Theo Quy chế, việc tổ chức mua sắm tài sản, hàng hoá theo phương thức tập trung tại các Bộ, cơ quan Trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương áp dụng trong trường hợp mua sắm nhiều tài sản, hàng hoá, tổng giá trị mua sắm lớn và có yêu cầu được trang bị đồng bộ, hiện đại như: xe ô tô, phương tiện vận tải chuyên dùng, trang thiết bị tin học... được sử dụng trong hệ thống ngành dọc từ Trung ương đến địa phương.
Quy chế quy định rõ, tài sản, hàng hoá có yêu cầu kỹ thuật cao, trang bị đồng bộ, hiện đại, phải có ý kiến bằng văn bản của cơ quan, đơn vị chuyên môn có liên quan trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định kế hoạch đấu thầu mua sắm. Cụ thể, đối với tài sản, hàng hoá là trang thiết bị tin học phải có ý kiến của cơ quan, đơn vị chuyên môn về tin học thuộc Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương. Nếu không có cơ quan, đơn vị chuyên môn về tin học thì phải có ý kiến của Bộ Thông tin và Truyền thông. Cũng tương tự như vậy đối với tài sản, hàng hoá là trang thiết bị y tế, giáo dục...
Trường hợp được áp dụng hình thức chỉ định thầu mua sắm tài sản, hàng hoá, thì đơn vị được giao tổ chức mua sắm tài sản, hàng hoá theo phương thức tập trung thuê tổ chức có chức năng thẩm định giá để thẩm định tài sản, hàng hoá, trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan Trung ương, Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định cùng với việc phê duyệt phương án mua sắm tài sản, hàng hoá theo phương thức tập trung.
Việc phân chia tài sản, hàng hoá mua sắm thành các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự thực hiện, đảm bảo tính đồng bộ trong việc mua sắm, quy mô gói thầu hợp lý, đảm bảo khả năng bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp. Nghiêm cấm việc chia nhỏ các gói thầu để áp dụng các hình thức mua sắm không phải đấu thầu.
Lệ Hằng