Phân biệt rõ để “cầm tay chỉ việc”
Xuất phát từ vướng mắc thực tế là khi công dân có nhu cầu đồng thời chứng thực cả bản sao, chữ ký bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì phải đến 2 cấp thẩm quyền khác nhau (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) để được giải quyết theo quy định tại Nghị định (NĐ) số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Chính phủ đã ban hành NĐ số 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 5 của NĐ số 79, mở rộng thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Phòng Tư pháp cấp huyện.
Cụ thể là, Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và giấy tờ, văn bản song ngữ. Các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt thì vẫn thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã. Việc sửa đổi này vừa tạo thuận tiện cho người dân, vừa làm giảm bớt tình trạng quá tải công việc cho cán bộ tư pháp cấp xã.
Tuy nhiên, khó khăn nảy sinh ở chỗ là có những giấy tờ, văn bản chỉ “dính một tý” tiếng nước ngoài mà cũng “đẩy” lên Phòng Tư pháp giải quyết thì lại quá tải cho Phòng và người dân lại phải mất thời gian chờ đợi. Vì thế, Tổ biên tập đề xuất, để cán bộ tư pháp dễ dàng thực hiện, Dự thảo Thông tư cần phân biệt rõ như sau: Giấy tờ, văn bản song ngữ là giấy tờ, văn bản được thể hiện đầy đủ bằng hai ngôn ngữ, trong đó có một ngôn ngữ là tiếng Việt. Còn giấy tờ, văn bản tiếng Việt là giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng Việt hoặc giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài như tên riêng, tên địa danh hay các từ khác mà không thể thay thế bằng tiếng Việt và việc xen tiếng nước ngoài không làm thay đổi nội dung của giấy tờ, văn bản.
Đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
Hướng tới mục tiêu cải cách hành chính, Dự thảo Thông tư cũng quy định rất cụ thể thời hạn thực hiện chứng thực cho từng loại việc. Theo đó, việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện ngay sau khi tiếp nhận trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều. Đối với trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng lớn thì việc chứng thực được thực hiện sau nhưng không quá hai ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận.
Tương tự, việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải chứng thực ngay trong buổi làm việc đó. Còn việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ, nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau 15 giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Ngoài ra, do NĐ 79 “quên” quy định về thời hạn lưu trữ văn bản chứng thực chữ ký khiến cho nhiều xã, phường, quận, huyện ở các khu vực trung tâm hoặc nơi tập trung nhiều yêu cầu chứng thực không thể tiến hành tiêu hủy loại văn bản chứng thực này. Bởi vậy, theo Dự thảo Thông tư, thời hạn lưu trữ văn bản có chữ ký được chứng thực là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy văn bản chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Cẩm Vân