Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có hiệu lực thi hành từ 01/7/2007. Đây là văn bản quy phạm pháp luật thể hiện rõ tinh thần cải cách hành chính của Nhà nước ta, thực hiện việc phân cấp mạnh mẽ về cơ sở. Qua 5 tháng triển khai thực hiện, Nghị định số 79/2007/NĐ- CP đã thể hiện rõ tính ưu việt của nó, đặc biệt là đáp ứng được mục tiêu phục vụ nhân dân. Bên cạnh những thuận lợi về cơ bản, việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP cũng bộc lộ những khó khăn, vướng mắc và những bất cập.
Công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký có ý nghĩa rất quan trọng và là nhu cầu hàng ngày của người dân trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy, sự ra đời của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có tác động không nhỏ đến đời sống nhân dân và tạo ra sự thay đổi lớn trong hoạt động của chính quyền cơ sở. Nhận thấy rõ điều đó, được sự chỉ đạo của Bộ Tư pháp và UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã đẩy mạnh công tác tuyên truyền và tăng cường hướng dẫn, chỉ đạo cơ sở trong việc chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.
Từ tháng 6/2007, Sở Tư pháp đã ban hành các văn bản hướng dẫn việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như việc sử dụng sổ chứng thực, khắc các loại dấu phục vụ cho công tác chứng thực, những kỹ năng cơ bản khi thực hiện chứng thực... Nhằm tăng cường sự quan tâm chỉ đạo của các cấp chính quyền, Sở Tư pháp đã tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 28/6/2007 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong đó yêu cầu UBND các huyện, thành phố, các Sở, Ban, ngành và các tổ chức đoàn thể, xã hội đẩy mạnh việc tuyên truyền cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Ngoài việc phối hợp với Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, Báo Bắc Giang quảng cáo, đưa tin về việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, thực hiện các chuyên trang, chuyên mục về công tác tư pháp nói chung và công tác chứng thực nói riêng, Sở Tư pháp còn chỉ đạo Trung tâm Trợ giúp pháp lý đẩy mạnh việc tuyên truyền Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đến các xã vùng sâu, vùng xa để nhân dân biết và thực hiện
Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã tổ chức Hội nghị tập huấn nghị định số 79/2007/NĐ-CP cho các thành phần là lãnh đạo UBND, cán bộ Văn phòng UBND, Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, lãnh đạo và chuyên viên một số cơ quan liên quan trên địa bàn tỉnh, đồng thời chỉ đạo Phòng Tư pháp các huyện, thành phố tổ chức tập huấn cho những người trực tiếp làm công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
Cấp huyện
Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố đã xây dựng kế hoạch và tổ chức tập huấn cho lãnh đạo và cán bộ UBND các xã, phường, thị trấn, đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trên hệ thống truyền thanh cơ sở. Phòng Tư pháp các huyện, thành phố cũng tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra, chỉ đạo nhằm giúp cho những người trực tiếp làm công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký các xã, phường thị trấn nắm được những kỹ năng cơ bản, thực hiện có hiệu quả ngay từ những ngày đầu triển khai.
Cấp xã
Đồng thời với việc đẩy mạnh tuyên truyền, các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bắc Giang cũng tích cực chuẩn bị cho việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP như sửa sang lại nơi tiếp công dân, trang bị thêm bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu, niêm yết công khai các quy định về trình tự thủ tục, lệ phí...
* Kết quả thực hiện
Do có sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo từ cấp tỉnh đến cơ sở, công tác tuyên truyền đã được đẩy mạnh, giúp cho nhân dân nhận biết được những nội dung cơ bản của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, nhất là thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, cùng với việc chuẩn bị khá chu đáo của chính quyền cơ sở nên công tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã được thực hiện nghiêm túc ngay từ những ngày đầu thực hiện. Theo báo cáo của các Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và kết quả kiểm tra trực tiếp tại 4 đơn vị: Hiệp Hoà, Lục Ngạn, Yên Dũng, thành phố Bắc Giang cho thấy 100% các xã, phường thị trấn có đủ sổ và các loại dấu chứng thực, cơ sở vật chất cho việc thực hiện chứng thực được tăng cường, nhận thức của cán bộ, nhân dân và sự quan tâm chỉ đạo của chính quyền cơ sở về công tác chứng thực được nâng lên, các quy định về trình tự, thủ tục, lệ phí được niêm yết công khai tại trụ sở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tạo điều kiện thuận lợi cho công dân đến liên hệ giải quyết công việc.
