Thực hiện Quyết định số 304/QĐ-UBND của Chủ tịch UBND, ngày 29/4/2008, Giám đốc Sở Tư pháp đã ký Quyết định số 53/QĐ-STP ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Sở nhằm thực hiện thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại Sở Tư pháp.
Theo đó, các loại việc thực hiện cơ chế một cửa tại Văn phòng Sở Tư pháp gồm: đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài; điều động, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng, quản lý công chức, viên chức và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Các loại việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông áp dụng là: cấp phiếu lý lịch tư pháp, đăng ký kết hôn, đăng ký nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, quốc tịch, sử dụng, quản lý công chức, viên chức.
Đối với tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc được quy định áp dụng theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông chỉ liên hệ, nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng Sở Tư pháp. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp, hướng dẫn tổ chức, công dân đến liên hệ về những công việc được quy định giải quyết theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông, nhận hồ sơ đã đủ thủ tục theo quy định, chuyển hồ sơ đã nhận cho các phòng chuyên môn để xem xét giải quyết và trực tiếp trả kết quả cho tổ chức, công dân; niêm yết công khai mọi thủ tục về hồ sơ, thủ tục hành chính, thời gian giải quyết, phí, lệ phí tại phòng làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân có yêu cầu một cách hiệu quả, Quy chế còn quy định trách nhiệm của của công chức được phân công xem xét hồ sơ của tổ chức, cá nhân:
- Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc phạm vi giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ thể một lần, đầy đủ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh;
- Đối với các loại công việc theo quy định giải quyết ngay trong ngày làm việc không được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và chuyển phòng nghiệp vụ giải quyết ngay, sau đó trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định của pháp luật;
- Đối với các loại công việc theo quy định được ghi giấy hẹn, các loại việc thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông thì tiếp nhận và viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả, vào sổ theo dõi, chuyển các bộ phận chức năng có liên quan giải quyết hồ sơ, sau đó nhận lại hồ sơ đã giải quyết để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Việc thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu ở giai đoạn nộp hồ sơ hoặc trả kết quả tuỳ theo từng loại việc cụ thể.
Đồng thời, để kịp thời thông báo kết quả giải quyết hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp quy định việc cập nhật hàng ngày việc giải quyết hồ sơ trên trang tin Sở Tư pháp tại Website tỉnh Cà Mau theo địa chỉ: http://www.camau.gov.vn. Trường hợp không thể giải quyết hồ sơ theo đúng thời gian quy định như đã hẹn thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm thông báo cho tổ chức, công dân biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả. Các bước công việc trên được theo dõi qua việc ghi Phiếu kiểm soát quá trình BM.01/STCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Quy chế còn quy định trách nhiệm triển khai cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; vị trí cán bộ, công chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; các điều kiện bảo đảm và khen thưởng, kỷ luật.
Được biết, trước đó, Giám đốc Sở đã ban hành Quyết định số 52/QĐ-STP thành lập Tổ tiếp nhận và trả kết quả đặt tại Văn phòng Sở Tư pháp, gồm 3 đ/c do Phó Văn phòng Sở làm Tổ trưởng. Tổ chính thức hoạt động từ ngày 02/5/2008./-
Thuỳ Trang