Thực trạng hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và một số đề xuất, kiến nghịTháng 4/2011, thực hiện Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành, Phòng Lý lịch tư pháp của Sở Tư pháp Đà Nẵng được thành lập thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện việc giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp tại địa phương.
Ngay sau khi được thành lập, thực hiện chỉ đạo của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cũng là để triển khai một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác LLTP là xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã tập trung chỉ đạo quyết liệt công tác này. Trong 2 năm đầu triển khai thực hiện Luật, nguồn thông tin do các cơ quan liên quan cung cấp tập trung dồn dập, dẫn đến tình trạng tồn đọng lượng thông tin ngày càng nhiều dù Sở đã áp dụng nhiều giải pháp bố trí thêm hợp đồng lao động, làm ngoài giờ…nhưng lượng thông tin hàng tháng vẫn ngày một tăng, nhu cầu cấp Phiếu LLTP của công dân cũng tăng cao từng năm một... Đứng trước thực trạng như vậy, nhằm giải quyết tình trạng thông tin LLTP còn tồn đọng, tăng cường cập nhật thông tin vào phần mềm phục vụ cho công tác xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP để phục vụ cho việc cấp Phiếu LLTP, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã chủ động xây dựng Đề án xây dựng CSDL giai đoạn 2014-2015 để phục vụ yêu cầu quản lý LLTP, cấp Phiếu LLTP trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và đã được UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt thực hiện (gọi tắt là Đề án nhập liệu ngoài giờ). Tiếp đó, UBND thành phố tiếp tục quan tâm, bố trí kinh phí Đề án nhập liệu giai đoạn 2016-2017 và bổ sung kinh phí nhập liệu ngoài giờ vào việc cấp kinh phí vào ngân sách hàng năm cho hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực LLTP của Sở Tư pháp, tạo rất nhiều thuận lợi, tháo gỡ khó khăn trong việc xây dựng, củng cố, nhập liệu thông tin vào CSDL LLTP đầy đủ. Chính nhờ sự quan tâm này, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã thực hiện tốt việc tiếp nhận thông tin từ các cơ quan liên quan đến và xử lý, cập nhật thông tin kịp thời trong từng tháng.
Thực tiễn cho thấy phần mềm phục vụ cho công tác xây dựng CSDL LLTP do Cục Công nghệ thông tin xây dựng là một hệ thống tiện ích, đáp ứng được nhiều yêu cầu cơ bản về chuẩn hóa thông tin lý lịch tư pháp, cung cấp tiện ích hỗ trợ việc tiếp nhận, thu thập, xử lý thông tin lý lịch tư pháp.
Từ khi có CSDL LLTP đến ngày 30/6/2018, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã nhận được và cập nhật, xử lý 50.519 thông tin lý lịch tư pháp và 28.837 thông tin khác (gồm cải chính hộ tịch và chứng tử) do Trung tâm LLTP quốc gia; Tòa án nhân dân các tỉnh, thành phố; Tòa án quân sự; các cơ quan Công an; cơ quan Thi hành án, UBND xã phường, quận, huyện cung cấp. Trong đó gồm 9.362 bản lý lịch tư pháp; 15.303 bản án (10.269 bản án đã hoàn chỉnh và 5.034 bản án chờ bổ sung); 3.790 Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù, thời gian thử thách án treo, thời gian cải tạo không giam giữ. Đã cung cấp cho Trung tâm LLTP và các Sở Tư pháp khác 20.857 thông tin.Việc cung cấp, trao đổi dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí; đồng thời, góp phần đồng bộ thông tin giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.
Chính nhờ việc tập trung chú trọng cho việc triển khai thực hiện cập nhật thông tin dữ liệu để xây dựng CSDL LLTP, Sở Tư pháp cũng đã chủ động sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp này để phục vụ cho hoạt động cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định, phát huy được phần nào vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong công tác lý lịch tư pháp.
