Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được, tổ chức và hoạt động công chứng còn bộc lộ một số hạn chế như hoạt động công chứng và chất lượng của một bộ phận công chứng viên nhìn chung còn bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra; công tác quản lý Nhà nước về công chứng còn nhiều lúng túng; công tác báo cáo, kiểm tra, xử lý vi phạm về hoạt động công chứng chưa theo kịp tình hình và chưa đi vào nền nếp; cơ sở dữ liệu thông tin chung về công chứng chưa được triển khai xây dựng ở hầu hết các địa phương, nhất là việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng...; Luật Công chứng và Nghị định số 02/2008/NĐ-CP còn thiếu những quy định chi tiết về một số vấn đề như Giấy tờ chứng minh là người được miễn đào tạo nghề công chứng, miễn tập sự hành nghề công chứng; quy định về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên, tên gọi, biển hiệu Văn phòng công chứng; trình tự, thủ tục cấp thẻ công chứng viên; việc công chứng ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng... Mặt khác, trong thực tiễn quản lý hoạt động công chứng đã phát sinh những vấn đề cần được hướng dẫn, tháo gỡ như vấn đề bàn giao hồ sơ công chứng khi tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động... Bên cạnh đó, thực hiện Nghị quyết số 25/NQ-CP ngày 2/6/2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa 258 thủ tục hành chính thuộc chức năng quản lý nhà nước của Bộ, ngành, trong đó có nêu một số thủ tục hành chính được quy định trong Luật Công chứng như thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; thủ tục thành lập Văn phòng công chứng; thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng chưa có quy định cụ thể về cách thức nộp hồ sơ và số lượng hồ sơ phải nộp... Do vậy, ngày 27/6/2011, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 11/2011/TT-BTP hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng.
Phạm vi điều chỉnh của Thông tư về các vấn đề sau đây: Hướng dẫn, quy định cụ thể một số vấn đề liên quan đến công chứng viên gồm hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên (Điều 1); Thẻ công chứng viên và trình tự, thủ tục cấp, cấp lại và thu hồi thẻ công chứng viên (Điều 2, Điều 3, Điều 4, Điều 5); Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên (Điều 6); Hướng dẫn, quy định cụ thể một số vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng gồm: Loại hình Văn phòng công chứng (Điều 7); Tên gọi của Văn phòng công chứng, biển hiệu của tổ chức hành nghề công chứng, hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và địa điểm công chứng (Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11); Thủ tục bàn giao hồ sơ công chứng khi tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động (Điều 12); Cấp bản sao văn bản công chứng (Điều 13); Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác (Điều 14); Trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động (Điều 15); Lập sổ theo dõi công việc (Điều 16); Hướng dẫn, quy định cụ thể một số vấn đề liên quan đến trách nhiệm của Sở Tư pháp trong quản lý Nhà nước đối với hoạt động công chứng và ban hành một số biểu mẫu, giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng (Điều 17, Điều 18, Điều 19, Điều 20, Điều 21, Điều 22).
Thông tư quy định những nội dung cơ bản sau đây:
Về hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên
Thông tư quy định cụ thể về hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nhằm mục đích nâng cao một bước về chất lượng công chứng viên được bổ nhiệm và mẫu hóa các giấy tờ này để bảo đảm chặt chẽ trong quy trình thẩm tra, xem xét hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Đối với hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên của người được miễn đào tạo nghề công chứng, người được miễn tập sự hành nghề công chứng, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ủy quyền cho Giám đốc Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các việc sau đây: Sở Tư pháp nơi người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đăng ký thường trú tiếp nhận hồ sơ. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, trường hợp đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật thì nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp. Ngoài ra, Thông tư cũng đề cao vấn đề tự chịu trách nhiệm về tính xác thực của những giấy tờ mà người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã khai trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thực hiện Nghị quyết số 25/NQ-CP ngày 2/6/2010 của Chính phủ về việc đơn giản hóa 258 thủ tục hành chính thuộc chức năng quản lý nhà nước của Bộ, ngành, Thông tư quy định cụ thể, rõ ràng về số lượng hồ sơ cũng như phương thức gửi hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công viên và hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Điều 1).
