Theo Từ điển Tiếng Việt thì “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên môn của một nghề ”. Từ đó, có thể hiểu “nghiệp vụ thanh tra” là “công việc chuyên môn của nghề thanh tra”.
Từ khái niệm “nghiệp vụ thanh tra” đưa ra ở trên, chúng ta có thể hiểu “nghiệp vụ Thanh tra Tư pháp” là “công việc chuyên môn của nghề Thanh tra Tư pháp”, hay nói cách khác “nghiệp vụ Thanh tra Tư pháp” là khả năng, kiến thức, mức độ thành thạo xử lý tình huống trong hoạt động Thanh tra Tư pháp và những hiểu biết về các lĩnh vực chuyên môn do ngành Tư pháp quản lý.
Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần phân biệt giữa thanh tra và kiểm tra:
Một là về chủ thể tiến hành: Theo Từ điển Tiếng Việt thì “kiểm tra là xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét”. Giữa kiểm tra và thanh tra có một mảng giao thoa về chủ thể, đó là Nhà nước. Nhà nước tiến hành cả hoạt động thanh tra và kiểm tra, đó là một chức năng chung của quản lý Nhà nước, là hoạt động mang tính chất phản hồi của “chu trình quản lý”. Tuy nhiên, chủ thể của kiểm tra rộng hơn của thanh tra rất nhiều. Trong khi chủ thể tiến hành thanh tra phải là Nhà nước, thì chủ thể tiến hành kiểm tra có thể là Nhà nước hoặc có thể là chủ thể phi nhà nước, chẳng hạn như hoạt động kiểm tra của một tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội (Đảng, Công đoàn, Mặt trận, Đoàn thanh niên...), hay như hoạt động kiểm tra trong nội bộ một doanh nghiệp.
Hai là về mục đích thực hiện: Mục đích của thanh tra bao giờ cũng rộng hơn, sâu hơn đối với các hoạt động kiểm tra. Đặc biệt, đối với các cuộc thanh tra để giải quyết khiếu nại, tố cáo thì sự khác biệt về mục đích, ý nghĩa giữa hoạt động thanh tra và kiểm tra càng rõ hơn nhiều, bởi: thông thường khiếu nại, tố cáo phản ánh sự bức xúc, bất bình của nhân dân trước những việc mà nhân dân cho là quyền và lợi ích hợp pháp của mình bị vi phạm cho nên mục đích của hoạt động thanh tra không còn chỉ là xem xét, đánh giá một cách bình thường nữa.
Ba là về phương pháp tiến hành: Với mục đích rõ ràng hơn, rộng hơn, khi tiến hành thanh tra, Đoàn thanh tra cũng áp dụng những biện pháp nghiệp vụ sâu hơn, đi vào thực chất đến tận cùng của vấn đề như: xác minh, thu thập chứng cứ, đối thoại, chất vấn, giám định... Đặc biệt, quá trình thanh tra các Đoàn thanh tra còn có thể áp dụng những biện pháp cần thiết để phục vụ thanh tra theo quy định của pháp luật về thanh tra để tác động lên đối tượng bị quản lý.
Bốn là về cách thức xử lý vi phạm: Từ kết quả kiểm tra, người kiểm tra hoặc các đoàn kiểm tra thông thường chỉ tiến hành rút kinh nghiệm, khắc phục hậu quả trong phạm vi đơn vị được kiểm tra và yêu cầu làm đúng theo quy định và hướng dẫn của cấp trên. Trong khi đó, căn cứ vào kết quả thanh tra, các Đoàn thanh tra không chỉ rút kinh nghiệm với phạm vi rộng hơn, mức độ sâu sắc hơn mà còn có thể kiến nghị cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tiến hành các hình thức kỷ luật thích đáng, cá biệt nếu có dấu hiệu vi phạm pháp luật hình sự còn có thể chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra để xem xét khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can.
