Công tác công chứng là một lĩnh vực phức tạp, cần phải được theo dõi, thanh tra, kiểm tra thường xuyên để chấn chỉnh, khắc phục kịp thời. Tuy nhiên, Thanh tra Sở vẫn còn nhiều lúng túng trong vấn đề này. Để phần nào trợ giúp cho địa phương về công tác thanh tra công chứng, chúng tôi xin trình bày bài viết này để phần nào tháo gỡ khó khăn cho địa phương.
I. Mục đích, yêu cầu của công tác thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng
Tại Điều 2 Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006 (bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007) quy định:
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Trong công tác quản lý nhà nước, hoạt động công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng, hoạt động công chứng góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN. Điều 11 Luật Công chứng quy định Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng và có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng trong phạm vi địa phương mình (Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND cấp tỉnh thực hiện các quyền này).
Thanh tra, kiểm tra về công chứng nhằm mục đích đưa hoạt động công chứng đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra, kiểm tra sẽ đánh giá được thực trạng về tổ chức, biên chế; nắm bắt được những vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh (về tổ chức, biên chế), giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác công chứng vào nề nếp.
Phạm vi và đối tượng của công tác thanh tra, kiểm tra công chứng bao gồm toàn bộ những vấn đề mà pháp luật quy định về tổ chức và hoạt động công chứng. Đối tượng thanh tra, kiểm tra là cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào hoạt động công chứng (như Phòng công chứng, Công chứng viên, kế toán, cộng tác viên của Phòng công chứng (phiên dịch), người yêu cầu công chứng, người làm chứng... Đây là lĩnh vực thanh tra chuyên ngành của ngành tư pháp. (Riêng đối với việc công chứng của các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài thì thẩm quyền quản lý thuộc Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp chỉ đóng vai trò là cơ quan phối hợp trong việc kiểm tra, thanh tra hoạt động này cho nên chúng tôi cũng sẽ không đề cập đến trong bài viết này).
Khi đó, để thực hiện tốt được nhiệm vụ, công tác thanh tra trong ngành tư pháp (Thanh tra Bộ, Thanh tra Sở) đòi hỏi phải được kiện toàn về tổ chức bộ máy, tăng cường biên chế; nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ thanh tra, tăng cường sự phối hợp giữa Thanh tra Bộ với Thanh tra Sở các địa phương trong toàn quốc nhằm tạo ra sức mạnh đồng bộ đưa công tác thanh tra của ngành hoạt động có hiệu quả, phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo.
II. Thanh tra về tổ chức và quản lý hoạt động công chứng
1. Thanh tra về tổ chức, biên chế
+ Đối với Phòng công chứng: Điều 24 Luật công chứng quy định: Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập trên cơ sở đề án do Sở Tư pháp đề nghị. Sau khi có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc địa phương trong 03 số liên tiếp về các nội dung: tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; số, ngày tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.
Về biên chế: Luật công chứng hiện hành không quy định bắt buộc số lượng công chứng viên tối thiểu của một Phòng công chứng, tuy nhiên đã chỉ rõ người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng, Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên. Về tiêu chuẩn Công chứng viên: đưựoc quy định tại Điều 13 Luật Công chứng 2006. Lưu ý, qua thanh tra nếu phát hiện thấy có một số đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng thì phải kiểm tra, đối chiếu với các điều kiện quy định cụ thể tại Điều 15, Điều 17 Luật Công chứng để xem có đủ điều kiện hay không. Thực tế qua thanh tra, kiểm tra về vấn đề tổ chức, biên chế của các Phòng công chứng những năm qua cho thấy, qua công tác này, chúng ta sẽ nắm bắt được tình hình cụ thể của các Phòng công chứng, từ đó có những kiến nghị với cấp có thẩm quyền về việc tăng cường biên chế, tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác công chứng, sao cho phù hợp với các quy định của pháp luật và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công việc.
