Giám đốc Sở Tư pháp Bình Định vừa tổ chức Đoàn kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, công tác chứng thực ở cấp huyện, cấp xã tại huyện An Nhơn và và 03 xã, thị trấn: Nhơn Thành, Nhơn Tân, Thị trấn Bình Định.
1. Về công tác chứng thực:
Qua kiểm tra công tác chứng thực thuộc thẩm quyền cấp huyện,cho thấy năm 2007 Phòng Tư pháp huyện An Nhơn đã thực hiện chứng thực 433 văn bản, hợp đồng giao dịch. Cụ thể như sau: Hợp đồng thế chấp, cầm cố: 270 trường hợp; hợp đồng uỷ quyền: 76 trường hợp; hợp đồng mua bán tài sản: 69 trường hợp; hợp đồng thuê nhà: 10 trường hợp và các giao dịch khác: 08 trường hợp.
Xã Nhơn Thành đã tổ chức chứng thực 250 văn bản, hợp đồng giao dịch. Trong đó: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 193 trường hợp; Hợp đồng tặng cho, chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 40 trường hợp; 4 văn bản thoả thuận, phân chia di sản; còn lại là các hợp đồng giao dịch khác: 13 trường hợp. Chứng thực bản sao từ bản chính: 620 bản. Xã Nhơn Tân tổ chức thực hiện chứng thực 163 văn bản, hợp đồng giao dịch. Trong đó: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 47 trường hợp; hợp đồng thế chấp: 60 trường hợp; hợp đồng tặng cho: 54 trường hợp; văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế: 02 trường hợp. Chứng thực bản sao từ bản chính: 319 bản. Thị trấn Bình Định: tổ chức chứng thực 521 văn bản, hợp đồng giao dịch, trong đó: Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 323 trường hợp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất:114 trường hợp; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất: 60 trường hợp; hợp đồng thuê tài sản: 08 trường hợp; Văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế:15 trường hợp; văn bản khai nhận di sản thừa kế: 01 trường hợp. Chứng thực bản sao từ bản chính: 4.329 bản.
Qua kiểm tra công tác chứng thực cấp huyện, xã cho thấy, Phòng Tư pháp huyện và cán bộ Tư pháp - Hộ tịch các xã đã tham mưu cho UBND huyện, UBND cấp xã chứng thực các nhóm việc thuộc thẩm quyền, đã chứng thực các loại hợp đồng, giao dịch và chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo đúng trình tự thủ tục; giải quyết kịp thời, hiệu quả các yêu cầu về chứng thực của công dân. Các thủ tục, thời gian giải quyết công việc cho công dân được niêm yết đầy đủ đúng theo quy định của pháp luật. Chứng thực bản sao đúng với thể thức văn bản chứng thực như: dấu chứng thực, dấu bản sao, đóng dấu giáp lai văn bản chứng thực bản sao. Sổ chứng thực hợp đồng, sổ chứng thực bản sao đều thực hiện theo mẫu của Bộ Tư pháp ban hành. Các loại hợp đồng đều sử dụng đúng theo mẫu quy định tại Thông tư Liên tịch số: 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13.6.2006. Việc mở sổ và kết sổ đúng theo quy định, hồ sơ lưu trữ đầy đủ, sắp xếp khoa học phục vụ cho việc tìm kiếm nhanh chóng và thuận lợi.
Tuy nhiên, bên cạnh đó còn một số tồn tại, hạn chế như việc chứng thực tại cấp huyện cho thấy tất cả các hợp đồng giao dịch mà Phòng Tư pháp giúp UBND huyện chứng thực đều không đóng dấu giáp lai những hợp đồng giao dịch có từ 2 trang trở lên và các bên giao dịch và người ký chứng thực không ký tắt vào các trang của hợp đồng giao dịch. Một số hợp đồng giao dịch không xác định rõ mối quan hệ hôn nhân của người tham gia giao dịch. Nên có một số ít hợp đồng, giao dịch người nào đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, thì người đó ký giao dịch. Một số hợp đồng giao dịch không xác định về quan hệ thừa kế như: hợp đồng thế chấp số 218 ngày 08.8.2007, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất do ông Phùng Sĩ Viện và bà Lê Thị Thu (chết) nhưng đi thế chấp chỉ có ông Viện ký thế chấp. Có hợp đồng giao dịch mà người tham gia giao dịch không biết đọc, biết viết nhưng không có người làm chứng như: hợp đồng uỷ quyền số 228 ngày 30.8.2007. Hoặc chứng thực hợp đồng giao dịch vượt quá thẩm quyền như: hợp đồng thế chấp tài sản số 214 ngày 17.7.2007 chứng thực cho bà Nguyễn Thị Kim Thanh và ông Ngô Đình Hậu thế chấp xe ô tô 77K2944 vay 50 triệu đồng. Một số hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất nhưng không lưu kèm theo giấy tờ có liên quan về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất như: hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất số 246 ngày 09.7.2007. Một số hợp đồng thế chấp lời chứng của người chứng thực còn thiếu:" Các bên tự nguyện thoả thuận giao kết hợp đồng này và cam kết chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng.Các bên giao kết đọc lại nội dung của hợp đồng, đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng và ký vào hợp đồng trước sự có mặt của tôi".
