Thực hiện chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực, qua công tác theo dõi, kiểm tra, Sở Tư pháp Bắc Giang đã tiến hành báo cáo tình hình hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh như sau:
I. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
1. Kết quả công tác công chứng, chứng thực
a) Kết quả công tác công chứng
Hiện nay trên địa bàn tỉnh Bắc Giang có hai Phòng Công chứng, Phòng Công chứng số 1 trụ sở tại thành phố Bắc Giang và Phòng Công chứng số 2 trụ sở tại thị trấn Chũ, huyện Lục Ngạn. Trước thời điểm 01/7/2007 do số lượng chứng thực bản sao nhiều nên các Phòng Công chứng luôn ở trong tình trạng quá tải. Sau khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực, công tác chứng thực bản sao từ bản chính được phân cấp về cho UBND cấp xã đã giải quyết tình trạng quá tải tại các Phòng Công chứng, tạo điều kiện cho công chứng viên tập trung vào việc xác nhận các hợp đồng, giao dịch.
Kết quả từ 01/7/2007 đến nay, các Phòng Công chứng đã thực hiện công chứng được 892 hợp đồng, giao dịch, trong đó, Phòng công chứng số 1 là 884 hợp đồng, giao dịch, Phòng Công chứng số 2 là 08 hợp đồng, giao dịch.
b) Kết quả công tác chứng thực
Với việc phân cấp chứng thực bản sao từ bản chính về cho UBND cấp xã, đồng nghĩa với việc người dân được thuận lợi hơn thì khối lượng công việc của cán bộ tư pháp - hộ tịch cũng tăng lên đáng kể.
2. Những ưu điểm và nhược điểm
a) Ưu điểm
- Công tác tổ chức triển khai, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực được thực hiện kịp thời, đồng bộ đã góp phần tích cực vào việc nâng cao nhận thức cũng như ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân dân đối với hoạt động công chứng, chứng thực.
- Công tác hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra được các cơ quan chuyên môn quan tâm thực hiện, qua đó đã giúp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện những sai sót và có biện pháp chỉ đạo kịp thời.
- Việc chứng thực bản sao được các đơn vị thực hiện tương đối nghiêm túc, như bố trí người trực để tiếp nhận yêu cầu chứng thực, các trường hợp chứng thực cơ bản được giải quyết ngay trong ngày làm việc, hồ sơ chứng thực lưu trữ đúng quy định, sổ chứng thực được ghi chép đầy đủ...
b) Nhược điểm
- Một số đơn vị chưa lập đầy đủ sổ chứng thực theo quy định ; không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ chứng thực .
- Việc thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch còn có nhiều sai sót:
Theo quy định tại Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất thì cán bộ tư pháp - hộ tịch là người tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ chứng thực, nếu đầy đủ và hợp lệ thì trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND ký chứng thực. Tuy nhiên, do cán bộ tư pháp - hộ tịch có quá nhiều việc nên một số nơi UBND lại giao cho cán bộ địa chính hoặc cán bộ văn phòng tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Việc không tuân thủ đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tục chứng thực như vậy dẫn đến nhiều hồ sơ chứng thực có sai sót, như hồ sơ không đầy đủ và không hợp lệ (thiếu giấy tờ tuỳ thân hoặc giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đối với tài sản, hợp đồng không ghi đầy đủ phần khi về người đồng sở hữu (vợ, chồng...) mà chỉ ghi về người đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản); thiếu chữ ký của các bên tham gia giao kết hợp đồng hoặc của người đồng sở hữu; một số hợp đồng chứng thực không ghi đầy đủ các thông tin cần thiết, như ngày, tháng, năm giao kết, giá trị của phần tài sản chuyển nhượng...; một số trường hợp chứng thực đóng dấu không đúng quy định, như không đóng dấu giáp lai giữa các trang của hợp đồng, đóng dấu TM. UBND hoặc dấu KT. Chủ tịch UBND (theo quy định thì việc ký chứng thực là thẩm quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã và người ký phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc này) ...
3. Những thuận lợi và khó khăn, bất cập
a) Thuận lợi
Công tác chứng thực bản sao được phân cấp cho UBND cấp xã thực hiện đã giải quyết tình trạng quá tải tại các Phòng Công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho người có yêu cầu chứng thực không phải đi xa và có thể đến bất kỳ UBND xã, phường, thị trấn nào để chứng thực.
b) Khó khăn, bất cập
- Cơ sở vật chất của một số nơi còn khó khăn như phương tiện làm việc còn thiếu thốn, trụ sở tiếp dân chật hẹp; một số xã thuộc vùng sâu, vùng xa không có máy photocopy nên người dân vẫn phải đi xa để thực hiện chứng thực bản sao.
- Trình độ cán bộ tư pháp - hộ tịch không đồng đều, một số chưa qua đào tạo, bồi dưỡng nên còn lúng túng trong việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác tư pháp.
- Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã thực hiện phân cấp mạnh mẽ về cơ sở. Một số việc trước đây thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh, cấp huyện nay phân cấp về cho UBND cấp xã thực hiện. Trong khi biên chế cán bộ tư pháp - hộ tịch chưa tăng thì việc tăng đáng kể về số lượng công việc đã gây quá tải cho cán bộ tư pháp - hộ tịch, nhất là những địa phương ở trung tâm, có đông dân cư. Do số lượng công việc nhiều nên cán bộ tư pháp - hộ tịch chưa thẩm tra đầy đủ tính hợp lệ của hồ sơ chứng thực, dẫn đến việc chứng thực hợp đồng, giao dịch còn nhiều sai sót, bên cạnh đó cán bộ tư pháp - hộ tịch ít có thời gian để nghiên cứu, học tập, nâng cao kiến thức và trau dồi kỹ năng nghiệp
- Một số quy định của pháp luật còn bất cập và chưa đồng nhất, cụ thể như sau:
+ Việc phân biệt hai khái niệm công chứng và chứng thực không rõ ràng: Theo quy định của Luật Công chứng, công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tuy nhiên cùng nội dung, tính chất công việc như công chứng viên nhưng nếu thực hiện ở UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã thì lại gọi là chứng thực.
+ Từ sự phân định khái niệm không rõ ràng dẫn đến những bất cập trong quy định tiêu chuẩn của người thực hiện công chứng, chứng thực. Cùng là việc xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, nếu như Công chứng viên phải là người có bằng cử nhân luật, có thời gian công tác pháp luật từ 5 năm trở lên, tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng, đã qua một thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng... thì đối với Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký chứng thực lại không có quy định nào về tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ.
+ Vấn đề chứng thực chữ ký người dịch: Theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch và người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Tuy nhiên, giữa người dịch và Phòng Tư pháp không có mối quan hệ ràng buộc nào (trước đây theo Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực thì người dịch phải là cộng tác viên của Phòng Công chứng). Quy định như vậy dẫn đến việc không kiểm soát được chất lượng bản dịch, nhất là trong điều kiện trình độ ngoại ngữ của cán bộ Phòng Tư pháp còn hạn chế, và trường hợp có sai sót xảy ra thì cũng rất khó để có thể truy cứu trách nhiệm của người dịch.
- Về việc phân định thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính: Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, UBND cấp xã chứng thực các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Thực tế có những loại giấy tờ vừa bằng tiếng Việt, vừa bằng tiếng nước ngoài nên không thể xác định thẩm quyền một cách chính xác, mặt khác việc quy định thẩm quyền như trên vô tình đã gây phiền hà cho người yêu cầu khi phải chứng thực cả hai loại giấy tờ bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài.
- Phần lớn các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bắc Giang hiện nay là hợp đồng, giao dịch về nhà ở và đất đai. Theo quy định của Luật Nhà ở, đối với hợp đồng giao dịch về nhà ở thì có thể lựa chọn công chứng tại phòng Công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực tại UBND xã đối với nhà ở tại nông thôn, còn theo quy định của Luật Đất đai, hợp đồng, giao dịch thực hiện quyền của người sử dụng đất là cá nhân, hộ gia đình thì có thể lựa chọn công chứng tại Phòng Công chứng hoặc chứng thực tại UBND xã, phường, thị trấn. Tuy nhiên việc cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở vẫn chưa được tổ chức thực hiện, do đó cũng gây khó khăn cho việc phân định thẩm quyền chứng thực giữa UBND cấp huyện và UBND thị trấn trong trường hợp đối tượng của hợp đồng, giao dịch là nhà ở song chủ sở hữu chỉ xuất trình được Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà không có Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở.
- Trong khi UBND cấp xã ngày càng được phân cấp nhiều việc, cán bộ tư pháp - hộ tịch nhiều khi bị quá tải thì tại Phòng Công chứng, các Công chứng viên được đào tạo bài bản lại đang "thiếu việc", còn ở Phòng Tư pháp, mặc dù yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch không nhiều nhưng vẫn phải phân công người trực để tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của tổ chức công dân. Như vậy, một mặt chúng ta để lãng phí nguồn nhân lực có chuyên môn cao, mặt khác chất lượng công tác chứng thực ở cơ sở lại chưa đảm bảo.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
Trên cơ sở phân tích, đánh giá những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế như trên, nhằm khắc phục những khó khăn, bất cập, nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh, trong thời gian tới, Sở Tư pháp Bắc Giang sẽ tăng cường công tác chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tư pháp - hộ tịch cơ sở, đồng thời có một số kiến nghị, đề xuất như sau:
1. Để giảm tải cho UBND cấp xã, hạn chế những sai sót, tồn tại, đối với việc xác nhận hợp đồng, giao dịch trước mắt cần giao cho Phòng công chứng hoặc UBND cấp huyện (ở những nơi chưa có Phòng Công chứng) thực hiện. Về lâu dài, Sở Tư pháp sẽ xây dựng quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả nhu cầu của tổ chức, công dân
2. Đề nghị UBND tỉnh chỉ đạo việc triển khai cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tham gia vào các giao dịch dân sự.
3. Đề nghị Bộ Tư pháp phối hợp với các bộ, ngành liên quan nghiên cứu ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định không phù hợp, bảo đảm tính thống nhất của hệ thống pháp luật, phát huy hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của nhân dân./.
Hoàng Giang