Công ước miễn hợp pháp hoá giấy tờ công nước ngoài (Công ước) là Công ước có số lượng thành viên tham gia lớn nhất trong số các công ước của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế. Công ước gồm 15 điều với nội dung chính là quy định về việc các quốc gia thành viên miễn yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài xuất trình trên lãnh thổ nước mình. "Giấy tờ công" theo quy định của Điều 1 của Công ước bao gồm: (i) giấy tờ do cơ quan hoặc viên chức liên quan của tòa án cấp kể cả công tố viên, thư ký tòa hoặc người tống đạt giấy tờ; (ii) giấy tờ hành chính; (iii) giấy tờ công chứng; (iv)chứng nhận trên giấy tờ do cá nhân ký, chứng nhận chữ ký. Tuy nhiên, Công ước không áp dụng đối với giấy tờ do viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự cấp phát và các giấy tờ hành chính liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Các giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước sẽ không phải qua thủ tục hợp pháp hóa khi xuất trình ở tất cả các quốc gia thành viên khác mà chỉ phải qua một thủ tục chứng thực chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ban hành giấy tờ đó thực hiện. Việc miễn hợp pháp hóa giấy tờ theo quy định của Công ước sẽ đơn giản hóa thủ tục cho phép các giấy tờ công do các nước thành viên ban hành được công nhận và sử dụng trên lãnh thổ nước thành viên khác, do đó góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch dân sự, thương mại, đầu tư giữa các nước. Hiện Công ước có 104 nước thành viên, trong đó có nhiều nước mà Việt Nam có nhiều quan hệ kinh tế, thương mại, dân sự như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Pháp, Nga, Úc…Trong số các nước ASEAN mới có Bruney tham gia, các nước Indonesia, Malaysia và Philippines đang tích cực nghiên cứu để gia nhập Công ước này.
Phiên họp lần thứ 3 Uỷ ban đặc biệt về Công ước miễn hợp pháp hoá giấy tờ công nước ngoài được diễn ra từ ngày 6-9/11/2012 tại La Hay, Hà Lan lần này nhằm mục đích đánh giá tình hình thực hiện Công ước, cập nhật tiến trình gia nhập Công ước của các thành viên mới, triển vọng gia nhập của các nước đang tiến hành nghiên cứu khả năng gia nhập, thảo luận về Dự thảo tài liệu hướng dẫn thực thi Công ước nhằm tạo điều kiện cho việc thực hiện Công ước được thống nhất giữa các nước thành viên. Phiên họp có sự tham gia của trên 160 chuyên gia từ 74 nước thành viên, các tổ chức quốc tế và các nước quan sát viên. Việt Nam tuy chưa tham gia Công ước như được mời tham dự với tư cách là Quan sát viên.
Tại phiên họp, đại diện của Hội nghị La Hay thông báo về tình hình gia nhập Công ước trong thời gian gần đây. Kể từ 2009 đến nay có thêm 9 nước gia nhập Công ước. Các nước này đã chia sẻ kinh nghiệm gia nhập và thực thi Công ước, tiến hành ban hành các quy định pháp lý trong nước để thực thi, đào tạo cán bộ, tuyên truyền phổ biến về Công ước cho các cơ quan có thẩm quyền, cho công chúng các đối tượng có liên quan vì Công ước không chỉ tác động đến các cơ quan công quyền mà còn có tác động trực tiếp đến người dân, doanh nghiệp, tổ chức là những đối tượng có nhu cầu sử dụng các giấy tờ công ở nước ngoài khi tham gia vào các gia dịch dân sự, thương mại xuyên biên giới. Các nước thành viên đều khẳng định qua thực tiễn thực thi cho thấy việc tham gia Công ước đã góp phần tích cực tạo điều kiện cho các giao dịch dân sự, thương mại giữa các nước thuận lợi và nhanh chóng hơn. Chính vì vậy, Ngân hàng Thế giới coi việc gia nhập Công ước là một trong những tiêu chí đánh giá xếp hạng môi trường đầu tư của một quốc gia. Các nước thành viên Công ước cũng thảo luận về những vướng mắc, khó khăn gặp phải trong quá trình thực thi Công ước và đề xuất các giải pháp nhằm đảm bảo việc thực thi Công ước được thống nhất và hiệu quả hơn.
Tại Phiên họp, đại diện Bộ Tư pháp cũng được mời phát biểu chia sẻ thông tin cho các đại biểu về tình hình nghiên cứu khả năng gia nhập Công ước của Việt Nam cũng như các hoạt động hợp tác trong khu vực ASEAN nhằm mục tiêu đơn giản hóa thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ công trong khu vực.
Tại Việt Nam, kể từ sau Hội nghị Bộ trưởng tư pháp các nước ASEAN lần thứ VI được tổ chức tại Hà Nội năm 2005, trên cơ sở đề xuất của Bộ Tư pháp, Thủ tướng Chính phủ đã chính thức giao Bộ Tư pháp phối hợp với các Bộ ngành đẩy mạnh việc nghiên cứu gia nhập các Công ước có liên quan đến hợp tác pháp luât và tương trợ tư pháp trong đó dành ưu tiên cho việc nghiên cứu gia nhập Công ước về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài và Công ước tống đạt giấy tờ tư pháp và ngoài tư pháp của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế. Các đề án nghiên cứu khả năng gia nhập hai Công ước này đã được chính thức đưa vào Chương trình Hành động của Chính phủ Việt Nam giai đoạn 2012-2016. Hiện nay, Đề án nghiên cứu gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài đang được Bộ Ngoại giao chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành thực hiện và dự kiến trình Chính phủ trong năm 2012.
Với vai trò là nước chủ trì sáng kiến về Tăng cường hợp tác về tương trợ tư pháp trong ASEAN, đại diện Bộ Tư pháp Việt Nam cũng thông tin tới các đại biểu tham dự Phiên họp đặc biệt về các bước phát triển trong hợp tác khu vực về lĩnh vực này. Tại Diễn đàn Pháp luật ASEAN lần thứ IV tổ chức tại Việt Nam, các nước ASEAN đều thống nhất cần tiến hành các bước đi phù hợp nghiên cứu về khả năng gia nhập các Công ước liên quan đến tương trợ tư pháp trong khuôn khổ Hội nghị La Hay hoặc nghiên cứu xây dựng các hiệp định khu vực về vấn đề này. Năm 2010, Việt Nam đã xây dựng Bảng câu hỏi về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự trong ASEAN nhằm tổng hợp thực trạng pháp luật trong nước cũng như khả năng gia nhập các công ước của Hội nghị La hay về tư pháp quốc tế của các nước thành viên ASEAN. Đến nay Bộ Tư pháp Việt Nam đã nhận được trả lời của 9/10 nước. Kết quả khảo sát cho thấy liên quan đến lĩnh vực miễn hợp pháp hóa giấy tờ, hiện nay mới có 1 nước ASEAN gia nhập Công ước miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của Hội nghị La Hay, 6/9 nước đang nghiên cứu khả năng gia nhập Công ước. Năm 2011, các nước ASEAN đã nhất trí giao Việt Nam chủ trì xây dựng hiệp định khu vực về miễn hợp pháp hóa giấy tờ trên nền Công ước của Hội nghị La Hay để làm cơ sở đàm phán Hiệp định ASEAN về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài. Theo dự kiến, Phiên họp lần thứ III của Nhóm Công tác ASEAN sẽ được tổ chức tại Việt Nam vào cuối tháng 11 tới đây để bắt đầu quá trình đàm phán, xây dựng hiệp định khu vực.
Cùng với việc chia sẻ thông tin đến các đại biểu tham dự Phiên họp đặc biệt, đại diện Bộ Tư pháp cũng bày tỏ mong muốn được học hỏi kinh nghiệm của các nước thành viên của Công ước, đặc biệt là các nước mới gia nhập trong việc chuẩn các điều kiện cần thiết cho việc gia nhập và thực thi Công ước, đồng thời đề nghị Hội nghị La Hay, Ban thường trực của Hội nghị tích cực hỗ trợ Việt Nam trong quá trình nghiên cứu, gia nhập Công ước và quan tâm tăng cường hợp tác, chia sẽ kinh nghiệm với ASEAN trong quá trình ASEAN xây dựng hiệp định khu vực về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công.
Thông qua các hoạt động của đoàn Việt Nam tại Phiên họp, các nước thành viên Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài cũng như nhiều tổ chức quốc tế, các quốc gia quan sát viên biết đến chủ trương, chính sách và hoạt động tích cực của Việt trong việc thúc đẩy hợp tác khu vực, hợp tác đa phương về tương trợ tư pháp và pháp luật. Điều này có ý nghĩa thiết thực trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh việc nghiên cứu gia nhập các Công ước liên quan đến tương trợ tư pháp và hợp tác pháp luật của Hội nghị La Hay cũng như đẩy mạnh và nâng cao vai trò, vị trí của Việt Nam trong hợp tác về tương trợ tư pháp trong khối ASEAN.
PHH-Phòng Tương trợ tư pháp