+ Đối với Văn phòng công chứng: Đây là một mô hình tổ chức hành nghề công chứng mới được quy định ở nước ta. Điều 26 Luật công chứng đã quy định: Văn phòng công chứng do Công chứng viên thành lập, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Kiểm tra, thanh tra về tổ chức của các văn phòng công chứng, cần lưu ý đối với văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập thì được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân. Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập thì được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
2. Thanh tra về vấn đề quản lý, điều hành hoạt động công chứng
Luật Công chứng năm 2006 tại Điều 11 đã quy định cụ thể thẩm quyền quản lý nhà nước về công chứng của các cơ quan: Bộ Tư pháp, các Bộ, cơ quan ngang Bộ có liên quan, UBND cấp tỉnh về các công tác liên quan đến hoạt động công chứng như xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về công chứng, việc tổ chức, đào tạo nghề công chứng, hướng dẫn nghiệp vụ, thành lập, giải thể Phòng công chứng, Văn phòng công chứng, phổ biến, tuyên truyền pháp luật… Thanh tra, kiểm tra về công chứng trong mảng công tác này là để xem xét, phát hiện các cơ quan có thẩm quyền đã làm tốt chức năng quản lý của mình hay chưa, nếu chưa thì kiến nghị biện pháp giải quyết như thế nào. Cần lưu ý đến vấn đề phân định trách nhiệm, thẩm quyền trong từng mảng công việc và mối quan hệ giữa các cơ quan đó với nhau, trong trường hợp phát hiện thấy có sự chồng chéo về nhiệm vụ, quyền hạn giữa các cơ quan thì phải có kiến nghị để cấp có thẩm quyền giải quyết ngay.
3. Thanh tra về trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng
Khi tiến hành thanh tra về trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng thì Thanh tra viên cần nắm rõ quy trình thực hiện công chứng. Để tạo điều kiện cho Thanh tra viên có thông tin đầy đủ, chi tiết về quy trình thực hiện công chứng, chúng tôi xin đưa ra các quy trình của một số địa phương đã thực hiện để chúng ta cùng tham khảo:
Thứ nhất, quy trình công chứng hợp đồng chuyển quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất (mua bán, tặng cho, trao đổi nhà; chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất)
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày tháng năm nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký hợp đồng và các lưu ý khác).
- Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công.
- Bước 3: Theo phiếu hẹn, khách đem hồ sơ gồm phiếu hẹn, giấy tờ tuỳ thân, các giấy tờ về quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất và các giấy tờ liên quan khác đến Phòng Công chứng nộp tại nơi ghi trong phiếu hẹn. Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ;
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...).
Thứ hai, quy trình công chứng chữ ký, hợp đồng, giao dịch khác
Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không ( theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về người yêu cầu công chứng thì CCV tiếp nhận hồ sơ .
- Bước 2: CCV chuyển cán bộ nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công.
- Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung hợp đồng/văn bản. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng/văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng/văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản/hợp đồng trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng/văn bản và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ nộp tại Bộ phận thu lệ phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: giải quyết ngay trong ngày;
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...)
Thứ ba, quy trình công chứng di chúc
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ.
- Bước 2: CCV giải thích các quy định pháp luật liên quan đến việc lập di chúc, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người lập di chúc.
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa lập sẵn bản di chúc: CCV hướng dẫn người lập di chúc tuyên bố nội dung di chúc để CCV ghi chép lại và chuyển đánh máy nội dung di chúc.
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng đã lập sẵn di chúc : CCV xem xét hồ sơ, hướng dẫn người lập di chúc tuyên bố nội dung di chúc để đối chiếu với bản di chúc đã lập sẵn; nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng.
- Bước 3: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công; hướng dẫn khách đọc lại di chúc đã được đánh máy, trường hợp khách không đọc được thì hướng dẫn người làm chứng, người phiên dịch đọc hoặc dịch lại di chúc cho khách nghe. Trường hợp khách muốn sửa đổi, bổ sung nội dung bản di chúc thì CCV xem xét và thực hiện sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: 02 ngày làm việc). Nếu khách xác nhận bản di chúc đã được ghi chép, đánh máy chính xác, thể hiện đúng ý chí của khách, thì CCV hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào di chúc trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận di chúc và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu lệ phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: giải quyết ngay trong ngày.
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...)
Thứ tư, quy trình công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng theo thứ tự.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản, CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký văn bản và các lưu ý khác)
- Bước 2: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị văn bản niêm yết; văn bản thoả thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản.(Lưu ý : trong văn bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót người được hưởng di sản, bỏ sót di sản, di sản không thuộc quyền sở hữu, sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại đó được gửi cho cơ quan công chứng nào, địa chỉ trụ sở tại đâu).
