Qua hơn một năm triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trên địa bàn tỉnh Hà Nam đã đạt nhiều hiệu quả.
Khi Nghị định này có hiệu lực và triển khai thực hiện, không ít đơn vị xã, phường, thị trấn lo lắng bởi khối lượng công việc người cán bộ tư pháp- hộ tịch đang phụ trách rất nhiều (11 đầu việc theo quy định của Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT/BTP-BNV ngày 05/5/2005 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn giúp Uỷ ban nhân dân quản lý nhà nước về công tác tư pháp ở địa phương, đồng thời theo Quyết định số 02/2007/QĐ-UBND của UBND tỉnh thì cán bộ Tư pháp- Hộ tịch còn phải giúp chủ tịch UBND cấp xã tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo) nay phải gánh thêm lĩnh vực chứng thực.
Tuy nhiên, được sự quan tâm của các cấp uỷ đảng, chính quyền cùng với sự nỗ lực của cán bộ tư pháp, hoạt động chứng thực ở cấp xã đã đi vào nề nếp và đạt được kết quả đáng khích lệ. Thái độ phục vụ nhân dân tận tình, chu đáo, giải quyết công việc nhanh chóng đúng thời gian quy định tạo được sự hài lòng và niềm tin trong nhân dân. Trung bình mỗi xã đã chứng thực trên 5.000 bản sao và chữ ký cá nhân, như vậy toàn tỉnh đã chứng thực khoảng trên sáu trăm nghìn bản, tỷ lệ sai sót khi chứng thực ít, khoảng 4 % chủ yếu tập trung vào các lỗi như: đóng dấu chưa đúng quy định chiếm 3,9 %, Bản chính cũ nát chiếm 0,08%, bản chính cấp sai thẩm quyền (lý lịch cá nhân trong đó có xác nhận tình trạng tiền án tiền sự do UBND cấp xã cấp), chứng thực giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao (như lý lịch tư pháp), bản chính bị sửa chữa…chiếm 0,02% . Đạt được kết quả như vậy là do từ tỉnh đến cơ sở thực hiện nhiều giải pháp tích cực.
Ngay sau khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ra đời, ngày 22/6/2007 Uỷ ban nhân dân tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 10/CT-UBND về việc triển khai Nghị định 79/2007/NĐ-CP, đồng thời tổ chức hội nghị triển khai, quán triệt đến lãnh đạo UBND các huyện, thị xã (nay là thành phố), trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và chủ tịch UBND của 116 xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; Tổ chức tập huấn Nghị định 79 và nghiệp vụ chứng thực cho 100% lãnh đạo UBND cấp xã và cán bộ tư pháp-hộ tịch; tổ chức tuyên truyền phổ biến Nghị định bằng nhiều hình thức: thông qua bản tin Tư pháp của ngành, trên phương tiện truyền thanh các huyện, thị xã, các xã phường, thị trấn…từ đó người dân kịp thời nắm bắt, hiểu biết được
Thường xuyên kiểm tra, kịp thời chấn chỉnh sai sót: Ngoài việc phòng Tư pháp cấp huyện thường xuyên kiểm tra hướng dẫn đối với cấp xã, Sở Tư pháp tiến hành tổng kiểm tra 2 đối với tất cả các xã, phường, thị trấn. Tháng 10/2007, Sở phối hợp với phòng Tư pháp cấp huyện kiểm tra đợt 1 qua đó phát hiện khoảng 8 % các việc chứng thực có sai sót; tháng 5/2008, Sở tiếp tục kiểm tra đợt 2, tỷ lệ sai sót còn khoảng 2 %;
Bộ thủ tục hành chính cấp xã đã được xây dựng và công khai tại trụ sở UBND tất cả các xã, phường, thị trấn trong đó có thủ tục trong lĩnh vực chứng thực rõ ràng, cụ thể tạo nên sự công khai, minh bạch;
Mặc dù một số vướng mắc trong triển khai thực hiện nghị định 79 thời gian qua như việc chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt có xen lẫn tiếng nước ngoài và người lại, chứng thực văn bản, giấy tờ song ngữ thì thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp hay UBND cấp xã; việc chứng thực điểm chỉ thực hiện như thế nào?....đã được tháo gỡ bằng việc vừa qua Bộ Tư pháp đã ban hành thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, nhưng hiện nay vẫn còn một số khó khăn trở ngại khách quan và chủ quan cần khắc phục trong thời gian tới. Đa số các xã, phường, thị trấn trong tỉnh chưa được trang bị máy Phô tô copy, dẫn đến khi công dân có nhu cầu chứng thực phải đi phô tô copy giấy tờ, văn bản ở ngoài, thậm chí có nơi phải đi xa hàng chục cây số. Theo quy định hiện hành thì hầu hết các xã, phường, thị trấn trong tỉnh chỉ có 01 cán bộ làm công tác Tư pháp - hộ tịch. Để đảm đương được nhiệm vụ theo quy định của Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT/BTP-BNV, đặc biệt phải thực hiện nhiệm vụ về đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ thì cán bộ làm công tác này cũng đã rất vất vả đòi hỏi người cán bộ tư pháp phải có trình độ, năng lực và tận tâm với công việc thì mới hoàn thành tốt được nhiệm vụ. Đội ngũ cán bộ Tư pháp - hộ tịch được tập huấn, hướng dẫn rất cụ thể, chi tiết về những kinh nghiệm phát hiện giấy tờ giả nhưng việc phát hiện là yêu cầu quá khó đối với họ, nó đòi hỏi phải có bề dày kinh nghiệm được tích luỹ lâu năm.
Nguyễn Công Hanh - Sở Tư pháp Hà Nam