Qua kiểm tra cả 3 xã, thị trấn đều có những sai sót giống nhau như: Tất cả các hợp đồng thế chấp tài sản, người yêu cầu chứng thực và người chứng thực không ký tắt vào từng trang của hợp đồng là trái với quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08.12.2000 và Thông tư Liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13.6.3006. Các hợp đồng thế chấp, mua bán tài sản nhà ở, đất ở không xác định rõ mối quan hệ hôn nhân, mà người nào đứng tên trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất được quyền ký thế chấp, hoặc chuyển nhượng là trái với quy định của Luật Hôn nhân và gia đình và Nghị định số 70/2001/NĐ-CP ngày 03.10.2001 hướng dẫn thi hành Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000.Đất giao cho hộ gia đình khi tiến hành chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, trong hợp đồng chỉ có chủ hộ, vợ hoặc chồng của chủ hộ ký chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp, còn các thành viên khác trong hộ từ đủ 15 tuổi trở lên không ký vào hợp đồng là trái với quy định tại Điều 109 Bộ luật Dân sự năm 2005 và Điều 146 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29.10.2004 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đất đai. Ví dụ: trường hợp của ông Lê Hoàng Hạnh (Thị trấn Bình Định).Các hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất do cơ quan địa chính cấp xã tiếp nhận hồ sơ và tiến hành lập sơ đồ khu đất chuyển nhượng, trích lục bản đồ địa chính; sau đó chuyển hồ sơ cho Tư pháp thụ lý việc chứng thực, thời gian giải quyết từ 5 đến 7 ngày là không đúng với trình tự, thời hạn quy định tại Thông tư Liên tịch số 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT ngày 13.6.2006. Có hợp đồng, giao dịch mà tài sản đem ra giao dịch đã phát sinh thừa kế, nhưng người được hưởng tài sản thừa kế không tham gia giao dịch. Riêng tại xã Nhơn Thành: Tất cả các hợp đồng thế chấp đương sự không thực hiện ký thế chấp tại cơ quan chứng thực nên có những hợp đồng bên thế chấp không ký vào hợp đồng nhưng UBND xã vẫn ký chứng thực là trái với quy định của pháp luật. Việc thực hiện chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản không thực hiện đúng thủ tục, quy trình của pháp luật như: Văn bản thoả thuận phân chia di sản ngày 19.9.2007 giữa ông Nguyễn Ngọc Hiền và các con. Xã Nhơn Tân: Chứng thực hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất nhưng không lưu kèm theo giấy tờ có liên quan về quyền sử dụng đất: trường hợp của ông Nguyễn Minh Phương và bà Lê Thị Xuân thế chấp 3 lô đất, nhưng không có giấy tờ để chứng minh ông Phương, bà Xuân có các lô đất thế chấp.
2. Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thuộc thẩm quyền cấp huyện, cấp xã : Cấp huyện năm 2007 đã cấp lại bản chính giấy khai sinh: 82 trường hợp; thay đổi, cải chính hộ tịch : 35 trường hợp. Trong đó: thay đổi họ, tên, chữ đệm: 6 trường hợp; cải chính ngày, tháng, năm sinh: 13; các trường hợp khác: 16 trường hợp. Xã Nhơn Thành: Đăng ký khai sinh: 302 trường hợp, trong đó: Đăng ký lại: 16 trường hợp, đăng ký quá hạn: 94 trường hợp, con ngoài giá thú: 09 trường hợp. Đăng ký khai tử: 59 trường hợp; Đăng ký kết hôn: 143 trường hợp; Thay đổi, cải chính hộ tịch : 03 trường hợp; Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con: 04 trường hợp. Xác nhận tình trạng hôn nhân: 21 trường hợp. Xã Nhơn Tân: Đăng ký khai sinh: 157 trường hợp, trong đó: đăng ký quá hạn: 15 trường hợp, đăng ký lại: 07 trường hợp, con ngoài giá thú: 03 trường hợp; Đăng ký khai tử: 18 trường hợp, trong đó nam: 13, nữ: 05; Đăng ký kết hôn: 54 trường hợp; Xác nhận tình trạng hôn nhân: 59 trường hợp;Thay đổi, cải chính hộ tịch : 03 trường hợp; Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con: 01 trường hợp. Thị trấn Bình Định: Đăng ký khai sinh: 367 trường hợp, trong đó: đăng ký quá hạn: 63, đăng ký lại: 51, con ngoài giá thú: 02 trường hợp. Đăng ký kết hôn: 159 trường hợp; Đăng ký khai tử: 101 trường hợp; Thay đổi, cải chính hộ tịch : 11 trường hợp; Đăng ký việc nuôi con nuôi: 03 trường hợp;Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con: 04 trường hợp.
