Ngày 27/12/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch. Sau hơn một năm triển khai, thực hiên công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại địa phương cơ bản đã đi vào nề nếp, có nhiều tiến bộ, song cũng còn những tồn tại nhất định.
Công tác triển khai:
Để tổ chức triển khai thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP trong các cấp, các ngành và nhân dân; Ngày 07/3/2006, UBND tỉnh đã có Kế hoạch số 1000/KH-UBND nhằm quán triệt những quan điểm, chính sách của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch; tập huấn nội dung Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong đó tập trung vào những vấn đề mới so với Nghị định 83/1998/NĐ-CP.
Đối với cấp tỉnh:
Trong hai ngày 09 và 10/3/2006, UBND tỉnh phối hợp với Bộ Tư pháp tổ chức tập huấn Nghị định 158/2005/NĐ-CP cho đại diện lãnh đạo của 34 Sở Tư pháp các tỉnh, thành phía Nam, cùng tham dự hội nghị có đại diện lãnh đạo các sở, ngành tỉnh liên quan: Công an tỉnh, Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em, Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh, Đoàn Thanh niên, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh; đại diện lãnh đạo Ủy ban nhân dân, Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện. Sau hội nghị triển khai cấp tỉnh, các sở, ban ngành, đoàn thể tỉnh, UBND cấp huyện tổ chức triển khai trong ngành, cấp mình và nhân dân.
Đến nay, Sở Tư pháp đã tiến hành chuyển giao Sổ lưu hộ tịch của cơ sở hiện đang lưu trữ tại Sở Tư pháp từ 1989 - 2004 cho 9/9 UBND cấp huyện; tổ chức cài đặt, hướng dẫn sử dụng phần mềm trên máy tính phục vụ cho việc lưu trữ, khai thác dữ liệu hộ tịch cơ sở từ năm 1989 đến năm 2005; hướng dẫn sử dụng các loại biểu mẫu hộ tịch cho Phòng Tư pháp để hướng dẫn lại cho cấp xã.
Sở Tư pháp phối hợp với Trường Chính trị tỉnh mở hai lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho chuyên viên Phòng Tư pháp và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã về công tác tư pháp, trong đó có chuyên đề về đăng ký hộ tịch và triển khai thực hiện Nghị định số 76/2006/NĐ-CP ngày 02/8/2006 của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp.
Đối với cấp huyện và cấp xã:
Thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh, UBND cấp huyện đã có Kế hoạch triển khai cho thủ trưởng các phòng, ban và UBND cấp xã.
Phối hợp với Sở Tư pháp biên soạn tài liệu, tổ chức tập huấn nội dung Nghị định 158/2005/NĐ-CP tại ba khu vực cấp huyện cho thủ trưởng các phòng, ban của huyện, đại diện lãnh đạo UBND và công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã.
Bên cạnh đó, Lãnh đạo Sở Tư pháp đã chỉ đạo Trung tâm Trợ giúp pháp lý và các Chi nhánh phối hợp với Phòng Tư pháp và UBND cấp xã lồng ghép tuyên truyền, hướng dẫn những nội dung liên quan về trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch trong công tác trợ giúp lưu động; phối hợp Đài phát Thanh - Truyền hình tỉnh thực hiện phát sóng trực tiếp 2 chương trình pháp luật và đời sống với chuyên đề về “Đăng ký hộ tịch”.
Ngoài ra, công tác tuyên truyền nội dung Nghị định 158/2005/NĐ-CP tại cơ sở còn thực hiện bằng nhiều hình thức khác như: lồng ghép với sinh hoạt của Câu lạc bộ Pháp luật; các hội nghị của đoàn thể, họp dân; phối hợp Ban giám hiệu các trường trên địa bàn tuyên truyền cho phụ huynh và học sinh; Phòng Tư pháp huyện Chợ Gạo còn phối hợp Phòng Văn hóa - Thông tin huyện dàn dựng chương trình ca kịch, cải lương tuyên truyền nội dung Nghị định 158/2005/NĐ-CP; trình tự, thủ tục, thời hạn, lệ phí cũng như biểu mẫu liên quan về đăng ký hộ tịch cũng được đăng tải trên webside của tỉnh. Thời gian qua đã tuyên truyền được gần 10.000 cuộc với hơn 500.000 người tham dự.