Tính đến hết tháng 10/2007 toàn tỉnh đã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được số lượng như sau:
+ Các việc thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp:
- Chứng thực bản sao từ bản chính: 240 việc
- Chứng thực chữ ký: 645 việc
+ Các việc thuộc thẩm quyền của cấp xã:
- Cấp bản sao từ sổ gốc: 28.489 việc
- Chứng thực bản sao từ bản chính:153.987 việc
- Chứng thực chữ ký: 1.739 việc
* Những ưu điểm:
Việc triển khai thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trên địa bàn tỉnh Bắc Giang thời gian qua có những ưu điểm như sau:
- Công tác phổ biến tuyên truyền được đẩy mạnh giúp cho nhân dân hiểu được những quy định cơ bản của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Nhận thức cũng như trách nhiệm của chính quyền các cấp đối với công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được nâng lên.
- Công tác tập huấn, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ được chú trọng đã góp phần giúp cho những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký nhanh chóng nắm bắt được những kỹ năng cơ bản để áp dụng vào thực tế.
- Công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cơ bản được thực hiện đúng quy định, số sách ghi chép, rõ ràng, hồ sơ lưu trữ gọn gàng, khoa học.
*Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, việc thực hiện nghị định số 79/2007/NĐ-CP vẫn còn một số tồn tại, cụ thể như sau:
- Việc kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao từ bản chính ở một số đơn vị còn dễ dãi, tuỳ tiện, dẫn đến một số trường hợp văn bản không phải là bản chính hoặc bản chính có sửa chữa, tẩy xoá vẫn chứng thực; một số đơn vị chưa thực hiện việc ghi sổ theo quy định, như cấp bản sao từ sổ gốc không vào sổ, ghi chép sổ chứng thực không rõ ràng...
- Công tác hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của một số Phòng Tư pháp đôi khi chưa kịp thời, sâu sát dẫn đến có những sai sót ở cơ sở chưa được phát hiện để chỉ đạo uốn nắn.
NHỮNG KHÓ KHĂN VƯỚNG MẮC TRONG VIỆC THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 79/2007/NĐ-CP
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã phân cấp một cách mạnh mẽ về cơ sở, một mặt giải quyết được tình trạng quá tải, ùn tắc tại các Phòng Công chứng và UBND cấp huyện, mặt khác tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi có nhu cầu chứng thực. Nhận thức được sự đổi mới đó đồng thời thấy rõ trách nhiệm của mình, chính quyền cơ sở đã quan tâm chỉ đạo và tạo điều kiện cho việc triển khai thực hiện. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thời gian qua đã bộc lộ những khó khăn, vướng mắc cả về khách quan và chủ quan. Những khó khăn, vướng mắc thể hiện ở các điểm sau:
* Về khách quan:
- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có nhiều điểm quy định một cách khái quát song chưa có thông tư hướng dẫn, dẫn đến khó khăn trong việc áp dụng, cụ thể:
+ Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính: Theo quy định tại Điều 5 nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì thẩm quyền chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt là UBND cấp xã, còn giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài là Phòng Tư pháp. Việc phân định thẩm quyền như vậy vô tình đã gây phiền hà cho công dân trong trường hợp một người vừa có giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, vừa có giấy tờ bằng tiếng Việt, do vậy phải đi đến hai cơ quan có thẩm quyền chứng thực khác nhau để thực hiện. Mặt khác, trên thực tế có nhiều giấy tờ, văn bản vừa bằng tiếng Việt, vừa bằng tiếng nước ngoài, do đó không xác định được thẩm quyền chứng thực một cách chính xác.
