Trong bối cảnh Chính phủ yêu cầu chuyển mạnh từ cải cách trên giấy tờ sang cải cách dựa trên dữ liệu, Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn đã thể hiện rõ vai trò cơ quan nòng cốt, chủ động triển khai đồng bộ nhiều nhiệm vụ để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính theo hướng thay thế hồ sơ giấy bằng khai thác dữ liệu điện tử.
Tinh thần chỉ đạo xuyên suốt, sự vào cuộc quyết liệt của lãnh đạo Sở cùng các phòng chuyên môn, UBND cấp xã, phường đã tạo bước chuyển thực chất, đặt nền móng cho giai đoạn cải cách mới trong lĩnh vực tư pháp của tỉnh.
Chia sẻ với phóng viên, ông Phạm Hùng Trường, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn khẳng định: “Cải cách thủ tục hành chính trên nền tảng dữ liệu không chỉ là nhiệm vụ cấp bách mà còn là yêu cầu bắt buộc để tạo thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp”.
Ông Phạm Hùng Trường, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn. (Ảnh: Lê Hanh)
Lấy dữ liệu làm trung tâm, lấy chất lượng làm thước đo
Ngay sau khi nhận được Công văn số 6723/BTP-CTXDVBQPPL ngày 23/10/2025 của Bộ Tư pháp và chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 8273/VP-TTPVHCC ngày 24/10/2025, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 2983/STP-VP ngày 27/10/2025 về việc phối hợp rà soát, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC) có thành phần hồ sơ thay thế bằng dữ liệu theo Công điện số 201/CĐ-TTg ngày 22/10/2025 của Thủ tướng Chính phủ.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, phạm vi quản lý đề nghị Phòng Nghiệp vụ II - Sở Tư pháp và UBND các xã, phường trên địa bàn tỉnh khẩn trương rà soát, đề xuất cắt giảm, đơn giản hóa các TTHC lĩnh vực tư pháp có thành phần hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu điện tử và coi đây là nhiệm vụ cấp bách, cần khẩn trương tập trung hoàn thành. Đồng thời, Sở đã giao cho công chức đầu mối phụ trách công tác kiểm soát TTHC của Sở chủ trì, phối hợp với phòng chuyên môn có liên quan tổ chức triển khai chi tiết các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng và phạm vi rà soát theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Bộ Tư pháp.
Trong quá trình triển khai rà soát, Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn xác định rõ quan điểm chỉ đạo của Bộ Tư pháp là lấy dữ liệu làm nền tảng và chỉ thực hiện cắt giảm, thay thế hồ sơ giấy khi dữ liệu đã “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung” giữa các hệ thống. Điều này có nghĩa là, chỉ khi dữ liệu của người dân, doanh nghiệp được cập nhật đầy đủ, đồng bộ, có khả năng khai thác và xác thực qua môi trường điện tử, thì cơ quan nhà nước mạnh dạn bỏ yêu cầu nộp lại các bản giấy.
.jpg)
Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn tổ chức Hội nghị tập huấn trực tuyến nghiệp vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. (Ảnh: Lê Hanh)
Tinh thần của Bộ và của tỉnh là “không làm hình thức, không cắt giảm trên giấy tờ”, mà gắn việc rà soát với thực tiễn chuyển đổi số. Vì vậy, Sở Tư pháp đã phối hợp với các đơn vị chức năng rà soát toàn bộ danh mục thủ tục thuộc lĩnh vực tư pháp - trong đó ưu tiên các nhóm có thể khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu công chứng - chứng thực.
Các phòng chuyên môn của Sở đã phân tích từng loại giấy tờ trong thành phần hồ sơ, đối chiếu với nguồn dữ liệu hiện có để xác định khả năng thay thế. Nhờ cách làm này, việc rà soát không chỉ đáp ứng yêu cầu về số lượng thủ tục cắt giảm mà còn hướng đến chất lượng dữ liệu và tính bền vững của cải cách. Có thể nói, tinh thần “dữ liệu đến đâu - cải cách đến đó” đã trở thành nguyên tắc xuyên suốt trong công tác kiểm soát TTHC của Sở Tư pháp Lạng Sơn.
Trong quá trình rà soát, Sở Tư pháp đã chỉ rõ những thủ tục gây mất thời gian, chi phí tuân thủ, nhất là các thủ tục: lĩnh vực hộ tịch, lĩnh vực quốc tịch, chứng thực. Các “điểm nghẽn” chủ yếu xuất phát từ việc dữ liệu chưa được chia sẻ đồng bộ, dẫn đến phải yêu cầu người dân xuất trình nhiều giấy tờ trùng lặp.
Để giải quyết, Sở Tư pháp đã chỉ đạo cắt giảm mạnh thành phần hồ sơ với những giấy tờ có sẵn trong các CSDL; thúc đẩy giải quyết trực tuyến; chuẩn hóa quy trình nội bộ và tăng cường tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tại cơ sở để hạn chế yêu cầu người dân bổ sung thành phần hồ sơ không cần thiết.
Tăng tốc xây dựng, liên thông và chia sẻ dữ liệu
Đến nay, tỉnh Lạng Sơn đã khẩn trương thực hiện việc kết nối, đồng bộ dữ liệu với CSDL quốc gia về dân cư; Tăng tốc số hóa, chuẩn hóa dữ liệu hộ tịch; Hệ thống giải quyết TTHC của tỉnh đã kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia. Các cơ quan phối hợp như Công an tỉnh, Sở Khoa học & Công nghệ cùng Sở Tư pháp đã thống nhất danh mục dữ liệu dùng chung, tạo nền tảng cho việc thay thế hồ sơ giấy bằng dữ liệu số. Trên cơ sở Danh mục TTHC có thành phần hồ sơ có chứa 01 trong 15 loại giấy tờ có thể thay thế bằng dữ liệu mà Bộ Công an đã rà soát bước đầu, Sở Tư pháp đã thực hiện rà soát, khẳng định danh mục TTHC có thành phần hồ sơ sẵn sàng thay thế ngay bằng dữ liệu của Bộ, ngành và đề xuất phương án cắt giảm, đơn giản hóa theo quy định.