Phân biệt giữa thanh tra với điều tra:
Điều tra hiểu theo nghĩa rộng nhất bao gồm: điều tra xã hội học, điều tra dân số, điều tra về kinh tế...Tuy nhiên, với mục đích tránh hình sự hoá công tác thanh tra, ở đây chỉ so sánh thanh tra với điều tra hình sự. Với ý nghĩa này, điều tra là hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền nhằm thu thập chứng cứ chứng minh tội phạm. Như vậy, có thể nói giữa thanh tra và điều tra hình sự có sự khác nhau về chủ thể, mục đích, đối tượng và phương pháp tiến hành như sau:
Một là về chủ thể tiến hành:
Theo quy định của Luật Thanh tra, chủ thể tiến hành thanh tra là các tổ chức thanh tra và chủ yếu là Đoàn thanh tra hoặc Thanh tra viên.
Hai là về mục đích tiến hành:
Trong khi mục đích của điều tra hình sự là chứng minh tội phạm thì mục đích của thanh tra là những nội dung đã được quy định tại Điều 3 Luật thanh tra là:
- Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật;
- Phát hiện những sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền các biện pháp khắc phục;
- Phát huy nhân tố tích cực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước, bảo vệ lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Ba là về phương pháp tiến hành:
Quá trình điều tra, cơ quan điều tra áp dụng tổng hợp các biện pháp do Bộ luật Tố tụng hình sự quy định như: khám nghiệm hiện trường, khám nghiệm tử thi, bắt, khám xét, thu giữ, tạm giữ vật chứng, lấy lời khai người làm chứng, người bị hại, hỏi cung bị can, trưng cầu giám định, nhận dạng, đối chất, thực nghiệm điều tra... Trong khi đó các phương pháp tiến hành thanh tra lại do Luật thanh tra và các văn bản pháp luật có liên quan khác quy định như đối thoại, xử phạt vi phạm hành chính, tạm đình chỉ hoặc kiến nghị người có thẩm quyền tạm đình chỉ việc làm khi xét thấy việc làm đó gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân...
Phân biệt giữa thanh tra và giám sát:
Trong Từ điển Tiếng Việt, “giám sát” được hiểu là “theo dõi và kiểm tra xem có thực hiện đúng những điều đã quy định không”.
Như vậy, có thể nói: ở mức độ ý nghĩa chung nhất, giám sát và thanh tra đều được tiến hành trên cơ sở các quyền và nghĩa vụ của chủ thể được thanh tra, giám sát và đối tượng chịu sự thanh tra, giám sát. Tuy nhiên, chúng vẫn có điểm khác nhau cơ bản là: trong khi thanh tra luôn luôn gắn liền với quản lý nhà nước, mang tính quyền lực nhà nước thì giám sát có thể mang tính quyền lực nhà nước hoặc không mang tính quyền lực nhà nước.
+ Giám sát mang tính quyền lực nhà nước được tiến hành bởi chủ thể là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với một hay một số hệ thống cơ quan nhà nước khác, chẳng hạn như: hoạt động giám sát của Quốc hội đối với Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao; hoạt động giám sát của Hội đồng nhân dân đối với các cơ quan nhà nước ở địa phương.
+ Giám sát không mang tính quyền lực nhà nước: Là loại hình giám sát được tiến hành bởi các chủ thể phi Nhà nước như hoạt động giám sát của Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên của mặt trận đối với bộ máy nhà nước và đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước; hay đơn giản chỉ là giám sát thi công một công trình.
Xét về lĩnh vực hoạt động thì Thanh tra Bộ Tư pháp tiến hành thanh tra trên các lĩnh vực sau: kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; công chứng, chứng thực; hộ tịch; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; quốc tịch; lý lịch tư pháp; luật sư; tư vấn pháp luật; giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; trợ giúp pháp lý; đăng ký giao dịch bảo đảm; hợp tác với nước ngoài về pháp luật và công tác tư pháp khác.
Thanh tra Sở Tư pháp tiến hành thanh tra trên các lĩnh vực sau: kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự cấp huyện (theo sự uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp); công chứng, chứng thực; hộ tịch; quốc tịch; lý lịch tư pháp; nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài; luật sư; tư vấn pháp luật; giám định tư pháp; bán đấu giá tài sản; trọng tài thương mại; trợ giúp pháp lý và công tác tư pháp khác.