CCV ký văn bản niêm yết và phân công cán bộ của Phòng Công chứng đi niêm yết tại trụ sở Uỷ ban nhân dân cấp xã. Ngày niêm yết không trễ hơn 5 ngày sau khi nhận đủ hồ sơ. Việc niêm yết phải có sự chứng kiến và ghi nhận của đại diện Uỷ ban nhân dân cấp xã. Trong trường hợp nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản không ở thành phố HCM, thì cơ quan công chứng có thể uỷ thác cho Uỷ ban nhân dân cấp xã - nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết. Việc uỷ thác phải bằng công văn gửi bảo đảm, có hồi báo. Công văn uỷ thác được phát hành không trễ hơn 5 ngày sau khi nhận đủ hồ sơ.
- Bước 3: Khách đến Phòng Công chứng theo phiếu hẹn.
a/ Trường hợp có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách gặp CCV để được giải thích, hướng dẫn (tuỳ theo nội dung khiếu nại, tố cáo).
b/ Trường hợp không có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thoả thuận phân chia di sản.Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình.
- Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu lệ phí.
- Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp lệ phí và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu lệ phí.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: 35 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 5 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 30 ngày niêm yết)
Thứ năm, quy trình cấp bản sao văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ tại Phòng Công chứng
- Bước 1: Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính. Người có yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng là những cơ quan được quy định theo Luật Công chứng hoặc chính những người có tên trong hợp đồng, văn bản đã được công chứng. Cán bộ tiếp nhận cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, thời gian, địa điểm trả kết quả và các lưu ý khác) trình Lãnh đạo Phòng giải quyết.
- Bước 2: Lãnh đạo Phòng Công chứng xem xét, ghi ý kiến vào Phiếu yêu cầu cấp bản sao. Trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp. Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho Bộ phận lưu trữ.
Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình CCV ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu lệ phí.
- Bước 3: Khách nộp lệ phí và nhận hồ sơ đã công chứng tại Bộ phận thu lệ phí;
Thời hạn giải quyết: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu.
Thứ sáu, quy trình công chứng ngoài trụ sở
- Trong trường hợp tính mạng bị cái chết đe doạ do bệnh tật hoặc nguyên nhân khác mà người lập di chúc không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì việc công chứng di chúc được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người lập di chúc.
- Việc công chứng hợp đồng, giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan công chứng cũng có thể được thực hiện ngoài trụ sở.
Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau :
- Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc, hợp đồng…) và các giấy tờ liên quan đến giao dịch. Đối với trường hợp yêu cầu công chứng tại trại giam, trại cai nghiện, kèm theo đơn yêu cầu phải có văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận cho CCV được vào trại giam, trại cai nghiện để thực hiện việc công chứng.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời. Thời hạn trả lời: 05 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công CCV khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. CCV được phân công cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ
- Bước 2: Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
- Bước 3: Theo phiếu hẹn, CCV đến nơi công chứng ngoài trụ sở. CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
- Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản công chứng.
- Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp lệ phí tại Bộ phận thu lệ phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, báo cáo xin ý kiến...)
Thứ bảy, công chứng hồ sơ, giấy tờ có sự tham gia của người làm chứng, người phiên dịch
Việc công chứng hồ sơ, giấy tờ phải có sự tham gia của người làm chứng nếu pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật không quy định nhưng người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc được; không nghe được; không ký được; không điểm chỉ được .
Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
Trường hợp người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau : không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được đồng thời không thông thạo tiếng Việt thì phải có người làm chứng và phải có người phiên dịch.
Cơ quan công chứng phải hướng dẫn và giải thích cho người có yêu cầu công chứng về việc phải có người làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng được tự mời người làm chứng, người phiên dịch. Nếu họ không chỉ định được hoặc trong trường hợp khẩn cấp thì CCV chỉ định người làm chứng.
Văn bản công chứng phải thể hiện rõ việc tham gia của người làm chứng hoặc người phiên dịch hoặc cả hai, phần lời chứng của CCV phải ghi rõ việc có người làm chứng, người phiên dịch tham gia vào quá trình chứng nhận hồ sơ và những người này phải ký và xác nhận vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên.
Thứ tám, sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng
Một trong các bên giao kết hợp đồng có thể yêu cầu Phòng công chứng sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản đã được công chứng.
- Bước 1: Người có yêu cầu sửa văn bản công chứng nộp văn bản đã công chứng (bản chính) kèm các giấy tờ liên quan chứng minh cho yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật tại Phòng làm việc của CCV- người đã ký văn bản công chứng cần được sửa; nếu CCV không còn làm việc tại phòng thì nộp cho Trưởng Phòng giải quyết. CCV cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết quả và các lưu ý khác)
- Bước 2: CCV trình Phiếu đề nghị cho lãnh đạo Phòng cho lục hồ sơ lưu trữ. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Phòng, CCV yêu cầu bộ phận lưu trữ truy lục nguyên bộ hồ sơ gốc có liên quan để kiểm tra, đối chiếu.
