Hiện nay, theo quy định của pháp luật thì thẩm quyền của UBND cấp xã trong công tác chứng thực tập trung vào 02 việc chính là chứng thực hợp đồng, giao dịch và chứng thực bản sao từ bản chính. Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được quy định tại Thông tư số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT, còn chứng thực bản sao từ bản chính được quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính là một thẩm quyền mới được chuyển giao từ Phòng Công chứng sang cho UBND cấp xã thực hiện từ năm 2007. Việc chuyển giao thẩm quyền như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện công tác chứng thực, tiết kiệm được chi phí đi lại cho người dân, giảm tải khối lượng công việc lớn từ Phòng Công chứng.
Thời gian qua, công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn đã được các cấp, các ngành chức năng quan tâm. Công tác chứng thực cấp xã đã được tổ chức phù hợp, đi vào nề nếp, kịp thời giải quyết nhu cầu về chứng thực cho nhân dân.
Tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị xã, phường cán bộ thẩm định, trình ký văn bản chứng thực còn quá yếu, nhất là việc thẩm định, trình ký chứng thực Hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản dẫn đến sai sót về thủ tục, thiếu các giấy tờ cần thiết lưu trong hồ sơ... từ đó vi phạm về thủ tục quy định trong các văn bản về chứng thực. Thực trạng này là do nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu vẫn là do năng lực, trình độ nghiệp vụ của cán bộ thẩm định, trình ký hợp đồng chứng thực và sự phân công công việc chưa phù hợp ở các đơn vị cấp xã.
Hiện nay, hầu hết UBND cấp xã giao việc thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch cho cán bộ địa chính thực hiện. Đây là điểm chưa phù hợp hay nói cách khác là chưa đúng quy định tại khoản 3 Mục II Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP- BTNMT "Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch xã, phường, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch. Viết Phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực".
Như vậy, giao việc thẩm định hợp đồng chứng thực cho cán bộ địa chính thực hiện vừa không đúng pháp luật, vừa "làm khó" cho cán bộ địa chính vì cán bộ địa chính là người không được đào tạo Luật như cán bộ Tư pháp - hộ tịch, hơn nữa việc thẩm định hợp đồng giao dịch trước khi trình ký chứng thực không phải là một việc đơn giản, việc này yêu cầu người thẩm định phải được đào tạo pháp luật, nghiệp vụ chuyên môn, am hiểu kiến thức pháp luật về Dân sự, đất đai, kinh tế, thương mại (quyền sở hữu, uỷ quyền, tài sản chung, tài sản riêng, năng lực dân sự, thừa kế...). Sự giao việc không hợp lý như vậy dẫn đến không thể tránh khỏi những sai sót về thủ tục chứng thực.
Các sai sót chủ yếu là về thủ tục chứng thực, nhiều hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch không có Phiếu yêu cầu chứng thực, hợp đồng giao dịch lập không đúng mẫu quy định, không đánh số trang hợp đồng, các bên giao dịch và người ký chứng thực không ký tắt vào các trang hợp đồng, hồ sơ chứng thực Hợp đồng chuyển nhượng bất động sản không lưu bản sao chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là vi phạm các quy định tại các Điều 41, 59, 60 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực; tiết a, b, c điểm 1.1 Mục II Thông tư số 04/2006/TTLT- BTP- BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất. Đối với việc chứng thực Hợp đồng vay vốn, một số Ngân hàng chưa thực hiện việc đăng ký chữ ký Mẫu theo quy định tại khoản 2 phần I Thông tư số 03/2001/TP- CC ngày 14 tháng 3 năm 2001 cũng không trực tiếp đến ký trước mặt người ký chứng thực mà người ký chứng thực vẫn ký chứng thực vào Hợp đồng là vi phạm về thủ tục chứng thực.
Về thu phí chứng thực, một số đơn vị cấp xã còn thu phí chứng thực hợp đồng giao dịch thấp hơn so với mức thu tại Thông tư 93/2001/TTLT-BTP- BTC gây thất thu cho Nhà nước.
Từ thực trạng như vậy, để công tác chứng thực ở cấp xã được thực hiện đúng các quy định của pháp luật thì Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn cần giao việc thẩm định, trình ký chứng thực các hợp đồng, giao dịch cho cán bộ Tư pháp - hộ tịch thực hiện đảm bảo đúng quy định tại khoản 3 Mục II Thông tư số 04/2006/TTLT- BTP- BTNMT.
Cán bộ được giao việc thẩm định, trình ký văn bản chứng thực cần nghiên cứu kỹ các văn bản pháp luật như: Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Đất đai năm 2003, Luật Thương mại... (phần Quyền định đoạt tài sản chung, thừa kế, tặng cho, chuyển nhượng...); nghiên cứu kỹ các quy định về thủ tục chứng thực như quy định tại các Điều 41, 59, 60 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực; Mục II Thông tư số 04/2006/TTLB- BTP- BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất.
Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, phải thực hiện đúng quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Tuy nhiên khi chứng thực, cần nắm rõ quy định những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính quy định tại Điều 16 Nghị định 79/2007/NĐ-CP hoặc không được chứng thực bản sao từ bản sao (chứng thực bản sao phải từ bản chính; bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao).
Đối với việc chứng thực Hợp đồng vay vốn, nếu ngân hàng nào chưa thực hiện việc đăng ký chữ ký Mẫu theo quy định tại khoản 2 phần I Thông tư số 03/2001/TP- CC ngày 14 tháng 3 năm 2001 thì cán bộ thẩm định, trình ký hợp đồng chứng thực phải yêu cầu người có thẩm quyền đại diện Ngân hàng đến ký trực tiếp trước mặt người ký chứng thực, nếu không thì có quyền từ chối chứng thực.
Về thu phí chứng thực, cần phải thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật, cụ thể: Đối với việc chứng thực hợp đồng giao dịch, mức thu áp dụng Thông tư 93/2001/TTLT- BTP- BTC. Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký áp dụng mức thu tại Thông tư 92/2008/TTLT- BTC- BTP.
Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả công tác chứng thực ở cấp xã cần kể đến vai trò quản lý trực tiếp của các Phòng Tư pháp cấp huyện, Phòng Tư pháp cần thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra công tác chứng thực đối với các xã, phường, thị trấn thuộc quyền quản lý của mình để phát hiện, uốn nắn kịp thời những sai sót trong quá trình thực hiện việc chứng thực. Đồng thời, hằng tháng, quý cần báo cáo phản ánh kịp thời kết quả đạt được cũng như những vướng mắc của công tác chứng thực cấp xã cho Sở Tư pháp để có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo việc chứng thực trên địa bàn tỉnh được thực hiện đúng các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi của các bên giao dịch và quyền lợi, ích của Nhà nước trong các quan hệ dân sự./.
Đức Khoa