Quy trình thực hiện thanh tra
Hoạt động thanh tra với tư cách là chức năng thiết yếu trong quản lý nhà nước, là một khâu trong chu trình hoạt động quản lý nhà nước đòi hỏi phải tuân thủ những nguyên tắc và trình tự theo quy định của pháp luật. Trên cơ sở các quy định của Luật Thanh tra và khoa học về nghiệp vụ thanh tra cũng như thực tiễn công tác thanh tra, một cuộc thanh tra thông thường được tiến hành theo ba bước gồm: chuẩn bị thanh tra, tiến hành thanh tra và kết thúc thanh tra. Sự phân chia thành các bước như vậy chỉ mang tính chất tương đối vì các bước này có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau, bước trước tạo tiền đề để tiến hành bước sau, bước sau nhằm tiếp tục và hoàn thiện bước trước và có những việc được thực hiện ở bước này, cũng là yêu cầu của bước kia, có những nội dung ở bước sau đã được hình thành trong khi tiến hành bước trước.
BƯỚC 1: CHUẨN BỊ VÀ QUYẾT ĐỊNH THANH TRA
Chuẩn bị thanh tra và quyết định thanh tra nhằm thiết lập những nội dung, kế hoạch để tiến hành thanh tra, bao gồm các công việc sau:
1. Thu thập thông tin
Thông tin là cơ sở quan trọng để quyết định nội dung và kế hoạch thanh tra, do vậy khi thu thập thông tin cần nắm toàn diện các thông tin có liên quan đến mục đích, yêu cầu và đối tượng, sự việc cần thanh tra.
1.1. Thu thập các thông tin liên quan đến đối tượng thanh tra.
- Lập đề cương thu thập thông tin với nội dung thông tin cần thu thập.
- Tổ chức thu thập thông tin.
- Tổng hợp từ đơn thư khiếu nại, tố cáo.
1.2. Nguồn thông tin.
- Từ kho dữ liệu của cơ quan; từ các báo cáo, phản ánh của các cơ quan truyền thông (báo, đài,…) và đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
- Thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước trong ngành, cơ quản quản lý cấp trên và các cơ quan khác có liên quan.
- Thông tin từ việc khảo sát trực tiếp tại tổ chức, cơ quan là đối tượng thanh tra.
2. Lập báo cáo khảo sát
Nghiên cứu, phân tích các thông tin đã thu thập được, lập báo cáo khảo sát theo nội dung và trình tự sau:
- Tổ chức bộ máy, nhân sự, đặc điểm và mô hình tổ chức đơn vị, quy trình nghiệp vụ chuyên ngành.
- Hoạt động, kết quả hoạt động và sự việc liên quan đến các quy định của ngành.
- Cơ chế, chính sách, chế độ và các tiêu chuẩn, định mức. Cần chú ý những chính sách, chế độ đặc thù.
- Tình hình, số liệu tổng quát và chi tiết về tài chính, tài sản, vụ việc:
+ Trường hợp thanh tra toàn diện phải phản ánh tổng thể, toàn diện về hoạt động của đơn vị.
+ Trường hợp thanh tra một hoặc một số nội dung thì phản ánh số liệu tổng quát và chi tiết của nội dung thanh tra.
- Nhận định, đánh giá những vấn đề nổi cộm, khả năng và dấu hiệu sai phạm về chính sách, chế độ, về quản lý và quá trình thực hiện.
- Những thuận lợi, khó khăn và tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan, tổ chức đối với đối tượng thanh tra.
- Đề xuất những nội dung cần thanh tra, trong đó nêu rõ nội dung trọng tâm, trọng điểm; những tổ chức, cơ quan, cá nhân cần đến thanh tra, xác minh.