Qua kết quả kiểm tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại Phòng Tư pháp huyện An Nhơn và 3 xã: Nhơn Thành, Nhơn Tân, Thị trấn Bình Định cho thấy việc thực hiện các loại việc đăng ký hộ tịch đúng thẩm quyền, về trình tự thủ tục đúng theo quy định của pháp luật, giải quyết kịp thời các yêu cầu của công dân trong việc đăng ký hộ tịch. Các thủ tục, trình tự, thời gian giải quyết công việc được niêm yết cho công dân theo quy định của pháp luật. Các loại biểu mẫu hộ tịch đều sử dụng đúng theo mẫu Bộ Tư pháp ban hành thống nhất trên toàn quốc. Tại 2 xã Nhơn Thành, Nhơn Tân: Sổ lưu và hồ sơ lưu trữ (các giấy tờ chứng minh việc Thay đổi, cải chính hộ tịch như: hồ sơ lý lịch đảng, thẻ đảng, học bạ, thẻ chứng nhận thương binh ....) được lưu trữ đầy đủ sắp xếp ngăn nắp, khoa học. Chữ viết rõ ràng, sạch đẹp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, sao lục khi cần thiết. Tại 3 xã, thị trấn qua kiểm tra hồ sơ đăng ký khai sinh cho trẻ em đã thực hiện mẫu giấy chứng sinh thống nhất theo mẫu biểu Bộ Tư pháp phát hành. Xã Nhơn Thành, Nhơn Tân: Các trường hợp đăng ký kết hôn đều thực hiện đúng theo trình tự, thủ tục và cả hai bên nam nữ đều ký tên trong sổ đăng ký kết hôn. Các cột mục trong sổ đăng ký hộ tịch ghi chép đầy đủ đúng theo quy định của pháp luật.
Thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, Phòng Tư pháp huyện đã tham mưu cho UBND huyện cấp lại bản chính giấy khai sinh cho 82 trường hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, Phòng Tư pháp mở sổ lưu mới số, quyển số không đúng với số, quyển số theo sổ lưu tại UBND xã là trái với quy định tại Điều 61: "Nguyên tắc ghi bản sao giấy tờ hộ tịch từ Sổ hộ tịch", Điều 63: "Thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh" của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Qua kiểm tra có một số tồn tại cần lưu ý chung cho cả 3 xã: Các loại Sổ đăng ký hộ tịch khi sử dụng hết Sổ hộ tịch thì thực hiện việc khoá sổ. Khi khoá sổ cần phải ghi rõ vào trang cuối tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 71 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Hoặc trong trường hợp đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn; đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký theo từng loại việc và trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh cần phải ghi rõ "Đăng ký quá hạn", "Đăng ký lại" theo đúng quy định tại khoản 2, Điều 45 và khoản 2 Điều 48 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Khi đăng ký lại việc sinh, nhất là cho những người lớn tuổi (cần phải đối chiếu các loại giấy tờ và lưu trữ giấy tờ có liên quan đến nhân thân của người đó như: CMND, hộ khẩu, văn bằng ... ), nếu không xác minh kỹ thì từ một con người này đăng ký khai sinh sai một chi tiết nhỏ thì trở thành một con người khác.
Công tác đăng ký khai sinh: Thị trấn Bình Định: Số đăng ký khai sinh trong Sổ hộ tịch thực hiện không đúng theo quy định của pháp luật. Ví dụ: quyển 1: từ số 01 đến số 231, quyển 2: từ số 01 đến số 136 là trái với quy định tại khoản 3 Điều 68: "Nguyên tắc ghi chép Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch". Hoặc trong Sổ đăng ký khai sinh, kết hôn đều bỏ trống cột: Họ tên chức vụ người ký giấy khai sinh, kết hôn; chữ ký của cán bộ hộ tịch điều này sẽ gây khó khăn cho việc cấp bản sao từ sổ gốc. Có trường hợp đăng ký khai sinh, giấy khai sinh không ghi ngày tháng năm đăng ký như: Trường hợp của Nguyễn Tấn Phát - sinh ngày: 03.11.2007; số 136, quyển số 02/2007.Xã Nhơn Tân: Vẫn còn một số trường hợp sử dụng mẫu giấy chứng sinh bản photo theo mẫu cũ trước đây là không đúng với quy định của pháp luật hộ tịch.
