Tạo điều kiện cho người được trợ giúp pháp lý ở địa phương tham gia trợ giúp pháp lý lưu động và sinh hoạt Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý, trao đổi vướng mắc pháp luật nhằm tăng cường khả năng tự giải quyết hoặc hỗ trợ giải quyết vướng mắc thông qua tư vấn pháp luật, giúp đỡ kiến thức pháp luật để hỗ trợ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp cho người được trợ giúp pháp lý ở địa phương, ngày 23/9/2008 Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 05/2008/TT-BTP hướng dẫn về nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý nhà nước về trợ giúp pháp lý (sau đây gọi là Thông tư số 05/2008/TT-BTP) nhằm cụ thể hoá các quy định của Luật Trợ giúp pháp lý và Nghị định số 07/2007/NĐ-CP.
Theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2008/TT-BTP, để phục vụ việc sử dụng hoặc thẩm định, đánh giá chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý và bảo đảm giữ bí mật theo quy định, tổ chức thực hiện trợ giúp pháp lý có trách nhiệm chỉ đạo người thực hiện trợ giúp pháp lý trong việc lập, phân loại tương ứng theo từng hình thức trợ giúp pháp lý và lưu trữ hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý, trong đó, đáng chú ý là những quy định hướng dẫn đối với “Hồ sơ trợ giúp pháp lý lưu động” và “Hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý”. Cụ thể như sau:
Đối với hồ sơ trợ giúp pháp lý lưu động, Thông tư số 05/2008/TT-BTP hướng dẫn mỗi đợt lưu động phải được lập thành tập và có riêng hồ sơ từng vụ việc tư vấn pháp luật để quản lý, theo dõi kết quả, trong đó, hồ sơ trợ giúp pháp lý lưu động bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:
- Văn bản thông báo của Trung tâm, Chi nhánh về việc tổ chức trợ giúp pháp lý lưu động hoặc thư mời, công văn của cơ quan, tổ chức, đơn vị gửi về Trung tâm, Chi nhánh đề nghị trợ giúp pháp lý lưu động;
- Biên bản trợ giúp pháp lý lưu động;
- Danh sách người tham dự trợ giúp pháp lý lưu động hoặc nghe nói về chuyên đề pháp luật tại buổi lưu động;
- Danh sách người thực hiện trợ giúp pháp lý tại đợt lưu động;
- Hồ sơ của các vụ việc trợ giúp pháp lý đã được thực hiện;
- Báo cáo kết quả đợt trợ giúp pháp lý lưu động;
- Các tài liệu khác có liên quan (nếu có).
Các vụ việc tư vấn pháp luật thực hiện tại các đợt lưu động được cập nhật vào Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc trợ giúp pháp lý và được lập thành hồ sơ theo quy định. Trong trường hợp hướng dẫn, giải đáp pháp luật đơn giản cho nhiều người cùng một lúc không phân biệt đối tượng thì không phải lập hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý nhưng được ghi trong biên bản lưu động.
Đối với hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ trợ giúp pháp lý, Thông tư số 05/2008/TT-BTP hướng dẫn hàng quý, hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ phải được gửi về Trung tâm hoặc Chi nhánh để lưu trữ theo quy định. Trong đó, hồ sơ sinh hoạt Câu lạc bộ bao gồm các giấy tờ, tài liệu sau:
- Dự kiến kế hoạch sinh hoạt hàng tháng của Câu lạc bộ;
- Danh sách đối tượng tham dự sinh hoạt Câu lạc bộ;
- Biên bản sinh hoạt của Câu lạc bộ có dấu xác nhận số lượt sinh hoạt và được lập theo quy định của Điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của Câu lạc bộ.
Các vụ việc tư vấn pháp luật trong sinh hoạt Câu lạc bộ được lập thành hồ sơ vụ việc trợ giúp pháp lý riêng theo quy định và được cập nhật vào Sổ theo dõi, tổng hợp vụ việc trợ giúp pháp lý.
Hoàng Huy