Về Thẻ công chứng viên
Để tăng cường quản lý Nhà nước đối với hoạt động công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng, Thông tư quy định rõ thẻ công chứng viên là căn cứ chứng minh tư cách hành nghề công chứng. Công chứng viên phải mang theo thẻ khi hành nghề. Đối với trường hợp công chứng viên thay đổi nơi hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục đề nghị Bộ Tư pháp cấp lại thẻ công chứng viên. Sở Tư pháp có trách nhiệm tập hợp các đề nghị cấp thẻ, rà soát, xác minh xem hiện công chứng viên có đang hành nghề hay không để trên cơ sở đó đề nghị Bộ Tư pháp cấp thẻ (Điều 2, Điều 3, Điều 4, Điều 5).
Về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp công chứng viên
Để hướng dẫn quy định của Luật Công chứng về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên, Thông tư quy định Văn phòng công chứng và tổ chức bảo hiểm thỏa thuận về nội dung bảo hiểm, mức bảo hiểm, quy định việc mua bảo hiểm cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của Văn phòng công chứng (Điều 6).
Về tên gọi của Văn phòng công chứng
Thông tư quy định rõ tên gọi của Văn phòng công chứng không được đánh số thứ tự gây nhầm lẫn với tên gọi của Phòng công chứng, hướng dẫn cụ thể về trình tự, thủ tục thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng (Điều 8).
Về địa điểm công chứng
Thông tư quy định việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng chỉ thực hiện trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 39 của Luật Công chứng và do tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm xem xét từng trường hợp cụ thể để quyết định thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở. Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên phải ghi rõ lý do và địa điểm công chứng vào văn bản công chứng (Điều 11).
Về thủ tục bàn giao hồ sơ công chứng khi tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động
Thông tư hướng dẫn khoản 4 Điều 54 Luật Công chứng quy định cụ thể về trình tự, thủ tục bàn giao hồ sơ công chứng (Điều 12).
Về cấp bản sao văn bản công chứng
Thông tư hướng dẫn Điều 55 Luật Công chứng quy định cụ thể về trình tự, thủ tục, thời hạn cấp bản sao văn bản công chứng (Điều 13).
Về thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác
Thực tiễn hoạt động công chứng thời gian qua cho thấy, một số tổ chức hành nghề công chứng có biểu hiện không niêm yết rõ ràng về mức thù lao công chứng, chi phí khác trong hoạt động công chứng dẫn đến việc người yêu cầu công chứng bị nhầm lẫn giữa mức phí công chứng với mức thù lao công chứng và chi phí khác. Để khắc phục tình trạng này, Thông tư quy định rõ tổ chức hành nghề công chứng phải thu đúng, thu đủ phí công chứng và quy định rõ về mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết. Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng (Điều 14).
Về lập sổ theo dõi công việc
Thông tư quy định cụ thể về việc tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc lập sổ theo dõi công việc bao gồm Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; Sổ theo dõi việc sử dụng lao động và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan. Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, nhằm phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê các số liệu về công chứng. Sổ theo dõi việc sử dụng lao động được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (Điều 16).
Về quản lý nhà nước về công chứng
Thông tư hướng dẫn cụ thể hơn vai trò, trách nhiệm của Sở Tư pháp, nâng cao tính chủ động trong quá trình quản lý, chủ trì, phối hợp với các sở, ngành liên quan theo dõi, kiểm tra tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương.
Về quy định chuyển tiếp
Thông tư quy định đối với công chứng viên đã được cấp thẻ trước ngày Luật Công chứng có hiệu lực, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, công chứng viên phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp thẻ công chứng viên mới theo quy định tại Điều 3 của Thông tư này; Đối với tổ chức hành nghề công chứng đã có tên gọi, biển hiệu trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà tên gọi, biển hiệu đó không phù hợp với quy định tại Điều 8, Điều 9 của Thông tư này, trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện thay đổi lại tên gọi, biển hiệu.
Thông tư số 11/2011/TT-BTP có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 8
Tấn Vinh