3. Lập kế hoạch thanh tra
Kế hoạch thanh tra gồm những nội dung cơ bản sau:
Mục đích, yêu cầu cuộc thanh tra;
Nội dung thanh tra, trong đó nêu rõ nội dung trọng tâm, trọng điểm;
Danh sách các đơn vị được thanh tra, xác minh;
Thời kỳ thanh tra, thời hạn thanh tra;
Lập kế hoạch chi tiết cho từng nội dung thanh tra, trong đó nêu rõ: những công việc cần triển khai, phương pháp tiến hành, nơi cần đến làm việc, thời gian triển khai, kết thúc; nhân sự Đoàn thanh tra (Trưởng Đoàn, phó Trưởng Đoàn và các thành viên), phân công nhiệm vụ cho tổ, nhóm (nếu có) và các thành viên Đoàn thanh tra.
4. Ra quyết định, phê duyệt kế hoạch thanh tra
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trình thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp hoặc người được giao nhiệm vụ trình chánh thanh tra dự thảo quyết định thanh tra kèm theo kế hoạch thanh tra và báo cáo khảo sát.
Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước hoặc chánh thanh tra ra quyết định thanh tra, đồng thời phê duyệt kế hoạch thanh tra.
Quyết định thanh tra phải thể hiện rõ tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra; nội dung, thời kỳ và thời hạn thanh tra; thành lập Đoàn thanh tra và các tiêu chí khác (theo mẫu số 1 đính kèm).
Trường hợp cuộc thanh tra có nội dung đơn giản, thanh tra đột xuất, quyết định thanh tra được ra trước khi có kế hoạch thanh tra; nhưng sau khi có quyết định thanh tra, Trưởng Đoàn thanh tra (hoặc thanh tra viên tiến hành thanh tra độc lập) có trách nhiệm xây dựng kế hoạch thanh tra trình người ra quyết định thanh tra phê duyệt.
5. Chuẩn bị triển khai thanh tra
Khi quyết định thanh tra được lưu hành, Trưởng Đoàn thanh tra có trách nhiệm:
5.1. Thông báo kế hoạch và yêu cầu đối tượng thanh tra chuẩn bị những công việc liên quan tới buổi công bố quyết định thanh tra.
Nội dung, biểu mẫu yêu cầu đối tượng thanh tra chuẩn bị và báo cáo Đoàn thanh tra;
Thành phần dự họp công bố quyết định thanh tra;
Thời gian, địa điểm công bố quyết định thanh tra.
5.2. Họp Đoàn thanh tra, chuẩn bị các điều kiện cần thiết.
- Tổ chức họp Đoàn thanh tra để quán triệt kế hoạch thanh tra đã được phê duyệt, quy chế Đoàn thanh tra; bàn các biện pháp cụ thể để tổ chức thực hiện kế hoạch; giao nhiệm vụ cụ thể cho phó Trưởng Đoàn (nếu có) và từng thành viên Đoàn thanh tra.
- Đối với cuộc thanh tra có nhiều nội dung phức tạp hoặc cuộc thanh tra diện rộng hoặc thành phần Đoàn thanh tra có các thành viên là người của nhiều cơ quan, đơn vị tham gia; Trưởng Đoàn thanh tra hoặc người được người ra quyết định thanh tra giao nhiệm vụ, tiến hành quán triệt và tổ chức tập huấn những nội dung cần thiết, thống nhất phương pháp tiến hành.
- Chuẩn bị đầy đủ văn bản về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức liên quan đến nội dung thanh tra.
- Căn cứ nhiệm vụ được giao, từng thành viên trong Đoàn thanh tra xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết của mình, trình Trưởng Đoàn phê duyệt trước khi triển khai thanh tra. Kế hoạch phải nêu rõ nội dung công việc, phương pháp tiến hành, thời gian thực hiện.
- Chuẩn bị phương tiện, thiết bị, kinh phí và những điều kiện vật chất cần thiết khác phục vụ cho hoạt động của Đoàn thanh tra.
BƯỚC 2: TIẾN HÀNH THANH TRA
1. Công bố quyết định thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày ký quyết định thanh tra, Trưởng Đoàn thanh tra có trách nhiệm công bố quyết định thanh tra với đối tượng thanh tra.
Thực hiện công bố đầy đủ nội dung quyết định thanh tra và nêu rõ mục đích, yêu cầu, cách thức làm việc, kế hoạch tiến hành thanh tra.
Yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo Đoàn thanh tra những nội dung mà Trưởng Đoàn thanh tra đã thông báo và những nội dung khác Đoàn thanh tra thấy cần thiết.
Lập biên bản cuộc họp công bố quyết định thanh tra. Biên bản được ký giữa Trưởng Đoàn thanh tra và thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra.
2. Thực hiện thanh tra
Thực hiện thanh tra là quá trình sử dụng các phương pháp thanh tra, phát hiện, làm rõ các vấn đề, sự việc để kết luận chính xác, trung thực, khách quan. Đoàn thanh tra tiến hành theo các bước sau:
2.1. Thu thập thông tin
2.1.1. Yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra. Tài liệu gồm: Báo cáo quyết toán, các báo cáo thu, chi tài chính, sổ, biểu mẫu, chứng từ kế toán và tài liệu liên quan (nếu là thanh tra việc sử dụng ngân sách của cơ quan Thi hành án, thu chi thi hành án, thu và nộp phí THA, xây dựng và quản lý đất đai) ; báo cáo tổng kết, phân tích đánh giá, kết luận của các cơ quan đã kiểm tra, các báo cáo thống kê, tổng hợp về công tác nghiệp vụ, và tài liệu khác có liên quan.
Trưởng Đoàn hoặc người được giao chủ trì thanh tra, xác minh tại đơn vị:
- Lập phiếu yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu mà trong hồ sơ đã thu thập còn thiếu, phiếu yêu cầu nêu rõ tên tài liệu, thời gian và địa điểm cung cấp (theo mẫu số 2 đính kèm).
- Lập văn bản yêu cầu đối tượng thanh tra tổng hợp, thống kê tình hình, số liệu về thu, chi tài chính và các sự việc, hiện tượng cần thiết theo nội dung thanh tra.
2.1.2. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và báo cáo do đối tượng thanh tra cung cấp. Đoàn thanh tra có trách nhiệm kiểm đếm, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu đúng mục đích, không để thất lạc tài liệu.
2.1.3. Trường hợp cần giữ nguyên trạng tài liệu, Trưởng Đoàn thanh tra ra quyết định niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu có liên quan tới nội dung thanh tra. Việc niêm phong, mở niêm phong khai thác tài liệu hoặc huỷ bỏ niêm phong thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.2. Nghiên cứu, phân tích, xem xét, xử lý thông tin và số liệu để phát hiện những vấn đề có mâu thuẫn; nhận định những việc làm đúng, những sai phạm, những sơ hở, bất cập của cơ chế, chính sách, chế độ; làm rõ bản chất, nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
- Phân tích các báo cáo, tài liệu thu thập được để nhận diện vấn đề, sự việc.
- Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp với báo cáo; đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp; đối chiếu giữa chứng từ kế toán với việc phản ánh trên sổ kế toán.
- Kiểm tra, xác định tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan. Xác định sự phù hợp về trình tự thủ tục của chứng từ kế toán và những quy định về trình tự, thủ tục, của các hoạt động kinh tế - xã hội.
- Kiểm tra, xác định tính trung thực của chứng từ, tài liệu:
Xem xét, đối chiếu khối lượng công việc theo chứng từ với khối lượng công việc thực hiện.
Xem xét, đối chiếu các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức đã áp dụng thanh toán so với quy định của người có thẩm quyền.
Xem xét việc vận dụng thực tế so với các quy định của chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức của người có thẩm quyền.
- Trong quá trình thanh tra phát hiện có dấu hiệu giấy phép được cấp hoặc sử dụng trái phép; chiếm đoạt, chiếm dụng, sử dụng trái phép tài sản, công quỹ; có hành vi đang hoặc sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân thì Trưởng Đoàn thanh tra ra quyết định kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ hành vi sai trái hoặc báo người có thẩm quyền quyết định. Việc kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.3. Ký bản xác nhận hoặc biên bản làm việc về tình hình, số liệu theo từng nội dung, sự việc dự kiến kết luận với đối tượng thanh tra.
