Có thể nói, quy định về thẩm quyền, trách nhiệm đối với các cơ quan thực hiện chứng thực, trình tự thủ tục chứng thực và nghiệp vụ trong công tác chứng thực không thể thiếu được khi hoạt động chứng thực đã tách rời hoạt động công chứng.
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được ban hành đã quy định về hoạt động chứng thực. Qua một thời gian thực hiện cho thấy việc tuyên truyền, hướng dẫn về hoạt động chứng thực, hướng dẫn về trình tự thủ tục đối với việc chứng thực và nghiệp vụ trong công tác chứng thực vẫn chưa được phổ biến sâu rộng. Cụ thể, còn nhiều người dân, nhiều cơ quan, tổ chức chưa có thời gian để tìm hiểu về các quy định tại Nghị định số 79 nên gặp không ít khó khăn khi có yêu cầu chứng thực. Bên cạnh đó phải thừa nhận rằng, khi giao hoạt động chứng thực cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, Phòng tư pháp cấp huyện chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, chứng thực chữ ký, nhiều địa phương chưa có sự chuẩn bị trước cho việc tiếp nhận nhiệm vụ này. Từ đó. dẫn đến có nơi còn thiếu cán bộ làm công tác chứng thực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về công tác chứng thực chưa được đào tạo cơ bản nên khi thực hiện còn nhiều lúng túng. Để thực hiện Nghị định số 79 có hiệu quả, ngày 25/8/2008 Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 03/2008/TT-BTP hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79 và đã có hiệu lực vào ngày 28/9/2008. Do đó, việc phổ biến về hoạt động chứng thực để bạn đọc tham khảo khi có yêu cầu về chứng thực và tìm hiểu thêm về thủ tục chứng thực, nghiệp vụ trong công tác chứng thực là việc làm cần thiết trong giai đoạn hiện nay.
Kể từ khi Luật công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2006 và có hiệu lực vào ngày 01 tháng 7 năm 2007 thì việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, cấp bản sao từ sổ gốc được quy định bằng một văn bản khác đó là Nghị định số 79. Như vậy, hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực đã được tách rời không còn lẫn lộn như các văn bản pháp luật trước đây quy định. Về thẩm quyền chứng thực, trình tự thủ tục chứng thực và nghiệp vụ trong công tác chứng thực được Nghị định số 79 quy định và Thông tư số 03 hướng dẫn như sau:
Thứ nhất: về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được giao cho các cơ quan
1. Uỷ ban nhân dân cấp xã ( UBND xã, phường, thị trấn)
Cơ quan này có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bằng tiếng Việt; chữ ký trong các giấy tờ, văn bằng tiếng Việt .
Đối với loại giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (ví dụ : Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...) thì cơ quan có thẩm quyền là Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực.
Vậy, khi có yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ, văn bằng tiếng Việt như trên người yêu cầu chứng thực cần đến Uỷ ban nhân dân cấp xã để yêu cầu thực hiện chứng thực. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực này và đóng dấu của UBND cấp xã.
2. Phòng Tư pháp cấp huyện ( bao gồm Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh)
Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bằng từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
Đối với giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng nước ngoài hoặc chủ yếu bằng tiếng nước ngoài có xen một số từ tiếng Việt như văn bằng, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp cho người Việt Nam trong đó có ghi tên bằng tiếng Việt thì Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực.
