Qua quá trình thu thập, tìm hiểu và nghiên cứu được Luật Công chứng, chứng thực của một số nước như: Cộng hòa Liên bang Đức, Liên bang Thụy Sĩ, Liên bang Nga, Cộng hòa Ba Lan… chúng tôi có một số nhận xét khái quát như sau:
- Các nước đều không có sự tách bạch công chứng, chứng thực rành mạch như Việt Nam nên Luật đều có tên chung là Luật Công chứng, chứng thực;
- Thông thường người thực hiện công chứng và chứng thực có thể hoán đổi vị trí trong từng trường hợp cụ thể. Công chứng viên cũng được Bộ Tư pháp bổ nhiệm còn người đứng đầu xã hoặc nhân viên thư ký các xã thực hiện chứng thực;
- Các việc về chứng thực khá đa dạng, ngoài chứng thực bản sao, bản dịch, chữ ký còn có một số việc khác xác nhận rằng công dân đang sống, một công dân ở một nơi nhất định, xác nhận danh tính của một công dân với người được miêu tả trong bức ảnh, ngày xuất trình tài liệu…;
- Công chứng viên, người thực hiện chứng thực không được thực hiện công chứng và chứng thực cho người thân ở tất cả các ngôi thứ thuộc hàng trực hệ và họ hàng trong phạm vi ba đời nếu là một trong các bên đương sự hoặc là một người có chung quyền lợi.
I. Quy định pháp luật về chứng thực của các nước
1. Liên Bang Thụy Sỹ (Luật công chứng và chứng thực ngày 30/08/2011 của Bang Aargau Thụy sĩ)
- Người thực hiện công chứng là người có thẩm quyền công chứng, chứng thực và có tên trong Danh bạ do Ủy ban công chứng lập. Người thực hiện công chứng là công chứng viên và nhân viên thư ký của các xã.
- Người chứng thực là nhân viên thư ký các xã thông qua Nghị quyết của Hội đồng xã được bổ nhiệm là người của xã hoặc thành viên của Hội đồng xã; những người khác có đủ kiến thức pháp luật được Nghị quyết của Hội đồng xã xác nhận và viên chức của cơ quan hành chính xã.
- Việc chấm dứt thẩm quyền chứng thực có hiệu lực cùng với việc xóa tên trong danh bạ và chấm dứt thẩm quyền chứng thực trong các trường hợp sau:
+ Khi chấm dứt quan hệ lao động và quan hệ công vụ;
+ Thông qua Nghị quyết của Hội đồng xã;
+ Mất năng lực hành vi;
+ Bị tước quyền dài hạn hoặc vô thời hạn.
- Danh bạ gồm :
+ Dữ liệu cá nhân để xác định nhân thân của người đăng ký;
+ Ngày cấp thẻ công chứng viên cũng như thẩm quyền công chứng, chứng thực;
+ Tên, địa chỉ của văn phòng Công chứng và văn phòng chi nhánh (nếu có); đối với người chứng thực ghi tên của xã;
+ Các biện pháp kỷ luật đã bị xử phạt theo Luật này;
+ Ngày lý do chấm dứt thẩm quyền công chứng, chứng thực;
+ Các thông tin khác do Hội đồng chính phủ quy định trong Nghị định
2. Liên bang Nga (Luật Công chứng ngày 11/02/1993)
- Công chứng viên không phải là hành vi kinh doanh và không nhằm mục tiêu lợi nhuận;
- Công chứng viên được bổ nhiệm theo quy định của Hiến pháp, các điều lệ của các liên đoàn của Nga bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân và pháp nhân;
- Người thực hiện công chứng: nếu trên lãnh thổ của địa phương không có công chứng để thực hiện hành vi công chứng thì người đứng đầu chính quyền địa phương thực hiện các hành vi này;
- Các hành vi công chứng được thực hiện bởi người đứng đầu chính quyền địa phương:
+ Xác thực việc thực hiện một ý chí;
+ Xác minh các proxy;
+ Để thực hiện các biện pháp để bảo vệ di sản và quản lý phù hợp;
+ Chỉ ra các bản sao trung thành của tài liệu và các chiết xuất từ nó;
+ Cho biết tính xác thực của chữ ký trên tài liệu.