Tuy nhiên, qua quá trình nhập liệu dữ liệu phần mềm CSDL LLTP và qua công tác cấp Phiếu LLTP, thực tế cho thấy:
+ Theo quy định, từ thời điểm 01/7/2011 trở về trước thì UBND cấp xã có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tại xã, phường, thị trấn và gửi văn bản này về để Sở cập nhật dữ liệu phần mềm. Tuy nhiên hầu hết đối với những trường hợp án từ trước thời điểm 01/7/2011 đều không có loại giấy tờ này. Thực hiện chỉ đạo của Trung tâm LLTP tại công văn số 76/TTLLTPQG-HCTP ngày 15/3/2018 về việc hướng dẫn nghiệp vụ lý lịch tư pháp, Sở cũng đã có văn bản phối hợp với Công an thành phố Đà Nẵng chỉ đạo Cơ quan THAHS Công an các quận, huyện rà soát cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt và cung cấp để Sở Tư pháp thực hiện công tác xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP và phục vụ cấp Phiếu LLTP theo quy định, nhưng việc cung cấp loại thông tin này hầu như thiếu, không thể bổ sung để cập nhật Phần mềm phục vụ công tác cấp Phiếu LLTP.
+ Công tác phối hợp cung cấp thông tin giữa các ngành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã có Quy chế phối hợp thực hiện giúp cho việc cung cấp thông tin ngày càng được nhanh chóng đầy đủ hơn, nhưng việc phối hợp giữa các ngành ở ngoại tỉnh gần như chưa được thiết lập nên vấn đề cung cấp thông tin giữa các cơ quan liên quan ở ngoại tỉnh vẫn là một khó khăn vướng mắc cần được tháo gỡ.
+ Công tác rà soát đổi chiếu thông tin đã được thực hiện đúng quy đinh, theo định kỳ đã tạo điều kiện rà roát bổ sung các thông tin thiếu cập nhật phần mềm. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay là việc chưa triển khai, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào phối hợp trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các cơ quan đầu mối cung cấp thông tin. Chưa có chế tài quy định việc thực hiện cung cấp thông tin đối với các cơ quan liên quan nên việc gửi thông tin hầu như chưa được đảm bảo đúng quy định. Các cơ quan liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp như: Tòa án, Viện kiểm sát, Công an, Thi hành án dân sự,... chưa được đầu tư đồng bộ về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin lý lịch tư pháp điện tử, do đó, việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chủ yếu vẫn theo con đường công văn bưu chính truyền thống đã dẫn đến thông tin cung cấp không kịp thời, đầy đủ, thất lạc thông tin. Đồng thời, việc tiếp nhận thông tin dưới dạng văn bản giấy cũng dẫn đến tình trạng Sở Tư pháp xử lý thông tin không kịp thời.
Thực trạng trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân như:
+ Hiện nay Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đang được xây dựng và cập nhật, mặc dù Sở đã được UBND thành phố tạo điều kiện cấp kinh phí cho việc nhập liệu thông tin ngoài giờ, tránh tình trạng tồn đọng thông tin, tuy nhiên, do lượng thông tin từ các cơ quan gửi đến vẫn chưa đầy đủ, đặc biệt là số thông tin có trước khi Luật LLTP có hiệu lực thì hầu như không có do vậy cơ sở dữ liệu vẫn trong tình trạng thiếu thông tin, chưa thể là công cụ chắc chắc để Sở căn cứ cấp Phiếu LLTP cho công dân, hồ sơ bắt buộc vẫn phải chuyển tra cứu tại TTLLTP và công an thành phố Đà Nẵng, dẫn đến việc trễ hẹn, thời gian kéo dài do có án tích, có thông tin xảy ra ở nhiều nơi, không đảm bảo yêu cầu cấp phiếu đúng thời gian quy định.
