Sau hơn 4 tháng triển khai công tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh Lào Cai đã đạt được một số kết quả nhất định. Tuy nhiên, cũng còn một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện cần phải có giải pháp tháo gỡ kịp thời.
Công tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, trước khi Nghị định số 79/2007/NĐ-CP có hiệu lực thi hành thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng và UBND cấp huyện. Trên địa bàn tỉnh Lào Cai có 10 đầu mối thực hiện công tác công chứng, chứng thực là 01 Phòng Công chứng và UBND 09 huyện, thành phố, trong quá trình thực hiện cũng gặp một số khó khăn, vướng mắc đó là sự quá tải của Phòng Công chứng. Thực hiện Luật Công chứng, ngày 18/5/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã phân cấp mạnh cho cơ sở, theo đó trên địa bàn tỉnh Lào Cai có 164 xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ bằng tiếng việt và 09 Phòng Tư pháp thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Về lý thuyết thì khi có nhiều đầu mối cùng thực hiện công tác chứng thực và thẩm quyền chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thì sẽ rất thuận lợi cho người dân khi có yêu cầu chứng thực. Nhưng thực tế ở Lào Cai nhiều người dân lại phàn nàn “Đi công chứng ở Phòng Công chứng thời gian chờ đợi không lâu bằng ở đây (phường, xã)”. Vậy vấn đề đặt ra ở đây là công tác chứng thực chuyển xuống cho các xã, phường, thị trấn thực hiện đối với Lào Cai đã thực sự phát huy hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân chưa? trong khi các điều kiện về cơ sở vật chất như máy Phô tô copy, máy vi tính, phòng làm việc, phòng chờ cho khách; kho đựng tài liệu…. Của các cơ quan thực hiện công tác chứng thực còn rất khó khăn, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm công tác tư pháp hộ tịch còn yếu về trình độ và thiếu về số lượng. Sự chậm trễ, lỗi hẹn với người dân khi đi chứng thực ở Lào Cai là do nhiều nguyên nhân, trong đó có cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
Xét về nguyên nhân khách quan thì khó khăn thứ nhất là về cơ sở vật chất: Hiện nay đa số các xã, phường, thị trấn và Phòng Tư pháp cấp huyện trong tỉnh chưa được trang bị máy Phô tô copy, đặc biệt một số các xã vùng sâu, vùng xa chưa có điện lưới quốc gia dẫn đến khi công dân có nhu cầu chứng thực phải đi phô tô copy giấy tờ, văn bản ở ngoài, thậm chí có nơi phải đi rất xa. Thực tế, sau 4 tháng thực hiện chứng thực theo quy định tại Nghị định số 79 UBND phường Kim Tân (một phường trung tâm) của Thành phố Lào Cai đã thực hiện được 10.288 việc chứng thực; Trong khi đó UBND xã Mường Vi của huyện Bát Xát tỉnh Lào Cai mới thực hiện được 122 việc chứng thực, nhu cầu chứng thực của người dân ở xã Mường Vi huyện Bát Xát lớn hơn rất nhiều so với kết quả UBND xã đã thực hiện, nhưng do UBND xã chưa có máy phô tô copy và trên địa bàn xã cũng không có dịch vụ phô tô copy. Do vậy, người dân ở đây muốn chứng thực văn bản, tài liệu đã phải đi xuống xã Bản Vược (cách 9 km) hoặc ra Thị trấn Bát Xát cách hơn 20 km mới phô tô copy được văn bản, dẫn đến tình trạng những xã, thị trấn ở vùng thấp, trung tâm huyện thì rất nhiều việc đôi khi quá tải.
Khó khăn thứ hai là về con người (đội ngũ cán bộ): Theo quy định hiện hành thì hầu hết các xã, phường, thị trấn trong tỉnh Lào Cai chỉ có 01 cán bộ làm công tác Tư pháp - hộ tịch. Để đảm đương được nhiệm vụ theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch thì cán bộ làm công tác này cũng đã rất vất vả vì lượng việc về công tác hộ tịch không nhiều nhưng địa bàn của một xã, phường lại rất rộng, để nắm bắt kịp thời và quán xuyến hết công việc đòi hỏi người cán bộ tư pháp phải có trình độ, năng lực và tận tâm với công việc thì mới hoàn thành tốt được nhiệm vụ. Vậy mà, đến nay theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch của xã, phường, thị trấn lại phải đảm đương thêm nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm định các yêu cầu chứng thực hàng ngày. Với nhiệm vụ này đòi hỏi cán bộ Tư pháp - hộ tịch phải thường trực tại Văn phòng hàng ngày để tiếp nhận hồ sơ, như vậy là rất khó khăn để hoàn thành tốt được mọi nhiệm vụ. Do đó để đảm bảo thực hiện được tất cả các nhiệm vụ nhiều xã, phường trong tỉnh đã đặt lịch và nhận hồ sơ thực hiện chứng thực vào một số ngày hoặc các buổi sáng trong tuần. Việc đặt lịch này chỉ là giải pháp trước mắt vì sẽ rất “buồn” cho người dân nếu đi chứng thực không phải ngày làm việc theo lịch của UBND xã, phường, đành phải quay về hoặc lại tiếp tục đến các xã, phường khác.
