Chiều ngày 20/12/2007, Sở Tư pháp tổ chức thông qua kết luận thanh tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về công tác chứng thực, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của UBND huyện Tư Nghĩa, UBND xã Nghĩa Hoà và UBND xã Nghĩa An. Tham dự buổi kết luận thanh tra có đ/c Bùi Thị Lệ Thuỷ-Giám đốc Sở Tư pháp, Phạm Cao Trận-Chủ tịch UBND huyện, Lê Văn Đạm -Thường trực HĐND huyện, các thành viên Đoàn thanh tra, Trưởng phòng Tư pháp, lãnh đạo và cán bộ Tư pháp hộ tịch của UBND xã Nghĩa Hoà và Nghĩa An.
Sau hơn một năm triển khai thực hiện các quy định mới về đăng ký và quản lý hộ tịch theo tinh thần Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, các địa phương ở cơ sở đã cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, đáp ứng kịp thời các yêu cầu của công dân trong đăng ký hộ tịch. Mục đích của việc thanh tra là nhằm phát hiện những tồn tại, sai sót trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và công tác chứng thực, để kịp thời khắc phục, chấn chỉnh những sai sót và hướng dẫn cho cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp và cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã thực hiện đúng quy định của pháp luật, đặc biệt là kể từ khi thực hiện Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ đã phân cấp mạnh mẽ những việc đăng ký hộ tịch trước đây thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh nay chuyển về cho UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch tại Phòng Tư pháp huyện Tư Nghĩa, UBND xã Nghĩa Hòa và UBND xã Nghĩa An về cơ bản đã tổ chức thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, phục vụ kịp thời nhu cầu chính đáng của nhân dân trong công tác chứng thực.
+Đối với công tác chứng thực.
Từ năm 2004 đến tháng 09/2007, Phòng Tư pháp đã thực hiện chứng thực 114 hợp đồng, giao dịch, đoàn thanh tra đã phát hiện có 65 hợp đồng có vi phạm về thẩm quyền, thủ tục, hình thức chiếm tỷ lệ 74,1 % (trong đó có 26 trường hợp sai thẩm quyền, chiếm tỷ lệ 29,64%; sai về hình thức có 12 trường hợp, chiếm tỷ lệ 13,68%; sai sót về thủ tục có 27 trường hợp, chiếm tỷ lệ 30,78%). Đối với UBND xã Nghĩa Hòa đã thực hiện chứng thực 111 trường hợp, trong đó 01 trường hợp sai về thẩm quyền chiếm tỷ lệ 1,11%; sai về thủ tục 35 trường hợp chiếm tỷ lệ 39,9%; sai về hình thức 16 trường hợp chiếm tỷ lệ 17,76%. Công tác chứng thực của UBND xã Nghĩa An trong hồ sơ lưu đến thời điểm thanh tra chỉ có trong sổ từ tháng 08/2007 và số lượng hợp đồng chứng thực được vào sổ là 25 trường hợp, nhưng hồ sơ lưu chỉ có 18 trường hợp, việc không lưu trữ hồ sơ chứng thực của UBND xã Nghĩa An là trái với quy định của pháp luật. Hầu hết hợp đồng giao dịch đều không có phiếu yêu cầu chứng thực, người yêu cầu và người thực hiện chứng thực không ký tắt vào hợp đồng giao dịch, không đóng dấu giáp lai, hợp đồng có sửa chữa, tẩy xóa, bỏ trống, viết xen dòng, trong hồ sơ còn thiếu những giấy tờ quan trọng chứng minh quyền sở hữu tài sản để đảm bảo tính pháp lý cho việc chứng thực hợp đồng. Cùng một hợp đồng thế chấp tàu cá nhưng ở phần lời chứng vừa UBND xã và Phòng Tư pháp cùng chứng trong một hợp đồng. Bên nhận thế chấp không ký vào hợp đồng thế chấp, không đánh số trang theo quy định. Đặc biệt từ ngày 01/07/2007 Phòng Tư pháp huyện đã từ chối chứng thực tất cả các hợp đồng giao dịch liên quan đến bất động sản, động sản trên địa bàn huyện là trái với quy định của khoản 3 Điều 93 Luật Nhà ở và Điều 22 Nghị định số 75/2000/NĐ-CP.
+Đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được chính quyền các cấp quan tâm. Để triển khai thực hiện, Phòng Tư pháp ban hành văn bản chỉ đạo cho Ban tư pháp các xã, thị trấn tiến hành kiểm tra, rà soát và đối chiếu sổ lưu đăng ký hộ tịch giữa UBND cấp xã và sổ hộ tịch từ Sở Tư pháp chuyển về cho Phòng Tư pháp lưu trữ. Đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến rộng rãi các quy định mới về đăng ký hộ tịch cho cán bộ và nhân dân. UBND xã Nghĩa Hòa và Nghĩa An đã quan tâm bố trí được 02 cán bộ Tư pháp hộ tịch chuyên trách để thực hiện nhiệm vụ.