Nếu yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật là chính đáng và có cơ sở thì CCV gạch dưới lỗi kỹ thuật cần sửa và ghi trực tiếp nội dung sửa bên lề, ký và đóng dấu vào chỗ sửa đó. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải được thực hiện cùng lúc trên văn bản cấp cho người yêu cầu và bản gốc lưu trữ tại Phòng Công chứng.
Nếu yêu cầu sửa là không chính đáng và không có cơ sở thì CCV từ chối .
- Bước 3: Theo phiếu hẹn khách đến Phòng làm việc của CCV nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả. Trong trường hợp từ chối, CCV giải thích rõ lý do.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu.
Khi tiến hành thanh tra về trình tự, thủ tục thực hiện việc công chứng cần căn cứ vào tính chất từng loại việc công chứng, cụ thể như sau:
Một là, thanh tra thủ tục chung khi công chứng hợp đồng, giao dịch:
Tất cả các loại hợp đồng, giao dịch khi thực hiện việc công chứng đều phải tuân theo các thủ tục chung:
- Đối với các hợp đồng, giao dịch đã được soạn sẵn:
Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, sau đó Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra các giấy tờ xem đã đầy đủ chưa, nếu đã đầy đủ thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng. Nếu có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ về đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. Qua kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch nếu có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa, trường hợp không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng. Nếu đã đồng ý với dự thảo hợp đồng, giao dịch thì người yêu cầu công chứng phải ký xác nhận vào từng trang của hợp đồng, giao dịch; Công chứng viên ghi lời chứng và cũng phải ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
- Đối với hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: trường hợp này thủ tục tương tự như trên, chỉ khác ở một điểm là Công chứng viên kiểm tra tất các loại giấy tờ trước khi soạn hợp đồng, giao dịch.
- Khi thanh tra hoạt động công chứng, cần chú ý về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản. theo quy định của pháp luật, Công chứng viên chỉ có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.
- Về thời hạn công chứng: thời hạn này được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định (nếu có) không tính vào thời hạn công chứng. Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc, đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
- Về địa điểm công chứng: Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Lưu ý: Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng. Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.
Hai là, thanh tra thủ tục công chứng một số loại hợp đồng, giao dịch đặc biệt:
- Đối với hợp đồng thế chấp bất động sản: Công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi có bất động sản. Nếu nhiều bất động sản thuộc địa bàn nhiều tỉnh cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh nơi có một trong số các bất động sản đó thực hiện.
Lưu ý: Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Nếu công chứng viên công chứng hợp đồng lần đầu không thể thực hiện việc công chứng nữa thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp sẽ công chứng hợp đồng đó.
- Đối với việc công chứng di chúc:
Pháp luật quy định, người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc, không chấp nhận việc uỷ quyền cho người khác yêu cầu công chứng. Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ, thay thế đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc huỷ bỏ đó.
- Đối với việc công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản: Những người có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản là những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sở hữu tài sản đó (hoặc người có quyền sử dụng đất hay tài sản phải đăng ký quyền sở hữu) thì mới công chứng. Nếu thấy có điểm chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng sẽ tiến hành xác minh.
- Đối với việc công chứng văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản, nhận lưu giữ di chúc: khi công chứng phải chú ý đến đối tượng có quyền yêu cầu công chứng các loại văn bản này.
IV. Thanh tra về hình thức văn bản công chứng; hồ sơ công chứng và chế độ lưu trữ; việc thu, nộp phí công chứng, thù lao công chứng; Về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng
1. Về hình thức văn bản công chứng
Pháp luật quy định rõ chữ viết trong văn bản công chứng đối với hợp đồng, giao dịch phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, đè dòng, không tẩy xoá, không để trống. Thời điểm công chứng phải được ghi rõ ngày, tháng, năm (có thể ghi cả giờ, phút nếu thấy cần thiết hoặc có yêu cầu); các số liên quan phải ghi cả bằng số và chữ. Khi thanh tra, cần lưu ý đến các vấn đề này.
