Sở Tư pháp Bình Định là một trong những cơ quan được Ban chỉ đạo cải cách hành chính tỉnh Bình Định chọn điểm để triển khai thực hiện cơ chế một cửa trong việc giải quyết các công việc của công dân liên quan đến hộ tịch, công chứng,… Qua gần 3 năm triển khai và thực hiện tại các phòng chuyên môn, bước đầu mang lại nhiều hiệu quả thiết thực.
Sau khi Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 29/2003/CT-UB ngày 15/10/2003 về việc triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" tại các cơ quan hành chính nhà nước; Quyết định số 197/2003/QĐ-UB ngày 15/12/2003 của UBND tỉnh Bình Định về việc qui định công việc thực hiện qui chế "một cửa". Sở Tư pháp đã triển khai thực hiện Đề án cải cách hành chính ngành Tư pháp Bình Định theo Quyết định số 4602/QĐ-UB ngày 02/6/2003 của UBND tỉnh Bình Định. Đồng thời, Sở Tư pháp đã chọn Phòng Hộ tịch, Phòng Công chứng số I và số II Bình Định để triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" .
Giám đốc Sở Tư pháp đã tổ chức Hội nghị để bàn và thống nhất các biện pháp, qui trình tiếp nhận và giải quyết công việc của từng đơn vị. Tại Hội nghị các đơn vị phải trình bày các hình thức, qui trình tiếp nhận và giải quyết công việc một cách khoa học, nhanh chóng tránh gây phiền hà sách nhiễu cho nhân dân. Qui trình giải quyết phải công khai hoá bằng cách niêm yết tại nơi giải quyết và qua các phương tiện thông tin đại chúng về thủ tục giải quyết, thời gian giải quyết cũng như các loại phí và lệ phí theo qui định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện Sở Tư pháp thường xuyên chỉ đạo các đơn vị kịp thời sửa đổi và huỷ bỏ những qui định, thủ tục còn rườm rà, không cần thiết. Từng bước hoàn thiện và chuyên môn hoá các khâu trong qui trình tiếp nhận và trả hồ sơ, rút ngắn thời gian giải quyết từ 3 đến 10 ngày (thậm chí có loại việc rút ngắn thời gian giải quyết 20 ngày), tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu giải quyết công việc.
Những lĩnh vực công việc áp dụng giải quyết theo cơ chế "một cửa" của các đơn vị thuộc Sở gồm: lĩnh vực Công chứng. chứng thực; lĩnh vực hộ tịch (bao gồm: kết hôn có yếu tố nước ngoài, cải chính hộ tịch, lý lịch tư pháp…). Để thực hiện, Lãnh đạo Sở Tư pháp đã bố trí cán bộ tiếp nhận và trả kết quả tại các đơn vị luôn đảm bảo thuận lợi cho tổ chức, công dân. Thủ tục, qui trình giải quyết, ngày càng được đơn giản hoá và đều được niêm yết công khai tại nơi giải quyết; thời gian giải quyết, các loại phí và lệ phí cúng đều được niêm yết công khai; đa số các lĩnh vực giải quyết đều được mẫu hoá nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Chính vì vậy, trình tự, thủ tục giải quyết công việc đã được đơn giản hoá và đã đi vào nề nếp. Bên cạnh đó, công tác tổ chức, sắp xếp và phân công cán bộ đã từng bước đi vào ổn định và mang tính chất chuyên môn hoá. Do đó, khi triển khai thực hiện cơ chế "một cửa"các đơn vị đều triển khai thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả, phục vụ kịp thời các yêu cầu của tổ chức và công dân. Hiện nay, Phòng công chứng số 3 thành lập để giải quyết tình trạng ách tắc công chứng như trước đây.
Tuy nhiên, việc thực hiện cơ chế một cửa bước đấu cũng nảy sinh một số vướng mắc như: Chỉ tiêu biên chế giao cho các đơn vị chọn thực hiện cơ chế "một cửa" còn ít, trong khi đó số lượng công việc ngày càng nhiều (mặc dù các đơn vị như Phòng Công chứng số I&II đều đã phải hợp đồng thêm nhưng vẫn không giải quyết được tình trạng quá tải); kinh phí được cấp còn hạn chế không đủ để trang trải cho nghiệp vụ chuyên môn và mua sắm tài sản phục vụ cho công tác. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của các đơn vị thực hiện cơ chế "một cửa" rất chật hẹp, trang thiết bị cần thiết còn thiếu, điều kiện làm việc không đảm bảo. Do dó đã gây khó khăn cho cán bộ, công chức cũng như tổ chức, công dân trong việc tiếp nhận và giải quyết công việc. Cụ thể: Đối với Phòng Công chứng số I &II: diện tích phòng làm việc không đủ bố trí cho cán bộ, không có kho để lưu trữ hồ sơ. Nhất là công dân đến yêu cầu giải quyết công việc không có chỗ để xe, nhiều khi người đến yêu cầu công chứng để xe dưới lòng đường làm cản trở giao thông và làm mất mỹ quan đô thị (thậm chí nhiều lần các cơ quan chức năng đến nhắc nhở, phản ánh trên các phương tiện thông tin đại chúng). Đối với Phòng Hộ tịch: diện tích làm việc của Văn phòng Sở rất hạn chế, do đó Phòng Hộ tịch chỉ được bố trí 01 phòng với diện tích khoảng 20m2 , không đảm bảo điều kiện làm việc, trang thiết bị còn rất sơ sài. Nhiều lúc công dân đến liên hệ giải quyết công việc rất đông (trong khi đó có cả người nước ngoài thường xuyên đến liên hệ công việc), gây khó khăn cho việc tiếp nhận và giải quyết công việc...
Nguyễn Huỳnh Huyện