+ Việc xác định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính: Điều 16 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính như bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo; bản chính bị sửa chữa tẩy xoá; bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng; đơn thư hoặc các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận hoặc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; giấy tờ, văn bản mà pháp luật quy định không được sao. Tuy nhiên, việc xác định các giấy tờ không được chứng thực theo quy định này là rất khó, nhất là đối với các bộ cấp xã.
+ Việc chứng thực chữ ký của người dịch: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch. Việc xác định mức độ thông thạo về ngoại ngữ là rất khó bởi không có chuẩn mực cụ thể. Thực tế có người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ nhưng chưa thể dịch được, ngược lại có những người không có bằng cấp nhưng có thể đọc thông viết thạo ngoại ngữ. Mặt khác, hầu hết cán bộ của các Phòng Tư pháp đều chỉ có trình độ Đại học Luật, vì vậy việc xem xét người dịch có thông thạo ngoại ngữ cần dịch hay không là rất khó thực hiện.
- Về cơ sở vật chất: Đa số các xã, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bắc Giang có trụ sở xây dựng từ khá lâu, do đó chưa đáp ứng được yêu cầu về nơi làm việc khi tiếp nhận nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính với số lượng người đến yêu cầu tăng lên một cách đột biến. Hơn nữa, các trang thiết bị làm việc của các xã, phường, thị trấn vần còn thiếu thốn, như thiếu bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ lưu trữ... Hầu hết các xã, phường, thị trấn chưa được trang bị máy photocoppy, do vậy chưa tạo điều kiện cho công dân khi có nhu cầu chứng thực, mặt khác, cán bộ tư pháp hộ tịch cũng phải mất nhiều thời gian để kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính và bản sao.
- Về con người: Hiện nay hầu hết các xã, phường, thị trấn chỉ có một cán bộ tư pháp hộ tịch. Ngoài nhiệm vụ giúp lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, cán bộ tư pháp hộ tịch còn phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nữa, do vậy có những thời điểm cán bộ tư pháp hộ tịch phải làm việc quá tải, ngược lại nhu cầu của nhân dân chưa được đáp ứng một cách tốt nhất.
* Về chủ quan:
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ tư pháp hộ tịch về công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ở một số đơn vị chưa tương xứng với yêu cầu nhiệm vụ, do đó quá trình thực hiện đôi khi còn thể hiện sự dễ dãi, tuỳ tiện.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Nhằm khắc phục những khó khăn, vướng mắc, thực hiện tốt công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Bắc Giang có một số đề xuất, kiến nghị như sau:
* Đề nghị Bộ Tư pháp:
- Sớm ban hành thông tư hướng dẫn một số nội dung còn có vướng mắc để việc thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được chính xác và thống nhất trên toàn quốc.
- Phối hợp với Bộ Tài chính trong việc hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực để UBND cấp tỉnh có căn cứ trình Hội đồng nhân dân cùng cấp ban hành.
- Phối hợp với Bộ Nội vụ sửa đổi bổ sung Thông tư liên tịch số 04/2005/TTLT-BTP-BNV ngày 05/5/2005 hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác tư pháp ở địa phương theo hướng quy định cụ thể số lượng cán bộ tư pháp hộ tịch ở những xã có từ 10.000 dân trở lên thì có hai cán bộ tư pháp hộ tịch chuyên trách.
* Đề nghị UBND tỉnh:
- Tiếp tục thường xuyên quan tâm theo dõi, lãnh đạo đối với công tác tư pháp; chỉ đạo UBND các huyện, thành phố thường xuyên quan tâm chỉ đạo và kiểm tra đối với cơ quan chuyên môn và UBND cấp xã trong công tác cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; tạo điều kiện tăng cường cơ sở vật chất cũng như con người cho công tác tư pháp, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay./.
Hoàng Giang