Điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc như bàn, ghế, các tủ, cặp đựng hồ sơ, tài liệu, điện thoại, máy in, máy vi tính để lưu trữ thông tin phục vụ công tác lý lịch tư pháp được đảm bảo. Trong đó, đặc biệt chú trọng việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Sở Tư pháp tiến hành việc xây dựng, quản lý, khai thác và bảo vệ cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi tỉnh; tiếp nhận, phân loại và xử lý thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp; cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp khác. Đồng thời triển khai lập Lý lịch tư pháp theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp để gửi về Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia. Công tác lập Lý lịch tư pháp, cập nhật và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác đúng quy định pháp luật, không bỏ sót thông tin, sau khi tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp trên, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp đã tiến hành kiểm tra, xử lý thông tin theo đúng quy định, những thông tin nào đã đầy đủ có thể lập lý lịch tư pháp thì tiến hành lập lý lịch tư pháp, các thông tin chưa đầy đủ thì phân loại riêng chờ được bổ sung sẽ xử lý sau. Đối với những thông tin lý lịch tư pháp của cá nhân có hộ khẩu thường trú tại tỉnh, thành phố khác thì gửi cho các Sở Tư pháp nơi người đó thường trú theo quy định của pháp luật.
Đối với công tác lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ. Tại địa phương, cán bộ tác nghiệp hàng ngày cũng đồng thời là cán bộ thực hiện việc lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thực hiện theo nguyên tắc phân loại, sắp xếp thành hồ sơ của từng cá nhân, mỗi hồ sơ có ký hiệu riêng bảo đảm chính xác và thuận tiện cho việc tra cứu thông tin. Hiện nay, do chưa bố trí được phòng lưu trữ riêng nên các hồ sơ này được lưu trữ trong tủ sắt đặt trực tiếp tại phòng làm việc của cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp. Sau khi Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp có hiệu lực, Sở Tư pháp đã tiến hành triển khai theo đúng quy định của Thông tư về việc Lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; Bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy; Lưu trữ và bảo vệ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy...
Công tác sử dụng phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung cho các Sở Tư pháp của Bộ Tư pháp được đưa vào ứng dụng trong công tác lý lịch tư pháp, cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp đã thường xuyên cập nhật đầy đủ, liên tục thông tin lý lịch tư pháp của các cơ quan, tổ chức liên quan gửi về vào phần mềm, không để tồn đọng thông tin lý lịch tư pháp. Bên cạnh việc xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp chưa tự tra cứu thông tin trong cơ sở dữ liệu được vì số lượng thông tin còn quá ít nên việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức vẫn phải dựa trên sự phối hợp công tác về cung cấp, tra cứu thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp và Công an tỉnh. Cũng nhờ sự phối hợp chặt chẽ trong việc tiếp nhận, chuyển yêu cầu xác minh, tàng thư căn cước can phạm và thông báo kết quả xác minh nên đã giải quyết được khối lượng lớn về yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp đúng thời hạn cho cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức đang từng bước được cải cách thủ tục, đơn giản hóa và thuận tiện hơn. Đây là một hoạt động phục vụ của Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu chứng minh về nhân thân tư pháp của cá nhân khi tham gia các quan hệ pháp lý ở trong nước và nước ngoài. Nhận thức của xã hội về ý nghĩa, giá trị của Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh ngày càng được nâng lên. Phiếu lý lịch tư pháp được coi là giấy tờ pháp lý quan trọng chứng minh cá nhân có hay không có án tích khi tham gia vào các quan hệ pháp lý.
Tô Hoàng