+ Sở Tư pháp có nhiệm vụ cập nhật thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu về án tích cá nhân; bảo quản, cung cấp, khai thác cơ sở dữ liệu; cấp Phiếu lý lịch tư pháp… Mặt khác, đối tượng yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp ngoài cá nhân, còn có các cơ quan tố tụng, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan nhà nước khác. Hiện nay, mỗi tháng Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng tiếp nhận khoảng gần 2 nghìn thông tin các loại, đồng thời thực hiện việc tiếp nhận và cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho khoảng gần 1 nghìn trường hợp, nhất là với nhiệm vụ mới được giao là thực hiện công tác đương nhiên xóa án tích cho những trường hợp cấp Phiếu LLTP có thông tin, có án tích thì cán bộ, chuyên viên ngoài nhiệm vụ cấp phiếu lý lịch tư pháp, kiêm nhiệm nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu, đồng thời cũng là cán bộ thực hiện lưu trữ với khối lượng công việc nhiều như vậy thì đó cũng chính là một áp lực rất lớn đối với những người trực tiếp làm công tác này. Mặc dù đã được quan tâm của lãnh đạo Sở, tuy nhiên do biên chế ngày càng eo hẹp, đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp có lúc vẫn còn thiếu, áp lực công việc lớn, các trường hợp giải quyết hồ sơ có án tích của một số công dân liên quan việc xác minh ở nhiều ngành, nhiều nơi, thời gian kéo dài đã gây phản ứng tiêu cực của công dân cũng là một áp lực cho cán bộ trực tiếp làm công tác này.
+ Hiện nay, cơ sở dữ liệu LLTP hiện đang sử dụng chỉ mới đáp ứng được việc chuyển dữ liệu và tra cứu, xác minh thông tin nội bộ giữa TTLLTPQG với Sở Tư pháp, chưa thực hiện được việc kết nối, trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quan có liên quan nên việc cung cấp thông tin đều thực hiện theo phương thức gửi văn bản qua đường bưu điện. Thực tế,việc phối hợp giải quyết công việc giữa các cơ quan, các ngành việc cung cấp thông tin đôi khi chưa được chặt chẽ, chưa đạt được hiệu quả như mong muốn, dẫn đến thông tin cung cấp chưa đầy đủ, kịp thời, không đảm bảo thời gian. Ngoài ra Luật cũng chưa quy định cụ thể, rõ ràng về chế tài đối với việc cung cấp thông tin của các cơ quan liên quan nên dẫn đến việc cập nhật thông tin còn chậm và chưa đầy đủ.
+ Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn hạn chế, thiếu tính tổng thể, toàn diện nhất là giữa các ngành liên quan. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin giữa Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các cơ quan khác có liên quan cũng chưa được quan tâm, chưa được đầu tư, chưa có Đề án liên ngành với sự tham gia của các cơ quan liên quan có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp kết nối, chia sẻ thông tin.
Trước thực trạng hoạt động xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn những tồn tại, vướng mắc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cấp Phiếu lý lịch tư pháp phục vụ cá nhân, cơ quan, tổ chức, trong khi để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, hiện Sở Tư pháp vẫn phải phụ thuộc vào toàn bộ vào kết quả tra cứu, xác minh của các cơ quan phối hợp, dẫn đến chậm thời hạn trả kết quả nhất là đối với những trường hợp có án, có thông tin... Để khắc phục hạn chế tình trạng này, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đề xuất một số nội dung sau:
Về công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp: thực hiện giải pháp về công nghệ thông tin, từ tháng 1/2015, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã thực hiện giải pháp kiềng 3 chân giữa Sở với Trung tâm LLTP và Cục C53 trong việc tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đối với những trường hợp phức tạp, giải pháp này đã phần nào giải quyết được tình trạng chậm thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân. Tuy nhiên do số lượng hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP với mục đích xoá án tích ngày càng tăng (nhất là khi nhiệm vụ xoá án tích đã chính thức được giao cho cơ quan quản lý CSDL LLTP là Sở Tư pháp khi BLHS năm 2015 có hiệu lực thi hành) dẫn đến tình trạng tra cứu, xác minh kết quả cấp Phiếu LLTP vẫn đôi lúc còn chậm, chưa đảm bảo thời hạn theo quy định, trong khi cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp lại chưa hoàn thiện, đầy đủ. Do vậy, đề nghị Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có hướng dẫn cụ thể về thủ tục, cũng như giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong việc cấp Phiếu lltp cho những trường hợp thuộc đối tượng đương nhiên được xóa án tích, những trường hợp từng có hành vi phạm tội nhưng không rõ kết quả xử lý... có yêu cầu cấp Phiếu lltp nhằm bảo đảm thời hạn cấp Phiếu theo quy định.