Công tác đăng ký kết hôn: Qua kiểm tra tại xã Nhơn Thành và Thị trấn Bình Định có trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch còn nhầm lẫn về thủ tục đăng ký kết hôn như: trường hợp của ông: Bùi Danh - sinh năm 1935 và bà: Lê Thị Cang - sinh năm: 1938 đăng ký kết hôn ngày 16.3.2007, quyển số: 01, số: 27 . Hoặc trường hợp của ông: Châu Ngọc Dũng - sinh năm: 1943 và bà Nguyễn Thị Mười - sinh năm: 1945 đăng ký kết hôn ngày 13.3.2007, quyển số: 01, số: 23. Trong trường hợp trên, cán bộ Tư pháp hộ tịch phải hỏi rõ đương sự trước đây đã đăng ký kết hôn chưa? Nếu đã đăng ký rồi nhưng bản chính giấy tờ hộ tịch và sổ đăng ký hộ tịch đã bị mất thì hướng dẫn đương sự làm thủ tục đăng ký lại việc kết hôn theo quy định tại Điều 46 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Trong trường hợp đương sự xác lập quan hệ vợ chồng trước ngày 03.01.1987, mà chưa đăng ký kết hôn thì áp dụng khoản 1 Điều 2 Nghị định số 77/2001/NĐ-CP tạo điều kiện thuận tiện cho đăng ký kết hôn, nhưng phải bổ sung vào dưới tiêu đề của Giấy chứng nhận kết hôn và vào cột Ghi chú của Sổ đăng ký kết hôn dòng chữ: "Đăng ký theo Nghị định số 77/2001/NĐ-CP. Hôn nhân có hiệu lực từ ngày ..... tháng ..... năm ....." .
Công tác đăng ký khai tử: Hiện nay số lượng đăng ký khai tử không phản ảnh đúng thực tế tại địa phương, vấn đề này là khó khăn chung của các xã. Cán bộ Tư pháp - hộ tịch cần phải thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch đúng theo quy định tại khoản 2, Điều 82 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ.
3. Qua kết quả kiểm tra công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, công tác chứng thực tại huyện An Nhơn, Giám đốc Sở Tư pháp Bình Định kiến nghị: UBND huyện chỉ đạo cho Phòng Tư pháp, UBND các xã, thị trấn chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại mà báo cáo đã nêu. Đồng thời, Chỉ đạo cho UBND xã, thị trấn bỏ những thủ tục thực hiện chứng thực về quyền sử dụng đất không đúng Thông tư Liên tịch số: 04/2006/TTLT/BTP-BTNMT. Đề nghị UBND huyện chỉ đạo cho UBND xã, thị trấn hợp đồng thêm cán bộ Tư pháp - Hộ tịch đối với những xã, thị trấn hiện nay chỉ mới 01 biên chế nhằm giải quyết kịp thời các yêu cầu của công dân ở cơ sở. Đồng thời chỉ đạo cho UBND xã, thị trấn không giao thêm nhiệm vụ cho Tư pháp cấp xã ngoài quy định tại Thông tư Liên tịch số 04/2005/TTLT/BTP-BNV, Thông tư Liên tịch số 04/ 2006/TTLT/BTP-BTNMT, Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Đề nghị UBND huyện và UBND các xã, thị trấn cần quan tâm hơn nữa công tác tư pháp hành chính cả về : Chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, kinh phí và phương tiện làm việc. Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thống nhất việc thu lệ phí chứng thực theo Biểu 2 Thông tư Liên tịch số 93/2001/BTP-BTC ngày 21.11.2001 theo Công văn số: 2447/BTP-HCTP ngày 04.6.2007 của Bộ Tư pháp về việc triển khai thực hiện Nghị định số: 79/2007/NĐ-CP.Phòng Tư pháp có kế hoạch trực báo quý, năm và tổ chức kiểm tra hoạt động Tư pháp cấp xã hàng năm để hướng dẫn nghiệp vụ nhằm mục đích nâng cao và tăng cường chất lượng phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ Tư pháp - Hộ tịch, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và uốn nắn những biểu hiện tiêu cực có thể phát sinh.
Nguyễn Huỳnh Huyện