Theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch được đánh giá là rất thông thoáng và thuận lợi cho người dân. Nghị định này qui định: việc chứng thực bản sao tiếng Việt được thực hiện tại UBND cấp xã; chứng thực bản sao, bản dịch tiếng nước ngoài được thực hiện tại phòng tư pháp cấp huyện. Các phòng công chứng không thực hiện các nhiệm vụ trên từ ngày 01/7/2007.
Như vậy, nếu người dân có nhu cầu chứng nhận cả bản sao tiếng Việt và bản sao tiếng nước ngoài, trước đây chỉ cần đến phòng công chứng thì nay họ bắt buộc phải đến hai nơi (UBND cấp xã và phòng tư pháp cấp huyện) mới được giải quyết.
Chứng thực bản sao, bản dịch: mỗi tuần tiếp dân 3 ngày.
Đội ngũ cán bộ tư pháp, hộ tịch ở 147 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Ninh Bình hầu hết phải kiêm nhiệm chức danh phó công an xã theo quy định của UBND tỉnh. Và ở mỗi đơn vị cũng chỉ có một cán bộ. Cán bộ tư pháp hộ tịch cơ sở phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ công tác: Tham gia soạn thảo, thẩm định, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật; quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác hoà giải của các tổ hoà giải cơ sở; quản lý khai thác tủ sách pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách; thi hành án dân sự (án có mức thu dưới 500.000 đồng); đăng ký, quản lý hộ tịch (sinh, tử, kết hôn, giao nhận con nuôi) và mới đây có thêm nhiệm vụ chứng thực bản sao (tiếng Việt) từ bản chính, sổ gốc; tham gia xử lý vi phạm Luật giao thông đường bộ. Chỉ có một cán bộ lại phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ trong khi nhiều người chưa qua đào tạo (trên 35% số cán bộ tư pháp xã chưa có trình độ trung cấp Luật).
Vì quá nhiều việc nên hầu hết các xã, phường, thị trấn trong tỉnh chỉ bố trí được từ 2-3 ngày trong tuần để thực hiện nhiệm vụ chứng thực bản sao cho công dân. Các ngày làm việc còn lại cán bộ tư pháp, hộ tịch thực hiện các nhiệm vụ công tác khác theo yêu cầu chỉ đạo của cơ quan tư pháp cấp trên và công an huyện, thị xã, thành phố. Giống như ở cấp xã, các phòng tư pháp cấp huyện số cán bộ, chuyên viên cũng chỉ có từ 2 – 5 người và nhiều đơn vị chỉ có trưởng phòng, không có phó phòng (người có thẩm quyền chứng thực). Ông Nguyễn Mạnh Tường - Trưởng phòng tư pháp huyện Kim Sơn cho biết: ngoài trưởng phòng, Tư pháp huyện chỉ có một cán bộ giúp việc do vậy luôn gặp khó khăn trong việc bố trí lịch trực tiếp dân để chứng thực bản sao, chứng nhận chữ ký người dịch. Mặt khác, trưởng phòng còn được lãnh đạo địa phương và ngành tư pháp giao nhiều nhiệm vụ khác như: Phó trưởng ban chỉ đạo thi hành án, Phó chủ tịch Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật, báo cáo viên pháp luật, tham gia Hội đồng đấu giá đất tại địa phương, quản lý nhà nước về công tác hoà giải cơ sở, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý, khai thác tủ sách pháp luật, Trưởng chi nhánh trợ giúp pháp lý; tham gia soạn thảo, thẩm định, kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá các văn bản qui phạm pháp luật; đăng ký, quản lý các nhóm việc hộ tịch cấp huyện…,nên không thể dành nhiều thời gian cho việc chứng thực bản sao (tiếng nước ngoài) và chữ ký người dịch. Do vậy mà các phòng tư pháp cũng phải bố trí lịch trực,tiếp dân và thông thường mỗi đơn vị bố trí 3 ngày làm việc trong tuần.
Cách bố trí lịch tiếp dân như vậy đã làm cho công dân khi đi chứng thực văn bằng, giấy tờ tài liệu thường phải chạy tới, chạy lui nhiều lần. Nhiều người đến cơ quan tư pháp địa phương không đúng ngày tiếp dân phải quay về hoặc đi đến đơn vị khác mà không biết rõ lịch trực của địa phương đó. Điều bất hợp lý ở đây là các phòng công chứng trước đây vốn rất bận việc thì hiện nay lại rất vắng khách do nhiệm vụ đã được chuyển giao. Chiều ngày 10/3/2008 chúng tôi có mặt tại phòng Công chứng số 1 thì thấy cảnh vắng tanh. Nhiệm vụ của cán bộ, công chứng viên ở đây là trực để trả lời, hướng dẫn công dân về xã, phường, thị trấn hoặc phòng Tư pháp huyện, thị xã, thành phố để thực hiện việc chứng thực bản sao theo thẩm quyền đã phân cấp quy định tại Nghị định 79/2007/NĐ-CP. “ Nếu đơn vị nào không có người trực thì các bác có thể đến địa phương khác” - một công chứng viên hướng dẫn. Thông cảm trước những “phiền hà” của người dân ông Nguyễn Văn Hùng - Trưởng phòng tư pháp huyện Yên Khánh chia sẻ: “Trước đây phòng tư pháp huyện có thẩm quyền chứng thực cả bản sao tiếng Việt nhưng nay Nghị định 79/2007/NĐ-CP phân định thẩm quyền như vậy nên chúng tôi buộc phải yêu cầu người dân về xã”. Ai đi hai lần mà được việc thì coi như hôm đó gặp may.
