo nghề công chứng viên nhưng cũng có cơ chế để tạo điều kiện cho những người có nguyện vọng làm công chứng viên. Có hai loại tập huấn, hội thảo dành cho công chứng viên đang hành nghề và những người chuẩn bị vào nghề. Hội đồng công chứng khu vực tham gia chuẩn bị các đề thi, đáp án cho các kỳ thi tuyển công chứng viên. Các Hội đồng công chứng khu vực chủ động đưa ra các chuyên đề tập huấn, các hội nghị tập huấn này là không bắt buộc nhưng các công chứng viên hầu như tham gia rất đầy đủ, vì các hội nghị tập huấn này rất thiết thực phục vụ trực tiếp cho công chứng viên trong quá trình hành nghề.
Điều lệ công chứng: chỉ có 1 điều lệ duy nhất cho toàn quốc do Bộ Tư pháp ban hành ngày 02/06/1944. Năm 2007 có sửa đổi, bổ sung Điều lệ.
- Vấn đề quảng cáo trong hành nghề công chứng: cũng như trong hành nghề Thẩm phán, trong hành nghề công chứng cũng bị cấm quảng cáo dưới mọi hình thức vì công chứng viên được coi là công chức.
4. Về cơ quan đăng ký
Hệ thống đăng ký sở hữu ở Tây Ban Nha có điểm khác biệt so với hệ thống đăng ký ở Pháp. Ở Tây Ban Nha (đăng ký quyền sở hữu, tiêu chí quản lý là tài sản, quản lý bằng giấy tờ xác định quyền sở hữu), còn ở Pháp (đăng ký giấy tờ sở hữu, tiêu chí quản lý là chủ sở hữu, giấy tờ sở hữu được lưu giữ tại cơ quan quản lý). Đối với việc đăng ký động sản, hợp đồng mua bán nhà được công chứng và đăng ký tại Cơ quan đăng ký (cơ quan quản thủ) thì được coi là giấy tờ sở hữu (Giấy đăng ký quyền sở hữu).
Hệ thống cơ quan đăng ký ở Tây Ban Nha được tổ chức tương tự như hệ thống của Đức. Mục tiêu tối thượng của đăng ký là bảo đảm tuyệt đối quyền sở hữu của công dân và doanh nghiệp. Các văn bản pháp luật về đăng ký xuất phát từ nguyên lý quyền lợi của người dân đặt trên quyền của nhà nước.
Cơ quan đăng ký có trách nhiệm cung cấp cho người dân muốn mua tài sản các thông tin liên quan đến tài sản đó, đặc biệt là thông tin ai là chủ sở hữu của tài sản đó (các thông tin cá nhân của chủ sở hữu không được cung cấp). Thông tin này là công khai mà mọi người dân có thể tiếp cận. Xu hướng của các nước trong EU là công khai hóa các thông tin về sở hữu. Quy định này là rất dân chủ và công khai minh bạch để bảo đảm quyền cho người muốn mua tài sản đó.
- Vai trò của cơ quan đăng ký và quan hệ với công chứng: Khi một người muốn mua hoặc thuê một tài sản thì Luật cho phép người mua hoặc thuê tài sản có quyền đề nghị Cơ quan đăng ký cung cấp những thông tin cơ bản về tài sản đó. Quá trình thực hiện công chứng, công chứng viên sẽ đề nghị Cơ quan đăng ký cung cấp thông tin về tài sản một cách chính thức bằng văn bản về tình trạng pháp lý của tài sản.
