Để hoạt động kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật đạt được kết quả cao thì việc không thể thiếu và bắt buộc phải thực hiện đó là phải xây dựng hệ cơ sở dữ liệu.
Hiện nay, đối với hoạt động kiểm tra thì việc xây dựng cơ sở dữ liệu đã được quy định và hướng dẫn tại Nghị định 135 năm 2003 của Chính phủ và Thông tư 01 năm 2004 của Bộ Tư pháp. Trong những năm qua, Sở Tư pháp Quảng Ngãi đã có sự quan tâm đến việc thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản quy phạm pháp luật phục vụ cho công tác kiểm tra theo thẩm quyền tại các huyện, thành phố; hoạt động tự kiểm tra văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành đạt được những kết quả nhất định. Còn đối với hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản, mặc dù đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể về vấn đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động này nhưng trong những năm qua, Sở đã thực hiện được việc thu thập, tập hợp văn bản để phục vụ cho công tác rà soát và hệ thống hoá rà soát theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp và Uỷ ban nhân dân tỉnh đạt hiệu quả trong các lĩnh vực WTO, cư trú, kinh doanh bất động sản, Chiến lược biển, quy hoạch, giải quyết khiếu nại, tố cáo, quản lý nhà nước về quốc phòng, quản lý nhà nước về dân tộc... và đặc biệt phục vụ rà soát, hệ thống hoá trong lĩnh vực đất đai trong 12 năm từ 1996-2007 và quản lý nhà nước về tư pháp.
Tuy nhiên, việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu nêu trên chưa được cơ quan có thẩm quyền đầu tư xây dựng thành hệ cơ sở dữ liệu chung cho các cơ quan trong tỉnh sử dụng mà bước đầu chỉ do Sở Tư pháp (cơ quan thực hiện hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật) tập hợp, thu thập một cách “cơ học” theo từng chuyên đề nhằm phục vụ cho hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá và việc tập hợp cũng chưa đầy đủ, chưa có sự rà soát để xác định hiệu lực đầy đủ của các văn bản, việc phân loại cũng thực hiện chưa khoa học, đặc biệt là việc cập nhật văn bản chưa được tiến hành thường xuyên gây khó khăn khi tiếp cận văn bản. Mặt khác, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân năm 2004 và Nghị định 91 năm 2006 của Chính phủ có quy định văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phải được thường xuyên rà soát và định kỳ hệ thống hoá, đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh định kỳ 5 năm phải được hệ thống hoá, văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã được định kỳ hệ thống hoá phù hợp với yêu cầu quản lý nhà nước ở địa phương nhưng đến nay vẫn chưa có quy định và hướng dẫn cụ thể về việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động rà soát, hệ thống hoá nên dẫn đến sự không thống nhất và chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác rà soát, hệ thống hoá văn bản trong toàn tỉnh.
Để thực hiện tốt và thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá văn bản trong thời gian tới cần thực hiện tốt các giải pháp sau đây:
Một là, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản cùng với cơ sở dữ liệu phục vụ kiểm tra văn bản: Do hoạt động kiểm tra văn bản và hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản có sự liên quan mật thiết với nhau, sử dụng được kết quả của nhau nên việc có một cơ sở dữ liệu dùng chung là hướng xây dựng nhằm bảo đảm tập trung cho cơ sở dữ liệu, tránh lãng phí nếu xây dựng riêng một cơ sở dữ liệu độc lập với cơ sở dữ liệu phục vụ công tác kiểm tra văn bản.
Hai là, chú trọng phạm vi văn bản và những thông tin, chính sách về phát triển kinh tế - xã hội:
Nội dung của cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản trước hết là các nội dung của cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác kiểm tra văn bản theo Nghị định 135 của Chính phủ và Thông tư 01 của Bộ Tư pháp bao gồm: Các văn bản quy phạm pháp luật đã được chuẩn hoá hiệu lực; kết quả kiểm tra và xử lý văn bản; các thông tin về nghiệp vụ kiểm tra; các thông tin tư liệu khác phục vụ cho công tác kiểm tra văn bản.
Việc xác định văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân hết hiệu lực thi hành phải căn cứ vào các trường hợp theo quy định tại điều 53 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân năm 2004 cụ thể là: Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản; được thay thế bằng một văn bản mới của chính cơ quan đã ban hành văn bản đó; bị huỷ bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước, cá nhân có thẩm quyền; không còn đối tượng điều chỉnh; văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân hết hiệu lực thi hành thì văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành văn bản đó cũng hết hiệu lực.
Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá văn bản cần phải chú trọng đến phạm vi của các văn bản được nhập vào cơ sở dữ liệu và những thông tin, chính sách về phát triển kinh tế-xã hội vì hoạt động kiểm tra, rà soát ngoài việc đối chiếu văn bản cần rà soát với các văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn thì cần đối chiếu với các thông tin, chính sách về phát triển kinh tế-xã hội để xem xét tính phù hợp của văn bản trên thực tế.
Ba là, phân loại chi tiết từng văn bản làm cơ sở dữ liệu cho hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá: Để thuận lợi khi thực hiện rà soát văn bản cũng như khi tìm kiểm, tập hợp văn bản thì các văn bản cần được phân loại chi tiết về hình thức, thời gian ban hành, đặc biệt là lĩnh vực điều chỉnh.
Bốn là, cần hướng đến một cơ sở dữ liệu thống nhất chung phục vụ cho hoạt động kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá: Về lâu dài cần có một cơ quan thống nhất quản lý hệ cơ sở dữ liệu chung phục vụ cho hoạt động rà soát, hệ thống hoá văn bản. Cơ sở dữ liệu dùng chung này cần kết nối và phổ biến rộng rãi qua Internet để phục vụ không chỉ cho hoạt động kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá mà còn cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
Năm là, Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương cần ban hành văn bản quy định và hướng dẫn chi tiết trong việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu cho công tác rà soát và hệ thống hoá để làm cơ sở pháp lý thực hiện.
Sáu là, điều đáng quan tâm đó là Chính phủ, Bộ ngành Trung ương và Uỷ ban nhân dân các địa phương cần quan tâm đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất để thực hiện việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác kiểm tra, rà soát và hệ thống hoá.
Các cấp, các ngành, các địa phương nếu thực sự quan tâm thực hiện các giải pháp trên đây, hy vọng tỉnh Quảng Ngãi nói riêng, cả nước nói chung sẽ đạt được những kết quả khả quan trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kiểm tra, rà soát, hệ thống hoá theo quy định của pháp luật và đáp ứng nhu cầu của các tổ chức, cá nhân./.
Hữu Duy