Nhiều văn bản có sai sót.
Trước đây Phòng công chứng số 1 và Phòng công chứng số 2 có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật đã được ký kết hợp đồng trách nhiệm nên chất lượng bản dịch khá tốt. Nay nhiệm vụ chứng thực bản dịch được giao cho các phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP nên ở các huyện xa trung tâm tỉnh khó có được đội ngũ biên dịch tốt. Không ít bản dịch bỏ sót nội dung, sai về cấu trúc ngữ pháp trong khi trưởng phòng Tư pháp chỉ có trách nhiệm chứng nhận chữ ký người dịch. Và hệ quả là nhiều bản dịch đã không được các cơ quan lãnh sự, tổ chức, cá nhân nước ngoài chấp nhận.
Về cơ sở vật chất: hầu hết cán bộ tư pháp, hộ tịch cấp xã và các phòng tư pháp chưa được trang bị máy phô tô copy, máy vi tính, máy in nên việc kiểm tra bản sao, bản chụp (do người dân cung cấp) rất mất thời gian và khó tránh khỏi sai sót.
Một cán bộ ở phòng tiếp dân của tỉnh cho chúng tôi biết: “ không ít bản sao được thực hiện chứng thực ở cấp xã không đúng quy định của pháp luật. Khi bản sao này được sử dụng đề khiếu kiện mới bị phát hiện.” Giải đáp về thực trạng này một đồng chí lãnh đạo địa phương cho biết: nhiều cán bộ tư pháp, hộ tịch ở xã chưa qua đào tạo chuyên ngành luật. Người ký văn bản cũng không có nhiều thời gian để kiểm tra, rà soát lại văn bản mà tin tưởng vào cán bộ giúp việc. Có địa phương lãnh đạo xã không phân công nhiệm vụ cho phó chủ tịch trong khi chủ tịch đang đi học tại chức nên phải tranh thủ ký chứng thực bản sao vào cuối giờ một cuối buổi chiều nhất định. Và một lý do khác là có không ít người lợi dụng sự kiểm tra thiếu cẩn thận của cán bộ tư pháp cơ sở đã cố ý đưa văn bản sao chụp đã bị tẩy xoá xếp cùng với những văn bản sao chụp chuẩn nên việc phát hiện được văn bản bị tẩy xoá là điều không đơn giản.
Một số kiến nghị:
Cải cách thể chế hành chính là để mang lại sự tiện lợi hơn cho người dân và tăng cường công tác quản lý của Nhà nước. Tuy nhiên, Nghị định 79/2007/NĐ-CP lại quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực bản sao, bản dịch cho UBND cấp xã và phòng tư pháp cấp huyện mà không giao nhiệm vụ này cho các công chứng viên của các phòng Công chứng trong khi đội ngũ công chứng viên vốn được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, có chuyên môn nghiệp vụ tốt. Hệ quả là đội ngũ công chứng viên hiện nay đang phải “ngồi chơi, xơi nước” trong khi ở cấp xã, cấp huyện cán bộ tư pháp, hộ tịch đang quá tải là một nghịch lý cần sớm sửa đổi. Ông Đặng Xuân Trường – Phó trưởng phòng Công chứng số 2 tại thị xã Tam Điệp cho biết: “nhiều tháng nay phòng Công chứng số 2 không thực hiện công chứng được hợp đồng nào nhưng các cán bộ và công chứng viên vẫn phải có mặt để trực và hướng dẫn người dân về xã, phường, thị trấn hoặc sang phòng Tư pháp thị xã để thực hiện các yêu cầu chứng thực bản sao, bản dịch”. Phòng Công chứng số 1 cũng không khác mấy khi hơn 8 tháng qua mới chỉ thực hiện công chứng 40 Hợp đồng dân sự. Theo chúng tôi đã đến lúc Bộ Tư pháp, các sở Tư pháp cần có sơ kết, đánh giá việc thực hiện các hoạt động công chứng, chứng thực trên phạm vi toàn quốc theo Luật Công chứng và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP để báo cáo Chính phủ sửa đổi, bổ sung theo thẩm quyền cho phù hợp. Theo đó các công chứng viên của các phòng công chứng cần được giao thêm nhiệm vụ chứng thực bản sao, bản dịch, chữ ký người dịch và phòng Tư pháp cấp huyện cũng cần được giao cả thẩm quyền chứng thực bản sao tiếng Việt để cùng “chia lửa” với tư pháp cơ sở. Việc sửa đổi này cũng nhằm giúp cho người dân có nhiều sự lựa chọn hơn khi thực hiện các yêu cầu dịch vụ hành chính từ các cơ quan Nhà nước. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật là nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhưng văn bản đó phải phù hợp với thực tiễn, phải có tính khả thi thì mục tiêu cải cách thủ tục hành chính theo hướng tạo thuận lợi hơn cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân người dân mới được thực hiện./.
Quý Dương