Kết quả thực hiện:
Việc đăng ký hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp, UBND cấp huyện và cấp xã luôn được rà soát, niêm yết công khai trình tự, thủ tục, thời hạn, lệ phí cũng như biểu mẫu liên quan để nhân dân tiện theo dõi, thực hiện. Tính từ 01/4/2006 đến ngày 01/4/2007 đã giải quyết đăng ký hộ tịch trong tỉnh:
Sở Tư pháp: Đăng ký khai sinh: 68 trường hợp; Đăng ký khai tử: 19; Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch 11; Cấp lại bản chính Giấy Khai sinh: 02; Ghi chú hộ tịch: 46.
Cấp huyện: Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch: 795; Cấp lại bản chính Giấy Khai sinh: 1273;
Cấp xã: Đăng ký khai sinh: 40105; Đăng ký kết hôn: 19.603; Đăng ký khai tử: 8.413; Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch: 734; Nhận cha, mẹ, con: 2.902; Nuôi con nuôi: 45; Giám hộ: 05; Xác nhận tình trạng hôn nhân: 7.155.
Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cũng như UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện hàng loạt việc cấp bản sao hộ tịch, xác nhận các sự kiện hộ tịch cho công dân khi có yêu cầu.
Hướng dẫn nghiệp vụ, giải quyết các vướng mắc trong đăng ký hộ tịch:
Sau hơn một năm thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP cho thấy những vướng mắc từ cơ sở chủ yếu do sự phân cấp từ tỉnh xuống huyện và xã là vấn đề mới và phức tạp, cán bộ cấp huyện, cấp xã lần đầu tiên tiếp xúc, nhất là vấn đề thay đổi, cải chính hộ tịch chưa quen, còn lúng túng trong giải quyết. Trong thời gian triển khai thực hiện qua kiểm tra, phản ảnh vướng mắc từ cơ sở, Sở Tư pháp với vai trò giúp UBND tỉnh đã có các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ. Ngoài ra, một số vướng mắc khác trong quá trình đăng ký hộ tịch tại các địa phương cũng được trao đổi trực tiếp, qua điện thoại, các cuộc tọa đàm giữa cán bộ hộ tịch của Sở, Phòng Tư pháp với cơ sở.
Việc thực hiện cơ chế “một cửa” trong đăng ký hộ tịch:
Sở Tư pháp duy trì cơ chế “một cửa” tại Phòng Hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền, thành lập bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả với cán bộ, công chức đủ tiêu chuẩn chuyên môn, phân công chuyên viên đảm nhận từng loại việc đăng ký hộ tịch, phối hợp một văn phòng Sở thu lệ phí.
Đặc biệt, từ tháng 8/2006 sau thời gian xây dựng và vận hành thử Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 được áp dụng trong lĩnh vực hộ tịch với 5 quy trình đã được công nhận. Việc giải quyết hộ tịch luôn được cải tiến, thời hạn giải quyết được bảo đảm, lề lối tác phong làm việc cán bộ, công chức luôn được chấn chỉnh phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn.
Đối với cấp huyện: Với hai loại việc đăng ký hộ tịch được giải quyết trực tiếp tại đơn vị, việc áp dụng cơ chế “một cửa” cơ bản như cấp tỉnh, một số huyện như Cái Bè, thành phố Mỹ Tho, Gò Công Đông… đang xây dựng các quy trình đăng ký hộ tịch theo Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Đối với cấp xã: Công chức Tư pháp - Hộ tịch là thành viên của Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND cấp xã về nhiệm vụ được phân công.
Công tác thanh tra, kiểm tra:
Sở Tư pháp chỉ đạo Thanh tra sở phối hợp với Phòng Hộ tịch kiểm tra công tác đăng ký hộ tịch cấp huyện; phối hợp Phòng Tư pháp có kế hoạch thanh tra, kiểm tra cấp xã.
Phòng Tư pháp cấp huyện có kế hoạch kiểm tra công tác hộ tịch cơ sở theo định kỳ quý, sáu tháng, năm.
Ngoài ra, Sở Tư pháp còn tham gia cùng Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính tỉnh kiểm tra việc thực hiện cơ chế “một cửa” tại UBND một số đơn vị cấp xã.
Qua công tác thanh tra, kiểm tra đã kịp thời chấn chỉnh những sai sót. Riêng những trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài; nhận cha mẹ con; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP của Chính phủ. Sở Tư pháp giúp UBND tỉnh tiếp nhận hồ sơ và đề xuất giải quyết, có báo cáo riêng theo quy định.
Những thuận lợi và khó khăn, vướng mắc:
Thuận lợi:
Luôn được sự quan tâm của Cấp ủy, UBND trong việc kiện toàn về tổ chức, cán bộ, trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch.