Theo đó, tiến độ được đánh giá “cơ bản đáp ứng yêu cầu của Nghị quyết 66/NQ-CP”, nhiều chỉ tiêu được tăng tốc thực hiện xuyên suốt quý IV/2025.
Để bảo đảm triển khai hiệu quả hệ thống giải quyết TTHC đến tận cấp cơ sở, Lạng Sơn đã quan tâm bố trí đầy đủ nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị cho UBND cấp xã, phường. Hiện 100% đơn vị cấp xã đã được trang bị máy tính, máy in, máy quét, đường truyền Internet và tài khoản sử dụng hệ thống thông tin giải quyết TTHC thống nhất của tỉnh. Đội ngũ công chức tham mưu phụ trách công tác Tư pháp và công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã được phân công rõ ràng, thường xuyên được tập huấn về quy trình, kỹ năng khai thác Cơ sở dữ liệu dân cư, hộ tịch điện tử và tiếp nhận - xử lý hồ sơ trực tuyến.
Tuy nhiên, Sở Tư pháp tỉnh cũng thẳng thắn chỉ ra thực tế còn khó khăn: Đường truyền yếu tại vùng cao, thiết bị xuống cấp, năng lực số chưa đồng đều và thói quen nộp hồ sơ trực tiếp vẫn phổ biến. Lãnh đạo Sở đã đề xuất tỉnh bổ sung trang thiết bị, tăng cường đào tạo và đẩy mạnh tuyên truyền để người dân quen dần với dịch vụ công trực tuyến.
Cơ chế phản hồi nhanh - công cụ quan trọng để chỉ đạo cắt giảm kịp thời
Nhận thức rõ phản ánh của người dân và doanh nghiệp là “thước đo chân thực nhất”, Sở Tư pháp duy trì nhiều kênh tiếp nhận: Cổng Dịch vụ công tỉnh, đường dây nóng, email, tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa.
Việc tiếp nhận và xử lý các phản ánh, kiến nghị về TTHC giúp lãnh đạo Sở chỉ đạo rà soát, cắt giảm đúng trọng tâm, đúng thủ tục đang gây phiền hà, tạo cải cách thực chất chứ không chỉ mang tính kỹ thuật.
Từ thực tiễn triển khai, lãnh đạo Sở Tư pháp Lạng Sơn cho biết tỉnh luôn áp dụng ba nhóm kinh nghiệm.
Cụ thể, kinh nghiệm xuất phát từ thực tiễn - ưu tiên các thủ tục phát sinh nhiều: Đó là lĩnh vực hộ tịch, chứng thực, quốc tịch… Những thủ tục có lượng hồ sơ phát sinh lớn được ưu tiên đánh giá để giảm chi phí và thời gian cho người dân và doanh nghiệp
Chú trọng việc lấy ý kiến công chức ở Bộ phận Một cửa các cấp và người dân, doanh nghiệp, là các nhóm đối tượng hiểu rõ nhất những khâu gây phiền hà, bất hợp lý trong giấy tờ, thành phần hồ sơ thực hiện TTHC.
Phối hợp liên ngành để bảo đảm dữ liệu sẵn sàng: Đặc biệt với Công an tỉnh và Sở Khoa học & Công nghệ, Văn phòng UBND tỉnh để đánh giá khả năng khai thác dữ liệu.
Triển khai Công điện số 201/CĐ-TTg và Văn bản 8273/VP-TTPVHCC, UBND tỉnh giao nhiệm vụ rõ ràng cho từng đơn vị, kèm cơ chế giám sát tiến độ gắn trách nhiệm người đứng đầu.
Sở đồng thời mở rộng tập huấn, nâng cao năng lực cho đội ngũ công chức trực tiếp xử lý hồ sơ.
Từ góc độ triển khai tại địa phương, Sở Tư pháp đề xuất: Hoàn thiện thể chế về chia sẻ, kết nối, khai thác dữ liệu điện tử giữa các Bộ, ngành; Hướng dẫn cụ thể hơn các mẫu biểu, công cụ rà soát; Tăng đầu tư hạ tầng số cho các tỉnh miền núi, biên giới; Tăng cường đào tạo cán bộ, công chức theo hướng chuyên sâu kỹ năng số; Duy trì đối thoại thường xuyên giữa Trung ương - địa phương - người dân - doanh nghiệp.
Ông Phạm Hùng Trường nhấn mạnh: “Chỉ khi dữ liệu được chia sẻ đầy đủ và an toàn, các TTHC mới thực sự được cắt giảm một cách bền vững và phục vụ người dân tốt hơn”.
Với chức năng, nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực tư pháp, Sở Tư pháp tỉnh Lạng Sơn đã và đang cho thấy sự chủ động, quyết liệt của đội ngũ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn trong việc triển khai nhiệm vụ cắt giảm, đơn giản hóa TTHC dựa trên dữ liệu điện tử.
Bằng sự vào cuộc đồng bộ của cả hệ thống, sự chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo tỉnh Lạng Sơn, Sở Tư pháp phấn đấu trở thành điểm sáng vùng biên trong thực hiện cải cách TTHC gắn với chuyển đổi số.
Lê Hanh