2. Về hồ sơ công chứng và chế độ lưu trữ
Đối với hồ sơ công chứng cần kiểm tra xem có lưu đủ các loại giấy tờ pháp luật quy định bắt buộc phải có hay không. Pháp luật quy định hồ sơ công chứng bao gồm: phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ công chứng
Đối với việc lưu trữ hồ sơ công chứng: cần kiểm tra việc bảo quản hồ sơ, sổ sách, có chặt chẽ, an toàn không. Thời hạn lưu trữ bản chính văn bản công chứng ít nhất là 20 năm, các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng ít nhất là 05 năm. Nếu Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng nhất định do Sở Tư pháp chỉ định. Nếu Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì văn phòng đó phải thoả thuận với một văn phòng công chứng khác để tiếp nhận hồ sơ công chứng.
3. Về việc thu, nộp phí công chứng, thù lao công chứng
Thanh tra việc thu nộp phí công chứng, thù lao công chứng xem có thực hiện đúng theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành quy định về mức thu, thủ tục thu, chế độ quản lý tài chính… hay không. Bao gồm một số vấn đề sau:
+ Thanh tra việc thu phí công chứng, thù lao công chứng: chú ý xem xét việc niêm yết công khai mức thu có đúng quy định không; việc đăng ký, kê khai với cơ quan thuế ở địa phương nơi đặt trụ sở; việc tổ chức thu, việc gửi tiền vào Kho bạc; việc cấp biên lai thu lệ phí; việc thu có đúng quy định không.
+ Thanh tra việc sử dụng phí công chứng: xem có chi đúng các nội dung đã quy định trong các văn bản liên quan hay không.
+ Thanh tra việc thu thù lao công chứng khi tổ chức hành nghề công chứng thực hiện một số công việc như soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng. Mức thù lao do tổ chức hành nghề công chứng xác định, trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí cho việc này, mức chi phí là do 2 bên thoả thuận.
4. Về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng
Khi thanh tra, cần chú ý thống kê xem trong một năm có bao nhiêu trường hợp khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng; việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của Trưởng phòng công chứng, Trưởng Văn phòng công chứng, Giám đốc Sở Tư pháp, cũng như Bộ Tư pháp có thực hiện đúng quy định tại Chương VII Luật công chứng và Luật khiếu nại, tố cáo hay không, từ đó đề xuất các biện pháp thích hợp đến cấp có thẩm quyền xem xét, giải quyết.
V. Một số sai phạm, thiếu sót thường gặp trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về công chứng
1. Đối với các hợp đồng công chứng liên quan đến bất động sản
- Một số hồ sơ công chứng không có phiếu yêu cầu công chứng; những hồ sơ có phiếu yêu cầu công chứng thì các phiếu này không thống nhất nhau.
- Lời chứng của Công chứng viên trong một số văn bản công chứng hợp đồng mua còn rườm rà, không đúng theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.Cụ thể:
+ Ở phần đầu lời chứng một số văn bản công chứng không có họ tên Công chứng viên mà chỉ ghi chung chung là : “tôi Công chứng viên ký tên dưới đây”;
+ Có lời chứng thiếu cụm từ “phù hợp với đạo đức xã hội”;
+ Có lời chứng lại thừa thông tin và rườm rà.
+ Lời chứng một số hồ sơ không có phần ghi ngày, tháng, năm bằng chữ theo quy định.
- Tên hợp đồng ghi không thống nhất nhau (có hợp đồng ghi tên chung chung là “hợp đồng bảo lãnh, thế chấp”, không thể hiện cụ thể đó là loại hợp đồng gì);
- Các phiếu hỏi lưu trong hồ sơ: có hồ sơ có, có hồ sơ không, không thống nhất nhau;
- Việc uỷ quyền của cá nhân có thẩm quyền cho người khác thay mặt mình tham gia giao kết trong hợp đồng cầm cố, bảo lãnh, thế chấp cũng không có sự thống nhất: theo Bộ luật Dân sự thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới là người có thẩm quyền uỷ quyền nhưng thực tế có một số hồ sơ, cấp phó của cơ quan ngân hàng (Phó Giám đốc ngân hàng - không phải là người đứng đầu cơ quan) ký văn bản uỷ quyền cho cán bộ của mình tiến hành giao dịch.
- Một số trường hợp việc sửa chữa văn bản công chứng lưu tại Phòng công chứng còn tuỳ tiện (gạch bút chì vào văn bản nhưng không có ký nhận, đóng dấu).
- Một số trường hợp công chứng hợp đồng mua bán nhà đất nhưng hồ sơ nhà đất không rõ ràng, đang có tranh chấp, đang có quyết định thu hồi, sơ đồ địa chính về lô đất, thửa đất và Hợp đồng mua bán không khớp nhau...