Sở Tư pháp đã kịp thời hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ, cùng các Phòng Tư pháp tổ chức toạ đàm chuyên sâu giải quyết những vướng mắc từ nghiệp vụ, phân phối theo quy định đầy đủ các loại sổ, biểu mẫu hộ tịch.
Công tác phối hợp giữa các ngành tương đối tốt: ngành Công an hỗ trợ công tác xác nhận tàng thư, qua rà soát có văn bản hướng dẫn công an địa phương giải quyết vấn đề liên quan giữa hộ tịch- hộ khẩu thay thế Công văn Liên ngành số 385/CA-STP ngày 02/6/2002; Sở Y tế quan tâm chỉ đạo việc sử dụng mẫu Giấy chứng sinh thống nhất chung cho tất cả cơ sở y tế, nhà hộ sinh nhà nước và tư nhân; Sở Giáo dục và Đào tạo thực hiện việc điều chỉnh những thông tin sai lệch giữa các văn bằng chứng chỉ với giấy tờ hộ tịch, trao đổi hoặc phối hợp Sở Tư pháp có văn bản xác minh giá trị pháp lý trong đăng ký khai sinh khi có nghi vấn.
Về con người: Đối với cán bộ hộ tịch Sở Tư Pháp và cán bộ Tư pháp cấp huyện đều đã đạt chuẩn (cử nhân luật), được bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, được trang bị máy vi tính đầy đủ và sử dụng tương đối thông thạo.
Đối với cấp xã: Tất cả các xã, phường, thị trấn đều có chức danh Tư pháp - Hộ tịch. Trong đó có 26 đồng chí có trình độ cử nhân luật hoặc đại học khác; đa số đã qua trung cấp luật, hơn 1/2 công chức Tư pháp - Hộ tịch có nhiều năm làm công tác hộ tịch, có kinh nghiệm và biết sử dụng máy vi tính văn phòng.
Khó khăn, vướng mắc:
Một số nhiệm vụ đăng ký, quản lý hộ tịch trước đây do UBND tỉnh thực hiện, nay phân cấp cho UBND cấp huyện và cấp xã, do vậy trong quá trình thực hiện vẫn còn lúng túng, vướng mắc về nghiệp vụ nhất là trong giải quyết việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch.
Một số nơi Cấp ủy, UBND chưa quan tâm đúng mức đến công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, thiếu kiểm tra; chưa công khai đầy đủ trình tự, thủ tục, thời hạn, lệ phí về đăng ký hộ tịch; ý thức của người dân chưa cao nên vẫn còn tình trạng người dân không đăng ký hộ tịch hoặc đăng ký không đúng hạn.
Việc kiện toàn về tổ chức, cán bộ, trang bị cơ sở vật chất phục vụ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch cũng còn hạn chế.
Việc thực hiện cơ chế một cửa tại cấp xã về lĩnh vực hộ tịch trong trường hợp cán bộ phụ trách được bố trí trực chưa được chuyên sâu về công tác hộ tịch, thường thay đổi nên khâu tiếp nhận hồ sơ khó đảm bảo thủ tục, hơn nữa theo quy định về đăng ký hộ tịch cán bộ hộ tịch phải trực tiếp ghi biểu mẫu, vào Sổ hộ tịch.
Trong quá trình thực hiện do không có thông tư hướng dẫn nên một số vấn đề nghiệp vụ phát sinh: quy định về thẩm quyền cải chính hộ tịch cho trẻ em trước đây đăng ký khai sinh tại Sở Tư Pháp; việc xác nhận tình trạng hôn nhân lần 2 trong trường hợp đã được cấp trước đây nhưng thất lạc; không quy định số lần cấp bản chính; về biểu mẫu có kích thước, độ bóng như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn chưa phù hợp, khó sử dụng…
Việc sử dụng bản sao Giấy Khai sinh được thực hiện: sao từ Sổ hoặc sử dụng bản chính để photo công chứng, chứng thực. Do không nắm rõ quy định nên còn một số trường học yêu cầu bản sao Giấy Khai sinh phải được công chứng, chứng thực hoặc ngược lại chỉ chấp nhận bản sao Giấy Khai sinh từ Sổ đăng ký. Mặt khác, do sự thay đổi biểu mẫu qua từng thời kỳ nên có sự không thống nhất cột mục, những trường hợp Sổ đăng ký không có cột mục nhưng biểu mẫu lại có nên bỏ trống, dẫn đến nên một số cơ quan tiếp nhận nghi vấn hoặc yêu cầu bổ sung đầy đủ, gây phiền hà cho nhân dân./.
Thanh Thuỷ