Thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, kể từ ngày 1/7/2007 việc chứng thực các loại bản sao bằng tiếng Việt được chuyển về UBND xã, phường, thị trấn thực hiện. Chủ trương cải cách hành chính theo hướng tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhân dân thực hiện việc chứng thực đã được người dân tỉnh Ninh Bình đón nhận với niềm vui mừng phấn khởi và thực sự hài lòng.
Nếu như trước đây, khi chưa đưa công tác chứng thực bản sao tiếng Việt về xã, phường, thị trấn, người dân phải đổ dồn về UBND các huyện, thị xã thành phố hoặc đến phòng Công chứng để xin cái dấu bản sao. Đặc biệt vào dịp học sinh nhập học các trường đại học, cao đẳng chuyên nghiệp, phụ huynh đưa trẻ đến trường, làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách… thường xảy ra tình trạng quá tải khiến người dân phải chen lấn, chờ đợi mất tới cả buổi mới được giải quyết.
Sau khi thực hiện chủ trương đưa chứng thực về xã, phường, thị trấn đã có nhiều thay đổi. Theo tinh thần của Nghị định 79, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Người dân có thể mang giấy tờ cần chứng thực đến bất cứ UBND xã, phường, thị trấn nào cũng được giải quyết. Việc giải quyết được thực hiện ngay trong ngày.
Để thực hiện có hiệu quả Nghị định 79 trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Chỉ thị, Kế hoạch chỉ đạo các ngành có liên quan, UBND các cấp tổ chức tuyên truyền sâu rộng, thường xuyên nội dung của Nghị định 79 trên các phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương mình để mọi người dân biết và thực hiện, sớm đưa Nghị định 79 vào cuộc sống. Để nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tư pháp các huyện, thị xã, cán bộ hộ tịch tư pháp các xã, phưpừng, thị trấn nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện Nghị định 79 tại cơ sở, Sở Tư pháp đã tổ chức hội nghị tập huấn nghị định 79 cho cán bộ làm công tác chứng thực tại 8/8 Phòng Tư pháp và cán bộ Tư pháp hộ tịch của 147 xã, phường, thị trấn.
Tại Thành phố Ninh Bình công tác chứng thực đã đi vào nền nếp và được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật. Qua gần 8 tháng thực hiện chính quyền các xã, phường đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc và tăng cường cán bộ giúp việc đảm bảo cho hoạt động chứng thực bước đầu đáp ứng được yêu cầu và đạt được hiệu quả cao, mang lại niềm tin cho công dân về chủ trương cải cách hành chính của nhà nước trong công tác tư pháp theo tinh thần phân cấp mạnh về cơ sở. Kết quả Phường Đông Thành đã thực hiện chứng thực được 3000 việc, Phường Tân Thành 2800 việc, Phường Ninh Khánh 2414 việc… hầu hết là chứng thực chữ ký bản sao từ bản chính.
Là trung tâm kinh tế của Thành phố, Phường Vân Giang có 6000 nhân khẩu do vậy nhu cầu chứng thực của người dân tương đối nhiều, bên cạnh đó bộ phận chứng thực của phường còn thường xuyên giải quyết yêu cầu của công dân từ nơi khác đến, do vậy mỗi ngày phải có tới 20-30 lượt người đến chứng thực. Thực hiện Nghị định 79, Phường đã xây mới một phòng làm việc rộng khoảng 18m2 dành cho bộ phận chứng thực, tăng cường thêm 01 cán bộ hợp đồng, mau sắm máy Phôtcopy thuận tiện cho việc sao chụp tài liệu, kính lúp để kiểm tra tính xác thực của các văn bằng chứng chỉ, bố trí ghế cho công dân ngồi chờ giải quyết.
Tại huyện Yên Mô, phòng Tư pháp đã tham mưu cho UBND huyện tổ chức hội nghị triển khai Nghị định 79 cho Lãnh đạo UBND huyện, trưởng các phòng, ban, chuyên môn, cán bộ chủ chốt và cán bộ tư pháp hộ tịch các xã, thị trấn. Bên cạnh đó công tác tuyên truyền trên hệ thống Đài truyền thanh 3 cấp, tuyên truyền thông qua các hội nghị dân quân chính đảng, hội nghị chuyên đề. Do vậy về phía người dân đã sớm nắm bắt được chủ trương của Nhà nước, chính quyền cơ sở nhanh chóng củng cố kiện toàn đội ngũ cán bộ phụ trách công tác chứng thực đồng thời tăng cường đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị đảm bảo tốt nhất các điều kiện phục vụ nhân dân khi đến chứng thực.Bộ phận một cửa các xã, thị trấn của huyện luôn bố trí 01 cán bộ tư pháp hộ tịch, 01 cán bộ giúp việc phục vụ công tác chứng thực. tất cả mọi nơi đều bố trí Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch trực ký bản sao cho người dân nên thời gian giải quyết chỉ hết 5-10 phút, nơi đông nhất cũng chỉ khoảng 30 phút.