- Các viên chức Lãnh sự quán Nga thực hiện các hành vi công chứng sau đây:
+ Xác thực các giao dịch, trừ trường hợp hợp đồng chuyển nhượng bất động sản nằm trên lãnh thổ của Liên bang Nga;
+ Thực hiện các biện pháp để bảo vệ di sản;
+ Cấp giấy chứng nhận thừa kế;
+ Cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đối với một phần khối tài sản chung của vợ chồng;
+ Xác nhận tính xác thực của các bản sao của tài liệu và các chiết xuất của nó;
+ Cho biết tính xác thực của chữ ký trên tài liệu;
+ Cho biết độ chính xác của bản dịch các văn bản từ một ngôn ngữ khác;
+ Xác nhận rằng một công dân đang sống;
+ Xác nhận rằng một công dân đang ở một nơi nhất định;
+ Xác nhận danh tính của công dân với người được miêu tả rong các bức ảnh;
+ Khẳng định thời gian nộp các tài liệu ;
+ Xác thực việc một khoản tiền ký quỹ và chứng khoán, các lệnh thực hiện, nhận tiền gửi của các tổ chức, cung cấp bằng chứng;
+ Kháng nghị hàng hải;
3. Cộng hòa Ba lan (Luật Công chứng ngày 14/02/1991)
- Công chứng thị thực: được hiểu là một dạng thị thực hành chính có nội dung như chứng thực của Việt Nam, bao gồm: chữ ký, bản sao, bản trích sao từ bản gốc, ngày xuất trình một tài liệu, một người còn sống, nơi ở của một người;
- Khi thị thực bản sao công chứng viên phải đối chiếu với bản gốc. nếu bản gốc có những chi tiết đặc biệt (chữ bọ gạch xóa, ghi nhớ bên lề, bị khuyết), thì công chứng viên phải ghi rõ tình huống đó;
- Việc thị thực một người còn sống hoặc đang cư trú ở một nơi nhất định đòi hỏi khách hàng phải trình diện trước mặt công chứng viên. Trong khi thị thực, công chứng viên phải nhận dạng khách hàng, ghi rõ ngày, giờ, phút mà khách hàng còn sống hoặc đang cư trú ở một nơi nhất định;
- Bộ trưởng Bộ Tư pháp bằng Nghị định có thể ủy quyền cho một số cơ quan địa phương hoặc các ngân hàng ở những nơi không có Phòng Công chứng một phần quyền năng của công chứng viên để thực hiện việc thị thực.
4. Cộng hòa Liên bang Đức (Luật Công chứng ngày 28/09/1969)
- Luật Công chứng của Đức quy định phạm vi áp dụng là các việc công chứng do công chứng viên thực hiện và đối với các việc công chứng do những người không phải công chứng viên hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác thực hiện, trừ quy định tại Điều 5 mục 2;
- Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực việc đã vào sổ đang ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì một biên bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ;
- Chứng thực chữ ký:
+ Một chữ ký chỉ được chứng thực được thực hiện bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký đó.
+ Công chứng viên cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây phương hạo đến việc hành nghề của mình.
+ Khi chứng thực phải khái quát nhân thân đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký.
+ Trường hợp chữ ký không kèm theo văn bản thì công chứng viên chỉ chứng thực khi đương sự làm rõ việc đó là cần thiết trong việc xác định nội dung văn bản nào đó. Khi chứng thực cần ghi rõ khi chứng thực chữ ký không có văn bản đính kèm.
- Chứng thực ký hiệu tên hãng hoặc ký danh. Khi chứng thực tên hãng hoặc ký danh đúng trong hồ sơ đang được lưu giữ tại tòa án thì công chứng viên phải trực tiếp xem và điều đó cũng phải được ghi vào văn bản công chứng. Trong giấy chứng thực phải ghi rõ ai biết tên hãng hoặc ký danh đó.
- Khi chứng thực một văn bản cần xác định đó là bản chính, theo đề nghị bản sao lục có thể được công bố trích đoạn.
- Công chứng viên có thể không cần đến bản dịch văn bản ra tiếng Đức để xác thực sự chính xác và đầy đủ của nó nếu như đó là văn bản công chứng viên đó đã tự lập ra bằng ngoại ngữ hoặc là người có thẩm quyền công bố bản sao lục của văn bản chứng thư. Bản dịch có chứng thực theo quy định trên được coi là đúng và đầy đủ. Bản sao lục và bản chép lại từ bản dịch có thể được công bố. Bản dịch được lưu giữ cùng bản gốc.