Hiện nay, theo Kế hoạch công tác năm 2018, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đang đề xuất xây dựng Đề án giải pháp ứng dụng CNTT trong cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và tra cứu, xác minh thông tin phục vụ việc đăng ký cấp Phiếu LLTP liên ngành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (gồm các cơ quan Sở Tư pháp, Viện kiểm sát, Toà án, Công an, Thi hành án...). Nếu được UBND thành phố phê duyệt, Đề án này sẽ là cơ sở để Sở tăng cường công tác phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử, quản lý, vận hành việc tra cứu xác minh thông tin lý lịch tư pháp, giải quyết được thực trạng gửi văn bản giấy chậm trễ, khắc phục tình trạng hỗ sơ trễ hạn cho công dân. Sau khi Đề án này được triển khai thực hiện sẽ thực hiện việc kết nối, tích hợp với cơ sở dữ liệu LLTP quốc gia.
Đề nghị Trung tâm LLTPQG nghiên cứu xây dựng Đề án tổng thể với sự tham gia của các Bộ, ngành có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp như Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, các cơ quan có liên quan từ Trung ương và có chỉ đạo các địa phương thực hiện để thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp liên ngành từ Trung ương đến địa phương tạo điều kiện trong việc trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan (Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, các cơ quan có liên quan trong quân đội) được thực hiện.
Đề nghị nghiên cứu sửa đổi Luật Lý lịch tư pháp, bổ sung một số quy định mới phù hợp với thực tiễn. Có chế tài quy định việc phối hợp cung cấp thông tin trong công tác lý lịch tư pháp với các ngành liên quan, tạo cơ chế thuận lợi trong cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp phục vụ việc xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp./
Trần thị Hường
Thực trạng hoạt động xây dựng Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và một số đề xuất, kiến nghị
06/09/2018
Tháng 4/2011, thực hiện Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành, Phòng Lý lịch tư pháp của Sở Tư pháp Đà Nẵng được thành lập thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở thực hiện việc giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về lý lịch tư pháp tại địa phương.
Ngay sau khi được thành lập, thực hiện chỉ đạo của Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cũng là để triển khai một trong những nhiệm vụ quan trọng của công tác LLTP là xây dựng, quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã tập trung chỉ đạo quyết liệt công tác này. Trong 2 năm đầu triển khai thực hiện Luật, nguồn thông tin do các cơ quan liên quan cung cấp tập trung dồn dập, dẫn đến tình trạng tồn đọng lượng thông tin ngày càng nhiều dù Sở đã áp dụng nhiều giải pháp bố trí thêm hợp đồng lao động, làm ngoài giờ…nhưng lượng thông tin hàng tháng vẫn ngày một tăng, nhu cầu cấp Phiếu LLTP của công dân cũng tăng cao từng năm một... Đứng trước thực trạng như vậy, nhằm giải quyết tình trạng thông tin LLTP còn tồn đọng, tăng cường cập nhật thông tin vào phần mềm phục vụ cho công tác xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP để phục vụ cho việc cấp Phiếu LLTP, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã chủ động xây dựng Đề án xây dựng CSDL giai đoạn 2014-2015 để phục vụ yêu cầu quản lý LLTP, cấp Phiếu LLTP trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và đã được UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt thực hiện (gọi tắt là Đề án nhập liệu ngoài giờ). Tiếp đó, UBND thành phố tiếp tục quan tâm, bố trí kinh phí Đề án nhập liệu giai đoạn 2016-2017 và bổ sung kinh phí nhập liệu ngoài giờ vào việc cấp kinh phí vào ngân sách hàng năm cho hoạt động chuyên môn trong lĩnh vực LLTP của Sở Tư pháp, tạo rất nhiều thuận lợi, tháo gỡ khó khăn trong việc xây dựng, củng cố, nhập liệu thông tin vào CSDL LLTP đầy đủ. Chính nhờ sự quan tâm này, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã thực hiện tốt việc tiếp nhận thông tin từ các cơ quan liên quan đến và xử lý, cập nhật thông tin kịp thời trong từng tháng.
