Trong những ngày làm việc với Ban Thư ký Hội nghị La-hay, Đoàn đã được ông Hans Van Loon - Tổng thư ký Hội nghị La-hay, ông Christophe Bernasconi - Bí thư thứ nhất Hội nghị La-hay, các cán bộ của Ban Thư ký tiếp và trao đổi thông tin. Đoàn cũng được thăm và làm việc trực tiếp với các cán bộ Tòa án khu vực La-hay (Rechtbank s’ gravenhage), nơi trực tiếp thực hiện hoạt động miễn hợp pháp hóa giấy tờ cho các công dân Hà Lan và đồng thời được gặp gỡ và trao đổi với ông Derek Luntenberg - Thư ký đặc trách vấn đề trợ giúp pháp lý quốc tế Văn phòng Công tố Tòa án khu vực La-hay về các vấn đề về pháp lý và thủ tục thực tiễn thực hiện việc tống đạt giấy tờ theo quy định của Công ước La-hay về miễn hợp pháp hóa các loại giấy tờ công vụ và Tống đạt giấy tờ. Qua hơn ba ngày làm việc, Đoàn đã thu nhận được những kinh nghiệm và thông tin hết sức bổ ích phục vụ cho hoạt động nghiên cứu của Việt Nam.
Hội nghị La-hay về tư pháp quốc tế là một tổ chức quốc tế với 70 thành viên, trong đó có một thành viên là tổ chức (EU). Với mô hình tổ chức gọn nhẹ nhưng chặt chẽ, với bề dày lịch sử hình thành hơn 100 năm nay, Hội nghị La-hay ngày càng tỏ ra là một thiết chế hiệu quả, thiết thực và thu hút được nhiều quốc gia tham gia. Việc tham gia Hội nghị La-hay là một cơ hội để các quốc gia thành viên được trao đổi kinh nghiệm và vướng mắc trong quá trình thực hiện các Công ước La-hay, được cùng nhau thảo luận và hoàn thiện hệ thống pháp luật quốc tế và tư pháp quốc tế, đặc biệt là các quốc gia thành viên của Hội nghị sẽ được hưởng những hỗ trợ và dịch vụ hậu gia nhập các Công ước La-hay. Trong hơn 5 năm qua, Việt Nam đã bắt đầu tham gia một số phiên họp của Hội nghị La-hay trên phạm vi toàn cầu và khu vực châu Á - Thái Bình Dương với tư cách khách mời hoặc quan sát viên. Trong thời gian tới, nếu Việt Nam tham gia Hội nghị La-hay với tư cách thành viên đầy đủ sẽ là một bước để Việt Nam hội nhập sâu hơn vào cộng đồng pháp luật tư pháp quốc tế.
Trong số 38 Công ước La-hay với 130 quốc gia thành viên, Đoàn quan tâm tìm hiểu về các Công ước La-hay trong lĩnh vực tương trợ tư pháp, đặc biệt là các Công ước về Tống đạt giấy tờ (Công ước La-hay 1965); Công ước Miễn hợp pháp hóa giấy tờ (Công ước La-hay 1961); Công ước thu thập ở nước ngoài chứng cứ trong lĩnh vực dân sự và thương mại (Công ước La-hay 1970); Công ước công nhận và cho thi hành bản án, quyết định của tòa án nước ngoài (Công ước La-hay 1971); và Công ước lựa chọn thỏa thuận Tòa án hay Công ước lựa chọn tòa án (Công ước La-hay 2005) là những Công ước được Đoàn Việt Nam quan tâm và tìm hiểu sâu hơn.
Công ước về Tống đạt giấy tờ quy định quy trình để các quốc gia thành viên có thể đơn giản hóa phương pháp chuyển giao giấy tờ cần ủy thác ra nước ngoài, hình thành hệ thống thông báo các giấy tờ tới địa chỉ cần ủy thác một cách kịp thời và tạo điều kiên để việc ủy thác có hiệu quả thông qua việc cung cấp mẫu giấy chứng nhận tống đạt mà không làm ảnh hưởng đến quy định pháp luật trong nước và cũng không ngăn cản việc ký kết các điều ước quốc tế song phương giữa các quốc gia thành viên. Công ước đã quy định rất rõ, sau khi Cơ quan Trung ương của nước được yêu cầu nhận được yêu cầu thực hiện ủy thác tư pháp thì việc thực hiện ủy thác sẽ được thực hiện theo quy trình, thủ tục của pháp luật trong nước hoặc theo một phương thức cụ thể do nước yêu cầu đề nghị song phải phù hợp với pháp luật của nước được yêu cầu. Nói cách khác, Công ước này không gây trở ngại cho pháp luật trong nước và không yêu cầu các quốc gia thành viên phải đưa ra phương thức hoặc mô hình tống đạt mới mà chỉ thay đổi cách thức gửi/kênh chuyển giao giấy tờ tư pháp và/hoặc ngoài tư pháp của các quốc gia thành viên. Theo đánh giá của các quốc gia thành viên, các quy định của Công ước La-hay về Tống đạt giấy tờ được thực hiện rất phổ biến, không gặp trở ngại nào và hầu như các quốc gia thành viên không phải sửa đổi pháp luật trong nước. Cũng theo số liệu mà Ban Thư ký đã thống kê, cách thức tống đạt theo quy định của Công ước nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều lần so với cách thức tống đạt không theo Công ước. Cụ thể là, 70% số lượng yêu cầu của các quốc gia thành viên được thực hiện có kết quả chỉ trong thời gian khoảng 2 tháng. Riêng ở Hà Lan, việc tống đạt giấy tờ được thực hiện có kết quả trong thời gian trung bình là 3 tuần. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là việc ủy thác điện tử đã góp phần không nhỏ vào việc rút ngắn thời gian và nguồn lực để triển khai thực hiện việc tống đạt. Con số thống kê nói trên của Ban Thư ký cũng như của Văn phòng Công tố La-hay thực sự gây ấn tượng đối với các thành viên trong Đoàn Việt Nam bởi lẽ, hiện nay, việc thực hiện ủy thác tư pháp về dân sự của Việt Nam đang gặp rất nhiều ách tắc chủ yếu là chậm ở khâu chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, kể cả trong nước và nước ngoài, trong số khoảng 3000 hồ sơ ủy thác ra và vào mà Bộ Tư pháp thực hiện hàng năm trong thời gian gần đây, có thể nói rất hiếm hồ sơ được thực hiện có kết quả trong thời gian hai tháng như các nước thành viên của Công ước về Tống đạt giấy tờ đã thực hiện được.
