Số hóa sổ hộ tịch mang lại nhiều lợi ích cho công chức, người dân và xã hội, bởi nó tích hợp đầy đủ các thông tin cá nhân, giúp người dân thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp luật, pháp lý, hành chính một cách hiện đại và nhanh chóng, giảm thời gian tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch.
Khai thác phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung
Từ năm 2010, Sở Tư pháp đã chính thức đưa vào khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) lý lịch tư pháp (LLTP) dùng chung của Bộ Tư pháp để xây dựng CSDL LLTP và cấp phiếu LLTP tại địa phương; chuẩn hóa thông tin LLTP, cung cấp tiện ích hỗ trợ trong việc tiếp nhận, thu thập, xử lý thông tin LLTP. Việc cung cấp, trao đổi dữ liệu LLTP điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí; đồng thời, góp phần đồng bộ thông tin giữa CSDL LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia và CSDL LLTP tại Sở Tư pháp.
Đến nay, Sở Tư pháp đã lập 9.381 bản LLTP; cập nhật 40.197 thông tin bổ sung vào CSDL LLTP điện tử và đã cấp 38.767 hồ sơ LLTP cho tổ chức, cá nhân. Ngoài ra, Sở Tư pháp cũng đã triển khai tích hợp, cung cấp 4 dịch vụ công thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch gồm đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, cấp phiếu LLTP; thực hiện việc kết nối, liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống một cửa điện tử cấp tỉnh với hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp và triển khai thực hiện liên thông điện tử đối với 2 nhóm thủ tục hành chính (TTHC): Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi; Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, trợ cấp mai táng, hỗ trợ chi phí mai táng từ ngày 10/7/2023.
Việc triển khai thực hiện liên thông điện tử đối với 2 nhóm TTHC “Đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi” và “Đăng ký khai tử, xóa đăng ký thường trú, hỗ trợ chi phí mai táng, trợ cấp mai táng” là các TTHC trực tiếp liên quan đến quyền, nghĩa vụ, đời sống, an sinh của người dân. Do vậy việc triển khai thực hiện 2 TTHC liên thông rất ý nghĩa, người dân chỉ khai báo thông tin một lần để thực hiện 3 TTHC, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ liên thông, giảm bớt thời gian tác nghiệp của công chức cơ sở khi giải quyết TTHC, hạn chế tối đa nhầm lẫn, giảm thời gian, chi phí sao chụp, thiết lập hồ sơ so với thực hiện các thủ tục đơn lẻ, tạo thuận lợi cho người dân.
Lọi ích của chuyển đổi số hộ tịch tư pháp
Thấy được tầm quan trọng và ý nghĩa của số hóa Sổ hộ tịch, Sở Tư pháp đã triển khai và hoàn thành Dự án số hóa Sổ hộ tịch, với 1.179.085 thông tin gồm tất cả các Sổ hộ tịch được lưu trữ dưới dạng bản giấy từ trước đến nay được chuyển thành dữ liệu điện tử, dữ liệu số và đã được chuyển vào CSDL hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp để đồng bộ với CSDL quốc gia về dân cư. Từ đó khắc phục được tình trạng lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt. Sở đã đưa vào khai thác trên môi trường điện tử đối với 7 loại giấy tờ đăng ký khai sinh; đăng ký khai tử; đăng ký nhận cha, mẹ, con; đăng ký giám hộ; đăng ký kết hôn; đăng ký nhận nuôi con nuôi; xác nhận tình trạng hôn nhân.
Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên CSDL hộ tịch điện tử để thực hiện. Điều này đã và đang góp phần cải cách mạnh mẽ các TTHC trong lĩnh vực hộ tịch, đổi mới phương thức đăng ký hộ tịch, tạo thuận lợi, rút ngắn thời gian thực hiện TTHC, bảo đảm thực hiện tốt hơn quyền đăng ký hộ tịch của người dân, đặc biệt là quyền khai sinh cho trẻ em; cung cấp dữ liệu xây dựng CSDL hộ tịch điện tử và CSDL quốc gia về dân cư, từng bước nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về dân cư, góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử hướng đến Chính phủ số giai đoạn 2022 - 2030. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch thay đổi về tư duy, TTHC phải chuyển đổi từ phương thức truyền thống sang môi trường điện tử, mạnh dạn chuyển từ thủ công sang ứng dụng công nghệ để phục vụ ngày càng tốt hơn cho xã hội, cho Nhân dân.