Thực tiễn cho thấy phần mềm phục vụ cho công tác xây dựng CSDL LLTP do Cục Công nghệ thông tin xây dựng là một hệ thống tiện ích, đáp ứng được nhiều yêu cầu cơ bản về chuẩn hóa thông tin lý lịch tư pháp, cung cấp tiện ích hỗ trợ việc tiếp nhận, thu thập, xử lý thông tin lý lịch tư pháp.
Từ khi có CSDL LLTP đến ngày 30/6/2018, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã nhận được và cập nhật, xử lý 50.519 thông tin lý lịch tư pháp và 28.837 thông tin khác (gồm cải chính hộ tịch và chứng tử) do Trung tâm LLTP quốc gia; Tòa án nhân dân các tỉnh, thành phố; Tòa án quân sự; các cơ quan Công an; cơ quan Thi hành án, UBND xã phường, quận, huyện cung cấp. Trong đó gồm 9.362 bản lý lịch tư pháp; 15.303 bản án (10.269 bản án đã hoàn chỉnh và 5.034 bản án chờ bổ sung); 3.790 Giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù, thời gian thử thách án treo, thời gian cải tạo không giam giữ. Đã cung cấp cho Trung tâm LLTP và các Sở Tư pháp khác 20.857 thông tin.Việc cung cấp, trao đổi dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức, kinh phí; đồng thời, góp phần đồng bộ thông tin giữa cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.
Chính nhờ việc tập trung chú trọng cho việc triển khai thực hiện cập nhật thông tin dữ liệu để xây dựng CSDL LLTP, Sở Tư pháp cũng đã chủ động sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp này để phục vụ cho hoạt động cung cấp thông tin và hỗ trợ cho việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định, phát huy được phần nào vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong công tác lý lịch tư pháp.
Tuy nhiên, qua quá trình nhập liệu dữ liệu phần mềm CSDL LLTP và qua công tác cấp Phiếu LLTP, thực tế cho thấy:
+ Theo quy định, từ thời điểm 01/7/2011 trở về trước thì UBND cấp xã có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tại xã, phường, thị trấn và gửi văn bản này về để Sở cập nhật dữ liệu phần mềm. Tuy nhiên hầu hết đối với những trường hợp án từ trước thời điểm 01/7/2011 đều không có loại giấy tờ này. Thực hiện chỉ đạo của Trung tâm LLTP tại công văn số 76/TTLLTPQG-HCTP ngày 15/3/2018 về việc hướng dẫn nghiệp vụ lý lịch tư pháp, Sở cũng đã có văn bản phối hợp với Công an thành phố Đà Nẵng chỉ đạo Cơ quan THAHS Công an các quận, huyện rà soát cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt và cung cấp để Sở Tư pháp thực hiện công tác xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP và phục vụ cấp Phiếu LLTP theo quy định, nhưng việc cung cấp loại thông tin này hầu như thiếu, không thể bổ sung để cập nhật Phần mềm phục vụ công tác cấp Phiếu LLTP.
+ Công tác phối hợp cung cấp thông tin giữa các ngành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đã có Quy chế phối hợp thực hiện giúp cho việc cung cấp thông tin ngày càng được nhanh chóng đầy đủ hơn, nhưng việc phối hợp giữa các ngành ở ngoại tỉnh gần như chưa được thiết lập nên vấn đề cung cấp thông tin giữa các cơ quan liên quan ở ngoại tỉnh vẫn là một khó khăn vướng mắc cần được tháo gỡ.
+ Công tác rà soát đổi chiếu thông tin đã được thực hiện đúng quy đinh, theo định kỳ đã tạo điều kiện rà roát bổ sung các thông tin thiếu cập nhật phần mềm. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay là việc chưa triển khai, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào phối hợp trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các cơ quan đầu mối cung cấp thông tin. Chưa có chế tài quy định việc thực hiện cung cấp thông tin đối với các cơ quan liên quan nên việc gửi thông tin hầu như chưa được đảm bảo đúng quy định. Các cơ quan liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp như: Tòa án, Viện kiểm sát, Công an, Thi hành án dân sự,... chưa được đầu tư đồng bộ về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin lý lịch tư pháp điện tử, do đó, việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp chủ yếu vẫn theo con đường công văn bưu chính truyền thống đã dẫn đến thông tin cung cấp không kịp thời, đầy đủ, thất lạc thông tin. Đồng thời, việc tiếp nhận thông tin dưới dạng văn bản giấy cũng dẫn đến tình trạng Sở Tư pháp xử lý thông tin không kịp thời.
