Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Hà Tây có 2 Phòng công chứng số I ( thị xã Hà Đông), số II ( thị xã Sơn Tây) và 14 bộ phận giải quyết chứng thực tại UBND huyện, thị xã nhưng việc đi xếp hàng để công chứng, chứng thực vẫn là nỗi lo của nhiều người. Đặc biệt vào dịp tháng 8 và tháng 9, thời điểm học sinh làm thủ tục nhập học, sinh viên công chứng văn bằng, giấy tờ để xin việc làm thì các phòng công chứng và bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của UBND cấp huyện thực là “qúa tải”
Ông Phạm Ngọc Mai, Trưởng Phòng Công chứng số I tỉnh Hà Tây (CCSI) cho biết: Đây là dịp cao điểm nhất trong năm. Trong thời gian qua, cùng với việc giữ uy tín và đảm bảo chất lượng nghiệp vụ chuyên môn nên số lượng người “đổ” về Phòng CCSI ngày càng đông. Không chỉ giải quyết yêu cầu công chứng của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Hà Tây mà Phòng CCSI còn tiếp nhận giải quyết nhu cầu cho các đối tượng của thành phố Hà Nội. Phòng CCSI (Sở Tư pháp) có 6 Công chứng viên (CCV), đã bố trí 4 bàn công chứng với 4 CCV ký bản sao, còn 2 CCV giải quyết chứng nhận các loại hợp đồng nhưng cũng phải “tranh thủ” ký chứng nhận bản sao. Mỗi ngày có 700-800 lượt người đến Phòng CCSI yêu cầu công chứng. Mặc dù thường xuyên cải tiến quy trình tiếp nhận, lề lối làm việc, tập trung nhân lực, thời gian làm việc nhưng Phòng cũng chỉ giải quyết được 400- 450 lượt người yêu cầu công chứng. Nhiều buổi sáng mới 8 giờ 30, Phòng CCSI đã phải ngừng phát số, tiếp nhận hồ sơ giải quyết. Một nguyên nhân nữa góp phần vào tình trạng quá tải tại các điạ điểm công chứng là “mốt” công chứng của các cơ quan, khi tiếp nhận hồ sơ họ đều yêu cầu bản sao văn bằng, chứng chỉ phải công chứng, vô hình chung họ đã ỷ vào cơ quan khác trong việc kiểm tra đối chíêu với bản gốc và cũng gây tốn kém không cần thiết cho người dân. Đồng thời thói quen của người dân là “công chứng” thì giá trị hơn “chứng thực” nên số lượng người dân đổ dồn về 2 Phòng Công chứng của tỉnh ngày càng đông.Trong 9 tháng qua, Phòng CCSI đã giải quyết 49.324 việc, thì chứng nhận bản sao chiếm tới 541.813/576.391 văn bản
Hiện nay, thực hiện cơ chế “một cửa” nhiều UBND cấp huyện giải quyết chứng thực vào một số ngày nhất định trong tuần (2-3 buổi/tuần) nên người dân và các tổ chức muốn sao văn bản vẫn chỉ còn đường đến phòng công chứng. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa của UBND thị xã Hà Đông nhận giải quyết chứng thực bản sao 4 ngày/tuần và trả kết quả trong buổi sáng. Nhưng Phòng Tư pháp có 4 người đã phải dành hẳn 2 cán bộ để làm công tác chứng thực cho bộ phận này, “căng” người ra cũng chỉ giải quyết được 80-100 lượt người. Phòng Tư pháp huyện Phú Xuyên giải quyết chứng thực vào buổi sáng ngày thứ 2-4-6 nhưng cũng phải tiếp nhận trên 100 yêu cầu với trên 300 văn bản....Trong khi đó, chứng thực chỉ là một trong nhiều công tác chuyên môn của Phòng. Phòng tư pháp còn thực hiện các công tác khác như: tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, hộ tịch, hòa giải...Thực hiện Nghị định 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và đăng ký hộ tịch trong đó nhiều việc như cải chính, thay đổi, bổ sung hộ tich, cấp lại bản chính giấy khai sinh ...thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện thì khối lượng công việc của các phòng Tư pháp càng tăng.
Nhằm giảm bớt tình trạng “qúa tải” về việc công chứng bản sao tại các phòng công chứng của tỉnh Hà Tây trước hết cần tuyên truyền giải thích rộng rãi về hoạt động công chứng, chứng thực để nhân dân nắm được văn bản công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý như nhau; và chính các cơ quan có bộ phận giải quyết chứng thực của UBND huyện, thị xã cần được tăng cường về nhân lực và thời gian giải quyết thì mới có thể đáp ứng nhu cầu của công dân./.
Công Dũng