Tính đến thời điểm hết tháng 12/2007 xã Yên Từ đã thực hiện chứng thực 06 di chúc, 04 văn bản từ chối nhận di sản thừa kế, 23 hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, 04 hợp đồng vay vốn, 783 các chứng thực khác thu nộp ngân sách 5 triệu đồng.
Xá Khánh Thịnh có tới hơn 500 nhân khẩu, bình quân mỗi ngày có tới 8-10 lượt người đến chứng thực. Thực hiện Nghị định 79 trong năm 2007, chính quyền địa phương đã xây mới 01 phòng làm việc rộng 22m2 dành cho bộ phận tiếp nhận 1 cửa, đầu tư tủ đựng hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho công tác lưu trữ, trang bị dãy bàn có khung vách ngăn kính phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ tài liệu của công dân. Bên cạnh đó, để tạo thuận lợi cho công dân nắm bắt được nội dung các quy định về phí, lệ phí, thẩm quyền chứng thực các loại việc của cấp xã, tại bộ phận tiếp nhận 1 cửa cũng công khai các loại bảng biểu, quy trình thủ tục tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực của công dân.
Có thể nói việc phân cấp chứng thực về xã, phường, thị trấn đã tạo thuận lợi nhiều cho người dân, được người dân dân hoan nghênh và phấn khởi. Trước đây muốn chứng thực bản sao, người dân có thể phải đi tới 10-20 km để lên phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố hoặc có khi còn phải đi xa hơn nữa nếu lên đến Phòng Công chứng của Sở Tư pháp, Bên cạnh đó còn chưa nói đến tâm lý vốn đã ăn sâu trong suy nghĩ của đại đa số người dân “Công chứng trên tỉnh cho oách”, “con dấu của Phòng công chứng có giá trị pháp lý cao hơn con dấu của các phòng Tư pháp”:… Do vậy thường xảy ra tình trạng ùn tắc khiến người dân phải mất nhiều thời gian chờ đợi, mất công đi lại. Nhung nay người dân đã thực sự phấn khởi trước chủ trương của Nhà nước tạo điều kiện tốt nhất cho người dân.
Tính đến hết tháng 12/2007 sau gần 6 tháng thực hiện Nghị định 79 về chứng thực các xã, phường thị trấn trong tỉnh đã chứng thực 78.751 văn bản thu nộp ngân sách 303.678.570 đồng, số lượng vụ việc chứng thực tại cấp xã tăng lên rõ rệt, nhân dân phấn khởi vì được thực hiện chứng thực ngay tại địa phương mình thuận tiện hơn, đi lại dễ dàng hơn. Có thể nói tinh thần của Nghị định 79 rất phù hợp với chủ trương cải cách hành chính, nâng cao chất lượng các hoạt động phục vụ nhân dân.
Đối với Phòng Công chứng Số 1 và số 2 của tỉnh sau khi thực hiện phân cấp chứng thực về cấp xã lượng công việc giảm hẳn, chỉ còn khoảng 2-3% việc công chứng so với trước đây. Sự giảm tải thể hiện rõ nhất là không còn cảnh chen lấn khi người đến công chứng.
Đưa công tác chứng thực về xã, phường thị trấn là chủ trương đúng đắn với mục tiêu phục vụ ngày càng tốt hơn cho người dân. Tuy nhiên đây là một nhiệm vụ mới đối với chính quyền cơ sở do vậy vẫn còn ấât nhiều khó khăn. Đội ngũ cán bộ tư pháp hộ tịch cơ sở trực tiếp làm công tác chứng thực thường không ổn định trong khi đó chức danh này lại rất cần kiến thức pháp lý và kinh nghiệm thực tế. cán bộ Tư pháp hộ tịch có trình độ Đại học Luạt, Trung cấp Luật còn ít, bên cạnh đó khó khăn lớn nhất hiện nay là cán bộ tư pháp hộ tịch rất khó nhận diện văn bằng chứng chỉ giả trong khi đó lại chưa được tập huấn nhiều về nghiệp vụ chứng thực. Do vậy để Nghị định 79 về công tác chứng thực được áp dụng trong thực tiễn mang lại hiệu quả cao trong đời sống kinh tế xã hội, hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót về chuyên môn nghiệp vụ, khẳng định tính đúng đắn về chủ trương cải cách tư pháp. Thiết nghĩ về phía Sở Tư pháp Ninh Bình cần xây dựng kế hoạch tập huấn nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ tư pháp hộ tịch cơ sở, tăng cường công tác kiểm tra việc triển khai thực hiện Nghị định 79 tại các xã, phường, thị trấn qua đó kịp thời phát hiện những sai sót để hướng dẫn cán bộ cấp cơ sở thực hiện theo đúng quy định của tinh thần Nghị định 79. Về phía chính quyền địa phương các cấp cần quan tâm hơn nữa đến yêu cầu về đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất như bàn ghế, máy photocopy, kính lúp.. và điều quan trọng phải chuẩn hoá trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ tư pháp hộ tịch cơ sở.
Thiều Thị Tú