- Đặc biệt, Công chứng viên lại công chứng hợp đồng mua bán nhà không đúng chủ sở hữu là người bán (có thể đã mua bán qua nhiều chủ, không tìm thấy chủ cũ hoặc chủ cũ đã chết...nhưng Công chứng viên vẫn xác nhận bất động sản được bán từ chủ gốc.
2. Đối với việc công chứng di chúc và công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
- Hầu hết các hồ sơ đều thiếu phiếu yêu cầu công chứng;
- Lời chứng của Công chứng viên đối với di chúc không thực hiện đúng theo mẫu của Bộ Tư pháp (ví dụ: sắp xếp các phần lời chứng ngược thứ tự, dùng câu từ không đúng mẫu…);
- Một số hồ sơ thiếu các tài liệu kèm theo ví dụ như chỉ có duy nhất bản di chúc;
- Giấy chứng minh nhân dân của người lập di chúc đã quá hạn, có trường hợp quá hạn đến 15 năm nhưng Phòng Công chứng vẫn chấp nhận để công chứng.
- Phiếu yêu cầu tra cứu và bảng kê thống kê tài liệu lưu trong hồ sơ: chưa thống nhất, có hồ sơ có, có hồ sơ không (những loại giấy tờ này pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải có).
- Một số hồ sơ không ghi ngày, tháng, năm công chứng di chúc theo quy định, thể hiện trách nhiệm của Công chứng viên là chưa chặt chẽ.
3. Đối với việc thực hiện các quy định pháp luật về thu, chi lệ phí công chứng và các nguồn thu liên quan đến công chứng
- Sổ sách còn ghi chưa đầy đủ thông tin ở các cột, mục (ví dụ: sổ quỹ tiền mặt chưa ghi đúng cột mục ngày, tháng), việc sửa chữa số liệu (do ghi nhầm) trong sổ sách nhưng không đóng dấu xác nhận việc sửa chữa; có sổ sách tên gọi chưa phản ánh hết các nội dung thể hiện bên trong (ví dụ: sổ chi tiền dịch thuật nhưng lại có cả nội dung chi tiền soạn thảo văn bản).
+ Về chứng từ: một số chứng từ chưa thể hiện đầy đủ các nội dung mà chứng từ cần phải thể hiện (ví dụ: các chứng từ chi tiếp khách nhưng lại không ghi rõ tiếp khách nào? bao nhiêu người?…; phiếu chi tiền cho thủ quỹ đem tiền đi nộp kho bạc nhưng thủ quỹ không ký xác nhận đầy đủ vào phiếu chi. Những chứng từ này chưa đảm bảo đầy đủ về mặt hình thức của các chứng từ tài chính.
+ Thời gian nộp thuế thu nhập cá nhân của cán bộ, công chức trong phòng có thu nhập cao và thời gian nộp tiền lệ phí vào cơ quan thuế và kho bạc là còn chậm.
VI. Xử phạt vi phạm hành chính đối với các tổ chức, công dân có hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về công chứng
Thanh tra chuyên ngành về công chứng, chứng thực bao gồm 02 loại đối tượng:
- Loại đối tượng thứ nhất: Là các cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác công chứng, chứng thực.
- Loại đối tượng thứ hai: Là các tổ chức, công dân có hoạt động trong lĩnh vực công chứng, chứng thực.
Đối với Loại đối tượng thứ nhất nêu trên thì chỉ xử lý theo Pháp lệnh công chức. Đối với loại đối tượng thứ hai nêu trên thì xử lý theo Mục 2 của Nghị định 76/2006/NĐ-CP ngày 02/8/2006 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Tư pháp. Theo đó, tại Mục 2 của Nghị định 76/2006/NĐ-CP đã quy định: “HÀNH VI VI PHẠM HÀNH CHÍNH VÀ HÌNH THỨC XỬ PHẠT TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC”.
Để cán bộ làm công tác thanh tra công chứng, chứng thực vận dụng được đầy đủ, chính xác, chúng tôi sẽ trình bày một chuyên đề riêng về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng, chứng thực.
Trên đây là một số vấn đề cơ bản thanh tra về nghiệp vụ công chứng đã được áp dụng tại Thanh tra Bộ Tư pháp, chúng tôi xin trình bày để các cán bộ làm công tác thanh tra, đặc biệt là thanh tra trong ngành Tư pháp và các độc giả cùng tham khảo. Chúng tôi rất mong tiếp nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng nghiệp vụ cho Ngành, chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng – Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn.