Nhằm thực hiện việc cải cách hành chính trong lĩnh vực công chứng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi đến công chứng các hợp đồng, giao dịch, Sở Tư pháp Lạng Sơn đã ban hành Quyết định số 63/QĐ-STP ngày 7/5/2009 ban hành quy định thủ tục, trình tự thực hiện cơ chế một cửa đối với hoạt động công chứng tại Phòng Công chứng tỉnh Lạng Sơn.
Quy định này được áp dụng đối với việc công chứng các hợp đồng giao dịch sau: công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản; công chứng hợp đồng thế chấp tài sản; công chứng di chúc; công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản; công chứng văn bản khai nhận di sản; công chứng văn bản từ chối nhận di sản; công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch; công chứng các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
Theo đó, khi yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức đến Phòng Công chứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch phải nộp hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch; dự thảo hợp đồng giao dịch; bản sao giấy tờ tuỳ thân (như: chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu, hộ khẩu...); bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có...
Đối với hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng về bất động sản phải có các loại giấy tờ cụ thể sau:
- Bản sao sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ.
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đối với một phần thửa đất.
- Bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật; bản sao di chúc, giấy chứng tử của người để lại di sản nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người; bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định 95/2005/NĐ-CP ngày 15/7/2005 của Chính phủ (gọi chung là giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng, cho, thế chấp, góp vốn.
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không có nguồn gốc ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01/7/2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã trả tiền còn lại ít nhất 5 năm; tổ chức kinh tế nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
- Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư.
Quy định tại quyết định này còn quy định cụ thể đối với hồ sơ công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, khai nhận di sản, từ chối nhận di sản và thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch, trình tự, thời hạn giải quyết. Theo đó người đến yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại Phòng Công chứng số 1 và được cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển cho Công chứng viên giải quyết.
Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng đơn giản, có đầy đủ hồ sơ, giấy tờ hợp lệ theo quy định thì được xem xét giải quyết ngay trong ngày làm việc. Trường hợp nếu không giải quyết được ngay trong ngày thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc. Đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Người yêu cầu công chứng phải nộp phí công chứng theo quy định tại Thông tư 91/2008/TTLT- BTC- BTP ngày 17/10/2008 hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng./.
Đức Khoa