Với trách nhiệm giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực (CCCT) tại địa phương, hàng năm Sở Tư pháp Lào Cai đã ban hành kế hoạch thanh tra, kiểm tra thường xuyên, kiểm tra đột xuất các lĩnh vực Bổ trợ tư pháp trong đó có lĩnh vực CCCT, qua đó nhằm chấn chỉnh, khắc phục những sai phạm, thiếu sót của công chứng viên (CCV) và công chức tư pháp trong quá trình giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật; công tác giải quyết khiếu, nại tố cáo trong hoạt động CCCT đảm bảo đúng quy định.
Hằng năm, Sở Tư pháp tổ chức hội nghị tập huấn, hướng dẫn hoạt động đối với tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC) và công chức tư pháp cấp huyện, cấp xã. Do đó, hoạt động về CCCT có nhiều chuyển biến tích cực, tạo hành lang pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội. Việc phát triển Văn phòng công chứng (VPCC) đã tạo điều kiện cho phát triển TCHNCC theo hướng chuyên nghiệp hóa và phục vụ nhu cầu công chứng của nhân dân. Công tác quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu về CCCT đã được thực hiện, bước đầu đáp ứng nhu cầu CCCT của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.
Thực hiện chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, trên địa bàn tỉnh hiện có 12 tổ chức hành nghề công chứng, 20 CCV đều có trình độ chuyên môn phù hợp, có kinh nghiệm trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu trong lĩnh vực CCCT. Việc đăng ký hành nghề và cấp thẻ CCV; việc xoá đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ CCV được thực hiện đảm bảo theo đúng quy định. Trong quá trình hoạt động, nhìn chung các TCHNCC đã chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật: Thực hiện niêm yết công khai các thủ tục công chứng, thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước đầy đủ, các chế độ, chính sách đối với CCV và người lao động đảm bảo đúng quy định; hồ sơ chứng thực, hợp đồng công chứng và các loại sổ sách, biểu mẫu liên quan đều được ghi chép, quản lý, theo dõi, lưu trữ tại đơn vị... Ngoài ra, các TCHNCC đã chủ động phối hợp với các cấp chính quyền, các ngành chuyên môn để thu thập, khai thác thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch cần công chứng. Các TCHNCC sử dụng phần mềm Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh, khi hết năm, thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm. Từ năm 2020 đến 2022, các TCHNCC đã tiếp nhận và thực hiện công chứng thực 48.657 việc các loại; tổng phí công chứng thu được 29,780 tỷ đồng; thù lao công chứng 3,906 tỷ đồng; chứng thực 242.455 bản sao, chữ ký; tổng phí chứng thực thu được 1,328 tỷ đồng; tổng số nộp ngân sách nhà nước 3,742 tỷ đồng.
Tổ chức, hoạt động chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã UBND tỉnh đã chỉ đạo UBND cấp huyện rà soát đội ngũ công chức tại Phòng Tư pháp, công chức tư pháp-hộ tịch tại cấp xã, đến nay 152 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh đã bố trí từ 01 đến 02 công chức tư pháp-hộ tịch có trình độ chuyên môn từ trung cấp chuyên ngành Luật trở lên (đa số có trình độ đại học Luật). Công tác chứng thực tại bộ phận Một cửa của UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện tốt việc niêm yết công khai trình tự thủ tục về chứng thực, mức thu lệ phí chứng thực, bố trí tủ lưu trữ hồ sơ, con dấu chứng thực, máy vi tính có kết nối Internet, máy photo, phòng làm việc ở vị trí thuận lợi cho việc đi lại, giao dịch của tổ chức, cá nhân có yêu cầu chứng thực; hầu hết các hồ sơ chứng thực tiếp nhận đều được xử lý và trả kết quả ngay trong ngày, đến nay cơ bản đảm bảo thuận lợi phục vụ yêu cầu chứng thực của nhân dân. Việc giải quyết các yêu cầu về chứng thực trên địa bàn cấp huyện, cấp xã đi vào nền nếp, phát huy hiệu quả, thực hiện theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật. Trong 03 năm (2020-2022), đã tiếp nhận và giải quyết các việc chứng thực thuộc thẩm quyền, cụ thể: Phòng Tư pháp cấp huyện đã thực hiện chứng thực 22.602 bản sao, chữ ký, việc các loại; UBND cấp xã thực hiện chứng thực 1.435.776 bản sao, hợp đồng, giao dịch, việc các loại. Đã thực hiện thu, nộp phí chứng thực đúng quy định tại Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực, số phí chứng thực thu được nộp 100% vào ngân sách nhà nước. Công tác lập, quản lý, sử dụng và lưu trữ hồ sơ chứng thực cơ bản thực hiện đúng theo quy định: Mở sổ công chứng dùng để theo dõi, quản lý các việc công chứng theo từng năm, hồ sơ lưu trữ sắp xếp khoa học thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.
