Quản lý hộ tịch là công việc của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành. Công việc của một cán bộ Tư pháp – hộ tịch không chỉ đơn thuần là giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch cho người dân sao cho phù hợp và tuân theo quy định mà còn phải thực hiện nhiều công việc liên quan đến công tác hộ tịch như báo cáo, thống kê, ghi chép, lưu trữ… các sổ đăng ký hộ tịch sao cho phù hợp, khoa học và quan trọng hơn hết là đúng với quy định
Thực tế cho thấy công tác ghi chép, lưu trữ sổ hộ tịch ở các địa phương vẫn chưa được quan tâm, chú trọng từ phía các cán bộ hộ tịch gây ra nhiều sai sót dẫn đến khó khăn cho người dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch. Điển hình như cán bộ tư pháp ghi chép các trường hợp đăng ký hộ tịch không rõ ràng, ghi thông tin người được đăng ký không đầy đủ như quê quán, họ và tên, chức vụ người có thẩm quyền cấp giấy tờ hộ tịch thường bị bỏ trống gây khó khăn cho việc cấp bản sao hay cấp lại bản chính giấy tờ hộ tịch gặp nhiều khó khăn. Việc thực hiện ghi chép theo quy định sổ kép cũng không thực hiện đúng theo quy định, nội dung của hai sổ kép đôi khi không trùng nhau do trong quá trình ghi chép hai sổ hộ tịch có nhiều sai sót. Riêng đối với việc đăng ký kết hôn pháp luật quy định các đương sự đăng ký kết hôn phải ký tên và ghi rõ họ và tên vào cả hai sổ đăng ký kết hôn nhưng thực tế chỉ có một trong hai sổ đăng ký kết hôn có chữ ký của đương sự nội dung nhân thân của các đương sự đăng ký kết hôn thường sai sót. Sổ xác nhận tình trạng hôn nhân là một trong các loại sổ thiếu sót nhiều nhất, nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân không được cán bộ hộ tịch ghi rõ, mỗi địa phương ghi nội dung khác nhau không thống nhất mặc dù hướng dẫn trang đầu ở sổ đã có hướng dẫn cụ thể nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân của một cá nhân khi có yêu cầu. Thông tư 01 hướng dẫn Nghị định 158 quy định khi xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn thì cán bộ hộ tịch cấp xã cũng phải ghi vào sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nhưng thực tế khi cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì cán bộ hộ tịch mới tiến hành ghi nội dung xác nhận vào sổ còn đối với trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân trong tờ khai đăng ký kết hôn thì lại bỏ qua không ghi vào sổ xác nhận tình trạng hôn nhân, điều này dẫn đến hệ quả là một người có thể đăng ký kết hôn với nhiều người và việc quản lý yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân của người dân không chặt chẽ.
Hiện nay theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP và Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp quy định có tổng thể 08 loại sổ đăng ký hộ tịch dành cho UBND các cấp trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch bao gồm: Sổ đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký việc nuôi con nuôi; đăng ký việc giám hộ; đăng ký nhận, cha, mẹ, con; đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Ở mỗi loại sổ hộ tịch nêu trên đều có những hướng dẫn cách thức cũng như hướng dẫn nội dung sử dụng ghi chép một cách rõ ràng chính xác. Nghị định 158 quy định cụ thể các công việc mà cán bộ hộ tịch thực hiện đối với các sổ đăng ký hộ tịch như khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ, số đăng ký trong sổ hộ tịch được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm. Đối với sổ hộ tịch được sử dụng tiếp cho năm sau, thì số thứ tự của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không lấy số thứ tự tiếp theo của năm trước, số ghi trong biểu mẫu hộ tịch là số tương ứng với số thứ tự ghi trong sổ hộ tịch. Ngoài ra công tác lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch cũng được quy định như sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài; phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước. Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào hai quyển sổ (đăng ký kép), một quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; một quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì chỉ đăng ký vào một quyển và lưu tại Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Riêng đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập một quyển và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân ngoài việc giải quyết nhanh chóng kịp thời vấn đề đăng ký hộ tịch thì ngoài sự tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý hộ tịch người cán bộ hộ tịch còn phải luôn tuân thủ các nguyên tắc ghi chép, lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch vì hộ tịch là sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết, do đó quản lý tốt các loại sổ đăng ký hộ tịch sẽ góp phần tích cực cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời nâng cao công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ngày một hiệu quả hơn ở địa phương mình/.
Nguyễn Thanh Xuân