Vậy, khi có yêu cầu chứng thực người yêu cầu chứng thực phải đến Phòng Tư pháp cấp huyện. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiện việc chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Để mở rộng sự lựa chọn cho người yêu cầu chứng thực Thông tư số 03 có hướng dẫn thêm: Đối với giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ như Hộ chiếu của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với các trường đại học nước ngoài có ghi bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì người yêu cầu chứng thực được lựa chọn chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã. Đối với một tập hồ sơ, tài liệu vừa có giấy tờ, văn bản tiếng Việt vừa có giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài thì người yêu cầu có thể lựa chọn Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực giấy tờ, văn bản tiếng nước ngoài, Uỷ ban nhân dân cấp xã chứng thực giấy tờ, văn bản tiếng Việt hoặc đến Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực cả hai loại giấy tờ tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Hiện tại còn nhiều địa phương chưa có đủ cán bộ tư pháp cấp xã, chưa cung cấp đủ cơ sở vật chất như máy Photocopy để phục vụ công tác chứng thực Thông tư hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao thêm cho Phòng Tư pháp cấp huyện chứng thực các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Đối với việc chứng thực tại huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn thì ngoài thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện các huyện đảo chưa có đơn vị hành chính xã, thị trấn còn có thẩm quyền chứng thực tất cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài ( Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài)
Cơ quan này có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài; chữ ký trong các giấy tờ, văn bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện các việc trên theo thẩm quyền và đóng dấu của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Như vậy, hoạt động chứng thực được giao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Người yêu cầu chứng thực căn cứ vào giấy tờ, văn bản của mình thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan nào chứng thực để đến cơ quan đó yêu cầu thực hiện việc chứng thực.
Thứ hai: về trình tự thủ tục chứng thực, nghiệp vụ trong công tác chứng thực
Trong công tác chứng thực người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực đều có quyền và nghĩa vụ khi tham gia việc chứng thực. Người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình trong việc chứng thực khi tham gia hoạt động chứng thực.
1. Về việc chứng thực bản sao từ bản chính:
Quy định đối với người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi đến yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính; bản sao cần chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ khi xuất trình để yêu cầu chứng thực.
Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào như: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thực hiện việc chứng thực mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Có quyền yêu cầu giải thích rõ lý do khi bị từ chối nếu chưa đồng ý với sự giải thích của cơ quan có thẩm quyền thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Quy định đối với người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ chối việc chứng thực. Phải đối chiếu bản sao với bản chính, nếu thấy bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực và ghi rõ: Chứng thực bản sao đúng với bản chính, ngày, tháng, năm, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Phải ghi rõ chữ BẢN SAO vào chỗ trống bên phải của trang đầu bản sao nếu có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản. Có quyền lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo. Có nghĩa vụ phải trung thực, khách quan, đảm bảo tính chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêu cầu. Khi từ chối chứng thực phải giải thích rõ lý do, nếu không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến cơ quan khác. Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân bị mất bản chính cấp lần đầu, bị hư hỏng... Thông tư 03 còn có hướng dẫn: những bản chính cấp lại được thay cho bản chính cấp lần đầu. Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bản chính cấp lại; Bản chính đăng ký lại.
2. Về việc chứng thực chữ ký:
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải: xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác; Giấy tờ, văn bằng mà mình sẽ ký và phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực
Người thực hiện chứng thực chữ ký cần phải: ghi rõ ngày, tháng, năm; địa điểm chứng thực; số, ngày, tháng, năm, nơi cấp giấy tờ tuỳ thân; chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu; cuối cùng ký và ghi rõ họ, tên, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực.
3. Về việc chứng thực chữ ký người dịch:
Nghị định số 79 quy định: người dịch phải thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch; phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tục chứng thực chữ ký nêu trên. Trang đầu của bản dịch phải ghi chữ BẢN DỊCH vào chỗ trống phía trên bên phải. Từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai. Bản dịch phải đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch.
Quy định chung về thời hạn chứng thực chữ ký phải được thực hiện ngay trong ngày nếu cần xác minh làm rõ nhân thân thì sẽ được kéo dài thêm nhưng không quá 3 ngày làm việc.
Do Nghị định số 79 quy định người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch nên khi thực hiện đã gặp nhiều vướng mắc vì chưa cụ thể. Thông tư số 03 hướng dẫn thêm về người thông thạo tiếng nước ngoài được căn cứ vào một trong các tiêu chuẩn sau:
- Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch;
- Có bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên tại nước ngoài đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.