Qua khảo sát thực tế tại một số UBND cấp xã và trên cơ sở kết luận thanh tra của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động chứng thực vẫn còn một số hạn chế, khó khăn, vướng mắc: Công tác tập huấn, bồi dưỡng chuyên đề cho đội ngũ công chức làm chứng thực còn ít; việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn về công tác chứng thực của công chức tư pháp-hộ tịch còn hạn chế, lưu thiếu thành phần hồ sơ chứng thực theo quy quyền sở hữu; giấy tờ, sổ sách một số giai đoạn bị thất lạc nên khó khăn khi xác minh các vấn đề về nhân thân; việc cấp đổi lại GCNQSD đất do điều chỉnh địa giới hành chính, đính chính sai sót tên, giới tính, CCCD, hoặc do bị rách, hỏng nhưng trong nội dung của GCNQSD đất cấp mới không thể hiện GCNQSD đất cũ được cấp từ thời gian nào, điều đó gặp khó khăn khi người dân đi thực hiện CCCT để thực hiện các giao dịch dân sự; khi UBND cấp xã thực hiện cấp lại Giấy đăng ký kết hôn nhưng không ghi thời điểm xác lập quan hệ hôn nhân, điều này gây rất nhiều khó khăn cho người yêu cầu công chứng trong việc chứng minh quyền tài sản. nội dung hợp đồng, giao dịch chưa chặt chẽ, chưa điền đầy đủ thông tin; lưu trữ, sắp xếp hồ sơ chưa khoa học; sổ chứng thực không chốt sổ khi hết năm dẫn đến việc tra cứu rất khó khăn, không ghi số bản chứng thực...
Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ hồ sơ. Thực tế có thể phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối là sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu không lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra... Bên cạnh đó, hiện nay các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ.. được làm giả tinh vi nên công chức thực hiện chứng thực khó để nhận biết đâu là giấy tờ giả; thời hạn giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) phải thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận nên phần nào ảnh hưởng đến chất lượng văn bản chứng thực. Một số UBND cấp xã chỉ có 01 công chức tư pháp-hộ tịch, phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau nên phần nào cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ được giao; hơn nữa công chức làm lĩnh vực này thường xuyên có sự biến động, thay đổi nên cũng ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác chứng thực; công tác tham mưu của đội ngũ cán bộ tư pháp tại một số đơn vị cấp xã còn hạn chế.
Hiện nay, Phòng Công chứng số 1, phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã được giao chỉ tiêu kế hoạch % về chứng thực điện tử (CTĐT) theo chỉ đạo của Chính phủ và của tỉnh, tuy nhiên phần lớn cá nhân, tổ chức không có nhu cầu chứng thực bản sao điện tử (do chưa hiểu rõ và nắm bắt được lợi ích của việc CTĐT), vì vậy việc nộp hồ sơ trên môi trường điện tử chủ yếu là cán bộ tư pháp cập nhật thay. Một số địa phương chưa đảm bảo về hạ tầng thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư đã lâu nên chưa được cấu hình nâng cấp về hệ thống mạng, an ninh an toàn bảo mật theo quy định nên việc cập nhật chứng thực bản sao trên môi trường điện tử trong một số trường hợp còn chậm do lỗi mạng. Việc thanh toán còn gặp khó khăn do đa số người dân không có tài khoản ngân hàng hoặc có tài khoản nhưng chủ yếu sử dụng tài khoản Agribank (do chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT tại các huyện cung cấp) chưa tích hợp trên dịch vụ công, vì vậy hầu hết cán bộ tư pháp phải hỗ trợ khi thanh toán.
Từ những kết quả đã triển khai thực hiện các quy định của pháp luật trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lào Cai cho thấy hoạt động công chứng đã góp phần bảo vệ quyền lợi của người dân và là một trong những dịch vụ công thiết thực, đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, đáp ứng nhu cầu của nhân dân, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi và tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp.
Nguyễn Lê Hằng