Trong các buổi làm việc với Ban Thư ký và Tòa án khu vực La-hay, Đoàn công tác liên ngành đã được giới thiệu và trực tiếp tham khảo quy trình xem xét và cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ theo quy định của Công ước La-hay. Tại Hà Lan, Tòa án khu vực là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ cũng như cấp chứng nhận hợp pháp hóa giấy tờ. Trong khi đó, ở nhiều nước, cơ quan có thẩm quyền thực hiện công việc này có thể là Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ, Bộ Giáo dục hoặc bất kỳ cơ quan nào do pháp luật quốc gia đó quy định. Điều này hoàn toàn phù hợp với Công ước La-hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ vì Công ước này đã quy định các quốc gia thành viên tự xác định cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ. Về quy trình trong nước, việc chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ (đối với các trường hợp áp dụng theo Công ước La-hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ) và việc chứng nhận hợp pháp hóa (đối với các trường hợp không áp dụng Công ước) không có nhiều khác biệt, cụ thể trong cả hai quy trình, cán bộ cấp chứng nhận chỉ chứng thực chữ ký và thẩm quyền của người ký giấy tờ mà không xem xét về nội dung giấy tờ. Tại Tòa án khu vực La-hay, việc cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ và chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự đều được hỗ trợ bởi một phần mềm điều hành và hệ cơ sở dữ liệu về tên, tuổi, chức danh, địa chỉ, chữ ký của những cán bộ có thẩm quyền để ký các loại giấy tờ công vụ (trong đó bao gồm cả cơ sở dữ liệu tương tự của các công chứng viên, biên/phiên dịch viên hoặc các chức danh được cấp chứng chỉ hành nghề và có thẩm quyền khác). Tương tự như trong việc triển khai thực hiện Công ước La-hay về tống đạt giấy tờ, việc ứng dụng công nghệ thông tin, trong đó có áp dụng việc cung cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa điện tử, đăng ký điện tử các giấy tờ đã miễn hợp pháp hóa (E-APP) đã góp phần rất lớn trong việc triển khai thực hiện Công ước La-hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ. Cán bộ phụ trách vấn đề cấp chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ của Tòa án khu vực La-hay cho biết, trong những năm gần đây, trung bình mỗi năm Tòa án này đã cấp khoảng hơn 20 ngàn giấy chứng nhận miễn hợp pháp hóa, mỗi ngày Tòa án cấp khoảng hơn 100 chứng nhận cho công dân và tổ chức có yêu cầu và mỗi chứng nhận miễn hợp pháp hóa giấy tờ được thực hiện chỉ trong thời gian 5 phút.
Những thông tin và số liệu thống kê mà Đoàn cán bộ liên ngành được trực tiếp tham khảo, tìm hiểu và thu nhận đã cho thấy rằng, Công ước La-hay về Tống đạt giấy tờ với 62 quốc gia thành viên và Công ước Miễn hợp pháp hóa giấy tờ công vụ với 99 quốc gia thành viên đã được thực hiện hiệu quả trên thực tế trong nhiều năm qua. Các Công ước này góp phần rút ngắn và đơn giản hóa thủ tục, chuẩn hóa quy trình và biểu mẫu giấy tờ thực hiện, góp phần giảm tải rất nhiều thời gian, nguồn lực về tài chính và con người, tạo điều kiện để thúc đẩy các quan hệ dân sự và thương mại giữa các quốc gia một cách hiệu quả, không cản trở và làm thay đổi pháp luật của các quốc gia cũng như không hạn chế việc các quốc gia và khu vực ký kết các hiệp định song phương. Với những ưu thế đó, trong xu thế hội nhập kinh tế, thương mại và đầu tư ngày càng sâu rộng của Việt Nam với thế giới, Việt Nam cần tích cực nghiên cứu và có những đề xuất cụ thể về việc tham gia vào “sân chơi” này.
Nguyễn Minh Phương - Vụ Hợp tác quốc tế Bộ Tư pháp