Cộng tác viên dịch thuật, thù lao dịch thuật: Phòng Tư pháp có thể tổ chức đội ngũ cộng tác viên dịch thuật. Người đủ tiêu chuẩn người dịch được đăng ký làm cộng tác viên của một hoặc nhiều Phòng Tư pháp cấp huyện trong phạm vi cả nước. Danh sách cộng tác viên được niêm yết công khai tại trụ sở Phòng Tư pháp để thuận tiện cho người có nhu cầu. Thù lao dịch thuật về nguyên tắc do người yêu cầu dịch và người dịch tự thoả thuận nhưng để tránh tình trạng người dịch đưa mức quá cao nên Thông tư 03 hướng dẫn Sở Tư pháp cần phối hợp với Sở Tài chính xây dựng biểu mức thù lao dịch thuật.
4. Về việc chứng thực điểm chỉ:
Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký thì việc chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc chứng thực điểm chỉ. Khi điểm chỉ sử dụng ngón trỏ phải, nếu ngón trỏ phải không điểm chỉ được thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái. Trường hợp không điểm chỉ được bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón tay khác và phải ghi rõ ngón tay nào của bàn tay nào.
5. Về việc cấp bản sao từ sổ gốc:
Việc cấp bản sao từ sổ gốc được giao cho các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc.
Khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu được cấp bản sao từ sổ gốc cần đến các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Các cơ quan, tổ chức cấp bản chính đồng thời được thực hiện luôn việc cấp bản sao từ sổ gốc hoặc cấp bản sao sau thời điểm cấp bản chính nếu cá nhân, tổ chức có yêu cầu. Đối với các giấy tờ hộ tịch thì việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về Đăng ký và quản lý hộ tịch. Giá trị pháp lý của bản sao cấp từ sổ gốc được quy định sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được cấp bản chính; người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền của người được cấp bản chính; cha, mẹ, vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
Trình tự thủ tục đối với người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc cần: phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác. Khi người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện hợp pháp, người được uỷ quyền hoặc cha, mẹ, vợ chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình thêm giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể trực tiếp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc; gửi yêu cầu đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện. Khi gửi yêu cầu đến cơ quan quản lý sổ gốc qua bưu điện thì người yêu cầu phải gửi đầy đủ các giấy tờ như chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác, giấy tờ chứng minh là người có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc ( bản chính hoặc bản sao có chứng thực).
Trình tự thủ tục đối với các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc khi cấp bản sao từ sổ gốc cần: phải kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao; phải đối chiếu với sổ gốc; phải so sánh nội dung bản sao đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc. Thời hạn cấp bản sao là ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Nếu yêu cầu được gửi qua bưu điện thì chậm nhất là 3 ngày làm việc cơ quan, tổ chức phải gửi bản sao cho người yêu cầu. Người yêu cầu có trách nhiệm trả lệ phí cấp bản sao và cước phí bưu điện cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao (quy định Điều 9 và Điều 10 Nghị định số 79/NĐ-CP ngày 18/5/2007).
Như vậy, các loại việc cấp bản sao từ sổ gốc khi có nhu cầu cần đến các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu cần đến Uỷ ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để chứng thực. Đối với người yêu cầu chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục quy định về giấy tờ, văn bản trước khi đến yêu cầu chứng thực. Người thực hiện chứng thực cần phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình nghiệp vụ quy định để phòng tránh những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện.
Thời hạn chứng thực là vấn đề không kém phần quan trọng trong công tác chứng thực. Thời hạn chứng thực nếu kéo dài làm ảnh hưởng đến công việc, các quan hệ, giao dịch, thời cơ của người yêu cầu chứng thực. Do vậy, người thực hiện chứng thực luôn phải thực hiện đúng quy định, cụ thể:
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện ngay trong buổi làm việc đó. Trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng lớn thì có thể hẹn lại chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.
Trên đây là những vấn đề cần biết về thẩm quyền, trình tự thủ tục chứng thực và nghiệp vụ trong công tác chứng thực. Mục đích để người dân và người đang thực hiện công việc chứng thực tìm hiểu khi có nhu cầu.
Phan Thuỷ - Vụ Hành chính tư pháp