-Kết quả thực hiện các việc đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền của UBND cấp huyện: Năm 2006 Phòng Tư pháp trình UBND huyện cho phép 62 trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch và 90 trường hợp cấp lại bản chính giấy khai sinh. Năm 2007 thay đổi, cải chính hộ tịch cho 131 trường hợp và cấp lại bản chính giấy khai sinh cho 321 trường hợp.
-Số liệu đăng ký hộ tịch trong năm 2006 và 2007 của UBND xã Nghĩa Hòa: đăng ký khai sinh 683 trường hợp; thay đổi, cải chính hộ tịch 01 trường hợp; đăng ký kết hôn 230 trường hợp; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho 153 trường hợp; đăng ký khai tử cho 58 trường hợp.
-Số liệu đăng ký hộ tịch trong năm 2006 và 2007 của UBND xã Nghĩa An: đăng ký khai sinh cho 1403 trường hợp; thay đổi, cải chính hộ tịch 04 trường hợp; đăng ký kết hôn cho 404 trường hợp; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho 33 trường hợp; đăng ký khai tử cho 140 trường hợp.
Qua kết quả thanh tra, đoàn thanh tra nhận thấy công tác đăng ký và quản lý hộ tịch tại huyện Tư Nghĩa bước đầu đã triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, các việc đăng ký hộ tịch về cơ bản đúng theo quy định của pháp luật, đã tạo điều kiện thuận lợi, giải quyết hồ sơ nhanh chóng, kịp thời cho công dân. Tuy nhiên có những quy định về đăng ký hộ tịch mới được chuyển giao về cho UBND cấp huyện và cấp xã nên khi triển khai thực hiện còn lúng túng, cán bộ của Phòng Tư pháp và cán bộ Tư pháp hộ tịch nhận thức chưa đúng đã dẫn đến những tồn tại, sai sót cụ thể:
Ngày 10/08/2006, Chủ tịch UBND huyện Tư Nghĩa ban hành quyết định ủy quyền cho Trưởng phòng Tư pháp ký các giấy tờ hộ tịch là chưa đúng với khoản 2 Điều 38 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Có 10 trường hợp người dưới 14 tuổi nhưng cán bộ của Phòng Tư pháp đã tham mưu cho UBND huyện giải quyết cho thay đổi, cải chính hộ tịch. Một trường hợp tại Điều 1 của quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch đã ghi sai họ và tên người được thay đổi, cải chính hộ tịch và 01 trường hợp ghi ngày cấp Giấy khai sinh trước ngày sinh. Cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp chưa phân biệt được khi nào là bổ sung chữ đệm với thay đổi, cải chính chữ đệm. Đối với cán bộ Tư pháp hộ tịch của UBND xã Nghĩa Hòa từ năm 2000 đến 2004 khi giải quyết đăng ký hộ tịch, không thực hiện ghi vào sổ đăng ký hộ tịch, giải quyết đăng ký lại việc sinh trái thẩm quyền. Cán bộ Tư pháp hộ tịch của UBND xã Nghĩa An không thực hiện đăng ký kép, không lưu hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch. Khi thực hiện ghi vào sổ hộ tịch không ghi chú là đăng ký quá hạn, đăng ký lại, con ngoài giá thú, ghi bị sai sót, nhầm lẫn, ngày đăng ký trước ngày trẻ em sinh ra. Nam, nữ đăng ký kết hôn không ký tên vào sổ đăng ký kết hôn, giải quyết cho đăng ký kết hôn nhưng không có xác nhận tình trạng hôn nhân của UBND cấp xã nơi thường trú. Phòng Tư pháp và UBND cấp xã không thực hiện gửi thông báo sau khi giải quyết cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch và cấp lại bản chính giấy khai sinh theo quy định tại khoản 2, Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.
Trên cơ sở kết quả thanh tra, Sở Tư pháp đã kiến nghị thu hồi, huỷ bỏ những giấy tờ hộ tịch cấp trái pháp luật theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Chủ tịch UBND xã Nghĩa Hòa có trách nhiệm tổ chức kiểm điểm cán bộ Tư pháp hộ tịch. Đồng thời đề nghị Chủ tịch UBND huyện Tư Nghĩa quan tâm, cũng cố về tổ chức, tăng cường bố trí thêm biên chế để nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Tư pháp theo tinh thần Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 28/09/2007 của UBND tỉnh Quảng Ngãi.
Văn Thảo