Tuy nhiên, hồ sơ, trình tự, thủ tục giải quyết yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân tùy theo mục đích sử dụng lại được quy định tại các văn bản pháp luật khác nhau (vừa quy định trong Nghị định 158/2005/NĐ-CP, vừa quy định trong Nghị định 24/2013/NĐ-CP ngày 28/3/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài), dẫn tới tình trạng nhiều cán bộ Tư pháp - hộ tịch cấp xã nhầm lẫn trong việc giải quyết các yêu cầu của công dân.
1. Về hồ sơ
Theo quy định tại Nghị định 24/2013/NĐ-CP thì đối với trường hợp công dân Việt Nam cư trú ở trong nước có yêu cầu cấp GXNTTHN để đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài phải nộp 01 bộ hồ sơ gồm: Tờ khai; bản sao một trong các giấy tờ để chứng minh về nhân thân như Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế; Bản sao Sổ hộ khẩu hoặc Sổ tạm trú; Giấy xác nhận về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn đã tiến hành ở nước ngoài (trong trường hợp công dân Việt Nam đã ly hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài). Còn theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, đối với việc cấp GXNTTHN để sử dụng cho các mục đích còn lại thì hồ sơ bao gồm: Tờ khai; xuất trình trích lục Bản án/Quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn hoặc bản sao Giấy chứng tử (trong trường hợp người yêu cầu cấp GXNTTHN đã có vợ, có chồng, nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết). Như vậy, cùng một mục đích xác nhận tình trạng hôn nhân nhưng hồ sơ yêu cầu cấp GXNTTHN đã có sự khác nhau giữa Nghị định 158/2005/NĐ-CP và Nghị định 24/2013/NĐ-CP. Theo Nghị định 24/2013/NĐ-CP, hồ sơ của người yêu cầu cấp GXNTTHN phải được lập thành 01 bộ nộp cho cơ quan có thẩm quyền với tối thiểu là 03 loại giấy tờ; còn theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP, hồ sơ chỉ cần nộp Tờ khai, các giấy tờ còn lại, công dân chỉ cần xuất trình là đủ.
2. Về trình tự giải quyết
Thủ tục giải quyết yêu cầu cấp GXNTTHN theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP (đã được sửa đổi tại Nghị định 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012) rất đơn giản. Theo đó, ngay sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc viên chức Lãnh sự ký và cấp cho đương sự GXNTTHN, trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 3 ngày. Còn theo quy định của Nghị định 24/2013/NĐ-CP thì thời hạn giải quyết yêu cầu cấp GXNTTHN phức tạp, thời hạn giải quyết dài hơn. Theo đó, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, UBND cấp xã gửi văn bản xin ý kiến Sở Tư pháp; trong thời hạn 10 ngày làm việc, Sở Tư pháp sẽ thực hiện việc thẩm tra, xác minh và có văn bản trả lời UBND cấp xã (nếu trường hợp từ chối giải quyết, Sở Tư pháp giải thích rõ lý do bằng văn bản); sau 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đồng ý của Sở Tư pháp Chủ tịch UBND cấp xã ký Giấy XNTTHN và cấp cho người yêu cầu. Như vậy, thời hạn giải quyết yêu cầu cấp GXNTTHN theo Nghị định 24/2013/NĐ-CP kéo dài hơn rất nhiều (14 ngày làm việc chưa kể thời gian chuyển hồ sơ, tài liệu từ UBND cấp xã về Sở Tư pháp và ngược lại theo đường công văn) so với Nghị định 158/2005/NĐ-CP (tối đa là 03 ngày làm việc). Đối với việc quy định Sở Tư pháp phải cho ý kiến theo quy định tại Nghị định 24/2013/NĐ-CP cũng gặp nhiều vướng mắc trong quá trình thực hiện. Bởi vì, UBND cấp xã là cơ quan biết được rõ nhất tình trạng hôn nhân của công dân, Sở Tư pháp chỉ nắm được các thông tin của đương sự trên cơ sở hồ sơ do UBND cấp xã chuyển đến. Bên cạnh đó, đến nay vẫn chưa có văn bản nào hướng dẫn thực hiện việc phỏng vấn, xác minh đối với người có yêu cầu cấp GXNTTHN; cơ sở để Sở Tư pháp đồng ý cũng như từ chối yêu cầu cấp GXNTTHN…
Thiết nghĩ, bản chất của GXNTTHN là xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân tại một thời điểm nhất định. Do đó, cần có sự thống nhất về hồ sơ, thủ tục, trình tự giải quyết trong một văn bản quy phạm pháp luật để tạo điều kiện cho người có yêu cầu và cơ quan có thẩm quyền giải quyết./.
NT