Có 2 cách công chứng viên yêu cầu Cơ quan đăng ký cung cấp thông tin: (1) gửi văn bản yêu cầu trực tiếp hoặc fax - cách truyền thống; (2) gửi qua intranet - hình thức mới được áp dụng trong thời gian khoảng 1 năm nay. Trong thời hạn 09 ngày, nhân viên đăng ký/đăng ký viên phải kiểm tra thông tin và trích xuất một bản thông tin về lịch sử/tình trạng tài sản trước khi công chứng viên lập hợp đồng công chứng. Trong thời gian này, đăng ký viên phải kiểm tra liệu tài sản có biến động gì không, mọi thay đổi, bổ sung phải được ghi chép lại và thông báo cho công chứng viên như tài sản qua bao nhiêu lần chuyển giao, tách/nhập,.. Khi có kết quả tra cứu, người lãnh đạo Cơ quan đăng ký sẽ duyệt và đăng ký viên sẽ chuyển thông tin cho công chứng viên bằng fax/intranet. Chữ ký điện tử cũng được công nhận. Do vậy, khi các bên ký hợp đồng công chứng, công chứng viên có thể chỉ cho các bên biết về tình trạng pháp lý của tài sản trên hệ thống mạng intranet. Trước khi ký công chứng, công chứng viên đã có đầy đủ cơ sở để viện dẫn vào hợp đồng công chứng về tình trạng pháp lý của tài sản. Các bên giao kết hợp đồng phải tôn trọng những thông tin về tình trạng pháp lý của tài sản do Cơ quan đăng ký cung cấp, điều này tạo sự an toàn cao cho các công chứng viên khi ký công chứng. Sau khi ký hợp đồng công chứng, văn bản công chứng gốc được lưu ở Văn phòng công chứng và chuyển văn bản công chứng qua mạng intranet cho Cơ quan quản thủ có chữ ký điện tử của công chứng viên để đăng ký. Cơ quan đăng ký khi nhận được văn bản công chứng đã được ký kết, sẽ xem xét tài sản đem giao dịch có hợp pháp hay không? Các bên tham gia giao dịch (tư cách nhân thân) có hợp pháp không? Việc tính toán thuế của công chứng viên có đúng với các quy định của pháp luật không? Trường hợp phát hiện sai sót, Cơ quan đăng ký sẽ thông báo lại cho các bên, đặc biệt là người mua hoặc thuê và cho công chứng viên đã ký văn bản công chứng đó. Thời hạn 15 ngày để ghi vào Sổ đăng ký của Cơ quan đăng ký kể từ khi nhận được văn bản công chứng.
Về nguyên tắc, các thông tin hồ sơ đề nghị đăng ký quyền sở hữu, trong đó thông tin về trả thuế có thể qua intranet cho nhanh nhưng khi đi trả thuế cần phải mang giấy tờ in từ mạng intranet. Cơ quan thuế phải đóng dấu vào giấy tờ để chuyển lại cho Cơ quan đăng ký biết là giao dịch chuyển dịch/tài sản. Phí đăng ký do người thuê hoặc mua tài sản trả cho Cơ quan đăng ký, có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua công chứng viên.
Cơ quan đăng ký cũng có điều lệ nội bộ cho các đăng ký viên. Các đăng ký viên được coi là công chức nhà nước nhưng nhà nước không trả lương (lương lấy từ nguồn lệ phí đăng ký), đều là những chuyên gia pháp luật, đều tốt nghiệp luật, được đào tạo cơ bản về luật đất đai, luật sở hữu, luật thuế... Để được bổ nhiệm là Đăng ký viên, ứng cử viên cũng phải trải qua kỳ thi do Bộ Tư pháp tổ chức, nếu đỗ sẽ do Tổng cục trưởng Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng bổ nhiệm/công nhận.
Phí đăng ký và phí công chứng được thu theo biểu phí qui định của nhà nước mà không được phép tăng hoặc giảm phí. Phí đăng ký sẽ được Cơ quan đăng ký giữ lại toàn bộ. Cơ quan đăng ký tự thu, tự hoạt động và đóng thuế cho nhà nước. Hệ thống đăng ký ở Tây Ban Nha có nhiều ưu điểm nên hiện nay một số nước ở châu Mỹ Latin đang nghiên cứu, áp dụng theo mô hình này.
Hiện nay, tại Tây Ban Nha có khoảng 1.000 đăng ký viên, riêng tại Thủ đô Madrid có 53 đăng ký viên với 53 địa hạt, mỗi một đăng ký viên (quản thủ) phụ trách một địa hạt.
Nguyễn Tấn Cường, Vụ Bổ trợ tư pháp