Thực trạng trên bắt nguồn từ một số nguyên nhân như:
+ Hiện nay Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đang được xây dựng và cập nhật, mặc dù Sở đã được UBND thành phố tạo điều kiện cấp kinh phí cho việc nhập liệu thông tin ngoài giờ, tránh tình trạng tồn đọng thông tin, tuy nhiên, do lượng thông tin từ các cơ quan gửi đến vẫn chưa đầy đủ, đặc biệt là số thông tin có trước khi Luật LLTP có hiệu lực thì hầu như không có do vậy cơ sở dữ liệu vẫn trong tình trạng thiếu thông tin, chưa thể là công cụ chắc chắc để Sở căn cứ cấp Phiếu LLTP cho công dân, hồ sơ bắt buộc vẫn phải chuyển tra cứu tại TTLLTP và công an thành phố Đà Nẵng, dẫn đến việc trễ hẹn, thời gian kéo dài do có án tích, có thông tin xảy ra ở nhiều nơi, không đảm bảo yêu cầu cấp phiếu đúng thời gian quy định.
+ Sở Tư pháp có nhiệm vụ cập nhật thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu về án tích cá nhân; bảo quản, cung cấp, khai thác cơ sở dữ liệu; cấp Phiếu lý lịch tư pháp… Mặt khác, đối tượng yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp ngoài cá nhân, còn có các cơ quan tố tụng, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, cơ quan nhà nước khác. Hiện nay, mỗi tháng Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng tiếp nhận khoảng gần 2 nghìn thông tin các loại, đồng thời thực hiện việc tiếp nhận và cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho khoảng gần 1 nghìn trường hợp, nhất là với nhiệm vụ mới được giao là thực hiện công tác đương nhiên xóa án tích cho những trường hợp cấp Phiếu LLTP có thông tin, có án tích thì cán bộ, chuyên viên ngoài nhiệm vụ cấp phiếu lý lịch tư pháp, kiêm nhiệm nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu, đồng thời cũng là cán bộ thực hiện lưu trữ với khối lượng công việc nhiều như vậy thì đó cũng chính là một áp lực rất lớn đối với những người trực tiếp làm công tác này. Mặc dù đã được quan tâm của lãnh đạo Sở, tuy nhiên do biên chế ngày càng eo hẹp, đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp có lúc vẫn còn thiếu, áp lực công việc lớn, các trường hợp giải quyết hồ sơ có án tích của một số công dân liên quan việc xác minh ở nhiều ngành, nhiều nơi, thời gian kéo dài đã gây phản ứng tiêu cực của công dân cũng là một áp lực cho cán bộ trực tiếp làm công tác này.
+ Hiện nay, cơ sở dữ liệu LLTP hiện đang sử dụng chỉ mới đáp ứng được việc chuyển dữ liệu và tra cứu, xác minh thông tin nội bộ giữa TTLLTPQG với Sở Tư pháp, chưa thực hiện được việc kết nối, trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quan có liên quan nên việc cung cấp thông tin đều thực hiện theo phương thức gửi văn bản qua đường bưu điện. Thực tế,việc phối hợp giải quyết công việc giữa các cơ quan, các ngành việc cung cấp thông tin đôi khi chưa được chặt chẽ, chưa đạt được hiệu quả như mong muốn, dẫn đến thông tin cung cấp chưa đầy đủ, kịp thời, không đảm bảo thời gian. Ngoài ra Luật cũng chưa quy định cụ thể, rõ ràng về chế tài đối với việc cung cấp thông tin của các cơ quan liên quan nên dẫn đến việc cập nhật thông tin còn chậm và chưa đầy đủ.
+ Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn hạn chế, thiếu tính tổng thể, toàn diện nhất là giữa các ngành liên quan. Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin giữa Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp với các cơ quan khác có liên quan cũng chưa được quan tâm, chưa được đầu tư, chưa có Đề án liên ngành với sự tham gia của các cơ quan liên quan có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp kết nối, chia sẻ thông tin.
Trước thực trạng hoạt động xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp còn những tồn tại, vướng mắc ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cấp Phiếu lý lịch tư pháp phục vụ cá nhân, cơ quan, tổ chức, trong khi để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, hiện Sở Tư pháp vẫn phải phụ thuộc vào toàn bộ vào kết quả tra cứu, xác minh của các cơ quan phối hợp, dẫn đến chậm thời hạn trả kết quả nhất là đối với những trường hợp có án, có thông tin... Để khắc phục hạn chế tình trạng này, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đề xuất một số nội dung sau:
Về công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp: thực hiện giải pháp về công nghệ thông tin, từ tháng 1/2015, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đã thực hiện giải pháp kiềng 3 chân giữa Sở với Trung tâm LLTP và Cục C53 trong việc tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đối với những trường hợp phức tạp, giải pháp này đã phần nào giải quyết được tình trạng chậm thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân. Tuy nhiên do số lượng hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP với mục đích xoá án tích ngày càng tăng (nhất là khi nhiệm vụ xoá án tích đã chính thức được giao cho cơ quan quản lý CSDL LLTP là Sở Tư pháp khi BLHS năm 2015 có hiệu lực thi hành) dẫn đến tình trạng tra cứu, xác minh kết quả cấp Phiếu LLTP vẫn đôi lúc còn chậm, chưa đảm bảo thời hạn theo quy định, trong khi cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp lại chưa hoàn thiện, đầy đủ. Do vậy, đề nghị Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có hướng dẫn cụ thể về thủ tục, cũng như giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong việc cấp Phiếu lltp cho những trường hợp thuộc đối tượng đương nhiên được xóa án tích, những trường hợp từng có hành vi phạm tội nhưng không rõ kết quả xử lý... có yêu cầu cấp Phiếu lltp nhằm bảo đảm thời hạn cấp Phiếu theo quy định.
Hiện nay, theo Kế hoạch công tác năm 2018, Sở Tư pháp thành phố Đà Nẵng đang đề xuất xây dựng Đề án giải pháp ứng dụng CNTT trong cung cấp thông tin lý lịch tư pháp phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và tra cứu, xác minh thông tin phục vụ việc đăng ký cấp Phiếu LLTP liên ngành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng (gồm các cơ quan Sở Tư pháp, Viện kiểm sát, Toà án, Công an, Thi hành án...). Nếu được UBND thành phố phê duyệt, Đề án này sẽ là cơ sở để Sở tăng cường công tác phối hợp với các đơn vị liên quan nhằm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử, quản lý, vận hành việc tra cứu xác minh thông tin lý lịch tư pháp, giải quyết được thực trạng gửi văn bản giấy chậm trễ, khắc phục tình trạng hỗ sơ trễ hạn cho công dân. Sau khi Đề án này được triển khai thực hiện sẽ thực hiện việc kết nối, tích hợp với cơ sở dữ liệu LLTP quốc gia.
Đề nghị Trung tâm LLTPQG nghiên cứu xây dựng Đề án tổng thể với sự tham gia của các Bộ, ngành có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp như Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, các cơ quan có liên quan từ Trung ương và có chỉ đạo các địa phương thực hiện để thiết lập hệ thống cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp liên ngành từ Trung ương đến địa phương tạo điều kiện trong việc trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp điện tử giữa Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan (Tòa án, Viện Kiểm sát, Công an, các cơ quan có liên quan trong quân đội) được thực hiện.
Đề nghị nghiên cứu sửa đổi Luật Lý lịch tư pháp, bổ sung một số quy định mới phù hợp với thực tiễn. Có chế tài quy định việc phối hợp cung cấp thông tin trong công tác lý lịch tư pháp với các ngành liên quan, tạo cơ chế thuận lợi trong cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp phục vụ việc xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp./
Trần thị Hường