II. Kinh nghiệm cụ thể của một số nước
1. Bulgaria – Phòng Lãnh sự chứng thực bản sao
Theo quy định về chứng thực và hoạt động chứng thực, cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự quán Bulgaria ở nước ngoài thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trên các văn bản, giấy tờ. Đại sứ quán nước Cộng hòa Bulgaria không có phiên dịch. Si des traductions s'avèrent nécessaires, les ressortissants bulgares et les étrangers doivent s'adresser aux traducteurs assermentés auprès des Tribunaux d'appel en France, qui sont enregistrés à l'Ambassade de Bulgarie et dont les traductions sont acceptées par le Service consulaire à être certifiées.Nếu bản dịch là cần thiết, người dân Bulgaria và người nước ngoài phải sử dụng các dịch giả đã đăng ký tại Đại sứ quán Bulgaria và có bản dịch được lãnh sự quán chứng thực.Pour télécharger la liste des traducteurs assermentés agréés par l'Ambassade, veuillez cliquer ici .L'Ambassade ne légalise que des traductions faites par des traducteurs assermentés enregistrés à l'Ambassade.
Le Service consulaire procède à la certification de l'authenticité des copies et des extraits de documents, présentés par des ressortissants bulgares.Đối với bản gốc các tài liệu của công dân Bulgaria cần sử dụng ở nước ngoài, Phòng Lãnh sự sẽ chứng nhận tính xác thực của bản sao. Les pièces à certifier doivent être établies par des instLe Service consulaire ne peut pas certifier des copies de documents établis par une administration étrangère.Phòng Lãnh sự không xác nhận bản sao của bản gốc các tài liệu chuẩn bị bởi một chính quyền nước ngoài.L'Ambassade de la République de Bulgarie ne dispose pas de traducteurs-interprètes français - bulgare, bulgare - français nommés à cette fin.
Căn cứ vào Biểu thuế dịch vụ (ban hành theo Luật Thuế nhà nước), tất cả lệ phí cho các hoạt động chứng thực được tăng 50% nếu việc chứng thực được thực hiện theo yêu cầu của các cá nhân và pháp nhân trong một khoảng thời gian 8 giờ trong ngày làm việc và 100% nếu nó được thực hiện trong một thời gian là 4 giờ trong ngày làm việc.Si les services sont effectués en dehors des horaires de travail du Service consulaire ou pendant des jours fériés ou bien hors des locaux du Service consulaire, les taxes à payer sont augmentées de 100 %. Nếu thực hiện chứng thực ngoài giờ làm việc của Lãnh sự quán hoặc trong ngày lễ hoặc bên ngoài cơ sở của Lãnh sự quán, các lệ phí cần thanh toán sẽ tăng 100%.
2. Remarques :Canada – không chứng thực tài liệu tôn giáo
Ở Canada, tất cả các loại giấy tờ như giấy khai sinh, kết hôn hoặc tử vong, các tài liệu được phát hành bởi tổ chức giáo dục, y tế… có thể được chứng thực, trừ các tài liệu do tổ chức tôn giáo phát hành. Chẳng hạn, đối với tài liệu trong lĩnh vực giáo dục, chỉ chứng thực các văn bằng, bảng điểm của tổ chức giáo dục Canada đã được Bộ Giáo dục công nhận. Văn bằng, bảng điểm do một trường đại học hoặc cao đẳng Canada phải được ký và đóng dấu của Văn phòng Đăng ký của tổ chức có liên quan. Bảng điểm từ một trường tiểu học hoặc trung học Canada phải có chữ ký của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc của trường.
Theo quy định, trên các tài liệu Canada chỉ xác thực chữ ký chứ không xem xét, phê duyệt nội dung của tài liệu. Canada cũng cho phép chứng thực bản sao bản chính (tài liệu ban đầu, tài liệu gốc) miễn là phải có xác nhận sao y bản chính có chữ ký và đóng dấu của cơ quan chứng thực. Bản sao các văn bản không xác nhận, ký tên và đóng dấu chứng thực sẽ không được trả lại cho người yêu cầu.
Nếu các tài liệu ban đầu được viết bằng một ngôn ngữ nước ngoài, người yêu cầu phải gửi kèm bản dịch sang tiếng Pháp hoặc tiếng Anh và có xác nhận của công chứng. Bản dịch phải được thực hiện bởi một dịch giả được chứng nhận.
