Chụp ảnh khi công chứng sẽ được lưu trữ trong hồ sơ
Theo đó, tại khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng năm 2024 thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024 và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
Như vậy, theo Luật Công chứng 2024 thì khi đi công chứng, người dân sẽ phải chụp ảnh cùng công chứng viên và việc công chứng này sẽ lưu trữ trong hồ sơ đăng ký.
Khoản 2 Điều 50 quy định trường hợp không phải chụp ảnh khi công chứng là người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch.
Công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng. Việc đăng ký chữ ký mẫu được thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc bằng văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đó.
Có thể quay phim quá trình ký văn bản công chứng
Hướng dẫn các điều khoản trên, Điều 46 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng đã quy định về việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng.
Cụ thể như sau, việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau: Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng; Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh; Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.
Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định tại Điều này.
Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025.
Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025.
Trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025.
Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng. Quy định về chụp ảnh quy định tại Điều 46 Nghị định 104/2025 được áp dụng đối với quy trình công chứng điện tử quy định tại Mục 2 của Chương V Nghị định 104/2025.
Người dân chụp ảnh với công chứng viên khi đi công chứng. (Ảnh TH)
Tránh những trường hợp giả mạo, tiêu cực
Nhiều ý kiến cho rằng, trong bối cảnh các hình thức làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi, việc chụp ảnh giúp hạn chế các rủi ro liên quan đến giả mạo, tranh chấp sau này.
Nhấn mạnh cơ sở pháp lý của việc chụp ảnh khi công chứng, Công chứng viên Lê Quang Bắc, Trưởng Văn phòng công chứng Lê Quang Bắc (xã Cam Lâm, tỉnh Khánh Hòa) chỉ rõ: Luật Công chứng 2024 quy định việc chụp ảnh khi công chứng là một phần của hồ sơ công chứng, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của giao dịch. Theo ông, việc chụp ảnh khi công chứng mang lại nhiều lợi ích như tăng tính minh bạch, phòng ngừa rủi ro và hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Ảnh chụp giúp xác minh danh tính người ký, thời điểm và địa điểm công chứng, đồng thời tạo thêm bằng chứng cho các giao dịch.
Công chứng viên Lê Quang Bắc nêu một số lợi ích cụ thể: Trước hết là tăng tính minh bạch. Ảnh chụp là bằng chứng rõ ràng về việc người yêu cầu công chứng đã trực tiếp ký vào văn bản trước mặt công chứng viên, giúp loại bỏ nghi ngờ về việc làm giả chữ ký hoặc các hành vi gian lận khác.
Bên cạnh đó là phòng ngừa rủi ro. Trong bối cảnh các hình thức làm giả giấy tờ ngày càng tinh vi, việc chụp ảnh giúp hạn chế các rủi ro liên quan đến giả mạo, tranh chấp sau này.
Tiếp đến là hỗ trợ giải quyết tranh chấp. Nếu có tranh chấp xảy ra, ảnh chụp có thể được sử dụng như một bằng chứng quan trọng để đối chiếu, xác minh và hỗ trợ quá trình giải quyết vụ việc.
Đặc biệt là tạo niềm tin. Việc chụp ảnh thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch của quy trình công chứng, giúp các bên tham gia giao dịch cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn.
Ông Lê Quang Bắc đúc rút, việc chụp ảnh khi công chứng là một quy trình hợp lý, mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân và cơ quan công chứng, góp phần xây dựng một môi trường công chứng an toàn, minh bạch và tin cậy.
Tuy nhiên, ông cũng nhận định có một số khó khăn. Chẳng hạn như những trường hợp không thể chụp ảnh với những người đang bị tạm giam, tạm giữ, chấp hành thi hành án phạt tù hay những người đang làm nhiệm vụ tại các cơ quan như Công an, Quân đội. Bởi lẽ, có một số nơi cấm mang các trang thiết bị ghi âm, ghi hình vào, khiến phía các tổ chức hành nghề công chứng phải từ chối công chứng vì không thể có hình ảnh để lưu trữ.
