Ngày 27/12/2005 của Chính phủ ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý Hộ tịch thay thế cho Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998. Theo đánh giá của các chuyên gia trong lĩnh vực Tư pháp thì đây là một văn bản pháp lý rất thông thoáng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc đăng ký, xin sao lục và cấp lại các giấy tờ hộ tịch của bản thân họ. Tuy nhiên, đối với cơ quan chuyên môn ở địa phương, đặc biệt là cấp huyện và cấp xã thì công tác quản lý hộ tịch theo Nghị định này có những khó khăn nhất định. Vừa qua, trong đợt kiểm tra công tác Hộ tịch và Chứng thực năm 2009 trên địa bàn huyện Cam Lâm do Sở Tư pháp Khánh Hòa thực hiện, một số vấn đề vướng mắc cần có sự hướng dẫn để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Trước hết là vấn đề cấp lại bản chính giấy khai sinh (GKS). Cam Lâm là huyện mới thành lập tách ra từ thị xã Cam Ranh vào năm 2007 nhưng theo số liệu thống kê thì số hồ sơ thụ lý giải quyết việc cấp lại bản chính GKS tương đối nhiều (năm 2007: 41 trường hợp; 2008: 70 trường hợp; đến 10/4/2009: 18 trường hợp). Theo quy định tại khoản 2 Điều 62 và khoản 2 Điều 63 của Nghị định 158/2005/NĐ-CP thì UBND cấp huyện có trách nhiệm cấp lại bản chính GKS cho công dân nếu bản chính GKS của họ bị mất, hư hỏng hoặc phải ghi chú quá nhiều nội dung do được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch mà sổ đăng ký khai sinh còn lưu trữ được. Sau khi cấp lại bản chính GKS mới thì phải thu hồi lại GKS cũ (nếu có). Theo cán bộ Phòng Tư pháp Cam Lâm thì rất khó xác định đương sự bị mất hay hư hỏng. Trường hợp bị hư hỏng, rách nát thật sự thì không có gì phải bàn do đương sự sẵn sàng cung cấp bản chính GKS cũ. Nếu chỉ sờn mép, hơi cũ... nhưng đương sự muốn có bản chính mới đẹp hơn để sử dụng nên xin cấp lại thì cán bộ Phòng Tư pháp từ chối. Tuy nhiên, đã có trường hợp khi bị từ chối, đương sự mang bản chính GKS về nhà huỷ bỏ luôn hoặc giấu đi. Tuần sau họ trở lại với đơn cớ mất bản chính GKS, yêu cầu được cấp lại bản chính GKS theo quy định. Lúc này buộc cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải làm các thủ tục theo quy định để cấp lại bản chính GKS cho đương sự.
Về vấn đề tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ hộ tịch thực hiện theo cơ chế một cửa ở UBND cấp huyện. Theo quy định về cơ chế tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” ở UBND huyện Cam Lâm thì việc vào sổ nhận hồ sơ, trả kết quả và lưu trữ hồ sơ do bộ phận “Một cửa” của UBND huyện phụ trách. Tuy nhiên, khi cán bộ Phòng Tư pháp thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình thì lại đánh số hồ sơ (số quyết định, số đăng ký vào sổ đăng ký khai sinh, cải chính hộ tịch....) căn cứ vào số thứ tự trong sổ đăng ký hộ tịch đang lưu trữ tại Phòng Tư pháp. Vì vậy việc theo dõi, kiểm tra và khi cần tìm lục hồ sơ lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn do một hồ sơ nhưng lại có 2 số và sổ lưu hồ sơ khác nhau ở bộ phận “Một cửa” của UBND huyện và Phòng Tư pháp. Tương tự ở bộ phận “Một cửa” của UBND cấp xã cũng như vậy. Mặt khác, đối với việc theo quy định phải ký vào sổ đăng ký khi cấp bản chính các giấy tờ hộ tịch như khai sinh, kết hôn... hoặc chứng thực các loại giấy tờ thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, cấp huyện thì đương sự phải đến phòng của cán bộ Tư pháp ký vào sổ trước khi nhận các loại giấy tờ mà mình cần.
Từ thực tiễn tại huyện Cam Lâm, mong muốn của cán bộ Tư pháp trên địa bàn huyện là Bộ Tư pháp sớm có văn bản hướng dẫn cụ thể các vấn đề còn tồn tại đã nêu trên để họ hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ theo quy định và tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có nhu cầu xin cấp các giấy tờ về hộ tịch.
Hải Dương