2.4. Đối chiếu tình hình, số liệu đã ký xác nhận, đã thu thập được với chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và diễn biến thực tế, đưa ra dự kiến kết luận về sự việc được phát hiện.
2.5. Củng cố chứng cứ, cơ sở pháp lý để kết luận đúng, sai, nguyên nhân sai phạm và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
2.5.1. Yêu cầu giải trình:
Đối với những sự việc, tài liệu phản ánh chưa rõ, chưa đủ cơ sở kết luận, Đoàn thanh tra chuẩn bị chi tiết nội dung yêu cầu đối tượng thanh tra giải trình bằng văn bản (có chữ ký của người giải trình).
2.5.2. Đối thoại, chất vấn:
Trường hợp giải trình của đối tượng chưa rõ, tiến hành tổ chức đối thoại, chất vấn đối tượng thanh tra để làm rõ thêm đúng, sai về nội dung và trách nhiệm của tập thể, cá nhân.
Người tổ chức đối thoại, chất vấn phải chuẩn bị chi tiết nội dung đối thoại, câu hỏi chất vấn; câu hỏi có trọng tâm, trọng điểm để đối tượng trả lời. Người tiến hành đối thoại, chất vấn phải chủ động, tập trung vào nội dung chủ định, không đi vào nội dung, sự việc không liên quan.
Kết thúc đối thoại, chất vấn lập biên bản, ghi đầy đủ, chính xác những sự việc hai bên đã trao đổi; trường hợp cần thiết thì ghi âm lại toàn bộ cuộc đối thoại, chất vấn.
2.5.3. Thẩm tra, xác minh:
Những chứng cứ và giải trình của đối tượng thanh tra chưa rõ, thành viên Đoàn thanh tra kịp thời báo cáo Trưởng Đoàn để thẩm tra, xác minh.
Trước khi thực hiện thẩm tra, xác minh phải lập kế hoạch. Kết quả việc thẩm tra, xác minh được lập biên bản kèm theo đầy đủ tài liệu chứng minh.
2.5.4. Làm việc với cơ quan quản lý có liên quan:
Làm việc với cơ quan chủ quản về những sự việc liên quan đến chỉ đạo, quyết định của cấp trên.
Làm việc với các cơ quan ban hành chính sách, chế độ có liên quan đến những sự việc dự kiến kết luận mà chính sách, chế độ chưa quy định hoặc quy định chưa rõ.
Kết thúc làm việc phải lập biên bản, trường hợp không đến làm việc trực tiếp thì có yêu cầu bằng văn bản.
2.5.5. Làm việc với cán bộ, quần chúng có liên quan:
Trường hợp có nhiều cán bộ, quần chúng phản ánh sự việc liên quan đến nội dung thanh tra, Trưởng Đoàn thanh tra nghiên cứu, đề xuất, báo cáo người ra quyết định thanh tra có kế hoạch nghe ý kiến phản ánh của cán bộ, quần chúng trong phạm vi đơn vị được thanh tra; ý kiến của cán bộ, quần chúng được ghi chép đầy đủ.
2.6. Trưng cầu giám định.
Đối với những vấn đề về chuyên môn, kỹ thuật của các lĩnh vực khác nhau nhưng Đoàn thanh tra không đủ khả năng kết luận về chuyên môn, kỹ thuật đó thì Trưởng Đoàn thanh tra báo cáo người ra quyết định thanh tra quyết định trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định thực hiện theo quy định của pháp luật.
2.7. Hoàn thiện số liệu, chứng cứ.
Sau khi làm rõ nguyên nhân đúng, sai, tiến hành rà soát, hoàn thiện hồ sơ chứng lý, thu thập bổ sung tài liệu, chứng cứ và ký kết với đối tượng thanh tra các biên bản làm việc hoặc bản xác nhận số liệu còn thiếu.
2.8. Xử phạt vi phạm hành chính.
Trong quá trình thanh tra, phát hiện sai phạm phải xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật thì thanh tra viên hoặc Trưởng Đoàn thanh tra lập biên bản vi phạm hành chính, ra quyết định xử phạt hành chính hoặc chuyển đến người có thẩm quyền xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính.