Cần tuyên truyền, giải thích cho người dân
Ông Trần Văn Chỉnh, Công chứng viên Văn phòng Công chứng Việt (phố Nguyễn Ngọc Vũ, Hà Nội) cũng đánh giá, việc quy định về việc chụp hình ảnh khi công chứng là bước đột phá trong quy định của pháp luật và việc chụp ảnh thực sự cần thiết để tránh những trường hợp tranh cãi sau này khi phát sinh tranh chấp xảy ra và hầu hết người dân khi được yêu cầu chụp ảnh đều đồng tình ủng hộ; giúp các bên tham gia giao dịch yên tâm hơn khi đã có bằng chứng trực quan. Đối với Văn phòng Công chứng Việt, những giao dịch buộc phải chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng được Văn phòng Công chứng thực hiện 100%.
Công chứng viên Trần Văn Chỉnh cũng chia sẻ: “Tôi thấy chủ trương này có nhiều thuận lợi, thiết thực. Trước tiên để phòng ngừa xảy ra tranh chấp. Hình ảnh được chụp sẽ là một chứng cứ không thể chối cãi khi cung cấp hình ảnh cho cơ quan pháp luật.
Không những thế, giúp phòng ngừa rủi ro cho chính công chứng viên và văn phòng công chứng. Khi khách hàng chối bỏ đã ký giao dịch, tố cáo, tố giác công chứng viên, văn phòng công chứng thì hình ảnh chính là biện pháp phòng ngừa rủi ro. Hơn nữa, còn có những trường hợp giả danh chủ sở hữu tài sản để thực hiện giao dịch để qua mặt công chứng viên nhằm lừa đảo. Những người này thường ngại chụp ảnh hoặc xuất hiện trong khung hình với công chứng viên. Khi họ có những biểu hiện bất thường, công chứng viên sẽ cẩn trọng hơn hoặc rà soát lại hồ sơ, tránh bị lợi dụng. Đồng thời, hình ảnh này cũng có thể phục vụ cho quá trình điều tra, xử lý và hạn chế được trách nhiệm của chính công chứng viên, văn phòng công chứng.
Tuy nhiên, theo ông Trần Văn Chỉnh, thực tế hiện nay có một số vướng mắc về chụp ảnh khi công chứng cần được quan tâm, hướng dẫn để các tổ chức công chứng thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình. Trong đó, nếu gặp trường hợp người dân chưa hiểu về việc chụp hình ảnh hay nhiều người không muốn hình ảnh của mình đang giao dịch bị người khác biết, các công chứng viên đều giải thích rõ cho khách hàng rằng đây là quy định của pháp luật. Việc chụp ảnh chỉ để lưu trữ trong hồ sơ công chứng, không công khai; hình ảnh của khách là một phần trong hồ sơ công chứng và tổ chức, cá nhân hoạt động nghề nghiệp phải bảo đảm tính bảo mật nên khách hàng đã yên tâm thực hiện.
|
Ảnh chụp cùng công chứng viên trong giao dịch bất động sản lưu trữ ít nhất 30 năm
Khác với Luật Công chứng năm 2014 chỉ nêu yêu cầu chung mà không phân định thời hạn lưu trữ hồ sơ tối thiểu cho từng loại giao dịch, Luật Công chứng năm 2024 (khoản 2 Điều 68) đã phân loại giao dịch theo mức độ quan trọng để quy định thời gian lưu trữ tối thiểu tương ứng. Cụ thể, với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, Luật yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng phải lưu trữ hồ sơ tại trụ sở trong thời hạn ít nhất 30 năm, kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực. Các giao dịch khác thì ít nhất 10 năm.
Do ảnh chụp cùng công chứng viên đã được công nhận là một phần của hồ sơ công chứng nên cũng có thời hạn lưu trữ tương ứng. |
G.Lâm - U.San