Xét về nguyên nhân chủ quan thì một số vướng mắc gây khó khăn cho người dân khi đi chứng thực thuộc về lãnh đạo UBND các xã, phường, thị trấn và cán bộ làm công tác tư pháp hộ tịch. Theo quy định tại Khoản 2 - Điều 14 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực. Tuy nhiên, đến nay sau 4 tháng thực hiện, qua phản ánh của người dân thì hầu hết các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Lào Cai chưa thực hiện nghiêm túc quy định này. Mặt khác công tác chứng thực ở xã, phường do 03 văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh, đó là: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc, văn bản từ chối di chúc và các việc khác theo quy định của pháp luật; Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 của Liên bộ Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt. Như vậy, sẽ phải căn cứ vào 03 văn bản trên để niêm yết công khai thẩm quyền, thủ tục, thời gian thực hiện chứng thực. Ngoài những khó khăn, vướng mắc ở trên thì còn một khó khăn vướng mắc mà gây rất nhiều bức xúc trong nhân dân đó là trình độ của cán bộ Tư pháp - hộ tịch cấp xã còn rất nhiều hạn chế, chưa nắm vững các quy định của pháp luật hay nói cách khác là “chưa thuộc việc” dẫn đến tình trạng chỉ một yêu cầu thôi nhưng hướng dẫn cho người dân thì thiếu trước hụt sau, do vậy mà người dân phải đi lại rất nhiều lần gây mất thời gian, tốn kém tiền của, công sức của người dân.
Một trong những vướng mắc từ các quy định của pháp luật cũng cần phải được tháo gỡ kịp thời, đó là theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực do HĐND tỉnh, thành phố quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, đến nay Bộ Tài chính vẫn chưa có hướng dẫn nên các địa phương vẫn thực hiện thu lệ phí chứng thực theo Thông tư số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Liên bộ Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp, song mỗi địa phương thu một kiểu không thống nhất. Cụ thể, chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định là thu 10.000đ/trường hợp, vậy “trường hợp” ở đây phải hiểu thế nào? khi công dân có nhu cầu dịch một bản Hộ chiếu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và cần sử dụng 02 bản tiếng Việt thì sẽ được hiểu là 01 trường hợp hay 02 trường hợp vì thực tế người dịch sẽ phải ký 02 chữ ký trên 02 bản dịch cùng nội dung. Nếu hiểu đây là 02 trường hợp thì Phòng Tư pháp sẽ phải ký, đóng dấu và vào sổ 02 lần với hai số khác nhau, còn nếu vào sổ 01 lần và chỉ 01 số thì có được hiểu đây là 01 trường hợp không? và việc thu lệ phí như thế nào cho đúng. Thực tế ở Lào Cai đối với trường hợp này có nơi thu 10.000đ/trường hợp và có nơi thu 20.000đ/trường hợp. Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 2 - Điều 21 - Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Căn cứ quy định này thì các trường hợp chứng thực chữ ký trong bản dịch có phải lưu không? và có thu lệ phí bản lưu tại cơ quan chứng thực không?. Để thực hiện thống nhất các quy định các cơ quan có thẩm quyền cần phải có hướng dẫn cụ thể, rõ ràng tránh tình trạng hiểu thế nào cũng được.
Để công tác chứng thực đi vào nề nếp, khắc phục những lúng túng, lỗi hẹn với người dân khi đi chứng thực cần phải có những giải pháp thật cụ thể, rõ ràng. Cần có cơ chế trang bị cơ sở vật chất cho các xã, phường, thị trấn để khắc phục những khó khăn thiếu thốn; về đội ngũ cán bộ làm công tác Tư pháp - hộ tịch đối với những phường, xã trung tâm lượng việc nhiều cần phải tăng thêm biên chế; đối với những nơi cán bộ chưa đạt chuẩn về trình độ cần có kế hoạch đưa đi đào tạo hoặc thay thế cán bộ; ngoài ra có thể thực hiện việc luân chuyển cán bộ làm công tác Tư pháp - hộ tịch giữa các địa phương (phường, xã) đây là biện pháp cần thiết, lấy xây là chính nhằm hạn chế tình trạng gây khó khăn để nhũng nhiễu khi thực thi công vụ. Các quy định pháp luật chưa rõ ràng dẫn đến hiểu thế nào cũng được cần phải có sự hướng dẫn kịp thời của cơ quan chức năng. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực chứng thực cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, thị sát bằng nhiều biện pháp và hình thức khác nhau tránh làm qua loa, hình thức chỉ kiểm tra trên sổ sách và giấy tờ lưu trữ còn hiện tượng “gây khó khăn, phiền hà, nhũng nhiễu người dân lại không được lưu trữ” do vậy sau khi kiểm tra cũng không phát hiện được.
Tùng Dương