3. Séc – 2 phương pháp chứng tài liệu gốc
Tại Cộng hòa Séc, bản sao có công chứng các văn bản bằng tiếng nước ngoài do công chứng viên thực hiện và công chứng viên cũng không chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu. Một bản sao được chứng thực có giá trị pháp lý ngang như bản chính.
Bản sao không được thực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây: một tài liệu ban đầu mà không thể được thay thế bằng một bản sao chứng thực hoặc có thể không được hợp pháp sao chép (chẳng hạn như chứng minh nhân dan, hộ chiếu, giấy phép lái xe, thẻ thường trú cá nhân, hóa đơn trao đổi…). Nếu tài liệu gốc có chứa các thay đổi, thêm vào hoặc xóa bỏ có thể dẫn đến sự nghi ngờ về tính xác thực của nó
Đối với tài liệu được phát hành bởi một cơ quan của Cộng hòa Séc (như giấy phép kết hôn hoặc bằng tốt nghiệp đại học), nếu cần được sử dụng ở một nước đã tham gia Công ước La Hay năm 1961 về bãi bỏ các yêu cầu hợp pháp hóa các tài liệu nước ngoài thì sẽ áp dụng phương pháp Apostille (lời chứng ghi thêm bên lề).
Còn với những nước không tham gia Công ước La Hay thì chứng tài liệu gốc bằng phương pháp Chuỗi xác thực theo 3 bước sau: Đầu tiên tài liệu được chứng thực bởi cơ quan nhà nước giám sát các cơ quan phát hành của tài liệu; Tiếp theo là xác thực của các bộ phận lãnh sự của Bộ ngoại giao; Cuối cùng là hợp pháp hoá bởi các đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước mà các tài liệu chứng thực được sử dụng.
4. Nam Phi – Tư vấn cho người yêu cầu chứng thực
Thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, viên chức ngoại giao sẽ xác nhận rằng người ký tên vào tài liệu có mặt và ký trước mặt viên chức này. Đây là một hình thức đơn giản của chứng thực chữ ký nhưng trong nhiều trường hợp, việc chứng thực chữ ký là đủ cho các tài liệu cần thiết. Trong khi chứng thực chữ ký, các viên chức ngoại giao cũng xác nhận danh tính của người ký và còn cung cấp, tư vấn cho người ký về ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc kê khai để được chứng.
Để được chứng thực chữ ký, người yêu cầu cần mang theo bản chính giấy tờ cần ký và giấy tờ cá nhân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu). Nếu người yêu cầu chứng thực thay mặt cho cơ quan, tổ chức thì phải có thêm bản gốc hoặc bản sao chứng nhận giấy ủy quyền đại diện cho công ty
Lệ phí cho việc chứng thực chữ ký phụ thuộc vào giá trị của các giao dịch pháp lý cho tài liệu với mức dao động rất rộng từ 73 – 1.220 rand Nam Phi.
5. Bosnia và Herzegovina – phân biệt đối tượng yêu cầu chứng thực
Văn phòng lãnh sự của Bosnia và Herzegovina thực hiện cấp giấy chứng nhận chữ ký cho công dân của Bosnia và Herzegovina cư trú trong lãnh thổ của đất nước. Những công dân của Bosnia và Herzegovina mà không có hộ chiếu hợp lệ hoặc thẻ căn cước của Bosnia và Herzegovina thì không thể xác minh chữ ký của họ tại Tổng Lãnh sự quán. Trong trường hợp này, chữ ký của họ có thể được xác nhận với dấu “Apostille” của thư ký văn phòng của Nhà nước trong tiểu bang mà họ cư trú.
Các giấy tờ cần có để xác nhận chữ ký bao gồm bản gốc giấy tờ cần ký hoặc bản sao có chữ ký và xác nhận của công chứng công cộng; bản sao công chứng hộ chiếu hợp lệ hoặc thẻ căn cước của Bosnia và Herzegovina; bằng chứng về việc thanh toán phí đã trả (hóa đơn) cho Tổng Lãnh sự quán của Bosnia và Herzegovina.
Do điều kiện chúng tôi chỉ thu thập và nghiên cứu được pháp luật về chứng thực ở một số nước, hy vọng cũng là tài liệu tham khảo hữu ích trong quá trình xây dựng Luật chứng thực ở Việt Nam./.
Hoàng An Chi