Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ, có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao.
. Tuy nhiên, một trong những yếu kém, bất cập phổ biến hiện nay của bộ máy hành chính là tình trạng lạm dụng quá nhiều văn bản, giấy tờ hành chính trong quan hệ giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước; in ấn, sao chụp và gửi văn bản, tài liệu tuỳ tiện, lãng phí, gây nhiều khó khăn, phức tạp, phiền hà về thủ tục hành chính, tác động tiêu cực đến hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.
Thực hiện các văn bản chỉ đạo triển khai của Trung ương và tỉnh, nhằm giảm một cách căn bản văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động, đưa việc phát hành và sử dụng văn bản, giấy tờ hành chính đi vào trật tự, nề nếp, thực hiện cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân của cơ quan hành chính nhà nước, trong thời gian vừa qua Sở Tư pháp Vĩnh Phúc đã tổ chức triển khai, quán triệt, phổ biến và tăng cường các biện pháp chỉ đạo thực hiện có hiệu quả việc giảm văn bản giấy tờ hành chính và chế độ hội họp trong hoạt động tới toàn thể cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong toàn ngành. Thông qua đó đã góp phần nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là việc ứng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các đơn vị, đưa việc phát hành và sử dụng văn bản hành chính từng bước đi vào nề nếp, thực hiện cải cách, đơn giản hoá các thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ nhân dân. Sở cũng chỉ đạo nghiêm túc chế độ hội họp trong cơ quan.
Sở đã tiến hành chỉ đạo thực hiện việc rà soát, sửa đổi, bổ sung và thực hiện nghiêm túc quy chế làm việc của cơ quan và các tổ chức, đơn vị trực thuộc, trong đó chú trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, cải tiến việc in ấn, sao chụp phát hành các loại văn bản giấy tờ hành chính theo tinh thần triệt để tiết kiệm chống lãng phí. Tiến hành rà soát các thủ tục hành chính có liên quan đến lĩnh vực quản lý của ngành, đồng thời quy định rõ ràng, cụ thể và công khai hoá những giấy tờ cần thiết cho việc giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức, loại bỏ các giấy tờ không thật cần thiết. Chuẩn hoá, ban hành đồng bộ các loại mẫu biểu giấy tờ cần thiết theo quy định để giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức trong lĩnh vực hành chính tư pháp, quản lý hộ tịch, công chứng, chứng thực.
Bên cạnh đó Sở đã chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin vào xử lý công việc, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan đến hoạt động ngành. Mạng tin học nội bộ (LAN) của Sở đã được đầu tư đi vào hoạt động, bước đầu đã đem lại hiệu quả trong việc thực hiện gửi, trao đổi và xử lý văn bản, giấy tờ hành chính trong cơ quan và với các cơ quan, tổ chức khác thông qua mạng tin học, tiến tới Sở chủ yếu thực hiện hoạt động công tác qua mạng tin học này. Với mục đích sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ.
Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính. Sở đã có quy định cụ thể chặt chẽ việc sao chụp và giữ các văn bản quy phạm pháp luật, các loại văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng như ra ngoài cơ quan tại bộ phận Văn phòng Sở.
Ngoài ra Sở đã không ngừng tăng cường các biện pháp giáo dục, tuyên truyền, động viên cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí trong công việc; xây dựng tác phong, lề lối là việc khoa học, hiện đại, chủ động, sáng tạo trong thực thi công vụ; khuyến khích phát huy sáng kiến trong việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động chuyên môn.
Việc thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về chế độ họp trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được Sở Tư pháp Vĩnh Phúc triển khai thực hiện nghiêm túc trong toàn ngành. Nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của cơ quan, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.
Kim Yến