Thực hiện Chương trình công tác trọng tâm của ngành Tư pháp được ban hành kèm theo quyết định số 49/2008/QĐ-BTP ngày 16/01/2008 của Bộ trưởng BTP; Chương trình công tác số 01/Ctr-UBND ngày 29/01/2008 của UBND tỉnh và Chương trình cải cách hành chính của tỉnh giai đoạn 2006 -2010, Sở Tư pháp đã xây dựng Chương trình công tác cải cách hành chính gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm của ngành và nhiệm vụ chính trị của địa phương. Trên cơ sở đó, tập trung chỉ đạo, triển khai thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ CCHC nhất là lĩnh vực cải cách thủ tục hành chính tại VP Sở.
Sở Tư pháp đã thành lập Ban chỉ đạo ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong công tác hành chính tư pháp tại các phòng thuộc Sở từ tháng 6/2007. Công tác biên soạn, xây dựng hệ thống tài liệu được phân công rõ ràng, cụ thể cho các cá nhân có liên quan cùng tiến hành thực hiện. Các thủ tục, quy trình liên quan đến lĩnh vực hành chính tư pháp tại Sở được thiết lập đầy đủ, rõ ràng, minh bạch, tạo điều kiện thuận tiện cho người dân khi có yêu cầu giải quyết công việc;
Sau khi hệ thống tài liệu được ban hành và đưa vào áp dụng từ tháng 01/2008, Sở đã tiếp tục tổ chức khoá tập huấn kỹ năng đánh giá nội bộ (bao gồm cả lý thuyết và thực hành) giúp các cá nhân có liên quan nắm bắt được các phương pháp kiểm tra, đánh giá nhằm duy trì và tìm kiếm các cơ hội cải tiến HTQLCL.
Quá trình xây dựng và vận hành HTQLCL đã loại bỏ những thủ tục, quy định, giấy tờ không cần thiết, giảm bớt thời gian giải quyết công việc so với quy định của pháp luật hiện hành; Tinh thần, thái độ và trách nhiệm của cán bộ, công chức khi tiếp xúc, giải quyết công việc cho dân có chuyển biến tích cực. Chất lượng và hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt so với trước; Công tác quản lý, điều hành ban đầu có gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn, nhưng đến nay đã đi vào nề nếp. Thủ trưởng và cán bộ lãnh đạo đã giám sát tốt công việc theo từng giai đoạn của từng quy trình, thủ tục hành chính. Từ đó, có sự chấn chỉnh, khắc phục kịp thời những thiếu sót, hạn chế của cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác trong lĩnh vực hành chính công thuộc phạm vi Sở Tư pháp.
Các lĩnh vực được đưa vào áp dụng theo hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) TCVN ISO 9001:2000 tại Sở đã được Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp chứng nhận ISO bao gồm:
1. Cấp giấy chứng nhận có Quốc tịch Việt Nam
2. Ghi chú kết hôn
3. Cấp bản sao giấy khai sinh, bản sao giấy khai tử, bản sao giấy chứng nhận kết hôn
4. Cấp giấy chứng nhận mất quốc tịch Việt Nam
5. Cấp lý lịch tư pháp
6. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài
7. Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài
8. Đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài
9. Nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài
10. Đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài
11. Phổ biến tuyên truyền giáo dục pháp luật
12. Thẩm định dự thảo văn bản qui phạm pháp luật
13. Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề Luật sư.
Trong năm 2008 Sở Tư Pháp đã tiếp nhận và giải quyết 7.299 trường hợp về hộ tịch, cụ thể như sau :
- Quyết định cải chính Hộ tịch : 15 trường hợp
- Trích lục các giấy tờ hộ tịch : 2.654
- Xác nhận các loại : 2.728
- Ghi chú kết hôn : 27
- Cấp lý lịch tư pháp : 1.192
- Xác nhận có Quốc tịch Việt Nam : 16
- Cha mẹ nhận con : 34
- Đăng ký khai sinh : 66
- Đăng ký khai tử : 09
- Trích lục hôn thú có yếu tố nước ngoài : 185
- Kết hôn có yếu tố nước ngoài : 292
- Cấp lại bản chính khai sinh : 351
- Con nuôi có yếu tố nước ngoài : 07
Hầu hết các loại hồ sơ như: khai sinh, khai tử có yếu tố nước ngoài; ghi chú kết hôn; Xác nhận hộ tịch các loại; trích lục khai sinh, trích lục hôn thú có yếu tố nước ngoài; cấp lại bản chính giấy khai sinh; cải chính hộ tịch có một đầu mối tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Sở Tư pháp nên đều giải quyết đúng thời hạn theo quy trình. Riêng đối với các loại hồ sơ phải chuyển các bộ phận có liên quan là VP.UBND tỉnh, Phòng Hồ sơ và Phòng Quản lý XNC Công an tỉnh, việc giải quyết còn chậm trễ so với quy định cụ thể như sau:
- Lý lịch tư pháp: tổng số là 1192 trường hợp. Trong đó đúng hạn là 1062 hồ sơ, trễ hạn là 130 trường hợp.
- Hồ sơ kết hôn:
o Chuyển Phòng QL XNC xác minh 287 trường hợp, giải quyết đúng hạn 264 trường hợp, trễ là 163 trường hợp.
o Chuyển VP UBND tỉnh 328 trường hợp, giải quyết đúng hạn là 240 hồ sơ, trễ hạn là 88 hồ sơ.
Nguyên nhân trễ hạn chủ yếu do sự phối hợp giữa các cơ quan còn thiếu thống nhất, đồng bộ. Bên cạnh đó, một số trường hợp do công dân khai, hoặc nộp hồ sơ chưa đầy đủ nên phải chờ bổ sung hồ sơ hoặc phải kéo dài thời gian xác minh do công dân ở địa phương khác. Mặt khác, cơ sở vật chất, tranh thiết bị làm việc còn thiếu thốn, lạc hậu, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.
Về tổ chức, bộ máy: Sau đợt sắp xếp tổ chức các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp tỉnh theo Nghị định 13/2008/NĐ-CP của Chính phủ, ở địa phương hệ thống tổ chức ngành tư pháp từ tỉnh đến cấp huyện và cơ sở vẫn ổn định, một số địa phương còn tăng thêm biên chế cho Phòng Tư pháp và Tư pháp cấp xã cho phù hợp với tình hình phân cấp quản lý một số công việc tư pháp hiện nay .
Tỉnh hiện có 02 Phòng Công chứng thuộc Sở. Phòng Công chứng số 01 đặt trụ sở tại trung tâm thành phố Long Xuyên với biên chế gồm có 6 đ/c, trong đó có 03 Công chứng viên. Phòng Công chứng số 2 đặt tại thị xã Châu Đốc có biên chế là 05 đ/c, trong đó có 02 Công chứng viên. Sau khi Luật Công chứng có hiệu lực pháp luật, Sở Tư pháp đã tham mưu cho UBND tỉnh tổ chức triển khai thực hiện Luật Công chứng, đề xuất chuyển và được UBND tỉnh quyết định chuyển đổi 02 Phòng Công chứng thuộc Sở sang đơn vị sự nghiệp từ 1/05/2008. Hiện nay, các Phòng công chứng đều đã xây dựng và áp dụng quy trình tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ, thủ tục yêu cầu công chứng theo hướng đơn giản, rõ ràng, đảm bảo nâng cao chất lượng phục vụ theo tinh thần cải cách thủ tục hành chính.
Sở đã xây dựng Đề án kiện toàn tổ chức và nâng cao năng lực hoạt động của TTTGPLNN tỉnh đến năm 2010 (đã được UBND tỉnh ban hành quyết định số 953/2008/QĐ-UBND ngày 16/5/2008 phê duyệt). Theo đó, từ nay đến năm 2010 tỉnh sẽ thành lập 02 Chi nhánh TGPLNN ở huyện Tri Tôn và thị xã Châu Đốc với tổng số biên chế của Trung tâm và 2 Chi nhánh là 24 biên chế.