3. Bàn giao hồ sơ, tài liệu
Ngay sau khi kết thúc công việc, người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm:
- Bàn giao các biên bản làm việc, bản xác nhận số liệu và toàn bộ chứng cứ thu thập được cho Trưởng Đoàn thanh tra; tài liệu được lập thành danh mục, đánh số thứ tự.
Lập báo cáo tóm tắt sự việc, đề xuất kết luận và kiến nghị xử lý, nêu rõ căn cứ của đề xuất.
- Giao trả hồ sơ tài liệu không cần giữ cho đối tượng thanh tra; việc giao trả được lập thành biên bản (theo mẫu số 3 kèm theo).
4. Lập biên bản thanh tra
Trưởng Đoàn thanh tra lập biên bản thanh tra với thủ trưởng cơ quan, tổ chức có tên trong quyết định thanh tra. Biên bản thanh tra nêu rõ kết quả từng nội dung thanh tra; nguyên nhân, chứng cứ để kết luận.
5. Gia hạn thanh tra
Trường hợp cần thiết phải tăng thêm thời hạn thanh tra, Trưởng Đoàn thanh tra báo cáo người ra quyết định thanh tra quyết định gia hạn và chỉ tiến hành khi quyết định được ban hành.
6. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong quá trình thanh tra
6.1. Báo cáo của thành viên Đoàn thanh tra.
Trong quá trình thanh tra, các thành viên, tổ trưởng, nhóm trưởng (nếu có) có trách nhiệm thường xuyên báo cáo Trưởng Đoàn về tình hình, kết quả công việc được phân công và những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo.
6.2. Báo cáo của Trưởng Đoàn thanh tra.
- Định kỳ hằng tuần, Trưởng Đoàn thanh tra có trách nhiệm báo cáo tình hình, kết quả thanh tra cho thủ trưởng cơ quan thanh tra và người ra quyết định thanh tra. Báo cáo những thuận lợi, khó khăn, những nơi đã và đang làm việc, nội dung thanh tra, kết quả thanh tra, những vấn đề cần phải xin ý kiến chỉ đạo và kế hoạch tuần tiếp theo.
- Trường hợp phát sinh những vấn đề khó khăn, vướng mắc vượt khả năng và thẩm quyền của Trưởng Đoàn thì Trưởng Đoàn có trách nhiệm báo cáo kịp thời người ra quyết định và thủ trưởng cơ quan thanh tra cùng cấp xin ý kiến chỉ đạo.
BƯỚC 3: KẾT THÚC THANH TRA
1. Thực hiện thời hạn thanh tra
Trưởng Đoàn thanh tra tổ chức thanh tra đảm bảo kết thúc thanh tra tại đơn vị theo đúng thời hạn quy định trong quyết định thanh tra và quyết định gia hạn (nếu có).
2. Báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày kết thúc thanh tra tại đơn vị, Trưởng Đoàn thanh tra phải có báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra gửi người ra quyết định thanh tra.
Trong quá trình lập báo cáo và dự thảo kết luận thanh tra, nếu có những vấn đề còn vướng mắc về xử lý, Trưởng Đoàn chủ động trao đổi, tham khảo ý kiến của các cơ quan có liên quan để đảm bảo cho việc kết luận được chính xác, khách quan.
Báo cáo kết quả thanh tra (do Trưởng Đoàn ký) phản ánh đầy đủ kết quả những nội dung công việc đã thanh tra; những nội dung chưa tiến hành hoặc tiến hành ngoài quyết định và kế hoạch thanh tra được duyệt, nguyên nhân; những ý kiến không thống nhất của đối tượng thanh tra hoặc của thành viên Đoàn thanh tra; những đề xuất về chính sách, chế độ và quản lý. Mỗi nội dung kết luận phải nêu rõ sự việc, căn cứ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, hình thức xử lý, thời hạn chấp hành.
Dự thảo kết luận thanh tra chỉ phản ánh nội dung kết luận và kiến nghị xử lý. Mỗi nội dung kết luận phải nêu rõ sự việc, căn cứ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, hình thức xử lý, thời hạn chấp hành.
Báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra trình người ra kết luận thanh tra phải có đầy đủ ý kiến tham gia bằng văn bản của các thành viên trong Đoàn thanh tra. Ý kiến tham gia phải khẳng định có đồng ý hay không đồng ý với báo cáo, dự thảo kết luận của Trưởng Đoàn về nội dung công việc của bản thân mình trực tiếp làm và các nội dung do người khác thực hiện; trường hợp không đồng ý thì phải nêu rõ nguyên nhân, chứng lý.
3. Kết luận và lưu hành kết luận thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả thanh tra, người ra quyết định thanh tra xem xét nội dung báo cáo và ra kết luận thanh tra.
Trước khi trình người ra kết luận, bộ phận hoặc người được giao nhiệm vụ tiến hành rà soát dự thảo kết luận, tham mưu giúp người ra kết luận quyết định.
Trong quá trình ra kết luận thanh tra, người ra quyết định thanh tra yêu cầu Trưởng Đoàn thanh tra, thành viên Đoàn thanh tra hoặc đối tượng thanh tra giải trình để làm rõ thêm những vấn đề mà báo cáo của Trưởng Đoàn chưa rõ. Trường hợp cần thiết, người ra quyết định thanh tra yêu cầu tiến hành thanh tra bổ sung để có đủ căn cứ kết luận.
Trước khi ra kết luận người kết luận thanh tra có thể tổ chức làm việc với đối tượng thanh tra về dự thảo kết luận thanh tra hoặc gửi dự thảo kết luận thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra trả lời bằng văn bản, nêu rõ những nội dung chưa thống nhất, nguyên nhân và chứng cứ.
Khi có kết luận chính thức, người ra kết luận thanh tra tổ chức công bố hoặc gửi kết luận thanh tra cho đối tượng thanh tra.
Người ra kết luận thanh tra có thể uỷ quyền tổ chức làm việc với đối tượng thanh tra về dự thảo kết luận thanh tra hoặc công bố kết luận thanh tra.
Kết thúc làm việc về dự thảo kết luận hoặc công bố kết luận thanh tra phải lập biên bản ghi ý kiến hai bên.
Việc gửi kết luận thanh tra thực hiện theo quy định tại Điều 43 Luật Thanh tra và Điều 35 Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25/3/2005 của Chính phủ. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc xử lý sau thanh tra hoặc có trách nhiệm thực hiện kết luận thanh tra, thấy không cần thiết gửi toàn bộ kết luận thì trích nội dung kết luận có liên quan hoặc có văn bản đối với từng sự việc gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân đó.
4. Bàn giao, lưu trữ hồ sơ thanh tra
Sau khi lưu hành kết luận thanh tra, trong thời hạn hai ngày làm việc, Trưởng Đoàn có trách nhiệm bàn giao hồ sơ cuộc thanh tra cho những bộ phận, người được giao nhiệm vụ theo quy định của pháp luật.
Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, lưu cùng hồ sơ cuộc thanh tra.
5. Họp rút kinh nghiệm Đoàn thanh tra
Trưởng Đoàn có trách nhiệm triệu tập các thành viên trong đoàn họp rút kinh nghiệm, đánh giá những ưu, nhược điểm trong quá trình điều hành, quá trình thanh tra của từng người, rút ra những bài học kinh nghiệm, kiến nghị khen thưởng người làm tốt và xử lý những cán bộ có sai phạm.
Cuộc họp rút kinh nghiệm được thực hiện ngay sau khi lưu hành kết luận thanh tra và lập thành biên bản lưu hồ sơ thanh tra.
Trên đây là quy trình thực hiện một cuộc thanh tra đã được áp dụng tại Thanh tra Bộ Tư pháp, chúng tôi xin trình bày để các cán bộ làm công tác thanh tra, đặc biệt là thanh tra trong ngành Tư pháp và các độc giả cùng tham khảo. Chúng tôi rất mong tiếp nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng nghiệp vụ cho Ngành, chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng – Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn.