Qua kết quả kiểm tra, đánh giá nội bộ tại các đơn vị thuộc Bộ cho thấy, lãnh đạo các đơn vị đã có sự nhận thức, quan tâm chỉ đạo các phòng, ban, công chức, viên chức nghiên cứu, tổ chức áp dụng hệ thống văn bản, quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào các hoạt động của đơn vị. Việc kiểm soát hồ sơ, lưu giữ tài liệu và giải quyết công việc tại các đơn vị về cơ bản đã được thực hiện theo hệ thống văn bản, quy trình ISO, tuy nhiên, cũng thấy việc áp dụng ở một số đơn vị còn chưa thực sự phù hợp, tồn tại một số lỗi, nhiều khi chưa thực hiện đúng quy trình (Tổ thư ký đã gửi Báo cáo sự không phù hợp tới các đơn vị sau khi khi kiểm tra, đánh giá).
Để tiếp tục áp dụng có hiệu quả hệ thống văn bản, quy trình ISO, khắc phục sự không phù hợp, các lỗi trong áp dụng và để chuẩn bị cho việc tổ chức đánh giá nội bộ lần 2, đánh giá cấp Giấy chứng nhận, các đơn vị thuộc Bộ cần tiếp tục thực hiện các hoạt động sau:
1. Xác định mục tiêu chất lượng của đơn vị trên cơ sở Bản mục tiêu chất lượng do Tổ thư ký, chuyên gia tư vấn đề xuất.
2. Xác định rõ nguyên nhân của sự không phù hợp, các lỗi đang tồn tại để thực hiện hành động khắc phục kịp thời; đồng thời, ghi rõ vào Báo cáo sự không phù hợp đã được Tổ thư ký gửi cho các đơn vị;
3. Tiếp tục tổ chức áp dụng hệ thống văn bản, quy trình ISO vào các hoạt động của các đơn vị;
4. Tiếp tục thực hiện hoạt động kiểm soát hồ sơ, tài liệu; đồng thời, lưu trữ đầy đủ, nhằm phục vụ cho hoạt động đánh giá nội bộ lầm 2 (được tổ chức từ ngày 20/11 đến ngày 23/11/2012).
5. Với yêu cầu của quá trình áp dụng quy trình, văn bản là gắn với việc sửa đổi, bổ sung liên tục để đảm bảo phù hợp với hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp và phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan, các đơn vị cần tiếp tục phối hợp với chuyên gia tư vấn (Ông Vũ Thắng Văn, Chuyên gia tư vấn xây dựng và đánh giá - điện thoại: 0989537368) hoàn thiện văn bản, quy trình, biểu mẫu do đơn vị mình chủ trì soạn thảo và gửi về Tổ thư ký Ban điều hành Đề án theo địa chỉ mail: ducta@moj.gov.vn (đ/c Trần Anh Đức, Vụ các vấn đề chung về xây dựng pháp luật, điện thoại 04.62739386 / 0912251694); đồng thời, phối hợp với Cục công nghệ thông tin để cập nhật đảm bảo thuận tiện cho quá trình áp dụng.
6. Hệ thống văn bản, quy trình, mục tiêu chất lượng, biểu mẫu đã được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ theo đường dẫn “Hướng dẫn nghiệp vụ/Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008/Danh mục văn bản, quy trình áp dụng chính thức cho Hệ thống văn bản, quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp”.
Tổ thư ký Ban điều hành Đề án ISO