Để từng bước nâng chất, chuẩn hoá đội ngũ cán bộ công chức trong ngành, Sở đã cử 38 lượt cán bộ, công chức bồi dưỡng, đào tạo về chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học, các lớp bồi dưỡng quản lý Nhà nước, Công chứng viên, Trợ giúp viên pháp lý và Chấp hành viên; Phối hợp với Sở Nội vụ và Trường chính trị Tôn Đức Thắng mở 01 lớp Trung học luật đào tạo hơn 120 cán bộ hướng tăng cường cho lĩnh vực tư pháp hộ tịch cơ sở .
Thực hiện Quy định chế độ hội họp trong hoạt động hành chính của các cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng chính phủ, trong năm 2006 Sở Tư pháp đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng hệ thống mạng tin học để trao đổi thông tin, báo cáo ; tăng cường công tác cơ sở, hạn chế bớt các cuộc hội họp không cần thiết, chỉ tổ chức các cuộc họp, hội nghị nhằm giải quyết những vấn đề mới nảy sinh, góp phần thực hiện có hiệu quả Chương trình CCHC của tỉnh và của ngành tư pháp.
Trong năm 2008, ngoài các cuộc họp báo của BGĐ vào sáng thứ Hai hàng tuần, Sở Tư pháp chỉ tổ chức các cuộc họp báo với thủ trưởng các Phòng, đơn vị thuộc Sở vào ngày 25 hàng tháng; Các cuộc Hội nghị sơ kết quý, 6 tháng, Hội nghị tổng kết năm mới mời thêm thành phần là Trưởng Phòng Tư pháp, cơ quan THADS cấp huyện; Đại diện các tổ chức pháp chế, Giám định tư pháp, Đoàn Luật sư. Như vậy, tính từ đầu năm đến nay, Sở chỉ tổ chức 03 cuộc họp sơ kết quý. Các cuộc họp báo hàng tháng của Ban Giám đốc với lãnh đạo các Phòng, đơn vị thuộc Sở chỉ kéo dài trong 01 buổi.
Đối với các Hội nghị chuyên đề, Sở đã thực hiện đúng quy định của UBND tỉnh, xây dựng kế hoạch và trình UBND tỉnh cho phép. Các hoạt động sinh hoạt kỷ niệm các ngày Lễ lớn, ngày truyền thống của ngành được tổ chức với tinh thần tiết kiệm, không phô trương, hình thức, nhưng trạng trọng, không tổ chức ăn uống, tiệc tùng mà tổ chức thăm hỏi, động việc các cán bộ lão thành, hưu trí...
Căn cứ theo quy định của Bộ Tư pháp và của VP.UBND tỉnh, Văn phòng Sở đã thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và thực hiện các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ và Tỉnh uỷ, UBND tỉnh., đảm bảo thông tin, báo cáo kịp thời, chính xác.
Nhìn chung, trong năm 2008, Sở Tư pháp đã triển khai thực hiện kịp thời các nhiệm vụ trọng tâm của ngành, tích cực tham gia trong việc cải cách thể chế hành chính ở địa phương, đặc biệt là công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực thường xuyên được rà soát, loại bỏ những thủ tục, giấy tờ không cần thiết, rút ngắn thời gian giải quyết, tạo thuận lợi hơn cho tổ chức, công dân; Việc sắp xếp tổ chức bộ máy căn cứ biên chế được tỉnh phân bổ Sở đã bố trí hợp lý các Phòng chức năng nghiệp trực thuộc, đã thực hiện điều chuyển hợp lý một số chức danh lãnh đạo cấp Phòng, luân chuyển cán bộ ở các bộ phận thường xuyên tiếp xúc và giải quyết công việc trực tiếp của công dân, để nâng cao hiệu quả, chất lượng phục vụ tốt hơn yêu cầu của tổ chức và công dân.
Hải Quân