Để đảm bảo vừa nâng cao vai trò, trách nhiệm của Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, vừa phát huy tính chủ động của cấp phó trong giải quyết các công việc được phân công, đồng thời khắc phục tình trạng gửi văn bản vượt cấp, ngày 18/2/2009 UBND tỉnh Thanh hoá có Công văn số 545/UBND-TH về việc ký gửi văn bản. Théo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám đốc các sở, Trưởng các ban, ngành, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh (gọi chung là Giám đốc sở), Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là Chủ tịch UBND huyện) thực hiện nghiêm các yêu cầu về ký, gửi văn bản đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh như sau:
1. Về ký văn bản:
1.1. Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện phải ký các văn bản sau:
- Văn bản trình các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền ban hành của UBND tỉnh được Chủ tịch UBND tỉnh giao chủ trì soạn thảo;
- Văn bản trình các dự thảo đề án, dự án, báo cáo…được Chủ tịch UBND tỉnh giao soạn thảo để UBND tỉnh trình HĐND tỉnh, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Ban Chấp hành Tỉnh uỷ, Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương;
- Các văn bản đề xuất về chủ trương, cơ chế chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bộ máy, nhân sự, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội thuộc thẩm quyền quyết định, phê duyệt, ban hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các văn bản đề xuất chủ trương đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước, các dự án lớn, sửa chữa công sở, điều chuyển phương tiện, tài sản nhà nước.
- Các văn bản đề xuất giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải quyết ý kiến kiến nghị của cử tri thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh.
Trường hợp Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện nghỉ ốm hoặc đi công tác dài ngày thì phải uỷ quyền (bằng văn bản và có thời hạn nhất định) cho Phó giám đốc, Phó chủ tịch UBND huyện ký thay và báo cáo cho Chủ tịch UBND tỉnh biết việc uỷ quyền đó.
1.2. Đối với các loại văn bản khác (ngoài các văn bản quy định ở mục 1), Giám đốc Sở, Chủ tịch UBND huyện có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay theo lĩnh vực phân công và chịu trách nhiệm về việc uỷ quyền theo quy định của pháp luật.
2. Về gửi văn bản:
2.1. Văn bản đề nghị UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc phải đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; phải gửi kèm theo ý kiến tham gia của các ngành, địa phương liên quan trực tiếp (nếu có) và nhất thiết phải có ý kiến bằng văn bản của cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về vấn đề đề nghị giải quyết.
2.2. Văn bản gửi đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ được ghi một dòng duy nhất là UBND tỉnh hoặc Chủ tịch UBND tỉnh ở mục “Kính gửi”, không được đồng kính gửi các cơ quan, đơn vị khác; văn bản gửi các cơ quan khác không được gửi lên UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để biết hoặc thay cho báo cáo công việc đã làm.
2.3. Các đơn vị trực thuộc sở, trực thuộc UBND huyện (bao gồm cả các xã, phường, thị trấn) cần trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết công việc phải báo cáo với Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện; Giám đốc sở, Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm xem xét kỹ vấn đề, nếu thực sự cần thiết và thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh mới làm văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết.
Giám đốc các sở, Chủ tịch UBND các huyện phải ban hành quy định cụ thể về ký, gửi văn bản của ngành, địa phương mình cho phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu tại Công văn này.
Giao Văn phòng UBND tỉnh theo dõi, kiểm soát kỹ các văn bản gửi đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; trả lại những văn bản ký, gửi không đúng quy định. Cơ quan, đơn vị nào vi phạm đến lần thứ 3, Văn phòng UBND tỉnh báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để có hình thức xử lý kịp thời./.
Lê Nguyệt - Sở Tư pháp Thanh Hoá